1. Достъп до CRM

Стъпка 1: Вход в GTG CRM

Влезте в своя акаунт в GTG CRM.

Стъпка 2: Отворете менюто "Контакти"

От лявата навигационна лента кликнете върху "Контакти".

Достъп до функция

Основен интерфейс

Ще видите списък с всички контакти (клиенти) в системата.

2. Преглед на списъка с контакти

Показвана информация

Списъкът с контакти показва следните колони с информация:

Информация Описание
Име Име на клиента
Имейл Имейл адрес
Телефонен номер Телефонен номер за връзка
Държава Държава на клиента
Статус Нов, В процес, Конвертиран...
Източник Facebook, Zalo, Landing Page...
Отговорник Служител, който отговаря за контакта

Списък с контакти

Автоматично зареждане на източници

Контактите се зареждат автоматично в CRM от: - Facebook Messenger - Клиент, пишещ на страницата във Facebook - Gmail - Клиент, изпращащ имейл - Landing Page - Клиент, попълващ формуляр, пишещ в Live Chat

3. Създаване на нов контакт

Кога е необходимо ръчно създаване?

Когато имате клиент от източник, който GTG CRM не може да вземе автоматично (телефонно обаждане, лична среща...).

Стъпка 1: Кликнете "Създай контакт"

Натиснете бутона "Създай контакт" в горния десен ъгъл на екрана.

Създаване на нов контакт

Стъпка 2: Въвеждане на информация

Попълнете информацията за клиента: - Име и Фамилия (задължително) - Имейл (задължително) - Телефонен номер - Адрес - Държава - Бележки

Въвеждане на информация Съвет: Колкото по-подробна информация въведете, толкова по-лесно ще бъде управлението по-късно!

Стъпка 3: Запазване на контакта

Кликнете "Запази", за да добавите контакта към списъка.

4. Импортиране на данни от CSV

Кога е необходимо импортиране?

Когато вече разполагате с файл с клиентски данни (от Excel, стара система...).

Стъпка 1: Подготовка на CSV файла

CSV файлът трябва да бъде в правилен формат:

Задължителна колона Описание
email Имейл адрес
firstName Име
lastName Фамилия
phone Телефонен номер
address Адрес

Стъпка 2: Кликнете "Импортиране на данни"

Натиснете бутона "Импортиране на данни" от лентата с инструменти.

Импортиране на данни

Стъпка 3: Избор на CSV файл

Кликнете "Избери файл" и изберете подготвения CSV файл.

Избор на файл

Стъпка 4: Потвърждение на импортирането

Проверете данните и натиснете "Импортиране", за да завършите.

Забележка: Колоната "имейл" е ЗАДЪЛЖИТЕЛНА и трябва да присъства във файла CSV.

5. Персонализиране на колоните за показване

Стъпка 1: Отворете настройките на колоните

Кликнете "Редактиране на колони" от лентата с инструменти. Персонализиране на колони

Стъпка 2: Добавяне на нови колони

Изберете колоните, които искате да бъдат показани: - Маркирайте колоната, която искате да видите - Премахнете маркировката от колоната, която не ви е необходима

Избор на нови колони за показване

Стъпка 3: Запазване на настройките

Кликнете "Запази", за да приложите промените.

6. Използване на филтри

6.1 Филтриране по дата

Преглед на клиенти по времеви интервал: - Днес - Клиенти, добавени днес - Вчера - Клиенти, добавени вчера - Последни 7 дни - Този месец - Персонализиране - Избор на времеви интервал

Филтриране по време

6.2 Филтриране по статус

  • Нов - Нов клиент
  • В процес - Обработва се
  • Конвертиран - Конвертиран
  • Загубен - Загубен клиент

Филтриране по статус

6.3 Разширени филтри

Стъпка 1: Кликнете "Разширени филтри"

Достъп до разширени филтри Стъпка 2: Изберете полето за филтриране (Адрес, Продукт, Източник...) Избор на поле за филтриране Стъпка 3: Въведете стойността, която търсите

Пример: Намиране на клиенти в Район 5 - Изберете: Адрес - Въведете: Район 5

Въвеждане на търсена стойност

6.4 Комбиниране на множество филтри

  • Адрес = Район 5 И
  • Закупен продукт = Тениска

7. Редактиране на контакт

Кликнете върху името на контакта, за да отворите страницата с подробности.

Тук можете да редактирате: - Лична информация - Адрес - Телефонен номер - Бележки - Статус

Редактиране на контакт

8. Присвояване на отговорник

Цел

Присвояване на клиенти на отговорни служители за: - Ясно разпределение на задачите - Проследяване на ефективността - Избягване на дублирано обслужване

Стъпка 1: Отворете подробностите за контакта

Кликнете върху контакта, за който трябва да бъде направен преглед.

Стъпка 2: Изберете отговорник

В полето "Отговорник" кликнете, за да изберете служител.

Стъпка 3: Промяна на отговорника

Ако трябва да го прехвърлите на друг човек: 1. Кликнете върху името на текущия отговорник 2. Изберете новия човек от списъка 3. Запазете промените

Настройки на отговорник

9. Прикачване на файлове и връзки към задачи

Всяка задача в CRM може да прикачва файлове от Asset Manager и външни връзки – всички свързани документи ще бъдат директно в задачата, без да се налага да ги търсите другаде.

9.1 Достъп до задачите на контакт

Стъпка 1: Кликнете върху името на контакта, за да отворите страницата с подробности.

