ما الذي ستتمكن من القيام به بعد هذا الدليل
الوصول إلى الأتمتة → إنشاء عملية (من قالب أو من البداية) → إعداد المشغل، الشرط، الإجراء، الانتظار، الإنسان → استخدام "اسأل الذكاء الاصطناعي" لتكوين خطوات سريعة و اقتراح الخطوة التالية حسب السياق → حفظ وتفعيل → عرض سجل التشغيل المرئي لمعرفة مكان تقدم العملية → استخدام السيناريوهات الجاهزة في مستودع الأتمتة ذي الطبقات.
هل لا تزال بحاجة إلى نظرة عامة على الميزة؟ راجع أولاً المقال الأتمتة — أتمتة العمليات.
التحضيرات
1. تسجيل الدخول إلى GTG CRM، سترى قائمة الأتمتة في الشريط الجانبي الأيسر. — حيث يتم إنشاء وإدارة العمليات الآلية.
2. (مستحسن) تم إنشاء قوالب البريد الإلكتروني مسبقًا في منشئ البريد الإلكتروني. — للاستخدام في خطوة إرسال البريد الإلكتروني.
الخطوة 1 — الوصول إلى الأتمتة وعرض القائمة
من الشاشة الرئيسية، انقر على قائمة Automations في الشريط الجانبي الأيسر.
عرض قائمة العمليات التي تم إنشاؤها: الاسم، الحالة (نشط/غير نشط)، تاريخ الإنشاء، تاريخ التحديث.
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر قائمة الأتمتة مع حالة كل عملية.
الخطوة 2 — إنشاء أتمتة جديدة (اختيار قالب أو من البداية)
انقر على زر "إنشاء الآن".
اختر قالبًا جاهزًا للبدء بسرعة، أو أنشئ من البداية لبناء بنفسك.
تظهر واجهة منشئ سير العمل لتصميم العملية.
✅ النتيجة المتوقعة: يفتح منشئ سير العمل، جاهزًا لإضافة الخطوات.
الخطوة 3 — إعداد المشغل (نقطة البداية)
اسحب وأفلت عنصر Trigger إلى اللوحة (أو انقر على عقدة المشغل الموجودة).
اختر نوع الكائن (الكائن الذي سيتم تشغيله).
اختر النشاط: إنشاء · تحديث · حذف.
✅ النتيجة المتوقعة: تم تكوين المشغل. ملاحظة: بعد إضافة شرط، سيتم قفل المشغل — قم بتكوين المشغل بشكل صحيح أولاً.
الخطوة 4 — إعداد الشرط
اسحب عنصر Condition وأفلته على اللوحة وقم بتوصيله بـ Trigger.
اختر Field الذي تريد فحصه (Status, Type, Priority, Owner…).
اختر value للمقارنة (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled…).
اختر Operator: equals (يساوي) · not equals (لا يساوي) · in (ضمن القائمة).
إذا قمت بتغيير مصدر بيانات Condition، سيطلب النظام تأكيدًا ويخبرك بعدد القواعد التي سيتم حذفها. عند الحفظ، إذا كان هناك شرط صحيح دائمًا، سيصدر النظام تحذيرًا مسبقًا.
✅ النتيجة المتوقعة: يقوم Condition بتصفية الحالات التي تريدها بشكل صحيح قبل المتابعة.
الخطوة 5 — إعداد Action (الإجراء)
اسحب عنصر Action وأفلته على اللوحة وقم بتوصيله بـ Condition.
اختر نوع الإجراء. مخزن الإجراءات غني جدًا (أكثر من 120 إجراء يغطي CRM، المبيعات، المخزون، المحاسبة، الرسائل، الإشعارات، الدعم، المهام…). مثال Send Email:
اختر المستلمين: جهة اتصال ذات صلة أو عضو فريق محدد.
اختر قالب بريد إلكتروني تم إنشاؤه في Email Builder.
اختر المرسل (حساب البريد الإلكتروني الذي سيتم الإرسال منه).
✅ النتيجة المتوقعة: يتم تكوين Action وتوصيله بسير العمل.
الخطوة 6 — استخدام "Ask AI" لتهيئة الخطوة بسرعة
أضف خطوة Action وافتح لوحة الإعدادات (عندما تكون فارغة، تحتوي اللوحة على زر "Ask AI").
انقر على "Ask AI"، اكتب ما تريده بالكلمات — على سبيل المثال * "إرسال بريد إلكتروني شكر للعملاء الجدد" *.
يقوم الذكاء الاصطناعي باختيار الإجراء المناسب تلقائيًا ويملأ إعدادات الخطوة مسبقًا؛ أنت فقط بحاجة إلى إضافة التفاصيل.
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر الخطوة مملوءة بالإجراء الصحيح الذي وصفته (يقترح الذكاء الاصطناعي فقط الإجراءات التي يمكن للنظام تنفيذها).
