Khi dữ liệu khách hàng bị phân tán khắp nơi

Nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu bằng những công cụ rời rạc: lưu khách trên Excel, theo dõi tin nhắn qua Zalo, ghi chú thêm trên điện thoại. Ban đầu có vẻ đơn giản, nhưng chỉ sau vài tháng, dữ liệu bắt đầu “vỡ trận”: khách trùng, sai thông tin, không nhớ ai đã liên hệ, hay bỏ sót người quan tâm.

Khi đội ngũ marketing và sales không dùng chung một hệ thống, mọi thứ trở nên chậm chạp. Người chăm khách không biết ai đã gọi, người gửi email không biết khách ở giai đoạn nào, còn chủ doanh nghiệp thì không có bức tranh tổng thể.

GTG CRM: Tất cả thông tin khách hàng – trong một nơi duy nhất

Đó là lý do CRM Module của GTG CRM được phát triển – giúp doanh nghiệp nhỏ lưu trữ, theo dõi và chăm sóc khách hàng dễ dàng mà không cần nền tảng phức tạp.

Hệ thống CRM của GTG CRM được chia thành nhiều phần:

• Contacts: quản lý toàn bộ thông tin từng khách hàng cá nhân.
• Companies: lưu trữ thông tin chi tiết về doanh nghiệp, đối tác hoặc khách hàng B2B.
• Tasks: theo dõi công việc, cuộc gọi, và các hoạt động gắn trực tiếp với từng khách hàng.
• Invoices: Quản lý và xuất hoá đơn điện tử hợp lệ chỉ với vài thao tác..
• Call Center: thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trong CRM.
• Custom Objects: tạo bảng dữ liệu riêng theo đặc thù ngành.

Tất cả cùng hoạt động trong một giao diện thống nhất, giúp bạn nắm bắt hành vi khách hàng theo thời gian thực.

Hướng dẫn sử dụng CRM trong GTG

Bước 1: Quản lý Contacts

Sau khi đăng nhập vào GTG CRM, bạn vào Đối tượng → Liên hệ, bạn có thể lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng:

• Tất cả những contacts của khách hàng đến từ landing page của bạn sẽ tự động được lưu trữ vào CRM.
• Từ cơ bản (tên, email, số điện thoại) đến nâng cao (Zalo ID, Facebook ID, hành vi, nguồn lead).
• Có thể thêm mới thủ công hoặc nhập khẩu từ file CSV
• Mỗi contact hiển thị rõ lịch sử tương tác, trạng thái lead, giai đoạn trong vòng đời (Lifecycle Stage), và người phụ trách (Owner).
• Nếu là doanh nghiệp dịch vụ, bạn còn có thể thêm các trường tùy chỉnh.

Bước 2: Quản lý Companies

Ở phần Công ty, hệ thống cho phép bạn quản lý dữ liệu B2B toàn diện: tên công ty, tên miền, quy mô nhân sự, doanh thu, ngành nghề...

Mỗi công ty có thể liên kết trực tiếp với nhiều contact liên quan, giúp bạn hiểu được mối quan hệ giữa cá nhân – tổ chức và theo dõi tiến trình bán hàng ở cấp doanh nghiệp.

Bước 3: Theo dõi Tasks

Trong tab Nhiệm vụ, bạn có thể giao việc, đặt lịch gọi… cho nhân sự. Giao diện danh sách hiển thị rõ người được giao, mức độ ưu tiên, deadline và trạng thái công việc, giúp đội ngũ không bỏ sót việc cần làm.

Bước 4: Quản lý Invoices

Tất cả hóa đơn bán hàng, dịch vụ đều nằm ngay trong mục Hoá đơn. Bạn có thể theo dõi tình trạng thanh toán (Draft, Pending, Paid, Overdue), tổng tiền, loại sản phẩm và khách hàng liên quan. Nhờ vậy, doanh thu và công nợ đều được kiểm soát ngay trong cùng hệ thống CRM.

Bước 5: Tích hợp Call Center

Với tính năng Call Center, bạn có thể thực hiện hoặc nhận cuộc gọi trực tiếp từ CRM. Khi có cuộc gọi đến, hệ thống tự động hiển thị hồ sơ contact hoặc company, giúp bạn nắm rõ ai đang gọi và nội dung liên hệ trước đó – không còn cảnh “alo ai đó ạ?”.

Bước 6: Custom Objects

Đây là nơi bạn tạo bảng dữ liệu riêng cho ngành đặc thù: ví dụ Spa có “Dịch vụ”, Nhà hàng có “Đặt bàn”, hoặc Sự kiện có “Booking”. Các bảng này có thể gắn trực tiếp với form trên landing page, giúp dữ liệu khách hàng đổ về CRM tự động và có cấu trúc rõ ràng.

Kết luận: Dữ liệu tập trung – hiệu quả nhân đôi

Với CRM Module của GTG CRM, bạn không còn phải mở hàng chục file Excel hay ứng dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng.

Tất cả liên hệ, công ty, công việc, hóa đơn và cuộc gọi đều được lưu trữ, theo dõi và kết nối trong một nền tảng duy nhất.

Dễ nhìn, dễ dùng, và dễ phát triển – GTG CRM giúp bạn hiểu khách hàng hơn, chăm sóc đúng lúc hơn, và vận hành doanh nghiệp thông minh hơn.