Изисквания преди да започнете

За да използвате функцията Електронен фискален бон, ще ви трябва:

  • ✅ GTG CRM акаунт
  • ✅ Влезте в системата
  • ✅ (По избор) Акаунт за доставчик на електронни фискални бонове (S-Invoice или MISA)

Достъп до функцията Електронен фискален бон

Стъпка 1: Влезте в GTG CRM

Влезте в системата GTG CRM с вашия акаунт.

Вход в системата

Стъпка 2: Отворете менюто Електронен фискален бон

  1. Погледнете лентата с менюта отляво
  2. Кликнете върху "Електронен фискален бон"
Меню Електронен фискален бон

Стъпка 3: Изберете тип фискален бон

Екранът за електронни фискални бонове има 2 таба:

Таб Описание
Изходящи фискални бонове Фискални бонове, които издавате на клиенти
Входящи фискални бонове Фискални бонове, които доставчици издават на вас
Двата таба за фискални бонове

Управление на входящи фискални бонове

Начин 1: Ръчно качване на фискален бон

Стъпка 1: Натиснете бутона за качване

Има 2 начина да отворите диалоговия прозорец за качване:

  • Кликнете върху бутона "Качване" в горния десен ъгъл
  • Или кликнете върху бутона "Качване на фискален бон"
Бутон за качване

Стъпка 2: Изберете файла с фискалния бон

  1. Плъзнете и пуснете PDF файла с фискалния бон в зоната за качване
  2. Или кликнете, за да изберете файл от компютъра си
Диалогов прозорец за качване

Стъпка 3: Качване и обработка

  1. Кликнете "Качване и обработка"
  2. Изчакайте системата да обработи (състояние: "Обработва се")
Обработва се

Стъпка 4: Преглед на резултата

  1. След около 10 секунди кликнете "Опресняване"
  2. Фискалният бон е импортиран с пълна информация
Импортиран фискален бон

💡 Забележка: Системата поддържа сложни фискални бонове с множество продукти. Например: фискален бон с 32 продукта също се обработва автоматично!

Сложен фискален бон

Начин 2: Автоматично събиране от имейл

Това е най-удобният начин - системата автоматично извлича фискалните бонове от вашия имейл!

Настройка за автоматично събиране от имейл

Стъпка 1: Отворете менюто за интеграции

  1. Кликнете върху менюто "Интеграции" в лентата с менюта отляво
Меню за интеграции

Стъпка 2: Свържете имейл

  1. Свържете вашия фирмен имейл (например: support@company.com)
  2. Разрешете на GTG CRM достъп до имейла

Стъпка 3: Включете автоматичното събиране

  1. Намерете опцията "Автоматично събиране на фактури"
  2. Активирайте тази функция
Активиране на автоматично събиране

Стъпка 4: Проверете резултатите

Когато постъпи нов имейл с фактура:

  1. Системата автоматично открива и импортира
  2. Отидете в Входящи фактури, за да видите
  3. Източникът се показва като "Имейл"
Фактури от имейл

Редактиране на информация (ако е необходимо)

Ако информацията е грешна, можете да я редактирате:

  1. Кликнете върху фактурата, която искате да редактирате
  2. Кликнете "Редактиране"
  3. Редактирайте информацията
  4. Запазете
Редактиране на фактура

Свързване с доставчик на фактури

За да издавате изходящи фактури, трябва да се свържете с доставчик на електронни фактури.

Свързване със S-Invoice (Viettel)

Стъпка 1: Отваряне на връзката

  1. Отидете в раздел "Изходящи фактури"
  2. Кликнете бутона "Свързване" в горния десен ъгъл
Бутон за свързване

Стъпка 2: Изберете S-Invoice

  1. Изберете доставчика S-Invoice
  2. Въведете данните за вход:
    • Потребителско име: (обикновено данъчен номер)
    • Парола: Парола за S-Invoice акаунта
    • Данъчен номер: Данъчен номер на фирмата
Свързване със S-Invoice

Стъпка 3: Потвърдете връзката

Кликнете "Свързване" и изчакайте съобщение за успех.

Свързване с MISA

Стъпка 1: Изберете MISA

  1. Кликнете бутона "Свързване"
  2. Изберете доставчика MISA

Стъпка 2: Въведете информация

  • Потребителско име: Имейл за регистрация в MISA
  • Парола: Парола за MISA акаунта
  • Данъчен номер: Данъчен номер на фирмата
Свързване с MISA

Стъпка 3: Потвърдете

Кликнете "Свързване" и изчакайте съобщение за успех.