الخطوة 7 — إضافة الخطوة التالية بالاقتراحات السياقية
انقر على "+ إضافة خطوة" أسفل خطوة موجودة.
اختر من القائمة الإجراءات المقترحة بناءً على كائن الخطوة المصدر (على سبيل المثال، بعد "Contact created" → إرسال بريد إلكتروني · إنشاء صفقة · تحديث جهة الاتصال · إنشاء مهمة).
✅ النتيجة المتوقعة: تظهر خطوة جديدة مهيأة مسبقًا وتتصل تلقائيًا بسير العمل.
الخطوة 8 — إعداد Wait/Delay & Human (عند الحاجة)
Wait/Delay: اسحب عنصر Wait إلى لوحة الرسم، أدخل المدة واختر الوحدة (دقائق/ساعات/أيام). مثال: انتظر 10 دقائق قبل تنفيذ الخطوة التالية.
Human: اسحب عنصر Human عندما تحتاج إلى تدخل بشري — املأ العنوان، الملاحظات، الأولوية (منخفض/متوسط/مرتفع)، المسؤول، الموعد النهائي (نسبي: X أيام من الوصول إلى هذه الخطوة؛ أو مطلق: اختر تاريخًا محددًا).
✅ النتيجة المتوقعة: تتوقف العملية للفترة الزمنية المحددة؛ خطوة Human تنشئ مهمة تنتظر مسؤول المعالجة قبل المتابعة.
الخطوة 9 — حفظ وتفعيل الأتمتة
راجع العملية بأكملها.
انقر Save للحفظ.
يعرض النظام رسالة نجاح الحفظ؛ قم بتشغيل العملية لتصبح Active.
✅ النتيجة المتوقعة: يتم حفظ الأتمتة وتفعيلها، وتبدأ في العمل عند حدوث المشغل.
الخطوة 10 — عرض سجل التشغيل المرئي
في المنشئ، افتح سجل التشغيل.
اختر تشغيلًا من القائمة (مع الحالات: قيد التشغيل · في الانتظار · نجاح · فشل).
شاهد مخطط العملية ملونًا حسب حالة كل خطوة (أخضر = مكتمل، كهرماني = في الانتظار، أحمر = خطأ)؛ انقر على خطوة لعرض التفاصيل (المدة، سبب الانتظار، الخطأ، بيانات العمل المعالجة).
✅ النتيجة المتوقعة: ترى في المخطط بالضبط أي خطوة وصل إليها التشغيل، وأين يتوقف، ولماذا.
الخطوة 11 — تصفح مكتب الأتمتة ذو المستويين واستخدام السيناريوهات الجاهزة
اذهب إلى Automations، افتح مكتب الأتمتة (Catalog). تصفح حسب مجموعات الوظائف (CRM/عملاء، محاسبة، موارد بشرية، تعيين مهام…) ثم افتح السيناريو (playbook) بداخله.
استخدام سريع:
سيناريو الاتصال/الشركة: الترحيب، تذكير بمتابعة العميل/الشركة — تفعيله ليبدأ العمل.
سيناريو البحث عن الشركاء والعملاء المحتملين: بعد إدخال الاتصال/الشركة من أداة البحث بالذكاء الاصطناعي، اربط سيناريو التواصل لبدء سلسلة الاتصال.
✅ النتيجة المتوقعة: يتم تفعيل وتشغيل السيناريوهات الجاهزة؛ يتم إخفاء السيناريوهات غير المستخدمة لتبسيط العرض.
جدول سريع للنتائج المتوقعة
فتح Automations — قائمة العمليات + حالتها
إنشاء جديد + اختيار قالب — سيتم فتح منشئ سير العمل
تكوين المشغل/الشرط/الإجراء — الخطوات متصلة لتكوين مخطط العملية
النقر على "Ask AI" — سيتم ملء الخطوة مسبقًا بالإجراء الصحيح الموصوف
"+ إضافة خطوة" — تم تكوين الخطوة التالية مسبقًا، ومتوافقة مع السياق
حفظ + تفعيل — ستبدأ العملية عند حدوث المشغل
فتح سجل التشغيل — مخطط ملون حسب حالة كل خطوة؛ تفاصيل كل خطوة
فتح مستودع الأتمتة — سيناريوهات جاهزة حسب مجموعات الوظائف، قم بتشغيلها وسيتم تفعيلها
نصائح للاستخدام
ابدأ ببساطة: قم بإنشاء عمليات قصيرة أولاً، ثم قم بتوسيعها تدريجياً.
استفد من القوالب و"اسأل الذكاء الاصطناعي" للبناء السريع.
اختبر قبل التنشيط: قم بالتشغيل التجريبي ببيانات اختبار، ثم افتح سجل التشغيل للتحقق من كل خطوة.
قم بالتسمية بوضوح لتسهيل الإدارة.
قم بإعداد قوالب البريد الإلكتروني في منشئ البريد الإلكتروني قبل استخدامها في خطوة إرسال البريد الإلكتروني.
