1. Truy cập Messaging

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Sau khi đăng nhập, nhìn vào thanh công cụ bên trái.

Bước 2: Mở Messaging

Tại phần Tương tác, click vào Tin nhắn.

Bước 3: Giao diện Messaging

Đây là giao diện Messaging của GTG CRM.

2. Kết nối các kênh liên lạc

Quan trọng: Trước khi sử dụng Messaging, bạn cần kết nối các kênh liên lạc với GTG CRM.

Bước 1: Mở cài đặt kênh liên lạc

Click vào Các kênh liên lạc.

GTG CRM hỗ trợ 5 kênh:

Kết nối Facebook

Bước 1: Click vào nút Kết nối của Facebook.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Facebook của bạn.

Bước 3: Cấp quyền cho GTG CRM.

Bước 4: Các Facebook Pages bạn là admin sẽ tự động hiển thị.

Kết nối Google (Gmail)

Bước 1: Click vào nút Kết nối của Google.

Bước 2: Chọn tài khoản Google.

Bước 3: Cấp quyền truy cập.

Tùy chọn - Tự động thu thập hóa đơn:

Bật tính năng này để hệ thống tự động tải về các hóa đơn từ email.

Kết nối Outlook

Bước 1: Click vào nút Kết nối của Outlook.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Microsoft.

Bước 3: Cấp quyền truy cập.

Kết nối Zalo

Bước 1: Click vào nút Kết nối của Zalo.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Zalo.

Bước 3: Cấp quyền cho GTG CRM.

Kết nối WhatsApp (Twilio)

Lưu ý: WhatsApp yêu cầu tích hợp qua Twilio platform với nhiều bước cấu hình.

Bước 1: Click vào nút Kết nối của WhatsApp Twilio.

Bước 2: Truy cập Twilio Console (console.twilio.com).

Bước 3: Lấy Account SID và Auth Token từ Account Dashboard.

Bước 4: Nhập Account SID và Auth Token vào GTG CRM.

Bước 5: Click Generate Messaging Service.

Bước 6: Ghi nhớ đuôi của Messaging Service (ví dụ: "masterbot").

Bước 7: Quay lại Twilio Console → Messaging → Sender → WhatsApp Sender.

Bước 8: Chọn số Twilio của bạn và tìm Messaging Service có đuôi tương ứng.

Bước 9: Add WhatsApp Number.

Bước 10: Quay lại GTG CRM và xác nhận kết nối.

3. Sử dụng Unified Inbox

Sau khi kết nối các kênh, tất cả tin nhắn sẽ được gom về một nơi.

Giao diện Unified Inbox

Các thành phần:

• Danh sách inbox: Hiển thị tất cả cuộc hội thoại
• Khu vực chat: Nội dung cuộc trò chuyện
• Thông tin khách hàng: Chi tiết liên hệ

4. Soạn và gửi tin nhắn

Gửi tin nhắn qua Messenger/Zalo/WhatsApp

Bước 1: Chọn cuộc hội thoại từ danh sách.

Bước 2: Nhập nội dung tin nhắn.

Bước 3: Thêm các thành phần (tùy chọn):

• 📎 Tập tin đính kèm
• 😀 Emoji
• 🖼️ Hình ảnh

Bước 4: Click Gửi.

Gửi Email (Gmail/Outlook)

Bước 1: Chọn contact có email.

Bước 2: Chọn kênh gửi (Gmail hoặc Outlook).

Bước 3: Nhập Subject (Chủ đề).

Bước 4: Soạn nội dung email.

Bước 5: Định dạng văn bản:

• Bold (In đậm)
• Italic (In nghiêng)
• Underline (Gạch chân)
• Căn lề: Trái, Giữa, Phải

Bước 6: Click Gửi.

5. Sử dụng AI tạo nội dung

Khi không biết phải nói gì, sử dụng AI để gợi ý nội dung.

Bước 1: Mở AI tạo nội dung

Click vào biểu tượng AI tạo nội dung.

Bước 2: Nhập yêu cầu

Mô tả ngắn gọn nội dung bạn muốn (ví dụ: "Chào buổi sáng Alex").

Bước 3: Tạo kết quả

Click Tạo kết quả. AI sẽ đề xuất 3 option.

Bước 4: Chọn và chèn

Chọn option phù hợp nhất, click để chèn vào ô soạn tin.

Bước 5: Chỉnh sửa và gửi

Chỉnh sửa nếu cần, sau đó gửi tin nhắn.

6. Gắn thẻ và lọc inbox

Gắn thẻ cho inbox

Bước 1: Chọn cuộc hội thoại.

Bước 2: Click vào phần Gắn thẻ.

Bước 3: Chọn thẻ (ví dụ: "In Progress", "Partnership",...).

Bước 4: Click Lưu.

Lọc inbox theo thẻ

Click vào thẻ để xem tất cả inbox có thẻ đó.

Lọc inbox theo ngày

Bước 1: Mở bộ lọc.

Bước 2: Chọn Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị các inbox trong khoảng thời gian đó.

7. Thêm thông tin vào CRM

Từ cuộc hội thoại, bạn có thể thêm thông tin khách hàng vào CRM.

Bước 1: Mở panel thông tin

Ở bên phải màn hình, tìm phần Thêm vào CRM.

Bước 2: Cập nhật thông tin

• Trạng thái Lead: New, In Progress, Qualified, etc.
• Ngôn ngữ: Việt Nam, English, etc.
• Ghi chú: Thông tin bổ sung

Bước 3: Lưu

Click Lưu để cập nhật thông tin vào CRM.

8. Thiết lập Live Chat

Live Chat cho phép khách hàng chat trực tiếp với bạn từ website.

Bước 1: Truy cập cài đặt Live Chat

Từ menu Messaging, chọn Live Chat.

Bước 2: Tùy chỉnh lời chào

Thay đổi câu chào hiển thị cho khách hàng.

Bước 3: Tùy chỉnh màu nút

Chọn màu phù hợp với thương hiệu của bạn.

Bước 4: Thay đổi Avatar

Upload hình đại diện cho Live Chat.

Các tùy chọn:

• Tải ảnh từ máy tính
• Dùng AI tạo hình ảnh
• Kết nối Google Photos

Bước 5: Kết nối mạng xã hội

Cho phép khách hàng chuyển sang chat qua Facebook Messenger hoặc Zalo.

Bước 6: Lấy mã nhúng

Sao chép đoạn mã JavaScript để gắn vào website.

<!-- Dán đoạn mã này trước thẻ </body> -->
<script src="https://gtgcrm.com/livechat/widget.js"></script>

Bước 7: Nhúng vào Website

Dán đoạn mã vào source code website của bạn, trước thẻ </body>.

Lưu ý: Các Landing Page của GTG CRM đã có sẵn Live Chat widget.

Mẹo sử dụng

1. Gắn thẻ ngay khi có inbox mới

Giúp phân loại và tìm kiếm dễ dàng hơn.

2. Sử dụng AI khi cần ý tưởng

AI đặc biệt hữu ích khi cần viết email chuyên nghiệp.

3. Cập nhật thông tin vào CRM

Đừng quên thêm thông tin khách hàng vào CRM để theo dõi.

4. Tùy chỉnh Live Chat theo thương hiệu

Màu sắc và avatar nên phù hợp với nhận diện thương hiệu.

Cần hỗ trợ? Liên hệ đội ngũ GTG CRM qua email support@gtgcrm.com