Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là chuỗi các bước được thiết kế để dẫn dắt khách hàng từ giai đoạn nhận biết đến quyết định mua hàng và trở thành khách hàng trung thành. Nó bao gồm các hoạt động như tìm kiếm lead, tiếp cận, thuyết phục, chốt đơn và chăm sóc sau bán. Một quy trình hiệu quả phải:

• Có hệ thống: Dễ áp dụng và lặp lại bởi mọi nhân viên.
• Đo lường được: Giúp theo dõi hiệu suất từng giai đoạn (ví dụ: tỷ lệ chuyển đổi, thời gian chốt đơn).
• Tập trung vào khách hàng: Giải quyết nhu cầu thực tế, không chỉ “bán” sản phẩm.

Ví dụ: Một cửa hàng thời trang online có thể xây dựng quy trình từ việc chạy quảng cáo trên Instagram (tìm lead), tiếp cận khách hàng thông qua tư vấn bằng tin nhắn, giao hàng để gửi sản phẩm và gửi email cảm ơn sau khi họ đã mua.

Vì sao cần xây dựng quy trình bán hàng chuẩn hoá?

Không có quy trình, đội ngũ bán hàng dễ rơi vào tình trạng:

• Làm việc cảm tính: Mỗi nhân viên áp dụng cách riêng, dẫn đến kết quả không đồng đều
• Bỏ sót khách hàng: Không theo dõi lead, mất cơ hội chốt đơn
• Khó đào tạo: Nhân viên mới không biết bắt đầu từ đâu
• Không đo lường được: Không rõ giai đoạn nào đang kém hiệu quả

Ngược lại, một quy trình chuẩn hóa mang lại lợi ích:

• Tăng hiệu suất: Nhân viên làm việc thống nhất, giảm sai sót
• Dễ mở rộng: Dễ dàng đào tạo nhân sự mới và nhân bản mô hình bán hàng
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng nhận được dịch vụ nhất quán, chuyên nghiệp
• Tối ưu hóa dựa trên dữ liệu: Dễ dàng phân tích và cải thiện từng bước

Sơ đồ quy trình bán hàng 7 bước với GTG CRM

Bước 1: Chuẩn bị và xác định mục tiêu

Mục tiêu: Hiểu rõ khách hàng và thị trường để xây dựng chiến lược phù hợp.

Cách thực hiện:

• Nghiên cứu thị trường: Sử dụng công cụ như Google Trends, SEMrush hoặc khảo sát khách hàng để xác định xu hướng và nhu cầu
• Phác thảo chân dung khách hàng (Buyer Persona): Xác định độ tuổi, thu nhập, hành vi và vấn đề họ gặp phải. Ví dụ: Một cửa hàng mỹ phẩm có thể nhắm đến phụ nữ 25-35 tuổi, quan tâm đến sản phẩm organic
• Chọn kênh tiếp cận: Quảng cáo trên mạng xã hội, SEO hoặc hội thảo
• Đặt KPI: Ví dụ, thu thập 100 lead/tháng hoặc đạt tỷ lệ chuyển đổi 20%.

Bạn có thể sử dụng các nền tảng CRM để tối giản hoá bước này, GTG CRM là một trong những công cụ có thể giúp tổng hợp dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả trên một nền tảng duy nhất. Nếu không dùng CRM, bạn có thể dùng Google Sheets để ghi lại thông tin.

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Mục tiêu: Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng có khả năng mua hàng cao.

Cách thực hiện:

• Thu thập lead: Sử dụng form đăng ký trên Website/Landing Page, quảng cáo trả phí hoặc sự kiện offline
• Sàng lọc lead: Phân loại theo nhu cầu, khả năng chi trả, và mức độ quan tâm
• Sử dụng Lead Scoring: Đánh giá lead dựa trên hành vi (ví dụ: tải ebook = 10 điểm, gọi tư vấn = 50 điểm).

GTG CRM tự động gom lead từ nhiều nguồn khác nhau như Landing Page, form đăng ký, mạng xã hội, hiển thị trường thông tin linh hoạt giúp bạn hiểu rõ về khách hàng của mình hơn, từ đó phân loại khách hàng thành những nhóm phù hợp. Nhờ vậy, đội ngũ kinh doanh tiết kiệm thời gian và ưu tiên đúng nhóm khách hàng có giá trị.

Ngoài ra, GTG CRM còn cung cấp templates Landing Page tích hợp sẵn Form điền thông tin và Live Chat, nhờ vậy mà việc thu lead trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết,  xem ngay demo .

Bước 3: Tiếp cận và xây dựng quan hệ

Mục tiêu: Tạo ấn tượng tốt và hiểu nhu cầu khách hàng.

