Pour remédier à cela, GTG CRM propose un contrôle des niveaux d'accès, permettant aux responsables d'entreprise de définir précisément les actions autorisées au sein du système. Cet outil renforce la sécurité des données, réduit les erreurs et clarifie les responsabilités de chaque membre de l'équipe.

Pourquoi le contrôle des niveaux d'accès est-il important ?

• Sécurité des données : les employés n'ont accès qu'aux données relevant de leur champ d'application autorisé.
• Minimisez les erreurs : évitez de modifier ou de supprimer accidentellement des données importantes.
• Des responsabilités clairement définies : le marketing se concentre sur le contenu et les campagnes, les ventes gèrent les contacts et les factures, et l’administration assure la gestion globale.

Rôles par défaut

GTG CRM propose trois rôles principaux pour répondre aux besoins opérationnels des PME.

1. Administrateur - Privilèges système complets

L'administrateur est le rôle de plus haut niveau, généralement détenu par le propriétaire ou l'administrateur de l'entreprise. Les personnes disposant de ce privilège contrôlent l'ensemble du système, notamment :

• Page d'accueil : créer, mettre à jour, cloner, publier/dépublier, supprimer, modifier un domaine personnalisé.
• Social : créer, mettre à jour, publier/dépublier, supprimer, se connecter et consulter les publications.
• Campagnes (Publicités) : consulter, créer, mettre à jour, supprimer des campagnes ; activer/désactiver ; connecter des publicités.
• Messagerie : connecter/déconnecter un compte, envoyer des messages, consulter tous les messages.
• Flux de travail automatisés : créer, afficher, mettre à jour et supprimer des flux de travail.
• Objets CRM : créer, mettre à jour, importer, attribuer, afficher, supprimer.
• Contacts : Afficher tous les contacts.
• Courriel : envoyer un courriel.
• Global : gère les configurations générales.

L'administrateur dispose de privilèges complets sur la plupart des modules, ce qui lui assure un contrôle global.

Délégation flexible des pouvoirs à chaque poste d'employé.

2. Responsable marketing - Responsable des campagnes marketing

Le responsable marketing est chargé de toutes les activités de marketing et de communication, et notamment des responsabilités suivantes :

• Page d'accueil : créer, cloner, modifier, publier/dépublier, supprimer.
• Social : créer, mettre à jour, publier/dépublier, supprimer, consulter les publications.
• Campagnes (Publicités) : consulter, créer, mettre à jour, supprimer des campagnes ; activer/désactiver.
• Messagerie : connecter/déconnecter le compte, envoyer des messages (impossible de consulter tous les messages).
• Objets CRM : créer, mettre à jour, attribuer, importer, supprimer.
• Courriel : envoyer un courriel.

Un responsable marketing se concentre sur la mise en œuvre des campagnes et la gestion du contenu, mais ne dispose pas du même niveau d'autorité qu'un administrateur.

3. Personnel marketing - Exécution des tâches quotidiennes

Le personnel marketing dispose de l'autorité suffisante pour accomplir les tâches de base qui lui incombent au sein de l'équipe.

• Page d'atterrissage : créer, cloner, modifier (pas de publication/dépublication ni de suppression).
• Social : créer des publications, mettre à jour des publications, consulter des publications (pas de droits de publication/dépublication ou de suppression).
• Campagnes (Publicités) : consulter, créer et mettre à jour les campagnes (impossible d’activer/désactiver, impossible de supprimer).
• Messagerie : Seul l'envoi de messages est autorisé.
• Objets CRM : créer, mettre à jour, importer, afficher.
• Courriel : envoyer un courriel.

Le personnel marketing n'est pas habilité à supprimer ou à restreindre les privilèges d'administration étendus, afin d'éviter les risques pour le système.

Rôles personnalisés

Le principal atout du contrôle d'accès réside dans sa capacité à créer des rôles personnalisés. Les responsables métiers peuvent activer ou désactiver des autorisations individuelles.

• Flux de travail automatisé : créer, afficher, mettre à jour, supprimer.
• Page d'accueil : créer, cloner, publier/dépublier, supprimer.
• Réseaux sociaux : connecter des comptes, créer/mettre à jour/supprimer des publications.
• Messagerie : Connectez vos comptes, envoyez des messages, consultez vos messages.
• Objets CRM : créer, mettre à jour, importer, supprimer.
• Courriel : Activer/désactiver l’autorisation d’envoi de courriels.

Par exemple:

• Les représentants du service clientèle ont seulement besoin de consulter les messages et d'y répondre ; ils n'ont pas besoin d'autorisation pour modifier la page d'accueil.
• Les collaborateurs externes ont uniquement besoin de consulter la liste de contacts et d'envoyer des courriels ; ils n'ont pas accès aux autres données.

Personnalisez les autorisations selon vos besoins.

Avantages pour les PME

• Contrôle strict : empêcher les employés de outrepasser leur autorité ou de commettre des erreurs.
• Sécurité des données : seul le personnel autorisé doit avoir accès aux informations sensibles.
• Fonctionnement flexible : attribution des autorisations par département ou par individu.
• Facile d'utilisation : aucune compétence technique avancée n'est requise ; les chefs d'entreprise peuvent l'installer eux-mêmes.

Conclure

Le contrôle des niveaux d'accès dans GTG CRM aide les petites entreprises à fonctionner de manière plus professionnelle, transparente et sécurisée. Chacun se concentre sur ses tâches, les données restent sous contrôle et le système est suffisamment flexible pour s'adapter à la croissance de l'entreprise.