1. أتمتة الوصول

الخطوة 1: من الشاشة الرئيسية، انقر على قائمة التشغيل الآلي في الشريط الجانبي الأيسر.

2. عرض قائمة التشغيل الآلي

بعد الدخول إلى الموقع، سترى قائمة بجميع عمليات التشغيل الآلي التي تم إنشاؤها.

المعلومات المعروضة:

• اسم السيارة
• الحالة (نشط/غير نشط)
• تاريخ الإنشاء
• تاريخ آخر تحديث

3. إنشاء نظام أتمتة جديد.

الخطوة 1: انقر فوق زر الإنشاء

انقر على زر "إنشاء الآن" .

الخطوة الثانية: اختيار قالب (اختياري)

أنت تستطيع:

• اختر قالبًا جاهزًا : استخدم قوالب سير العمل الشائعة.
• أنشئ من الصفر : ابنِ سير عملك الخاص.

الخطوة 3: انتقل إلى أداة إنشاء سير العمل

ستظهر واجهة منشئ سير العمل، مما يسمح لك بتصميم العملية.

4. إعداد المُشغِّل

المحفزات هي نقطة البداية للأتمتة - الأحداث التي تؤدي إلى بدء عملية ما.

الخطوة 1: إضافة عنصر تشغيل

اسحب عنصر Trigger وأفلته على اللوحة القماشية أو انقر على عقدة Trigger موجودة.

الخطوة الثانية: تحديد نوع الكائن

حدد نوع الكائن الذي سيؤدي إلى تشغيل الأتمتة.

الخطوة 3: تحديد النشاط

حدد النشاط المُحفِّز:

• إنشاء : عند إنشاء عنصر جديد
• تحديث : عند التحديث
• حذف : عند الحذف

ملاحظة هامة

بعد إضافة شرط إلى سير العمل، سيتم قفل المُشغّل ولن يكون بالإمكان تعديله. تأكد من تهيئة المُشغّل بشكل صحيح قبل إضافة عناصر أخرى.

5. تحديد الشروط

تساعد الشروط في تصفية وفحص شروط محددة قبل اتخاذ أي إجراء.

الخطوة 1: أضف عنصر شرط

اسحب عنصر الشرط وأفلته على اللوحة وقم بتوصيله بالمشغل.

الخطوة الثانية: تحديد الحقل

حدد حقول البيانات المراد فحصها:

• الحالة : الحالة
• النوع : النوع
• الأولوية : مستوى الأولوية
• المالك : الشخص المسؤول

الخطوة 3: حدد القيمة

حدد القيم المراد مقارنتها:

• للقيام به
• يفتح
• في تَقَدم
• منتهي
• تم الإلغاء

الخطوة الرابعة: تحديد المشغل

اختر عامل المقارنة:

• يساوي : يساوي
• لا يساوي : لا يساوي
• في : مدرج في القائمة

6. إعداد الإجراء

الإجراءات هي عمليات يتم تنفيذها تلقائيًا.

الخطوة 1: أضف عنصر إجراء

اسحب عنصر الإجراء وأفلته على اللوحة وقم بتوصيله بالشرط.

الخطوة الثانية: حدد نوع الإجراء

إرسال بريد إلكتروني

إعدادات:

1. اختر المستلم:

   • جهة الاتصال ذات الصلة
   • أعضاء الفريق المحددين
   

2. اختر قالب بريد إلكتروني:

   اختر قالب بريد إلكتروني جاهز من أداة إنشاء البريد الإلكتروني.

   

3. حدد المرسل:

   اختر حساب البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال الرسالة إليه.

   

7. ضبط وقت الانتظار/التأخير

تتيح لك خاصية الانتظار/التأخير إيقاف عملية ما مؤقتًا لفترة من الزمن.

الخطوة 1: أضف عنصر الانتظار

اسحب عنصر الانتظار وأفلته على اللوحة.

الخطوة الثانية: ضبط مهلة الاتصال.

أدخل الكمية وحدد وحدة الوقت:

• دقائق
• ساعات
• أيام

مثال: انتظر 10 دقائق قبل اتخاذ الإجراء التالي.

8. إعداد الإنسان

يُستخدم العنصر البشري عندما يكون التدخل البشري مطلوبًا في العملية.

الخطوة الأولى: أضف العنصر البشري

اسحب وأفلت عنصر الإنسان على اللوحة.

الخطوة الثانية: تهيئة المهمة

الحقول المطلوب ملؤها:

1. العنوان: وصف موجز للوظيفة
2. ملاحظة: تفاصيل المهام المطلوب إنجازها
3. أولوية:
   • قليل
   • واسطة
   • عالي
4. المُسند إليه: حدد الموظف الذي سيتولى هذه المهمة.

الخطوة الثالثة: تحديد الموعد النهائي

طريقتان لتحديد موعد نهائي:

1. النسبة المئوية: عدد الأيام منذ وصول سير العمل إلى هذه الخطوة
2. مطلق: حدد تاريخًا محددًا

9. حفظ وتفعيل التشغيل التلقائي

الخطوة 1: التحقق من سير العمل

راجع العملية المتبعة بأكملها.

الخطوة الثانية: حفظ الأتمتة

انقر على زر الحفظ لحفظ عملية التشغيل الآلي.

الخطوة الثالثة: التأكيد

سيعرض النظام رسالة "تم الحفظ بنجاح".

مثال عملي: مهمة متابعة سير العمل

السيناريو: عند إنشاء مهمة جديدة بحالة "قيد التنفيذ"، سيقوم النظام بما يلي:

1. أرسل إشعارًا عبر البريد الإلكتروني إلى الفريق.
2. انتظر 10 دقائق
3. تحقق مما إذا كان نوع المهمة هو "اجتماع"
   • إذا كان ذلك صحيحاً: أنشئ مهمة ليقوم المدير بمراجعتها.
   • في حال وجود خطأ: أرسل بريدًا إلكترونيًا للتذكير.

تهيئة سير العمل:

 [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email] نصائح الاستخدام [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email]

1. ابدأ ببساطة.

أنشئ عمليات أتمتة بسيطة أولاً، ثم قم بتوسيعها تدريجياً.

2. استخدام القوالب

استخدم القوالب الجاهزة لتوفير الوقت.

3. الاختبار قبل التفعيل.

اختبر سير العمل دائمًا باستخدام بيانات الاختبار قبل تطبيقه عمليًا.

4. أعطه اسماً واضحاً.

أعطِ نظام التشغيل الآلي الخاص بك اسمًا وصفيًا لتسهيل إدارته.

5. تحقق من نموذج البريد الإلكتروني.

تأكد من أنك قد أنشأت قالب البريد الإلكتروني الخاص بك في أداة إنشاء البريد الإلكتروني قبل استخدامه في الأتمتة.