Cách thực hiện:

• Cá nhân hóa tiếp cận: Gửi email hoặc tin nhắn dựa trên thông tin của lead. Ví dụ: “Chào Anh Nam, tôi thấy anh quan tâm đến khóa học marketing. Anh đang muốn giải quyết vấn đề gì?”
• Đặt câu hỏi mở: Hỏi về khó khăn của khách hàng thay vì chỉ giới thiệu sản phẩm.
• Theo dõi liên tục: Ghi lại mọi tương tác để tránh lặp lại thông tin

GTG CRM hỗ trợ gửi email và nhắn tin trực tiếp ngay trong hệ thống, đồng thời  gom toàn bộ tin nhắn từ các kênh về một hộp thư chung, cho phép gắn nhãn, phân loại theo trạng thái (ví dụ: Đang xử lý, Đã thanh toán, Đối tác,...) và hỗ trợ nhắn hàng loạt. Nhờ đó, bạn tiết kiệm 10-15 giờ mỗi tuần mà vẫn không bỏ sót bất kỳ cuộc trò chuyện nào.

Bước 4: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ

Mục tiêu: Trình bày giải pháp phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Cách thực hiện:

• Tập trung vào giá trị: Thay vì liệt kê tính năng hãy nhấn mạnh lợi ích. Ví dụ: Thay vì “Sản phẩm có SPF 50”, hãy nói “Bảo vệ da khỏi tia UV 98%”
• Cá nhân hóa giải pháp: Đưa ra ví dụ cụ thể. Ví dụ: “Với ngân sách 10 triệu, chúng tôi đề xuất gói thiết kế website này để tăng 30% lưu lượng truy cập”
• Sử dụng nội dung trực quan: Gửi video demo, infographic hoặc Landing Page

GTG  có sẵn templates Landing Page, giúp thương hiệu giới thiệu sản phẩm theo cách chuyên nghiệp, đồng nhất và dễ dàng. Ngoài ra, GTG CRM còn có các template email giúp bạn chăm sóc khách hàng dễ dàng và nhanh chóng,  dùng thử MIỄN PHÍ ngay!

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

  Mục tiêu: Thuyết phục khách hàng bằng đề xuất phù hợp và rõ ràng.

Cách thực hiện:

• Báo giá minh bạch: Gửi bảng giá chi tiết, kèm ưu đãi (nếu có). Ví dụ: “Gói cơ bản 5 triệu/tháng, giảm 10% nếu thanh toán 6 tháng”
• Xử lý lo ngại: Chuẩn bị sẵn câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến (giá, chất lượng, dịch vụ hậu mãi)
• Tạo cảm giác khan hiếm: Ví dụ: “Ưu đãi này chỉ áp dụng đến cuối tháng”

GTG CRM cho phép giao tiếp với khách hàng trên một nền tảng duy nhất, lưu lại mọi cuộc trò chuyện, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi, phối hợp và đưa ra thông điệp thuyết phục phù hợp.

Bước 6: Giải đáp thắc mắc và chốt đơn

Mục tiêu: Loại bỏ rào cản và khuyến khích khách hàng ra quyết định.

Cách thực hiện:

• Phản hồi nhanh: Trả lời thắc mắc trong vòng 24 giờ
• Tóm tắt lợi ích: Nhắc lại giá trị chính của sản phẩm/dịch vụ
• Call-to-action rõ ràng: Ví dụ: “Anh/chị có muốn tôi gửi hợp đồng ngay hôm nay?”

Live Chat của  GTG CRM hỗ trợ bạn trả lời khách hàng 24/7, nút Live Chat hoàn toàn có thể được tùy chỉnh theo thương hiệu của bạn, nếu bạn đã có sẵn trang web, chỉ cần copy & paste đoạn script này vào trang web là có ngay Live Chat hoàn chỉnh.

Bước 7: Chăm sóc sau bán - Upsell & Retention

Mục tiêu: Xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng giá trị khách hàng (LTV).

Cách thực hiện:

• Gửi lời cảm ơn: Email hoặc tin nhắn cảm ơn sau khi mua hàng.
• Hỏi thăm trải nghiệm: Gửi khảo sát ngắn (5 câu hỏi) để lấy feedback
• Upsell/Cross-sell: Đề xuất sản phẩm bổ sung. Ví dụ: Khi một khách hàng mua mỹ phẩm, bạn có thể giới thiệu thêm mặt nạ dưỡng da
• Chương trình tri ân: Tặng voucher hoặc mời tham gia chương trình khách hàng thân thiết

Ở bước này,  GTG CRM hoàn toàn có thể giúp bạn với tính năng Automation Workflow, tự động gửi email, giúp bạn duy trì mối quan hệ, gia tăng tỉ lệ quay lại và biến khách hàng thành người giới thiệu tự nhiên cho thương hiệu.

Kết luận

Xây dựng quy trình bán hàng bài bản không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi mà còn tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Với 7 bước trên, bạn có thể bắt đầu ngay cả khi không dùng công cụ CRM. Nhưng một công cụ CRM thông minh như GTG CRM sẽ giúp tự động hóa và theo dõi hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ. Trải nghiệm GTG CRM MIỄN PHÍ ngay tại  GTG CRM .