Khi chăm khách hàng trở thành công việc “cả ngày không hết”

Trong kinh doanh, không phải khách nào cũng mua ngay từ lần đầu. Họ cần được tư vấn, nhắc nhở, và chăm sóc nhiều lần trước khi ra quyết định.

Với doanh nghiệp nhỏ, việc theo dõi từng khách thủ công gần như bất khả thi:

• Lịch hẹn tư vấn dễ bị quên.
• Email chăm sóc gửi trễ hoặc gửi thiếu.
• Tin nhắn nhắc nhở không kịp lúc khách đang quan tâm.

Những lỗi nhỏ này khiến cơ hội bán hàng trôi qua nhanh, khách hàng mất thiện cảm, và đội ngũ của bạn luôn trong tình trạng quá tải.

GTG CRM Automations – Giải pháp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng cho SMEs

Tính năng Automations trong GTG CRM giúp bạn biến quy trình chăm sóc khách hàng thành kịch bản tự động, vận hành 24/7 mà không cần can thiệp thủ công.

Chỉ với vài thao tác kéo – thả, bạn có thể thiết lập luồng làm việc (workflow) cho mọi tình huống:

• Khi khách điền form → Gửi email cảm ơn.
• Sau 2 ngày chưa phản hồi → Gửi tin nhắn nhắc lịch.
• Sau 3 ngày vẫn im lặng → Phân công nhân viên CSKH gọi trực tiếp.

Cách tạo kịch bản tự động trong GTG CRM

Bước 1: Mở module Automations

Sau khi đăng nhập vào GTG CRM, vào Tự động hoá → Tự động hoá → Tạo mới.

Ở góc màn hình bên phải, chọn Tạo ngay.

Tại đây bạn sẽ thấy danh sách tất cả các workflow hiện có.

Để tạo mới, hãy chọn Tạo luồng công việc mới. Tiếp đến điền tên và mô tả cho luồng công việc mới của bạn.

Bước 2. Chọn Trigger (điều kiện kích hoạt)

Chọn sự kiện bắt đầu quy trình, ví dụ:

• Khách hàng điền form landing page
• Liên hệ mới được thêm vào CRM
• Khách hàng chưa phản hồi trong 3 ngày

Mỗi Trigger có thể đi kèm điều kiện cụ thể, giúp bạn tạo kịch bản linh hoạt theo hành vi khách hàng.

Bước 3: Gắn Action (hành động tự động)

Sau khi chọn trigger, thêm các hành động muốn hệ thống thực hiện, bạn có thể thêm các nút: nhiệm vụ, điều kiện, hẹn giờ… Sau đó cài đặt nút nhiệm vụ, ví dụ như:

• Gửi email (ví dụ: chào mừng, nhắc lịch, cảm ơn)
• Phân công task cho nhân viên phụ trách
• Gửi thông báo nội bộ (notification)

Bạn có thể chèn khoảng thời gian chờ (delay) giữa các bước, ví dụ “sau 1 ngày”, “sau 3 giờ”,… để điều phối luồng tự nhiên hơn.

Đọc thêm: Hướng dẫn tạo email marketing với AI. (gắn bài User Guide Email)

Bước 4: Kích hoạt workflow và theo dõi kết quả

Sau khi hoàn tất, nhấn “Xuất bản” để hệ thống bắt đầu chạy.

Ví dụ thực tế

Bạn là chủ một spa nhỏ, mỗi ngày có hàng chục khách điền form tư vấn liệu trình.

Thay vì:

• Kiểm tra form thủ công → gửi email cảm ơn.
• Nhắn tin nhắc lại lịch.
• Gọi điện cho khách chưa phản hồi.

Giờ đây, tất cả được tự động hoá:

1. Khi khách điền form → hệ thống gửi email cảm ơn kèm brochure.

2. Sau 1 ngày chưa phản hồi → hệ thống tự gửi tin nhắn nhắc lịch.

3. Sau 3 ngày vẫn im lặng → workflow phân công nhân viên gọi trực tiếp.

Kết quả: không bỏ sót khách nào, tiết kiệm thời gian, và tỷ lệ chốt cao hơn.

Lợi ích của Automations với doanh nghiệp nhỏ

• Không bỏ sót khách hàng: mọi lead đều được chăm sóc đúng kịch bản.
• Tiết kiệm thời gian & nhân lực: một lần setup, hệ thống chạy tự động 24/7.
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi: khách nhận đúng thông điệp vào đúng thời điểm.
• Nâng cao trải nghiệm: sự nhất quán giúp thương hiệu chuyên nghiệp hơn.

Kết luận

Automations không chỉ giúp “làm nhanh hơn”, mà giúp bạn “làm thông minh hơn”.

Với GTG CRM, SMEs có thể dễ dàng tự động hóa quy trình marketing – sales – chăm sóc khách hàng mà không cần kỹ năng kỹ thuật. Từ đó, bạn tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tuần, tập trung vào điều quan trọng nhất: phát triển doanh nghiệp.