دليل شامل لإصدار الفواتير الإلكترونية مع GTG CRM — من الألف إلى الياء

تقدم هذه المقالة دليلاً مفصلاً خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء الفواتير الإلكترونية باستخدام GTG CRM - بدءًا من الإعداد الأولي وحتى إنشاء الفواتير اليومية ومعالجة الأخطاء.

الخطوة صفر: التحضير قبل البدء

قبل إصدار فاتورة إلكترونية، عليك تجهيز ما يلي:

الخطوة الأولى: إعداد معلومات العمل

تسجيل الدخول إلى نظام إدارة علاقات العملاء GTG → الإعدادات → معلومات العمل :

```

اسم الشركة: شركة ABC المحدودة

رقم التعريف الضريبي: 0123456789

العنوان: 123 شارع نجوين فان أ، المنطقة 1، مدينة هوشي منه

رقم الهاتف: 028 1234 5678

البريد الإلكتروني: info@abc.com.vn

الممثل: نغوين فان أ

```

الخطوة الثانية: إعداد نموذج الفاتورة

انتقل إلى إدارة الفواتير ← إعدادات القالب :

1. اختر نوع الفاتورة :

• فواتير ضريبة القيمة المضافة (معدلات الضريبة 5%، 8%، 10%)
• فاتورة مبيعات (باستثناء ضريبة القيمة المضافة)

1. اختر قالب عرض :

• شعار الشركة
• معلومات التذييل
• ملاحظات افتراضية

1. إعداد رموز الفواتير :

• مثال على الترميز: 1C24TAA (مثال)
• يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء أرقام فواتير متسلسلة.

الخطوة 3: إصدار الفواتير يدوياً

الطريقة الأولى: إنشاء فاتورة جديدة

1. انتقل إلى الفواتير ← إنشاء جديد
2. أدخل معلومات المشتري:

• اسم الشركة/الفرد
• الرقم الضريبي (إذا كانت شركة)
• عنوان

1. أضف منتجًا/خدمة:

• اسم المنتج
• وحدة القياس
• كمية
• سعر الوحدة
• معدلات الضرائب (0%، 5%، 8%، 10%)

1. تحقق من المبلغ الإجمالي
2. انقر على "توقيع وإصدار الفاتورة"
3. التوقيع الرقمي باستخدام رمز مميز/USB
4. يتم إرسال الفاتورة إلى السلطة الضريبية (إذا كانت الفاتورة الإلكترونية تحتوي على رمز) وإرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني.

الطريقة الثانية: إصدار فاتورة بناءً على الطلب.

1. انتقل إلى الطلبات ← حدد الطلبات المكتملة
2. انقر على "إصدار فاتورة"
3. يقوم النظام بتعبئة معلومات الطلب تلقائيًا:

• معلومات المشتري (من نظام إدارة علاقات العملاء)
• قائمة المنتجات (من الطلب)
• المبلغ الإجمالي

1. تحقق ← التوقيع والتصدير

الخطوة الرابعة: إنشاء الفاتورة تلقائياً

قم بإعداد نظام التشغيل الآلي بحيث يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء الفواتير الإلكترونية:

```

المحفز: تغيير حالة الطلب إلى "مكتمل"

↓

الخطوة الأولى: إنشاء فاتورة إلكترونية (باستخدام المعلومات الواردة في الطلب)

↓

الإجراء 2: التوقيع التلقائي (إذا كانت شهادة HSM متوفرة)

↓

الخطوة الثالثة: تقديم الطلب إلى مصلحة الضرائب

↓

الخطوة الرابعة: إرسال بريد إلكتروني إلى العميل (مع إرفاق ملف PDF للفاتورة).

```

ملاحظة : يتطلب التوقيع الرقمي التلقائي شهادة وحدة أمان الأجهزة (HSM)، وهي تختلف عن شهادة وحدة USB العادية. تواصل مع مزود الشهادة الخاص بك للحصول على ترقية.

