Để giải quyết, GTG CRM mang đến tính năng Access Level Control, cho phép chủ doanh nghiệp kiểm soát chi tiết “ai được làm gì” trong hệ thống. Đây là công cụ bảo mật dữ liệu, giảm sai sót và làm rõ trách nhiệm của từng thành viên.

Vì sao Access Level Control quan trọng?

• Bảo mật dữ liệu: nhân viên chỉ truy cập trong phạm vi được phân quyền.
• Giảm thiểu sai sót: tránh chỉnh sửa hoặc xóa nhầm dữ liệu quan trọng.
• Rõ ràng trách nhiệm: marketing tập trung nội dung và campaign, sales quản lý contact và hóa đơn, admin giữ vai trò tổng quản.

Các vai trò mặc định

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò chính, đáp ứng nhu cầu vận hành của SMEs.

1. Administrator - Toàn quyền hệ thống

Administrator là vai trò cao nhất, thường dành cho chủ doanh nghiệp hoặc quản trị viên. Người có quyền này kiểm soát toàn bộ hệ thống, bao gồm:

• Landing Page: tạo, cập nhật, clone, publish/unpublish, xóa, chỉnh custom domain.
• Social: tạo, cập nhật, publish/unpublish, xóa, kết nối và xem post.
• Campaigns (Ads): xem, tạo, cập nhật, xóa campaign; enable/disable; kết nối Ads.
• Messaging: kết nối/ngắt kết nối tài khoản, gửi tin nhắn, xem toàn bộ tin nhắn.
• Automation Workflow: tạo, xem, cập nhật, xóa workflow.
• CRM Objects: tạo, cập nhật, import, gán, xem, xóa.
• Contacts: xem toàn bộ contacts.
• Email: gửi email.
• Global: quản lý cấu hình chung.

Administrator có toàn quyền trên hầu hết các module, đảm bảo khả năng kiểm soát tổng thể.

2. Marketing Manager - Quản lý chiến dịch marketing

Marketing Manager chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động marketing và truyền thông, với các quyền:

• Landing Page: tạo, clone, chỉnh sửa, publish/unpublish, xóa.
• Social: tạo, cập nhật, publish/unpublish, xóa, xem post.
• Campaigns (Ads): xem, tạo, cập nhật, xóa campaign; enable/disable.
• Messaging: kết nối/ngắt kết nối tài khoản, gửi tin nhắn (không được xem toàn bộ tin nhắn).
• CRM Objects: tạo, cập nhật, gán, import, xóa.
• Email: gửi email.

Marketing Manager thiên về triển khai chiến dịch và quản lý nội dung, nhưng không toàn quyền như Administrator.

3. Marketing Staff - Thực thi công việc hằng ngày

Marketing Staff có quyền hạn đủ để hoàn thành nhiệm vụ cơ bản, phù hợp với nhân viên marketing trong team.

• Landing Page: tạo, clone, chỉnh sửa (không có publish/unpublish hoặc delete).
• Social: tạo post, cập nhật post, xem post (không có quyền publish/unpublish hoặc delete).
• Campaigns (Ads): xem, tạo, cập nhật campaign (không enable/disable, không delete).
• Messaging: chỉ có quyền gửi tin nhắn.
• CRM Objects: tạo, cập nhật, import, xem.
• Email: gửi email.

Marketing Staff không có quyền xóa và hạn chế các quyền quản trị sâu, nhằm tránh rủi ro hệ thống.

Tùy chỉnh vai trò (Custom Roles)

Điểm mạnh nhất của Access Level Control là khả năng tự tạo role riêng. Chủ doanh nghiệp có thể bật/tắt từng quyền nhỏ:

• Automation Workflow: tạo, xem, cập nhật, xóa.
• Landing Page: tạo, clone, publish/unpublish, xóa.
• Social: kết nối tài khoản, tạo/cập nhật/xóa post.
• Messaging: kết nối account, gửi tin nhắn, xem tin nhắn.
• CRM Objects: tạo, cập nhật, import, xóa.
• Email: bật/tắt quyền gửi email.

Ví dụ:

• Nhân viên CSKH chỉ cần xem và trả lời tin nhắn, không cần quyền chỉnh sửa landing page.
• Cộng tác viên ngoài chỉ cần xem contact list và gửi email, không được động vào dữ liệu khác.

Lợi ích cho SMEs

• Kiểm soát chặt chẽ: tránh nhân viên vượt quyền hoặc thao tác sai.
• Bảo mật dữ liệu: chỉ người có trách nhiệm mới chạm tới thông tin nhạy cảm.
• Vận hành linh hoạt: phân quyền theo phòng ban hoặc cá nhân.
• Dễ sử dụng: không cần kỹ thuật cao, chủ doanh nghiệp vẫn tự thiết lập được.

Kết luận

Access Level Control trong GTG CRM giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành chuyên nghiệp, rõ ràng và an toàn hơn. Mỗi người chỉ làm đúng công việc của mình, dữ liệu luôn trong tầm kiểm soát, và hệ thống đủ linh hoạt để mở rộng quy mô.