ما الذي ستتمكن من القيام به بعد هذا الدليل

الوصول إلى Automations → إنشاء تدفق (من قالب أو من البداية) → إعداد Trigger، Condition، Action، Wait، Human → استخدام "Ask AI" لتكوين خطوة سريعة و اقتراح الخطوة التالية بناءً على السياق → حفظ وتفعيل → عرض سجل التشغيل المرئي لمعرفة مدى تقدم التدفق → استخدام السيناريوهات الجاهزة في مستودع الأتمتة ثنائي الطبقات.

لم تحصل على نظرة عامة على الميزة؟ شاهد أولاً المقال Automation — أتمتة سير العمل.

الاستعدادات المسبقة

1. تسجيل الدخول إلى GTG CRM، ورؤية قائمة Automations في الشريط الجانبي الأيسر. — المكان الذي يتم فيه إنشاء وإدارة سير العمل الآلي.

2. (يُفضل) أن يكون لديك قالب بريد إلكتروني تم إنشاؤه مسبقًا في Email Builder. — لاستخدامه في خطوة إرسال البريد الإلكتروني.

الخطوة 1 — الوصول إلى Automation & عرض القائمة

  1. من الشاشة الرئيسية، انقر فوق قائمة Automations في الشريط الجانبي الأيسر.
  2. عرض قائمة التدفقات التي تم إنشاؤها: الاسم، الحالة (نشط/غير نشط)، تاريخ الإنشاء، تاريخ التحديث.

✅ النتيجة المتوقعة: تظهر قائمة الأتمتة مع حالة كل تدفق.

قائمة Automations في الشريط الجانبي قائمة الأتمتة

الخطوة 2 — إنشاء Automation جديد (اختيار قالب أو من البداية)

  1. انقر فوق الزر "إنشاء الآن".
  2. اختر قالبًا جاهزًا للبدء بسرعة، أو أنشئ من البداية للبناء بنفسك.
  3. تظهر واجهة Workflow Builder لتصميم سير العمل الخاص بك.

✅ النتيجة المتوقعة: يتم فتح Workflow Builder، جاهزًا لإضافة الخطوات.

زر إنشاء الآن اختيار قالب Workflow Builder

الخطوة 3 — إعداد Trigger (نقطة البداية)

  1. اسحب وأسقط عنصر Trigger إلى اللوحة (أو انقر فوق عقدة Trigger الموجودة).
  2. اختر Object Type (نوع الكائن الذي سيؤدي إلى التفعيل).
  3. اختر Activity: Create (إنشاء) · Update (تحديث) · Delete (حذف).

✅ النتيجة المتوقعة: تم تكوين Trigger. ملاحظة: بعد إضافة Condition، سيتم قفل Trigger — قم بتكوين Trigger بدقة قبل ذلك.

عنصر Trigger اختيار Object Type

الخطوة 4 — إعداد Condition (الشرط)

  1. اسحب وأسقط عنصر Condition إلى اللوحة وقم بتوصيله بـ Trigger.
  2. اختر Field (الحقل) الذي تريد التحقق منه (Status, Type, Priority, Owner...).
  3. اختر القيمة للمقارنة (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled...).
  4. اختر Operator: equals (يساوي) · not equals (لا يساوي) · in (يقع ضمن قائمة).

✅ النتيجة المتوقعة: يقوم Condition بتصفية الحالات التي تريدها بدقة قبل المتابعة.

Element Condition

الخطوة 5 — إعداد الإجراء (Action)

  1. اسحب عنصر Action وأفلته على اللوحة وقم بتوصيله بـ Condition.
  2. اختر نوع الإجراء. مخزون الإجراءات غني جدًا (أكثر من 120 إجراء تغطي كافة أقسام نظام إدارة علاقات العملاء، المبيعات، المخزون، المحاسبة، المراسلة، الإشعارات، الدعم، المهام...). مثال Send Email:
  • اختر المستلمين: جهة اتصال ذات صلة أو عضو فريق محدد.
  • اختر قالب البريد الإلكتروني الذي تم إنشاؤه في Email Builder.
  • اختر المرسل (حساب البريد الإلكتروني الذي سيتم الإرسال منه).

✅ النتيجة المتوقعة: تم تكوين الإجراء وتوصيله بالتدفق.

Element Action Cấu hình Send Email Chọn người nhận Chọn email template

الخطوة 6 — استخدم "Ask AI" لتكوين الخطوة بسرعة

  1. أضف خطوة إجراء وافتح لوحة التكوين (عندما تكون فارغة، تحتوي اللوحة على زر "Ask AI").
  2. اضغط على "Ask AI"، واكتب ما تريده بالكلمات — على سبيل المثال * "إرسال بريد إلكتروني شكر للعملاء الجدد"*.
  3. سيقوم الذكاء الاصطناعي باختيار الإجراء المناسب وملء تكوين الخطوة مسبقًا؛ ما عليك سوى إضافة التفاصيل.

✅ النتيجة المتوقعة: تم ملء الخطوة مسبقًا بالإجراء الصحيح الذي وصفته (يقترح الذكاء الاصطناعي فقط الإجراءات التي يمكن للنظام تنفيذها).

Nút Ask AI trên bảng cấu hình bước

الخطوة 7 — أضف الخطوة التالية بالاقتراحات السياقية

  1. اضغط على "+ إضافة خطوة" أسفل خطوة موجودة.
  2. اختر من قائمة الإجراءات المقترحة بناءً على كائن الخطوة المصدر (على سبيل المثال، بعد "Contact created" → إرسال بريد إلكتروني · إنشاء صفقة · تحديث جهة اتصال · إنشاء مهمة).

