1. Достъп до CRM

Стъпка 1: Влизане в GTG CRM

Влезте в профила си в GTG CRM.

Стъпка 2: Отворете менюто "Контакти"

От менюто отляво кликнете върху "Контакти".

Достъп до функция

Основен интерфейс

Ще видите списък с всички контакти (клиенти) в системата.

2. Преглед на списъка с контакти

Показвана информация

Списъкът с контакти показва следните колони с информация:

Информация Описание
Име Име на клиента
Имейл Имейл адрес
Телефон Телефон за връзка
Държава Държава на клиента
Статус New, In Progress, Converted...
Източник Facebook, Zalo, Landing Page...
Отговорник Служител, отговарящ за контакта

Списък с контакти

Автоматичен източник на данни

Контактите се зареждат автоматично в CRM от:

- Facebook Messenger - Когато клиентът пише във Facebook страницата - Gmail - Когато клиентът изпрати имейл - Landing Page - Когато клиентът попълни форма или пише през Live Chat

3. Създаване на нов контакт

Кога е необходимо ръчно създаване?

Когато имате клиент от източник, който GTG CRM не може да вземе автоматично (телефонно обаждане, лична среща...).

Стъпка 1: Кликнете "Създай контакт"

Натиснете бутона "Създай контакт" в горния десен ъгъл на екрана.

Създаване на нов контакт

Стъпка 2: Въведете информация

Попълнете информацията за клиента:

- Име и фамилия (задължително) - Имейл (задължително) - Телефон - Адрес - Държава - Бележки

Въвеждане на информация Съвет: Колкото по-подробно въведете информацията, толкова по-лесно ще бъде управлението в бъдеще!

Стъпка 3: Запазване на контакта

Кликнете "Запази", за да добавите контакта към списъка.

4. Импортиране на данни от CSV

Кога е необходимо импортиране?

Когато вече разполагате с файл с данни за клиенти (от Excel, стара система...).

Стъпка 1: Подгответе CSV файл

CSV файлът трябва да бъде в правилния формат:

Задължителна колона Описание
email Имейл адрес
firstName Име
lastName Фамилия
phone Телефонен номер
address Адрес

Стъпка 2: Кликнете "Импортиране на данни"

Натиснете бутона "Импортиране на данни" от лентата с инструменти.

Импортиране на данни

Стъпка 3: Изберете CSV файл

Кликнете "Избор на файл" и изберете подготвения CSV файл.

Избор на файл

Стъпка 4: Потвърждение на импортирането

Проверете данните и натиснете "Импортиране", за да завършите.

Забележка: Колоната за имейл е ЗАДЪЛЖИТЕЛНА в CSV файла.

5. Персонализиране на колони за показване

Стъпка 1: Отворете настройките на колоните

Натиснете "Редактиране на колони" в лентата с инструменти. Персонализиране на колони

Стъпка 2: Добавяне на нови колони

Изберете колоните, които искате да показвате: - Поставете отметка на колоната, която искате да покажете - Премахнете отметката на колоната, която не е необходима

Избор на нови колони за показване

Стъпка 3: Запазване на настройките

Натиснете "Запази", за да приложите промените.

6. Използване на Филтри

6.1 Филтриране по дата

Преглед на клиенти според период от време: - Днес - Нови клиенти днес - Вчера - Клиенти от вчера - Последни 7 дни - Този месец - Персонализирано - Изберете период от време

Филтриране по време

6.2 Филтриране по статус

  • New - Нови клиенти
  • In Progress - В процес на обработка
  • Converted - Конвертирани
  • Lost - Изгубени

Филтриране по статус

6.3 Разширени филтри

Стъпка 1: Натиснете "Разширени филтри"

Достъп до разширени филтри Стъпка 2: Изберете полето, по което искате да филтрирате (Адрес, Продукт, Източник...) Избор на поле за филтриране Стъпка 3: Въведете стойността, която търсите

Пример: Търсене на клиенти в Район 5 - Изберете: Адрес - Въведете: Район 5

Въвеждане на стойност за търсене

6.4 Комбиниране на множество филтри

  • Адрес = Район 5 И
  • Закупен продукт = Риза

7. Редактиране на контакт

Кликнете върху името на контакта, за да отворите страницата с подробности.

Тук можете да редактирате: - Лична информация - Адрес - Телефонен номер - Бележки - Статус

Редактиране на контакт

8. Присвояване на отговорник

Цел

Присвояване на клиенти на отговорни служители за: - Ясно разпределение на задачите - Проследяване на ефективността - Избягване на дублиране на грижите

Стъпка 1: Отваряне на подробностите за контакта

Кликнете върху контакта, който трябва да бъде присвоен.

Стъпка 2: Избор на отговорник

В полето "Отговорник" кликнете, за да изберете служител.

Стъпка 3: Промяна на отговорника

Ако трябва да бъде прехвърлен на друг човек: 1. Кликнете върху името на текущия отговорник 2. Изберете нов човек от списъка 3. Запазете промените

Настройки за отговорник

9. Прикачване на файлове и връзки към задачи

Всяка задача в CRM може да прикачва файлове от Asset Manager и външни връзки – всички свързани документи са директно в задачата, без да се налага да търсите другаде.

9.1 Достъп до задачите на контакта

Стъпка 1: Кликнете върху името на контакта, за да отворите страницата с подробности.

Стъпка 2: Изберете раздела "Задачи" на страницата с подробности за контакта.