Стъпка 2: Изберете раздела "Задачи" на страницата с подробности за контакта.

Стъпка 3: Кликнете "Създай задача" или отворете съществуваща задача.

9.2 Прикачване на файлове от Asset Manager

Стъпка 1: В модула за задача намерете секцията "Прикачени документи".

Стъпка 2: Кликнете "Добави файл".

Стъпка 3: Изберете файл от Asset Manager: - Търсете файл по име - Или сърфирайте по папки - Поддържани са всички типове файлове: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Стъпка 4: Кликнете "Избери", за да прикачите файла към задачата.

Резултат: Файлът се появява в задачата с име, тип файл и размер.

Пример за употреба:

Задача: "Изпращане на оферта за Q3 на г-жа Нгуен Тхи Б" 
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Прикачване на външни връзки

Стъпка 1: В модула за задача намерете секцията "Връзки".

Стъпка 2: Кликнете "Добави връзка".

Стъпка 3: Въведете информацията: - URL: Поставете връзката тук (Google Drive, Google Sheets, Figma, уебсайт...) - Заглавие: Показвано име на връзката (например: "Месечен доклад")

Стъпка 4: Кликнете "Добави", за да запазите връзката.

Пример за употреба:

Задача: "Преглед на дизайна на новия landing page" 
  🔗 Figma Дизайн → https://figma.com/...
  🔗 Кратко описание от клиента → https://docs.google.com/...
  🔗 Референтен сайт на конкурент → https://example.com/...

9.4 Преглед и управление на прикачени файлове

Когато отворите задача, всички прикачени файлове и връзки се показват в долната част:

Тип Показване Действие
Файл Икона на тип файл + име + размер Преглед, Изтегляне, Изтриване
Връзка Икона + заглавие + домейн Отвори връзката, Изтриване

9.5 Съвети за употреба

  • Оферти: Прикачете PDF файлове към задача "Изпращане на оферта"
  • Договори: Прикачете DOCX файлове с договор към задача "Подписване на договор"
  • Дизайн: Прикачете връзка към Figma към задача "Одобрение на дизайн"
  • Отчети: Прикачете връзка към Google Sheets към задача "Преглед на данни"
  • Снимки на продукти: Прикачете JPG/PNG файлове към задача "Одобрение на снимки"

10. Custom Object (Потребителски обекти)

10.1 Какво е Custom Object?

Custom Object позволява на бизнеса да създава собствени типове данни извън Контакти – например: Договори, Проекти, Гаранционни карти, Срещи...

Всеки тип Custom Object може да има различни персонализирани полета (fields) и да бъде свързван с Контакти в CRM.

10.2 Създаване на тип Custom Object

Стъпка 1: Отидете на Settings → Custom Object.

Стъпка 2: Кликнете "Създай нов".

Стъпка 3: Задайте име на типа (например: "Договор") и добавете необходимите полета: - Текст (Text) - Число (Number) - Дата (Date) - Dropdown (избор от списък) - Чекбокс (Checkbox)

Стъпка 4: Кликнете "Запази", за да създадете новия тип.

10.3 Добавяне на записи на Custom Object към Контакт

Стъпка 1: Отворете страницата с подробности за контакта.

Стъпка 2: Изберете съответния раздел Custom Object (например: "Договор").

Стъпка 3: Кликнете "Добави запис".

Стъпка 4: Попълнете информацията за конфигурираните полета.

Стъпка 5: Кликнете "Запази".

10.5 Пример за използване на Custom Object

Пример 1: Договори

Тип: Договор
Полета: Номер на договор, Дата на подписване, Стойност, Статус, Дата на изтичане
→ Свързан с Контакт на клиента

Пример 2: Гаранционни карти

Тип: Гаранция
Полета: Сериен номер на продукт, Дата на покупка, Срок на гаранция, Състояние
→ Свързан с Контакт на купувача

Пример 3: Срещи

Тип: Консултационна среща
Полета: Дата на срещата, Място, Консултант, Бележки
→ Свързан с Контакт на консултирания клиент

Управление на корпоративни контакти

Автоматична класификация

Контакти с имейл адрес с фирмен домейн ще бъдат автоматично класифицирани като "Фирми":

  • abc@fpt.com.vn → Фирма
  • xyz@gtgcrm.com → Фирма
  • user@gmail.com → Физическо лице

Достъп

Кликнете на менюто "Фирми" в страничната лента, за да видите списъка с B2B клиенти.

Съвети за употреба

Препоръчително

  1. Попълвайте пълна информация - Лесно търсене и управление
  2. Актуализирайте статуса - Знайте в кой етап е клиентът
  3. Водете подробни бележки - Записвайте важна информация
  4. Ясно разпределяйте отговорности - Всеки клиент има отговорник
  5. Използвайте филтри - Бързо търсене на групи клиенти
  6. Прикачвайте файлове към задачи - Важни документи винаги под ръка

Не се препоръчва

  1. Оставяне на имейла празен - Имейлът е задължително поле за идентификация
  2. Въвеждане на дубликати - Проверявайте преди да създадете ново
  3. Неактуализиране - Старата информация няма да е точна

Заключение

CRM в GTG CRM ви помага да:

  • Автоматично събирате клиенти от всички канали
  • Лесно създавате и импортирате контакти
  • Гъвкаво персонализирате колоните за показване
  • Търсите с разширени филтри
  • Бързо редактирате информация
  • Ясно разпределяте отговорници
  • Прикачвате файлове от Asset Manager и външни връзки към задачи