Изисквания преди стартиране

За да използвате функцията за електронни фактури, трябва:

  • ✅ Да имате GTG CRM акаунт
  • ✅ Да влезете в системата
  • ✅ (По избор) Акаунт при доставчик на електронни фактури (S-Invoice или MISA)

Достъп до функцията за електронни фактури

Стъпка 1: Влизане в GTG CRM

Влезте в системата GTG CRM с вашия акаунт.

Влизане в системата

Стъпка 2: Отваряне на менюто за електронни фактури

  1. Погледнете лявата лента с менюта
  2. Кликнете върху „Електронни фактури“
Меню за електронни фактури

Стъпка 3: Избор на тип фактура

Екранът за електронни фактури има 2 таба:

Таб Описание
Изходящи фактури Фактури, които издавате на клиенти
Входящи фактури Фактури, които доставчици ви издават
Два таба за фактури

Управление на входящи фактури

Начин 1: Ръчно качване на фактура

Стъпка 1: Натиснете бутона за качване

Има 2 начина да отворите диалоговия прозорец за качване:

  • Кликнете върху бутона „Качване“ в горния десен ъгъл
  • Или кликнете върху бутона „Качване на фактура“
Бутон за качване

Стъпка 2: Избор на файл за фактура

  1. Плъзнете и пуснете PDF файла на фактурата в зоната за качване
  2. Или кликнете, за да изберете файл от компютъра си
Диалогов прозорец за качване

Стъпка 3: Качване и обработка

  1. Кликнете „Качване и обработка“
  2. Изчакайте системата да обработи (статус: „Обработва се“)
Обработва се

Стъпка 4: Преглед на резултата

  1. След около 10 секунди кликнете „Опресняване“
  2. Фактурата е импортирана с пълна информация
Импортирана фактура

💡 Забележка: Системата поддържа сложни фактури с множество продукти. Например: фактура с 32 продукта също се обработва автоматично!

Сложна фактура

Начин 2: Автоматично събиране от имейл

Това е най-удобният начин – системата автоматично взема фактури от вашия имейл!

Настройки за автоматично събиране от имейл

Стъпка 1: Отваряне на менюто за интеграция

  1. Кликнете върху менюто „Интеграция“ в лявата лента с менюта
Меню за интеграция

Стъпка 2: Свързване на имейл

  1. Свържете вашия корпоративен имейл (напр. support@company.com)
  2. Разрешете на GTG CRM достъп до имейла

Стъпка 3: Включване на автоматично събиране

  1. Намерете опцията „Автоматично събиране на фактури“
  2. Активирайте тази функция
Включване на автоматично събиране

Стъпка 4: Проверка на резултата

Когато има нов имейл с фактура:

  1. Системата автоматично ще открие и импортира
  2. Отидете в Входящи фактури, за да видите
  3. Източникът ще бъде показан като „Имейл“
Фактури от имейл

Редактиране на информация (при нужда)

Ако информацията е грешна, можете да я редактирате:

  1. Кликнете върху фактурата, която искате да редактирате
  2. Кликнете „Редактиране“
  3. Редактирайте информацията
  4. Запазване
Редактиране на фактура

Свързване с доставчик на фактури

За издаване на изходящи фактури трябва да се свържете с доставчик на електронни фактури.

Свързване със S-Invoice (Viettel)

Стъпка 1: Отворете връзката

  1. Отидете в таб „Изходящи фактури“
  2. Кликнете върху бутона „Свързване“ в горния десен ъгъл
Бутон за свързване

Стъпка 2: Изберете S-Invoice

  1. Изберете доставчик S-Invoice
  2. Въведете данни за вход:
    • Потребителско име: (обикновено данъчен номер)
    • Парола: Парола за S-Invoice акаунта
    • Данъчен номер: Данъчен номер на фирмата
Свързване със S-Invoice

Стъпка 3: Потвърдете връзката

Кликнете „Свързване“ и изчакайте успешно съобщение.

Свързване с MISA

Стъпка 1: Изберете MISA

  1. Кликнете върху бутона „Свързване“
  2. Изберете доставчик MISA

Стъпка 2: Въведете информация

  • Потребителско име: Имейл за регистрация в MISA
  • Парола: Парола за MISA акаунта
  • Данъчен номер: Данъчен номер на фирмата
Свързване с MISA

Стъпка 3: Потвърждение

Кликнете „Свързване“ и изчакайте успешно съобщение.