Издаване на изходящи фактури

Стъпка 1: Отворете формата за създаване на фактура

  1. Отидете в раздел "Изходящи фактури"
  2. Кликнете "Създаване на фактура"
Форма за създаване на фактура

Стъпка 2: Изберете основна информация

Поле Описание
Доставчик S-Invoice или MISA
Шаблон на фактура Изберете подходящ шаблон (свържете се с счетоводителя)
Метод на плащане В брой / Банков превод
Статус на плащане Платено / Неплатено

⚠️ Забележка: Статусът на плащане не засяга данъчните органи, но ви помага да следите задълженията.

Стъпка 3: Въведете информация за купувача

  • Легално име: Фирмено наименование на купувача
  • Данъчен номер: ЕИК на купувача
  • Адрес: Адрес на фирмата

Стъпка 4: Добавяне на продукти/услуги

  1. Кликнете "Добавяне на продукт"
  2. Въведете информацията:
    • Наименование на продукта
    • Количество
    • Единична цена
    • Данъчна ставка (8% или 10%)
    • Процент на отстъпката (ако има)
Добавяне на продукт

💡 Съвет: Ако имате множество продукти с различни данъчни ставки (8% и 10%), системата автоматично ще ги раздели в 2 отделни фактури.

Стъпка 5: Запазване на чернова

Кликнете "Запазване на чернова", за да запазите, преди да издадете.

Стъпка 6: Преглед на PDF

  1. Кликнете "Преглед на PDF"
  2. Проверете информацията във фактурата
Преглед на PDF
Преглед на MISA

Стъпка 7: Издаване на фактура

  1. Проверете внимателно информацията
  2. Кликнете "Издаване на фактура"
  3. Изчакайте съобщение за успешно издаване
Издадена фактура

Стъпка 8: Изтегляне на PDF на фактурата

След успешно издаване:

  1. Кликнете "Изтегляне на PDF", за да свалите фактурата
  2. Изпратете я на клиента
Изтегляне на PDF

Създаване на заместваща фактура

Когато е необходимо да се коригира издадена фактура (клиент връща стоки, открита грешка...):

Стъпка 1: Отваряне на оригиналната фактура

  1. Отидете в раздел "Изходящи фактури"
  2. Намерете и кликнете върху фактурата, която трябва да бъде заместена

Стъпка 2: Създаване на заместваща фактура

  1. Кликнете "Създаване на заместваща фактура"
Заместваща фактура

Стъпка 3: Коригиране на информацията

  • Променете продукти, количества, цени, ако е необходимо
  • Добавете или изтрийте продукти

⚠️ Забележка: Не можете да променяте данъчна ставка, различна от тази в оригиналната фактура, в рамките на една заместваща фактура.

Стъпка 4: Издаване на заместваща фактура

  1. Запазване на чернова
  2. Преглед на PDF
  3. Издаване на заместваща фактура

Други операции

Синхронизиране на фактури

Синхронизиране на фактури от доставчика към GTG CRM:

  1. Кликнете бутона "Синхронизиране"
  2. Изчакайте системата да се актуализира

Прекъсване на връзката с доставчика

  1. Кликнете бутона "Свързване" (или "Прекъсване на връзката")
  2. Потвърдете прекъсването на връзката
  3. Може да свържете друг доставчик

Преглед на детайли по фактура

Кликнете върху всяка фактура, за да видите:

  • Детайлна информация
  • Списък на продуктите
  • Обща сума и ДДС

Промяна на шаблон на фактура

  1. Влезте в режим на редактиране на фактура (чернова)
  2. Изберете нов шаблон
  3. Запазете преди да прегледате PDF

Ефективни съвети за използване

1. Автоматично събиране на имейли

  • Спестява време за изтегляне на месечни фактури
  • Счетоводителите просто трябва да влязат в GTG CRM, за да ги изтеглят

2. Проверете внимателно преди експортиране

  • Винаги преглеждайте PDF преди експортиране
  • Експортираните фактури не могат да бъдат редактирани, може да се създаде само заместваща фактура

3. Проследяване на статуса на плащане

  • Маркирайте "Платено", когато получите парите
  • Помага за ефективно управление на вземанията

4. Разрешения за счетоводителя

  • Дайте разрешения на счетоводителя да достъпва модула за електронни фактури
  • Счетоводителят може самостоятелно да изтегля фактури за данъчни отчети