1. Truy cập Automation

Bước 1: Từ màn hình chính, nhấp vào menu Automations ở thanh sidebar bên trái.

2. Xem danh sách Automation

Sau khi truy cập, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các automation đã được tạo.

Thông tin hiển thị:

• Tên automation
• Trạng thái (Active/Inactive)
• Ngày tạo
• Ngày cập nhật cuối

3. Tạo Automation mới

Bước 1: Nhấp nút tạo mới

Nhấp vào nút "Tạo Ngay"

Bước 2: Chọn Template (tùy chọn)

Bạn có thể:

• Chọn template có sẵn: Sử dụng các mẫu workflow phổ biến
• Tạo từ đầu: Xây dựng workflow theo ý muốn

Bước 3: Vào Workflow Builder

Giao diện Workflow Builder sẽ hiển thị để bạn thiết kế quy trình.

4. Thiết lập Trigger

Trigger là điểm bắt đầu của automation - sự kiện kích hoạt quy trình.

Bước 1: Thêm Trigger element

Kéo thả element Trigger vào canvas hoặc nhấp vào node Trigger có sẵn.

Bước 2: Chọn Object Type

Chọn loại đối tượng sẽ kích hoạt automation

Bước 3: Chọn Activity

Chọn hoạt động kích hoạt:

• Create: Khi tạo mới
• Update: Khi cập nhật
• Delete: Khi xóa

Lưu ý quan trọng

Sau khi đã thêm Condition vào workflow, Trigger sẽ bị khóa và không thể chỉnh sửa. Hãy đảm bảo cấu hình Trigger chính xác trước khi thêm các element khác.

5. Thiết lập Condition

Condition giúp lọc và kiểm tra các điều kiện cụ thể trước khi thực hiện action.

Bước 1: Thêm Condition element

Kéo thả element Condition vào canvas và kết nối với Trigger.

Bước 2: Chọn Field

Chọn trường dữ liệu cần kiểm tra:

• Status: Trạng thái
• Type: Loại
• Priority: Độ ưu tiên
• Owner: Người phụ trách

Bước 3: Chọn giá trị

Chọn các giá trị cần so sánh:

• To Do
• Open
• In Progress
• Done
• Cancelled

Bước 4: Chọn Operator

Chọn toán tử so sánh:

• equals: Bằng
• not equals: Không bằng
• in: Nằm trong danh sách

6. Thiết lập Action

Action là các thao tác được thực hiện tự động.

Bước 1: Thêm Action element

Kéo thả element Action vào canvas và kết nối với Condition.

Bước 2: Chọn loại Action

Send Email (Gửi email)

Cấu hình:

1. Chọn người nhận:

   • Contact liên quan
   • Team members cụ thể
   

2. Chọn email template:

   Chọn mẫu email đã tạo sẵn trong Email Builder.

   

3. Chọn người gửi:

   Chọn tài khoản email sẽ gửi đi.

   

7. Thiết lập Wait/Delay

Wait/Delay cho phép tạm dừng quy trình trong một khoảng thời gian.

Bước 1: Thêm Wait element

Kéo thả element Wait vào canvas.

Bước 2: Cấu hình thời gian chờ

Nhập số lượng và chọn đơn vị thời gian:

• Phút (Minutes)
• Giờ (Hours)
• Ngày (Days)

Ví dụ: Chờ 10 phút trước khi thực hiện action tiếp theo.

8. Thiết lập Human

Human element được sử dụng khi cần sự can thiệp của con người trong quy trình.

Bước 1: Thêm Human element

Kéo thả element Human vào canvas.

Bước 2: Cấu hình task

Các trường cần điền:

1. Tiêu đề (Title): Mô tả ngắn gọn công việc
2. Ghi chú (Note): Chi tiết công việc cần làm
3. Độ ưu tiên (Priority):
   • Low (Thấp)
   • Medium (Trung bình)
   • High (Cao)
4. Người phụ trách (Assignee): Chọn nhân viên sẽ xử lý

Bước 3: Thiết lập Deadline

Hai cách thiết lập deadline:

1. Relative (Tương đối): X ngày kể từ khi workflow chạy đến bước này
2. Absolute (Tuyệt đối): Chọn ngày cụ thể

9. Lưu và kích hoạt Automation

Bước 1: Kiểm tra workflow

Xem lại toàn bộ quy trình đã thiết lập.

Bước 2: Lưu Automation

Nhấp nút Save để lưu automation.

Bước 3: Xác nhận

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lưu thành công.

Ví dụ thực tế: Workflow Follow-up Task

Kịch bản: Khi một task mới được tạo với status "To Do", hệ thống sẽ:

1. Gửi email thông báo cho team
2. Chờ 10 phút
3. Kiểm tra nếu task type là "Meeting"
   • Nếu đúng: Tạo task cho manager review
   • Nếu sai: Gửi email nhắc nhở

Cấu hình workflow:

[Trigger: Task Created]
        ↓
[Condition: Status = "To Do"]
        ↓ (True)
[Action: Send Email to Team]
        ↓
[Wait: 10 minutes]
        ↓
[Condition: Type = "Meeting"]
    ↙       ↘
(True)    (False)
   ↓         ↓
[Human]  [Send Email]

Mẹo sử dụng

1. Bắt đầu đơn giản

Tạo các automation đơn giản trước, sau đó mở rộng dần.

2. Sử dụng Template

Tận dụng các template có sẵn để tiết kiệm thời gian.

3. Test trước khi kích hoạt

Luôn kiểm tra workflow bằng dữ liệu test trước khi áp dụng thực tế.

4. Đặt tên rõ ràng

Đặt tên automation mô tả chức năng để dễ quản lý.

5. Kiểm tra email template

Đảm bảo đã tạo sẵn email template trong Email Builder trước khi sử dụng trong automation.