Издаване на изходящи фактури

Стъпка 1: Отваряне на формуляра за фактура

  1. Отидете в таб „Изходящи фактури“
  2. Кликнете „Създай фактура“
Формуляр за създаване на фактура

Стъпка 2: Избор на основна информация

Поле Описание
Доставчик S-Invoice или MISA
Шаблон на фактура Изберете подходящ шаблон (свържете се с вашия счетоводител)
Метод на плащане В брой / Банков превод
Статус на плащане Платено / Неплатено

⚠️ Забележка: Статусът на плащане не засяга данъчните органи, но ви помага да следите вземанията.

Стъпка 3: Въвеждане на информация за купувача

  • Законно наименование: Име на фирмата на купувача
  • Данъчен номер: Данъчен номер на купувача
  • Адрес: Адрес на фирмата

Стъпка 4: Добавяне на продукти/услуги

  1. Кликнете „Добави продукт“
  2. Въведете информация:
    • Име на продукта
    • Количество
    • Единична цена
    • Данъчна ставка (8% или 10%)
    • Процент на отстъпка (ако има)
Добавяне на продукт

💡 Съвет: Ако имате много продукти с различни данъчни ставки (8% и 10%), системата автоматично ще ги раздели на 2 отделни фактури.

Стъпка 5: Запазване на чернова

Кликнете „Запази чернова“, за да запазите преди издаване.

Стъпка 6: Преглед на PDF

  1. Кликнете „Преглед на PDF“
  2. Проверете информацията във фактурата
Преглед на PDF
MISA преглед

Стъпка 7: Издаване на фактура

  1. Проверете внимателно информацията
  2. Кликнете „Издай фактура“
  3. Изчакайте успешно съобщение
Издадена фактура

Стъпка 8: Изтегляне на PDF на фактурата

След успешно издаване:

  1. Кликнете „Изтегли PDF“, за да свалите фактурата
  2. Изпратете я на клиента
Изтегляне на PDF

Създаване на заместваща фактура

Когато трябва да коригирате издадена фактура (клиент връща стока, открита грешка...):

Стъпка 1: Отваряне на оригиналната фактура

  1. Отидете в таб „Изходящи фактури“
  2. Намерете и кликнете върху фактурата, която искате да замените

Стъпка 2: Създаване на заместваща фактура

  1. Кликнете „Създай заместваща фактура“
Заместваща фактура

Стъпка 3: Коригиране на информация

  • Променете продукти, количества, цени, ако е необходимо
  • Добавете или премахнете продукти

⚠️ Забележка: Не можете да променяте данъчната ставка, различна от тази в оригиналната фактура, в рамките на една заместваща фактура.

Стъпка 4: Издаване на заместваща фактура

  1. Запази чернова
  2. Преглед на PDF
  3. Издай заместваща фактура

Други операции

Синхронизиране на фактури

Синхронизирайте фактури от доставчик към GTG CRM:

  1. Кликнете върху бутона „Синхронизирай“
  2. Изчакайте системата да се актуализира

Прекратяване на връзката с доставчик

  1. Кликнете върху бутона „Свързване“ (или „Прекратяване на връзката“)
  2. Потвърдете прекратяването на връзката
  3. Можете да свържете друг доставчик

Преглед на детайли за фактура

Кликнете върху всяка фактура, за да видите:

  • Детайлна информация
  • Списък с продукти
  • Обща сума и ДДС

Промяна на шаблон на фактура

  1. Отидете в редакция на фактура (чернова)
  2. Изберете нов шаблон
  3. Запази преди преглед на PDF

Съвети за ефективно използване

1. Настройка на автоматично събиране от имейл

  • Спестява време за изтегляне на фактури всеки месец
  • Счетоводителят трябва само да влезе в GTG CRM, за да ги свали

2. Внимателна проверка преди издаване

  • Винаги преглеждайте PDF преди да издадете
  • Издадени фактури не могат да бъдат редактирани, само могат да бъдат създадени заместващи фактури

3. Проследяване на статус на плащане

  • Маркирайте „Платено“, когато получите парите
  • Помага за ефективно управление на вземанията

4. Разпределяне на права за счетоводителя

  • Дайте права на счетоводителя да достъпва модула за електронни фактури
  • Счетоводителят може сам да изтегля фактури за данъчни декларации