Vì sao doanh nghiệp cần kiểm soát quyền truy cập?

Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, số lượng nhân viên và phòng ban tăng lên, việc chia sẻ quyền truy cập CRM cho nhiều người là điều tất yếu.

Nhưng đi kèm với đó là rủi ro:

• Dữ liệu khách hàng bị chỉnh sửa hoặc xóa nhầm.
• Nhân viên ngoài phạm vi công việc vẫn truy cập được thông tin nhạy cảm.
• Landing page hoặc chiến dịch marketing bị publish sai thời điểm.

Chỉ cần một thao tác nhầm có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hệ thống.

Đó là lý do Access Level Control trong GTG CRM ra đời — giúp bạn kiểm soát chi tiết “ai được làm gì” trong hệ thống, đảm bảo an toàn dữ liệu và vận hành mượt mà giữa các phòng ban.

Tính năng nổi bật của Access Level Control

• Phân quyền theo vai trò: Quản lý quyền dựa trên vị trí (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff…).
• Chi tiết đến từng thao tác: Có thể bật/tắt quyền create, update, delete, publish, connect… trong từng module.
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu: Nhân viên chỉ thao tác trong phạm vi được phép.
• Tối ưu workflow nội bộ: Giảm nhầm lẫn, tăng hiệu suất team.

Các vai trò mặc định trong GTG CRM

GTG CRM cung cấp sẵn 3 vai trò chuẩn, đáp ứng mô hình vận hành phổ biến của SMEs.

1. Administrator – Toàn quyền hệ thống

Dành cho chủ doanh nghiệp hoặc quản trị viên cấp cao.

Administrator có thể thao tác trên tất cả module, bao gồm:

• Landing Page: tạo, cập nhật, clone, publish/unpublish, xóa, chỉnh custom domain.
• Social: tạo, chỉnh sửa, publish/unpublish, xóa, kết nối tài khoản.
• Campaigns (Ads): tạo, xem, cập nhật, xóa, enable/disable campaign, kết nối Ads.
• Messaging: kết nối/ngắt kết nối tài khoản, gửi và xem tất cả tin nhắn.
• Automation Workflow: tạo, xem, cập nhật, xóa workflow.
• CRM: tạo, cập nhật, import, gán, xem, xóa.
• Contacts: xem toàn bộ contacts trong hệ thống.
• Email: gửi email marketing hoặc nội bộ.

Administrator có quyền cao nhất, đảm bảo kiểm soát toàn diện dữ liệu và cấu hình hệ thống.

2. Marketing Manager – Quản lý chiến dịch marketing

Dành cho người phụ trách toàn bộ hoạt động marketing và truyền thông.

• Landing Page: tạo, clone, chỉnh sửa, publish/unpublish, xóa.
• Social: tạo, cập nhật, publish/unpublish, xóa, xem post.
• Campaigns (Ads): xem, tạo, cập nhật, xóa campaign; enable/disable.
• Messaging: kết nối/ngắt kết nối tài khoản, gửi tin nhắn (không xem được toàn bộ).
• CRM: tạo, cập nhật, gán, import, xóa.
• Email: gửi email marketing.

Khác biệt với Administrator:

Không có quyền về Automation Workflow và không thể xem toàn bộ contact hoặc tin nhắn.

Vai trò này phù hợp cho người điều phối chiến dịch, đảm bảo hoạt động marketing diễn ra đúng kế hoạch mà không ảnh hưởng phần hệ thống khác.

3. Marketing Staff – Thực thi công việc hằng ngày

Phù hợp cho nhân viên marketing hoặc cộng tác viên nội bộ.

• Landing Page: tạo, clone, chỉnh sửa (không có publish/unpublish hoặc delete).
• Social: tạo post, chỉnh sửa, xem post (không có publish/unpublish hoặc delete).
• Campaigns (Ads): xem, tạo, cập nhật campaign (không enable/disable, không delete).
• Messaging: chỉ được gửi tin nhắn.
• CRM: tạo, cập nhật, import, xem.
• Email: gửi email marketing.

Không có quyền xóa hoặc quyền quản trị sâu, nhằm hạn chế rủi ro nhầm lẫn hoặc thay đổi dữ liệu quan trọng.

Tùy chỉnh vai trò (Custom Roles)

Ngoài 3 vai trò mặc định, bạn có thể tự tạo role riêng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Mỗi quyền trong GTG CRM đều có thể bật/tắt linh hoạt theo từng module.

Ví dụ:

• Nhân viên CSKH chỉ cần quyền “Xem & Trả lời tin nhắn”.
• Cộng tác viên ngoài chỉ cần “Xem contact” và “Gửi email”, không cần quyền chỉnh sửa dữ liệu CRM.

Các nhóm quyền có thể chỉnh bao gồm:

• Automation Workflow: create, view, update, delete.
• Landing Page: create, clone, publish/unpublish, delete.
• Social: connect, create, update, delete post.
• Messaging: connect/disconnect account, send/view messages.
• CRM: create, update, import, delete.
• Email: bật/tắt quyền gửi.

Hướng dẫn tạo & gán quyền truy cập

Bước 1: Truy cập cài đặt quyền

Sau khi đăng nhập vào GTG CRM, vào Cài đặt → Phân quyền.

Bạn sẽ thấy danh sách các vai trò (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff…).

Bước 2: Tạo vai trò mới

Nhấn Tạo → nhập tên vai trò và mô tả.

Chọn từng quyền trong các module bạn muốn bật/tắt.

Bước 3: Gán quyền cho thành viên

Ngay trong cùng mục Cài đặt, vào Quản lý người dùng. Tại đây bạn có thể thêm người dùng mới vào workspace của bạn, đối với những người dùng đã có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh gán quyền cho họ ở mục Vai trò.

Bạn có thể thay đổi role bất cứ lúc nào, mà không ảnh hưởng dữ liệu hiện có.

Lợi ích cho SMEs

• Kiểm soát chặt chẽ: tránh nhân viên vượt quyền hoặc chỉnh sai dữ liệu.
• Bảo mật dữ liệu: giới hạn quyền theo vai trò, tránh rò rỉ thông tin.
• Phối hợp hiệu quả: ai cũng biết rõ phạm vi công việc của mình.
• Dễ sử dụng: không cần kỹ thuật, chủ doanh nghiệp vẫn tự thiết lập được.

Kết luận

Access Level Control giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành chuyên nghiệp hơn — mọi thành viên chỉ làm đúng vai trò, dữ liệu luôn an toàn, và hệ thống hoạt động trơn tru.

Từ admin đến nhân viên marketing, mỗi người đều có không gian làm việc riêng, vừa đủ quyền để hoàn thành công việc mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Với GTG CRM, bạn không chỉ quản lý khách hàng — mà còn quản lý cả cách đội ngũ của mình vận hành.