Стъпка 3: Натиснете "Създаване на задача" или отворете съществуваща задача.

9.2 Прикачване на файлове от Asset Manager

Стъпка 1: Във формуляра за задача намерете секцията "Прикачени файлове".

Стъпка 2: Щракнете върху "Добави файл".

Стъпка 3: Изберете файл от Asset Manager: - Търсене на файл по име - Или разглеждане по директория - Поддържани са всички видове файлове: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Стъпка 4: Щракнете върху "Избор", за да прикачите файла към задачата.

Резултат: Файлът се появява в задачата с име, тип на файла и размер.

Примерен сценарий:

Задача: "Изпращане на оферта за Q3 на клиент Nguyễn Thị B"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Прикачване на Външни Връзки

Стъпка 1: Във формата за задача намерете секцията "Връзки".

Стъпка 2: Щракнете върху "Добави връзка".

Стъпка 3: Въведете информацията: - URL: Поставете връзката тук (Google Drive, Google Sheets, Figma, уебсайт...) - Заглавие: Показвано име за връзката (например: "Месечен отчет")

Стъпка 4: Щракнете върху "Добави", за да запазите връзката.

Примерен сценарий:

Задача: "Преглед на дизайна на новата лендинг страница"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Brief brief khách hàng → https://docs.google.com/...
  🔗 Trang tham khảo đối thủ → https://example.com/...

9.4 Преглед и Управление на Прикачени Файлове

Когато отворите задача, всички прикачени файлове и връзки се показват в долната секция:

Тип Показване Действия
Файл Икона за типа файл + име + размер Преглед, Изтегляне, Изтриване
Връзка Икона + заглавие + домейн Отваряне на връзката, Изтриване

9.5 Съвети за Употреба

  • Оферти: Прикачете PDF файл към задача "Изпращане на оферта"
  • Договори: Прикачете DOCX договор към задача "Подписване на договор"
  • Дизайн: Прикачете Figma връзка към задача "Одобряване на дизайн"
  • Отчети: Прикачете Google Sheets връзка към задача "Преглед на данни"
  • Снимки на продукти: Прикачете JPG/PNG към задача "Потвърждаване на снимки"

10. Персонализирани Обекти

10.1 Какво е Персонализиран Обект?

Персонализираните обекти позволяват на бизнеса да създава собствени типове данни извън Контакти - например: Договори, Проекти, Гаранционни карти, Срещи...

Всеки тип персонализиран обект може да има различни потребителски полета и да бъде свързан с Контакти в CRM.

10.2 Създаване на Тип Персонализиран Обект

Стъпка 1: Отидете на Settings → Custom Object.

Стъпка 2: Щракнете върху "Създай нов".

Стъпка 3: Задайте име на типа (например: "Договор") и добавете необходимите полета: - Текст (Text) - Число (Number) - Дата (Date) - Dropdown (избор от списък) - Чекбокс (Checkbox)

Стъпка 4: Щракнете върху "Запази", за да създадете новия тип.

10.3 Добавяне на Записи от Персонализиран Обект към Контакт

Стъпка 1: Отворете страницата с детайли на контакта.

Стъпка 2: Изберете съответния таб Custom Object (например: "Договор").

Стъпка 3: Щракнете върху "Добави запис".

Стъпка 4: Попълнете информацията за конфигурираните полета.

Стъпка 5: Щракнете върху "Запази".

10.5 Примери за Използване на Персонализирани Обекти

Пример 1: Договор

Тип: Договор
Полета: Номер на договора, Дата на подписване, Стойност, Статус, Дата на изтичане
→ Свързан с Контакт на клиента

Пример 2: Гаранционна карта

Тип: Гаранция
Полета: Код на продукта, Дата на покупка, Срок на гаранция, Състояние
→ Свързан с Контакт на купувача

Пример 3: Среща

Тип: Консултация за среща
Полета: Дата на срещата, Местоположение, Консултант, Бележки
→ Свързване с консултиран контакт

Управление на корпоративни контакти

Автоматично класифициране

Контакти с фирмен имейл домейн ще бъдат автоматично класифицирани в "Фирми":

  • abc@fpt.com.vn → Фирма
  • xyz@gtgcrm.com → Фирма
  • user@gmail.com → Личен

Достъп

Кликнете върху менюто "Фирми" в страничната лента, за да видите B2B списъка.

Съвети за употреба

Какво да правите

  1. Попълвайте цялата информация - Лесно търсене и управление
  2. Актуализирайте статуса - Знайте в кой етап е клиентът
  3. Правете подробни бележки - Записвайте важна информация
  4. Ясно възлагайте отговорности - Всеки клиент има отговорно лице
  5. Използвайте филтрите - Бързо намирайте групи клиенти
  6. Прикачвайте файлове към задачи - Важните документи винаги под ръка

Какво да не правите

  1. Оставяйте имейла празен - Имейлът е задължително поле за идентификация
  2. Въвеждайте дубликати - Проверявайте преди да създадете нов запис
  3. Не актуализирайте - Старата информация няма да е точна

Резюме

CRM в GTG CRM ви помага да:

  • Събирате клиенти автоматично от всички канали
  • Създавате и импортирате контакти лесно
  • Персонализирате показването на колоните гъвкаво
  • Търсите с разширени филтри
  • Редактирате информация бързо
  • Ясно възлагате отговорни лица
  • Прикачвате файлове от Asset Manager и външни връзки към задачи