لماذا تحتاج الشركات إلى التحكم في الوصول؟

مع نمو الشركات، يزداد عدد الموظفين والأقسام، ويصبح من الحتمي مشاركة صلاحيات الوصول إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع العديد من الأشخاص.

ولكن هذا ينطوي على مخاطر:

• يتم تعديل بيانات العملاء أو حذفها عن طريق الخطأ.
• لا يزال بإمكان الموظفين خارج نطاق العمل الوصول إلى معلومات حساسة.
• يتم نشر صفحة الهبوط أو الحملة التسويقية في الوقت الخطأ.

عملية خاطئة واحدة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على النظام بأكمله.

هذا لماذا وُلد نظام التحكم بمستوى الوصول في GTG CRM؟ يساعدك هذا النظام على التحكم في تفاصيل "من يمكنه القيام بماذا" في النظام، مما يضمن أمان البيانات وسلاسة العمل بين الأقسام.

الميزات البارزة للتحكم بمستوى الوصول

• التفويض حسب الدور: إدارة الأذونات حسب الموقع (المسؤول، مدير التسويق، موظف التسويق...).
• تفاصيل كل عملية: إمكانية تفعيل/تعطيل الأذونات إنشاء، تحديث، حذف، نشر، ربط... في كل وحدة.
• ضمان أمان البيانات البيانات: يعمل الموظفون ضمن النطاق المسموح به فقط.
• تحسين سير العمل الداخلي: تقليل الارتباك، وزيادة أداء الفريق.

الأدوار الافتراضية في GTG CRM

يوفر GTG CRM 3 أدوار قياسية، تلبي نموذج التشغيل الشائع للشركات الصغيرة والمتوسطة.

1. المسؤول - صلاحيات كاملة للنظام

لأصحاب الأعمال أو كبار المسؤولين.

يمكن للمسؤول العمل على جميع الوحدات، بما في ذلك:

• صفحة الهبوط: إنشاء، تحديث، استنساخ، نشر/إلغاء نشر، حذف، تعديل نطاق مخصص.
• التواصل الاجتماعي: إنشاء، تعديل، نشر/إلغاء نشر، حذف، ربط الحسابات.
• الحملات (الإعلانات): إنشاء، عرض، تحديث، حذف، تفعيل/تعطيل الحملة، ربط الإعلانات.
• المراسلة: ربط/إلغاء ربط الحسابات، إرسال وعرض الكل الرسائل.
• سير عمل الأتمتة: إنشاء، عرض، تحديث، حذف سير العمل.
• إدارة علاقات العملاء: إنشاء، تحديث، استيراد، تعيين، عرض، حذف.
• جهات الاتصال: عرض جميع جهات الاتصال في النظام.
• البريد الإلكتروني: إرسال رسائل بريد إلكتروني تسويقية أو داخلية.

يتمتع المسؤول بأعلى سلطة، يضمن التحكم الشامل في البيانات وتكوين النظام.

2. مدير التسويق - إدارة الحملات التسويقية

للمسؤولين عن جميع أنشطة التسويق والتواصل.

• صفحة الهبوط: إنشاء، استنساخ، تعديل، نشر/إلغاء نشر، حذف.
• وسائل التواصل الاجتماعي: إنشاء، تحديث، نشر/إلغاء نشر، حذف، عرض المنشور.
• الحملات (الإعلانات): عرض، إنشاء، تحديث، حذف الحملة؛ تفعيل/تعطيل.
• المراسلة: ربط/فصل الحسابات، إرسال الرسائل (لا يمكن عرض جميعها).
• إدارة علاقات العملاء: إنشاء، تحديث، تعيين، استيراد، حذف.
• البريد الإلكتروني: إرسال رسائل بريد إلكتروني تسويقية.

مختلف عن المسؤول:

ليس لديه صلاحيات على سير عمل الأتمتة ولا يمكنه عرض جميع جهات الاتصال أو الرسائل.

هذا الدور مناسب لـ منسقي الحملات ضمان التسويق تسير الأنشطة كما هو مخطط لها دون التأثير على أجزاء أخرى من النظام.

3. موظفو التسويق - تنفيذ العمل اليومي

مناسب لموظفي التسويق أو المتعاونين الداخليين.

