Access Level Control trong GTG CRM: Giữ dữ liệu an toàn, phân quyền rõ ràng

Phân Quyền là gì?

Phân Quyền trong GTG CRM giúp doanh nghiệp quy định rõ ràng: - Mỗi người dùng có thể xem những gì - Có thể chỉnh sửa những dữ liệu nào - Được phép thực hiện thao tác nào trong hệ thống

Thông qua việc thiết lập vai trò (role) với quyền hạn cụ thể, doanh nghiệp đảm bảo mỗi người chỉ làm đúng phần việc của mình.

Tại sao Doanh nghiệp cần Phân Quyền?

Rủi ro khi KHÔNG có Phân Quyền

Vấn đề	Hậu quả
Dữ liệu bị truy cập tự do	Thông tin khách hàng, doanh thu bị lộ
Công việc bị chồng chéo	Nhiều người cùng xử lý 1 task
Sai sót không kiểm soát	Xóa nhầm, sửa nhầm dữ liệu quan trọng
Thông tin quan trọng bị lộ	Nhân viên thấy lương, chi phí, chiến lược

Lợi ích khi Có Phân Quyền

Lợi ích	Mô tả
Vận hành an toàn	Mỗi người chỉ thấy/làm đúng phần việc
Tránh sai sót	Không ai vô tình xóa/sửa dữ liệu quan trọng
Dễ mở rộng	Thêm nhân viên mới chỉ cần gán role
Dễ quản lý	Biết rõ ai làm gì, trách nhiệm rõ ràng

Các Vai trò Mặc định

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò mặc định:

Administrator

• Quyền cao nhất trong hệ thống
• Có thể thực hiện tất cả thao tác trên platform
• Tự động có quyền truy cập Settings

Marketing Manager

• Quản lý các chiến dịch marketing
• Xem báo cáo, thống kê
• Quản lý team marketing

Marketing Staff

• Thực hiện các công việc marketing hàng ngày
• Quyền hạn giới hạn hơn Manager

Custom Quyền theo Module

Tùy chỉnh quyền cho từng module với toggle bật/tắt:

Module	Các quyền có thể cấp
Automation Workflow	Create, View, Update, Delete
Landing Page	Create, Update, Publish, Unpublish, Delete, Modify Custom Domain
Marketing	View Social Posts, Manage Campaigns
CRM	View All Contacts, Import, Export, Edit, Delete
Email	Create, Send, View Reports
Messaging	View, Reply, Manage Channels
Product Hub	Manage Products, View Inventory
E-commerce	Manage Orders, View Reports
Billing	View Invoice, Manage Payment
Settings	Manage Workspace, Manage Users

Tên Quyền Chuẩn hóa DOMAIN_ACTION_OBJECT

Quy tắc Đặt tên

Tất cả tên quyền trong GTG CRM được chuẩn hóa theo Convention A - DOMAIN_ACTION_OBJECT:

DOMAIN_ACTION_OBJECT
  │         │       │
  │         │       └── Object (đối tượng tác động: INVOICE, USER, CONTACT...)
  │         └── Action (hành động: VIEW, CREATE, MANAGE, DELETE...)
  └── Domain (lĩnh vực: BILLING, WORKSPACE, CRM, AUTOMATION...)

Ví dụ Tên Quyền Convention A

Domain	Tên Quyền	Ý nghĩa
BILLING_	BILLING_VIEW_INVOICE	Xem hóa đơn
BILLING_	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Thêm phương thức thanh toán
WORKSPACE_	WORKSPACE_ACTION_USER	Quản lý người dùng workspace
WORKSPACE_	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Xem thông tin billing
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Tạo automation workflow
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Xóa automation workflow
CRM_	CRM_OBJECT_VIEW	Xem đối tượng CRM
CRM_	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Xem tất cả liên hệ

Tại sao cần Convention A?

Trước đây, tên quyền không nhất quán: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — khó hiểu và khó quản lý khi doanh nghiệp có hàng chục quyền khác nhau.

Convention A giải quyết vấn đề này bằng cách: - Phân nhóm rõ ràng theo Domain → dễ tìm quyền liên quan - Hành động nhất quán → VIEW luôn là xem, CREATE luôn là tạo - Dễ audit → chỉ cần tìm BILLING_ để xem mọi quyền liên quan billing

Administrator Tự động Truy cập Settings

Người dùng có vai trò Administrator tự động có quyền truy cập toàn bộ Settings - không cần gán thêm bất kỳ quyền nào.

Quy trình Phân Quyền

┌─────────────┐    ┌─────────────┐    ┌─────────────┐
│  Tạo Role   │ ─► │  Custom     │ ─► │  Gán Role   │
│  mới        │    │  Quyền      │    │  cho User   │
└─────────────┘    └─────────────┘    └─────────────┘
      │                  │                  │
      ▼                  ▼                  ▼
   Đặt tên,          Bật/tắt            Chọn user,
   mô tả             từng quyền         chọn role

Ví dụ: Phân quyền cho các phòng ban

Vai trò	Domain chính	Ví dụ quyền Convention A
CEO/Owner	Tất cả	Administrator
Sales	CRM, Messaging, Email	CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW
Marketing	Marketing, Ads, Landing Page	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, LANDING_PAGE_CREATE
Support	Messaging, Ticket	CRM_OBJECT_VIEW (read-only)
Warehouse	Product, Order	(module-specific)
Finance	Billing	BILLING_VIEW_INVOICE, BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD

Tổng kết

Với Phân Quyền trong GTG CRM:

• Mở rộng đội ngũ mà vẫn giữ kiểm soát
• Bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp
• Tên quyền chuẩn Convention A - rõ ràng, dễ audit
• Administrator tự động có Settings - không còn misconfiguration
• Vận hành chuyên nghiệp như doanh nghiệp lớn