เพื่อแก้ไขปัญหานี้ GTG CRM จึงมีฟังก์ชัน ควบคุมระดับการเข้าถึง (Access Level Control) ซึ่งช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถควบคุมได้อย่างแม่นยำว่า "ใครสามารถทำอะไรได้บ้าง" ภายในระบบ เครื่องมือนี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ลดข้อผิดพลาด และทำให้ความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนชัดเจนยิ่งขึ้น

เหตุใดการควบคุมระดับการเข้าถึงจึงมีความสำคัญ?

• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: พนักงานจะเข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะในขอบเขตที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
• ลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด: หลีกเลี่ยงการแก้ไขหรือลบข้อมูลสำคัญโดยไม่ตั้งใจ
• มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน: ฝ่ายการตลาดเน้นที่เนื้อหาและแคมเปญ ฝ่ายขายจัดการเรื่องการติดต่อและใบแจ้งหนี้ และฝ่ายธุรการทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโดยรวม

บทบาทเริ่มต้น

GTG CRM มีบทบาทหลักสามประการเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการดำเนินงานของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME)

1. ผู้ดูแลระบบ - มีสิทธิ์การใช้งานระบบอย่างเต็มรูปแบบ

ผู้ดูแลระบบเป็นบทบาทระดับสูงสุด โดยปกติแล้วจะเป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารที่ดำรงตำแหน่งนี้ ผู้ที่มีสิทธิ์นี้สามารถควบคุมระบบทั้งหมดได้ รวมถึง:

• หน้า Landing Page: สร้าง อัปเดต คัดลอก เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่ ลบ แก้ไขโดเมนที่กำหนดเอง
• โซเชียลมีเดีย: สร้าง อัปเดต เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่ ลบ เชื่อมต่อ และดูโพสต์
• แคมเปญ (โฆษณา): ดู สร้าง อัปเดต ลบแคมเปญ เปิด/ปิดใช้งาน เชื่อมต่อโฆษณา
• การส่งข้อความ: เชื่อมต่อ/ตัดการเชื่อมต่อบัญชี ส่งข้อความ ดูข้อความทั้งหมด
• กระบวนการทำงานอัตโนมัติ: สร้าง ดู อัปเดต และลบกระบวนการทำงาน
• วัตถุในระบบ CRM: สร้าง, อัปเดต, นำเข้า, กำหนด, ดู, ลบ
• รายชื่อผู้ติดต่อ: ดูรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด
• อีเมล: ส่งอีเมล
• ทั่วโลก: จัดการการตั้งค่าทั่วไป

ผู้ดูแลระบบมีสิทธิ์เต็มที่ในการเข้าถึงโมดูลส่วนใหญ่ ทำให้สามารถควบคุมโดยรวมได้

การมอบอำนาจที่ยืดหยุ่นให้กับพนักงานแต่ละตำแหน่ง

2. ผู้จัดการฝ่ายการตลาด - ผู้จัดการแคมเปญการตลาด

ผู้จัดการฝ่ายการตลาดมีหน้าที่รับผิดชอบกิจกรรมทางการตลาดและการสื่อสารทั้งหมด โดยมีหน้าที่ความรับผิดชอบดังต่อไปนี้:

• หน้า Landing Page: สร้าง, คัดลอก, แก้ไข, เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่, ลบ
• โซเชียลมีเดีย: สร้าง อัปเดต เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่ ลบ ดูโพสต์
• แคมเปญ (โฆษณา): ดู สร้าง อัปเดต ลบแคมเปญ เปิด/ปิดใช้งานแคมเปญ
• การส่งข้อความ: เชื่อมต่อ/ตัดการเชื่อมต่อบัญชี ส่งข้อความ (ไม่สามารถดูข้อความทั้งหมดได้)
• วัตถุในระบบ CRM: สร้าง, อัปเดต, กำหนด, นำเข้า, ลบ
• อีเมล: ส่งอีเมล

ผู้จัดการฝ่ายการตลาดจะเน้นที่การดำเนินงานแคมเปญและการจัดการเนื้อหา แต่ไม่มีอำนาจในระดับเดียวกับผู้ดูแลระบบ

3. พนักงานฝ่ายการตลาด - ปฏิบัติงานประจำวัน

พนักงานฝ่ายการตลาดมีอำนาจเพียงพอที่จะดำเนินการงานพื้นฐานที่เหมาะสมกับบทบาทของพนักงานฝ่ายการตลาดในทีมได้

• หน้า Landing Page: สร้าง, คัดลอก, แก้ไข (ไม่สามารถเผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่ หรือลบได้)
• โซเชียลมีเดีย: สร้างโพสต์ อัปเดตโพสต์ ดูโพสต์ (ไม่มีสิทธิ์เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่ หรือลบโพสต์)
• แคมเปญ (โฆษณา): ดู สร้าง และอัปเดตแคมเปญ (ไม่สามารถเปิด/ปิดใช้งาน หรือลบได้)
• การส่งข้อความ: อนุญาตให้ส่งข้อความได้เท่านั้น
• วัตถุในระบบ CRM: สร้าง, อัปเดต, นำเข้า, ดู
• อีเมล: ส่งอีเมล

เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดไม่มีอำนาจในการลบหรือจำกัดสิทธิ์การดูแลระบบระดับสูง เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงของระบบ

บทบาทที่กำหนดเอง

จุดเด่นที่สุดของ การควบคุมระดับการเข้าถึง คือความสามารถในการสร้างบทบาทที่กำหนดเอง เจ้าของธุรกิจสามารถเปิด/ปิดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละรายการได้:

• ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ: สร้าง ดู อัปเดต ลบ
• หน้า Landing Page: สร้าง, คัดลอก, เผยแพร่/ยกเลิกการเผยแพร่, ลบ
• โซเชียลมีเดีย: เชื่อมต่อบัญชี สร้าง/อัปเดต/ลบโพสต์
• การส่งข้อความ: เชื่อมต่อบัญชี ส่งข้อความ ดูข้อความ
• วัตถุในระบบ CRM: สร้าง, อัปเดต, นำเข้า, ลบ
• อีเมล: เปิด/ปิดการอนุญาตส่งอีเมล

ตัวอย่างเช่น:

• พนักงานฝ่ายบริการลูกค้าเพียงแค่ต้องดูและตอบข้อความเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องขออนุญาตแก้ไขหน้า Landing Page
• ผู้ร่วมงานภายนอกสามารถดูรายชื่อผู้ติดต่อและส่งอีเมลได้เท่านั้น ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลอื่น ๆ

ปรับแต่งสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างยืดหยุ่นตามต้องการ

ประโยชน์สำหรับ SMEs

• การควบคุมอย่างเข้มงวด: ป้องกันไม่ให้พนักงานใช้อำนาจเกินขอบเขตหรือทำผิดพลาด
• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้
• การใช้งานที่ยืดหยุ่น: สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามแผนกหรือตามบุคคล
• ใช้งานง่าย: ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคขั้นสูง เจ้าของธุรกิจสามารถตั้งค่าได้ด้วยตนเอง

สรุป

การควบคุมระดับการเข้าถึง ใน GTG CRM ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กดำเนินงานได้อย่างมืออาชีพ โปร่งใส และปลอดภัยยิ่งขึ้น ทุกคนทำเฉพาะงานของตน ข้อมูลอยู่ภายใต้การควบคุมเสมอ และระบบมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะขยายขนาดได้