Hướng Dẫn Sử Dụng Tính Năng Automation Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Truy cập Automations → tạo một quy trình (từ template hoặc từ đầu) → thiết lập Trigger, Condition, Action, Wait, Human → dùng "Ask AI" để cấu hình bước nhanh và gợi ý bước tiếp theo theo ngữ cảnh → lưu và kích hoạt → xem lịch sử chạy trực quan để biết quy trình chạy tới đâu → dùng kịch bản có sẵn trong Kho Tự Động Hoá hai tầng.

Chưa nắm tổng quan tính năng? Xem trước bài Automation — Tự Động Hoá Quy Trình.

Chuẩn bị trước

1. Đăng nhập GTG CRM, thấy menu Automations ở thanh bên trái. — Nơi tạo và quản lý quy trình tự động.

2. (Nên có) Đã tạo sẵn email template trong Email Builder. — Để dùng ở bước gửi email.

Bước 1 — Truy cập Automation & xem danh sách

1. Từ màn hình chính, nhấp menu Automations ở thanh sidebar bên trái.
2. Xem danh sách các quy trình đã tạo: tên, trạng thái (Active/Inactive), ngày tạo, ngày cập nhật.

✅ Kết quả mong đợi: Danh sách các automation hiện ra với trạng thái của từng quy trình.

Bước 2 — Tạo Automation mới (chọn template hoặc từ đầu)

1. Nhấp nút "Tạo Ngay".
2. Chọn template có sẵn để bắt đầu nhanh, hoặc Tạo từ đầu để tự dựng.
3. Giao diện Workflow Builder hiện ra để bạn thiết kế quy trình.

✅ Kết quả mong đợi: Workflow Builder mở ra, sẵn sàng để thêm các bước.

Bước 3 — Thiết lập Trigger (điểm bắt đầu)

1. Kéo thả element Trigger vào canvas (hoặc nhấp node Trigger có sẵn).
2. Chọn Object Type (loại đối tượng kích hoạt).
3. Chọn Activity: Create (tạo mới) · Update (cập nhật) · Delete (xoá).

✅ Kết quả mong đợi: Trigger được cấu hình. Lưu ý: sau khi thêm Condition, Trigger sẽ bị khoá — hãy cấu hình Trigger chính xác trước.

Bước 4 — Thiết lập Condition (điều kiện)

1. Kéo thả element Condition vào canvas và kết nối với Trigger.
2. Chọn Field cần kiểm tra (Status, Type, Priority, Owner…).
3. Chọn giá trị so sánh (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled…).
4. Chọn Operator: equals (bằng) · not equals (không bằng) · in (nằm trong danh sách).

✅ Kết quả mong đợi: Condition lọc đúng các trường hợp bạn muốn trước khi chạy tiếp.

Bước 5 — Thiết lập Action (hành động)

1. Kéo thả element Action vào canvas và kết nối với Condition.
2. Chọn loại hành động. Kho hành động rất phong phú (hơn 120 hành động trải khắp CRM, bán hàng, kho, kế toán, nhắn tin, thông báo, hỗ trợ, công việc…). Ví dụ Send Email:

• Chọn người nhận: Contact liên quan hoặc team member cụ thể.
• Chọn email template đã tạo trong Email Builder.
• Chọn người gửi (tài khoản email gửi đi).

✅ Kết quả mong đợi: Action được cấu hình và nối vào quy trình.

Bước 6 — Dùng "Ask AI" để cấu hình bước nhanh

1. Thêm một bước Action rồi mở bảng cấu hình (khi còn trống, bảng có nút "Ask AI").
2. Bấm "Ask AI", gõ điều bạn muốn bằng lời — ví dụ *"gửi email cảm ơn khách hàng mới"*.
3. AI tự chọn hành động phù hợp và điền sẵn cấu hình bước; bạn chỉ việc bổ sung chi tiết.

✅ Kết quả mong đợi: Bước được điền sẵn đúng hành động bạn mô tả (AI chỉ gợi ý các hành động hệ thống thực thi được).