• صفحة الهبوط: إنشاء، استنساخ، تعديل (بدون نشر/إلغاء نشر أو حذف).
• وسائل التواصل الاجتماعي: إنشاء منشور، تعديل، عرض المنشور (بدون نشر/إلغاء نشر أو حذف).
• الحملات (الإعلانات): عرض، إنشاء، تحديث الحملة (بدون تفعيل/تعطيل، بدون حذف).
• المراسلة: إرسال الرسائل فقط.
• إدارة علاقات العملاء: إنشاء، تحديث، استيراد، عرض.
• البريد الإلكتروني: إرسال رسائل بريد إلكتروني تسويقية.

لا توجد صلاحيات حذف أو صلاحيات إدارية شاملة، للحد من خطر الارتباك أو تغيير البيانات المهمة.

الأدوار المخصصة

بالإضافة إلى الأدوار الافتراضية الثلاثة، يمكنك إنشاء دورك الخاص وفقًا لاحتياجات العمل.

يمكن تفعيل/إيقاف كل صلاحية في GTG CRM بمرونة وفقًا لكل وحدة.

مثال لـ مثال:

• يحتاج موظفو خدمة العملاء فقط إلى إذن "عرض الرسائل والرد عليها".
• يحتاج المتعاونون الخارجيون فقط إلى إذن "عرض جهة الاتصال" و"إرسال بريد إلكتروني"، ولا يحتاجون إلى إذن تعديل بيانات إدارة علاقات العملاء.

تشمل مجموعات الأذونات التي يمكن تعديلها ما يلي:

• سير عمل الأتمتة: إنشاء، عرض، تحديث، حذف.
• صفحة الهبوط: إنشاء، استنساخ، نشر/إلغاء نشر، حذف.
• وسائل التواصل الاجتماعي: التواصل، الإنشاء، التحديث، الحذف نشر.
• المراسلة: ربط/فصل الحساب، إرسال/عرض الرسائل.
• إدارة علاقات العملاء: إنشاء، تحديث، استيراد، حذف.
• البريد الإلكتروني: تفعيل/تعطيل أذونات الإرسال.

دليل إنشاء و تعيين صلاحيات الوصول

الخطوة 1: إعدادات أذونات الوصول

بعد تسجيل الدخول إلى GTG CRM، انتقل إلى الإعدادات ← الأذونات.

ستظهر لك قائمة بالأدوار (المسؤول، مدير التسويق، موظف التسويق...).

الخطوة 2: إنشاء دور جديد

انقر على إنشاء ← أدخل اسم الدور ووصفه.

حدد كل إذن في الوحدات التي تريد تفعيله/تعطيله.

الخطوة 3: تعيين الصلاحيات للأعضاء

في نفس القسم الإعدادات ضمن إدارة المستخدمين هنا يمكنك إضافة مستخدمين جدد إلى مساحة عملك، أما المستخدمون الحاليون، فيمكنك تخصيص صلاحياتهم في قسم الأدوار

يمكنك تغيير الأدوار في أي وقت، دون التأثير على البيانات الحالية.

مزايا للشركات الصغيرة والمتوسطة

• رقابة صارمة: تجنب تجاوز الموظفين لحقوقهم أو تعديل بيانات غير صحيحة.
• البيانات بيانات الأمان: تحديد الأذونات حسب الدور، وتجنب تسريب المعلومات.
• تنسيق فعال: يعرف الجميع نطاق عملهم بوضوح.
• سهل الاستخدام: لا يتطلب مهارات تقنية، ويمكن لأصحاب الأعمال إعداده بأنفسهم.

الخلاصة

التحكم في مستوى الوصول يساعد الشركات الصغيرة على العمل باحترافية أكبر - فكل عضو يؤدي الدور المناسب فقط، والبيانات دائمًا آمنة، ويعمل النظام بسلاسة.

من الإدارة إلى موظفي التسويق، يمتلك كل فرد مساحة عمل خاصة به، مع أذونات كافية لإكمال عمله دون التأثير على النظام بأكمله. مع GTG CRM، لا تقتصر مهامك على إدارة عملائك فحسب، بل تشمل أيضًا إدارة فريقك.