الخطوة الخامسة: إصدار الفواتير بكميات كبيرة

عندما تحتاج إلى إصدار فواتير متعددة في نفس الوقت:

1. انتقل إلى الطلبات ← حدد عدة طلبات (ضع علامة في مربع الاختيار)
2. انقر على "إصدار الفواتير بكميات كبيرة"
3. يقوم النظام بإنشاء فواتير لجميع الطلبات المحددة.
4. راجع قائمة الفواتير
5. التوقيع والتصدير الكل

الخطوة السادسة: معالجة الأخطاء

فاتورة باسم/عنوان غير صحيح (ولكن برقم تعريف ضريبي ومبلغ صحيحين):

1. أدخل الفاتورة التي تحتاج إلى تصحيح.
2. حدد "الإبلاغ عن الأخطاء"
3. يقوم النظام بإرسال إشعارات إلى السلطات الضريبية.
4. لا حاجة لإصدار فاتورة جديدة.

فاتورة غير صحيحة تحتوي على رقم تعريف ضريبي (MST) ومبلغ ونسبة ضريبة غير صحيحة:

1. أدخل الفاتورة التي تحتاج إلى تصحيح.
2. اختر "إصدار فاتورة استبدال" أو "إصدار فاتورة تعديل"
3. أدخل المعلومات الصحيحة.
4. التوقيع على الفواتير الجديدة وإصدارها.
5. الفاتورة القديمة تحمل علامة "تم استبدالها/تعديلها".

إلغاء الفاتورة:

1. حدد الفاتورة ← "إلغاء الفاتورة"
2. أدخل سبب الإلغاء
3. يرسل النظام إشعار إلغاء إلى السلطة الضريبية.

الخطوة 7: إعداد التقارير والإدارة

لوحة معلومات الفواتير متوفرة:

• إجمالي عدد الفواتير الصادرة (حسب اليوم/الشهر/السنة)
• إجمالي الإيرادات من الفواتير
• الفواتير حسب الحالة (صادرة، ملغاة، معدلة)
• قم بالتصدير إلى Excel/PDF لإرساله إلى المحاسب.

الخلاصة ###

تُسهّل ميزة الفواتير الإلكترونية في نظام إدارة علاقات العملاء GTG CRM العملية برمتها: بدءًا من إعداد معلومات العمل، وإنشاء الفواتير، والتوقيع الرقمي، وتقديمها إلى الجهات الضريبية، وصولًا إلى إدارتها واسترجاعها لاحقًا. وبفضل ربطها المباشر بالطلبات والمنتجات وبيانات العملاء، يُمكنك إنشاء الفواتير بسرعة، وتقليل إدخال البيانات يدويًا، والحدّ من الأخطاء.

عند دمج الأتمتة مع العمليات التجارية، يمكن للشركات إنشاء عملية مؤتمتة بالكامل: إتمام الطلب ← إنشاء الفاتورة ← التوقيع الرقمي ← إرسالها إلى العميل. يوفر هذا الوقت، ويضمن الامتثال للوائح، ويجعل إدارة الفواتير أكثر وضوحًا وأسهل تحكمًا في العمليات التجارية اليومية.

التعليمات

س: كم عدد الاعتمادات التي أحتاجها لإصدار فاتورة واحدة؟

ج: تعتمد تكلفة إصدار الفواتير الإلكترونية على الباقة التي تختارها. مع الباقة الأساسية (199 ألف/شهريًا، 80 ألف رصيد)، يمكنك إصدار آلاف الفواتير شهريًا.

س: هل تدعمون إصدار الفواتير بالعملات الأجنبية؟

ج: نعم. يدعم نظام إدارة علاقات العملاء GTG إصدار الفواتير بالدونغ الفيتنامي والعملات الأجنبية (الدولار الأمريكي، اليورو، إلخ) مع سعر الصرف.

س: ماذا يحدث إذا انقطع الإنترنت؟

ج: تتطلب الفواتير الإلكترونية اتصالاً بالإنترنت لإرسالها إلى السلطات الضريبية. يمكنك إنشاء مسودة فاتورة دون اتصال بالإنترنت، ثم توقيعها وإصدارها عند توفر اتصال بالإنترنت.

س: كيف يتلقى العملاء الفواتير؟

ج: عبر البريد الإلكتروني (ملف PDF مرفق) أو ابحث عنه عبر الإنترنت باستخدام رمز البحث الموجود على الفاتورة.