Bước 7 — Thêm bước tiếp theo bằng gợi ý theo ngữ cảnh

1. Bấm "+ thêm bước" dưới một bước đã có.
2. Chọn từ danh sách hành động được gợi ý theo đối tượng của bước nguồn (ví dụ sau "Contact created" → Gửi email · Tạo deal · Cập nhật contact · Tạo việc).

✅ Kết quả mong đợi: Một bước mới đã cấu hình sẵn xuất hiện và tự nối vào quy trình.

Bước 8 — Thiết lập Wait/Delay & Human (khi cần)

1. Wait/Delay: kéo element Wait vào canvas, nhập số lượng và chọn đơn vị (Phút/Giờ/Ngày). Ví dụ: chờ 10 phút trước khi làm bước kế.
2. Human: kéo element Human khi cần con người xử lý — điền Tiêu đề, Ghi chú, Độ ưu tiên (Low/Medium/High), Người phụ trách, và Deadline (tương đối: X ngày kể từ khi tới bước này; hoặc tuyệt đối: chọn ngày cụ thể).

✅ Kết quả mong đợi: Quy trình tạm dừng đúng khoảng thời gian đặt; bước Human tạo một công việc chờ người phụ trách xử lý trước khi đi tiếp.

Bước 9 — Lưu và kích hoạt Automation

1. Xem lại toàn bộ quy trình.
2. Nhấp Save để lưu.
3. Hệ thống hiển thị thông báo lưu thành công; bật quy trình sang Active để chạy.

✅ Kết quả mong đợi: Quy trình được lưu và kích hoạt, bắt đầu chạy khi Trigger xảy ra.

Bước 10 — Xem lịch sử chạy trực quan

1. Trong builder, mở Lịch sử chạy.
2. Chọn một lần chạy trong danh sách (có trạng thái: đang chạy · đang chờ · thành công · thất bại).
3. Xem sơ đồ quy trình tô màu theo trạng thái từng bước (xanh = xong, hổ phách = đang chờ, đỏ = lỗi); bấm một bước để xem chi tiết (thời lượng, lý do chờ, lỗi, dữ liệu nghiệp vụ đã xử lý).

✅ Kết quả mong đợi: Bạn thấy đúng lần chạy đó đi tới bước nào, đang dừng ở đâu và vì sao — ngay trên sơ đồ.

Bước 11 — Duyệt Kho Tự Động Hoá hai tầng và dùng kịch bản có sẵn

1. Vào Automations, mở Kho Tự Động Hoá (Catalog). Duyệt theo cụm chức năng (CRM/khách hàng, kế toán, nhân sự, giao việc…) rồi mở kịch bản (playbook) bên trong.
2. Dùng nhanh:

• Kịch bản Contact/Company: chào mừng, nhắc theo dõi khách/công ty — bật lên là chạy.
• Kịch bản Tìm đối tác & khách hàng tiềm năng: sau khi nhập contact/company từ công cụ tìm kiếm bằng AI, gắn kịch bản tiếp cận để bắt đầu chuỗi outreach.

✅ Kết quả mong đợi: Kịch bản có sẵn được bật và chạy; kịch bản chưa dùng được ẩn bớt cho gọn.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Mở Automations — Danh sách quy trình + trạng thái

Tạo mới + chọn template — Workflow Builder mở ra

Cấu hình Trigger/Condition/Action — Các bước nối thành sơ đồ quy trình

Bấm "Ask AI" — Bước được điền sẵn đúng hành động mô tả

"+ thêm bước" — Bước tiếp theo đã cấu hình sẵn, hợp ngữ cảnh

Save + Active — Quy trình chạy khi Trigger xảy ra

Mở Lịch sử chạy — Sơ đồ tô màu theo trạng thái từng bước; chi tiết mỗi bước

Mở Kho Tự Động Hoá — Kịch bản có sẵn theo cụm chức năng, bật là chạy

Mẹo sử dụng

1. Bắt đầu đơn giản: tạo quy trình ngắn trước, mở rộng dần.
2. Tận dụng template và "Ask AI" để dựng nhanh.
3. Test trước khi kích hoạt: chạy thử với dữ liệu test, rồi mở Lịch sử chạy để kiểm tra từng bước.
4. Đặt tên rõ ràng để dễ quản lý.
5. Chuẩn bị email template trong Email Builder trước khi dùng ở bước gửi email.