Assistant IA dans GTG CRM : un assistant virtuel pour les petites entreprises

Aperçu

AI Biz Assistant est un assistant intelligent intégré à GTG CRM, qui aide les entreprises à interroger, agréger et comprendre leurs données directement dans le système. Au lieu de rechercher des rapports individuels, elles peuvent poser directement leurs questions à l'IA et obtenir des réponses basées sur leurs données réelles.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'assistants métiers IA ?

Situation actuelle

De nombreuses entreprises sont confrontées aux problèmes suivants :

• Les données ne manquent pas, mais je ne sais pas par où commencer l'analyse.
• Les informations sont dispersées à de nombreux endroits, ce qui rend leur compilation fastidieuse.
• Des décisions fondées sur l'émotion plutôt que sur des données factuelles.
• Pas le temps d'examiner chaque rapport en détail.
• La création de rapports Excel et PowerPoint prend de nombreuses heures chaque semaine.
• La rédaction de contrats, de statuts et de procurations conformes aux normes juridiques nécessite l'externalisation , ou l'utilisation de modèles obsolètes peut s'avérer peu fiable.

Solution d'assistant commercial IA

AI Biz Assistant a été conçu pour répondre à ces problématiques :

Accédez plus rapidement aux données – Posez des questions et obtenez des réponses instantanément.

Compréhension de la situation opérationnelle - Données compilées à partir de sources multiples.

Prenez des décisions opportunes – basées sur les informations fournies par l'IA.

Gain de temps – Plus besoin d'examiner chaque rapport individuellement.

Créez automatiquement des rapports professionnels (Excel, PowerPoint) à partir de données réelles.

Documents juridiques standard - Documents vietnamiens standard conformes à la réglementation de l'État, inutile d'utiliser des modèles obsolètes.

sources de données d'IA utilisées

AI Biz Assistant collecte et analyse les données provenant des modules de GTG CRM et de sources externes :

1. Gestion de la clientèle

• Liste de prospects et de clients
• Historique des interactions
• segmentation client

2. Gestion des produits

• Liste des produits
• Ventes
• Inventaire

3. Marketing et publicité

• Campagnes publicitaires Facebook et Google
• Efficacité de chaque campagne
• Coûts et conversions

4. Les réseaux sociaux

• L'article a été publié.
• Niveau d'interaction
• Contenu efficace

5. Revenus et commandes

• Revenus au fil du temps
• Nombre de commandes
• Tendances commerciales

6. Google Drive

• Liste des fichiers et dossiers dans Google Drive
• Lire et extraire le contenu du document.
• Rechercher des fichiers par nom ou par contenu.
• Récupérer les métadonnées vidéo depuis Drive

L'IA peut accéder à votre Google Drive (après avoir connecté votre compte Google) et analyser, résumer ou intégrer le contenu des fichiers dans les réponses, sans quitter GTG CRM.

Générer automatiquement des rapports et des documents

Il s'agit d'un ensemble de fonctionnalités entièrement nouvelles dans AI Biz Assistant, qui permet de convertir des données en fichiers physiques par simple commande vocale.

Création automatique de fichiers Excel (XLSX)

AI Biz Assistant peut créer des fichiers Excel (.xlsx) directement à partir des données de GTG CRM - aucune copie ou mise en forme manuelle n'est requise.

Ce que l'IA peut générer : - Synthèses des revenus mensuels/trimestriels/annuels - Listes de clients complètes - Rapports d'efficacité des campagnes publicitaires (Facebook, Google) - Rapports d'inventaire des produits - Rapports de commandes par canal de vente - Tous les tableaux de données dont une entreprise a besoin

Instructions : Il vous suffit de formuler votre demande en vietnamien.

"Créez un fichier Excel récapitulant les revenus du mois de mai par produit."

« Exporter la liste des 50 clients potentiels les plus prometteurs vers un fichier Excel »

« Créez un rapport sous forme de tableau de vos dépenses publicitaires Facebook du mois dernier. »

L'IA récupérera les données réelles du système, les organisera dans un tableau clairement structuré et exportera un fichier .xlsx que vous pourrez télécharger immédiatement.

Création automatique de diapositives PowerPoint (PPTX)

AI Biz Assistant peut créer des présentations PowerPoint professionnelles (.pptx) à partir de vos données et de vos exigences en matière de contenu – adaptées aux réunions du conseil d'administration, aux rapports des partenaires et aux présentations aux investisseurs.

Ce que l'IA peut créer : - Diapositives résumant les résultats commerciaux par période - Présentations marketing efficaces - Rapports de vente pour la direction - Diapositives d'analyse concurrentielle - Toute présentation dont le contenu est décrit. Comment l'utiliser :

"Créez un diaporama récapitulatif des résultats commerciaux du mois de mai, composé de 5 diapositives principales."

« Créez une présentation rendant compte de l'efficacité de votre campagne publicitaire du deuxième trimestre. »

«Créez un résumé mensuel PowerPoint à présenter à l'équipe commerciale.»

Le fichier .pptx téléchargé est prêt à être ouvert dans Microsoft PowerPoint ou Google Slides.

Rédaction de documents juridiques vietnamiens standard

L'assistant AI Biz peut rédiger des documents juridiques vietnamiens conformément aux normes gouvernementales officielles : police Times New Roman 13 pt, format d'en-tête officiel, marges standard, symboles et langage juridiques officiels.