✅ النتيجة المتوقعة: ستظهر خطوة جديدة مكونة مسبقًا وتتصل تلقائيًا بالتدفق.

Menu gợi ý bước tiếp theo theo ngữ cảnh

الخطوة 8 — إعداد Wait/Delay و Human (عند الحاجة)

  1. Wait/Delay: اسحب عنصر Wait وأفلته على اللوحة، أدخل الكمية واختر الوحدة (دقيقة/ساعة/يوم). مثال: انتظر 10 دقائق قبل القيام بالخطوة التالية.
  2. Human: اسحب عنصر Human عندما تحتاج إلى تدخل بشري — املأ العنوان، الملاحظات، الأولوية (Low/Medium/High)، الشخص المسؤول، وتاريخ الاستحقاق (نسبي: X أيام من وقت الوصول إلى هذه الخطوة؛ أو مطلق: اختر تاريخًا محددًا).

✅ النتيجة المتوقعة: يتوقف التدفق مؤقتًا للمدة الزمنية المحددة؛ يقوم خطوة Human بإنشاء مهمة في انتظار المعالج لمعالجتها قبل المتابعة.

Cấu hình Wait/Delay Cấu hình bước Human

الخطوة 9 — حفظ وتفعيل الأتمتة

  1. راجع العملية بأكملها.
  2. انقر على Save للحفظ.
  3. يعرض النظام رسالة نجاح الحفظ؛ قم بتفعيل العملية إلى Active لتشغيلها.

✅ النتيجة المتوقعة: يتم حفظ العملية وتفعيلها، وتبدأ بالعمل عند حدوث الزناد (Trigger).

حفظ الأتمتة تم الحفظ بنجاح

الخطوة 10 — عرض سجل التشغيل بشكل مرئي

  1. في الباني (builder)، افتح سجل التشغيل.
  2. اختر تشغيلًا واحدًا من القائمة (له حالة: قيد التشغيل · قيد الانتظار · نجاح · فشل).
  3. شاهد مخطط العملية الملون حسب حالة كل خطوة (أخضر = مكتمل، كهرماني = قيد الانتظار، أحمر = خطأ)؛ انقر على خطوة لعرض التفاصيل (المدة، سبب الانتظار، الأخطاء، بيانات الأعمال التي تمت معالجتها).

✅ النتيجة المتوقعة: ترى التشغيل المحدد، وأين وصل، وأين توقف، ولماذا — مباشرة على المخطط.

سجل التشغيل: مخطط العملية الملون حسب حالة كل خطوة

الخطوة 11 — تصفح كتالوج الأتمتة ذي الطبقتين واستخدام القوالب الجاهزة

  1. انتقل إلى Automations، افتح كتالوج الأتمتة (Catalog). تصفح حسب فئات الوظائف (CRM/العملاء، المحاسبة، الموارد البشرية، تعيين المهام...) ثم افتح السيناريو (playbook) بداخله.
  2. استخدام سريع:
  • سيناريو جهة الاتصال/الشركة: ترحيب، تذكير بمتابعة العميل/الشركة — قم بتفعيله ليبدأ التشغيل.
  • سيناريو البحث عن شركاء وعملاء محتملين: بعد إدخال جهة اتصال/شركة من أداة البحث بالذكاء الاصطناعي، قم بإرفاق سيناريو الاتصال لبدء سلسلة التواصل.

✅ النتيجة المتوقعة: يتم تفعيل وتشغيل السيناريو الجاهز؛ يتم إخفاء السيناريوهات التي لم يتم استخدامها بعد لتوفير المساحة.

كتالوج الأتمتة ذي الطبقتين حسب فئات الوظائف

جدول مرجعي سريع للنتائج المتوقعة

فتح Automations — قائمة العمليات + الحالة

إنشاء جديد + اختيار قالب — يفتح مصمم سير العمل (Workflow Builder)

تكوين الزناد/الشرط/الإجراء — الخطوات المتصلة لتكوين مخطط العملية

النقر على "Ask AI" — تم ملء الخطوة مسبقًا بالإجراء الصحيح المطابق للوصف

"+ إضافة خطوة" — الخطوة التالية تم تكوينها مسبقًا، وتتناسب مع السياق

حفظ + تفعيل — تعمل العملية عند حدوث الزناد (Trigger)

فتح سجل التشغيل — مخطط ملون حسب حالة كل خطوة؛ تفاصيل كل خطوة

فتح كتالوج الأتمتة — سيناريوهات جاهزة حسب فئات الوظائف، يتم تفعيلها للتشغيل

نصائح الاستخدام

  1. ابدأ ببساطة: قم بإنشاء عمليات قصيرة أولاً، ثم قم بتوسيعها تدريجياً.
  2. استفد من القوالب و"Ask AI" للبناء السريع.
  3. اختبر قبل التفعيل: قم بتشغيل تجريبي مع بيانات اختبار، ثم افتح سجل التشغيل للتحقق من كل خطوة.
  4. قم بتسمية واضحة لسهولة الإدارة.
  5. جهز قوالب البريد الإلكتروني في مصمم البريد الإلكتروني (Email Builder) قبل استخدامها في خطوة إرسال البريد الإلكتروني.