24 exemples de documents, répartis en 10 catégories :

Instructions - L'IA demandera chaque information nécessaire :

« Établir les statuts de la société à responsabilité limitée ABC »

L'IA vous demandera des informations étape par étape : nom de l'entreprise, adresse, capital social, liste des membres, répartition du capital, représentant légal, etc. Une fois toutes les informations fournies, l'IA exportera un fichier .docx au format réglementaire vietnamien, prêt à être imprimé et signé.

Caractéristiques de mise en forme standard : - Police : Times New Roman 13 pt - Marges : Marges standard des documents administratifs vietnamiens - En-tête : RÉPUBLIQUE SOCIALISTE DU VIETNAM - Indépendance - Liberté - Bonheur - Signature et sceau : Positionnés correctement selon le modèle - Langage juridique : Utiliser la terminologie officielle, éviter l’argot et le langage familier.

Se connecter à Google Drive

L'assistant AI Biz peut désormais accéder à votre Google Drive (après avoir connecté votre compte Google dans les paramètres) et travailler directement avec les documents.

Ce que l'IA peut faire avec Google Drive :

• Liste des fichiers : « Lister tous les fichiers du dossier Rapport Q2 »
• Recherche : « Trouver le fichier contractuel avec le client Minh Hung »
• Veuillez lire le document : « Résumé du dossier de contrat ABC dans mon Drive ».
• Analyse vidéo : « Obtenez les dernières informations vidéo de Drive »
• Intégration des données : « Comparer les chiffres du fichier Excel Drive avec le chiffre d'affaires réel dans GTG CRM »

Connectez-vous à Google Drive une seule fois et utilisez-le à vie. Après avoir associé votre compte Google dans Paramètres → Intégrations, l'IA pourra accéder à vos fichiers Drive et les utiliser à votre demande.

Types de questions auxquelles l'IA peut répondre

Situation commerciale

• « Quel a été le chiffre d'affaires aujourd'hui ? »
• « Combien de nouvelles commandes y a-t-il eu au cours des 7 derniers jours ? »
• « Quel pourcentage du chiffre d'affaires représentent les nouveaux clients ? »

Clients et prospects

• « Combien de prospects avons-nous obtenus ce mois-ci ? »
• "Liste des pistes les plus récentes"
• « Quel groupe de clients achète le plus ? »

Marketing et publicité

• « Quelle campagne publicitaire génère le plus de prospects ? »
• « Quel canal marketing est le plus performant ? »
• « Suggérer des mots clés pour diffuser des annonces Google »

Contenu et médias sociaux

• « Quels types de contenus génèrent un fort engagement ? »
• « Quel message a reçu le plus de mentions « J’aime » ? »

Produit

• « Quel produit se vend le mieux ? »
• « Quels produits nécessitent un réapprovisionnement ? »

Créer des rapports Excel et PowerPoint (Nouveau)

• «Créez un fichier Excel récapitulant les revenus de mai par produit»
• « Exporter la liste des 50 meilleurs clients vers une feuille de calcul Excel »
• "Créez une diapositive de 6 pages pour le rapport sur les résultats du deuxième trimestre."
• « Créez un résumé PowerPoint de l'efficacité de votre campagne Facebook au cours du mois dernier. »

Rédaction de documents juridiques (Nouveau)

• « Établir des contrats de travail pour les nouveaux employés »
• "Préparez une lettre d'autorisation pour le directeur de la succursale."
• « Créer les statuts de ma société à responsabilité limitée »
• « Rédigez le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de juin »
• « Rédiger la décision de nomination du chef du département des ventes »

Google Drive (Nouveau)

• "Lister les fichiers du dossier Contrats sur Drive"
• «Trouver le fichier de devis à envoyer au client Binh Minh»
• « Résumé du contenu du document ABC dans Google Drive »

Prédictions et suggestions

• « Sur quelle chaîne devrais-je me concentrer ? »
• « Si la situation continue ainsi, où se situeront les risques ? »
• « Suggérez des mots clés pour diffuser des annonces Google dans mon secteur d'activité »

Principaux avantages

Convient pour

• Chefs d'entreprise : obtenez un aperçu rapide et consultez les rapports sans ouvrir Excel.
• Gestion marketing - Évaluer l'efficacité des campagnes, créer des diapositives de rapport instantanées.
• Gestion des ventes - Suivi des prospects et des ventes, exportation des listes de clients.
• Comptabilité et administration - Rédaction de contrats, de statuts et de documents d'autorisation selon les normes en vigueur.
• Personnel des opérations - Collecte d'informations, génération de rapports périodiques ne nécessitant pas d'expertise informatique.

Conclure

Grâce à l'assistant AI Biz Assistant intégré à GTG CRM, les entreprises peuvent non seulement visualiser leurs données, mais aussi les comprendre pour agir plus rapidement. Elles peuvent désormais même créer instantanément des rapports Excel, des diapositives de présentation ou des documents juridiques en vietnamien standard, le tout au cours d'une seule conversation.

AI Biz Assistant transforme des données complexes en informations facilement compréhensibles, en documentation professionnelle et en textes conformes à la loi, aidant ainsi les entreprises à prendre des décisions éclairées et opportunes et à fonctionner plus efficacement au quotidien.