Това ръководство ви превежда през целия счетоводен жизнен цикъл в GTG CRM съгласно най-новите стандарти: от правилното настройване на сметкоплана съгласно Циркуляр 99/2025/TT-BTC (влизащ в сила от 01.01.2026 г.), ежедневната автоматична обработка на операции, управлението на входящи фактури от данъчната служба, осчетоводяването на дълготрайни активи и амортизация, до експортиране на XML за подаване в eTax и експортиране на финансови отчети в PDF/Excel. Всеки раздел по-долу представлява самостоятелен работен поток — можете да преминете директно към необходимата част.
Изисквания: Влезте в GTG CRM; потребителят има достъп до модула "Счетоводство" (вижте раздела за Разрешения в края на текста). Счетоводството трябва да е активирано в Настройки на работното пространство.
Част 1: Първоначални Настройки
Настройките трябва да се извършват само веднъж. След като завършите, всички операции ще се извършват автоматично според тази конфигурация.
Стъпка 1: Активиране на Счетоводство & Избор на Стандарт
Отидете на Настройки → Настройки на счетоводството (Accounting Settings).
Активирайте превключвателя Счетоводство (accounting_enabled), след което изберете Счетоводен стандарт (accounting_standard):
| Стандарт | Приложимо за | Бележки |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Компании | Замества TT200 от 01.01.2026 г. — задължителен за финансовата 2026 г. |
| TT133/2016 | Домакинства, МСП | Все още в сила; може доброволно да се премине към TT99 |
| TT200/2014 | Стари счетоводства | Използва се само за приключване на FY2025 или за архивиране; не се използва за 2026 г. |
Запазете. Стандартът и сметкопланът се заключват след първата операция — изберете правилния от самото начало.
Стъпка 2: Изграждане на Сметкоплан (Chart of Accounts)
Има три начина за изграждане на сметкоплан:
| Начин | Кога да се използва |
|---|---|
| Прилагане на шаблон по държава (Apply CoA Template) | Най-бързо — изберете VN (TT99/2025) или една от 11-те държави, системата ще създаде всички сметки и стандартни правила за осчетоводяване |
| AI помощ при настройка (Generate Accounting Setup) | AI ще предложи набор от сметки, подходящи за типа бизнес и държавата, с обяснения за всеки избор |
| Импортиране на CSV (Import Chart of Accounts) | Вече имате свой собствен набор от сметки от стар софтуер, импортирайте го, за да го използвате отново |
След прилагане на шаблона можете да добавяте подробни сметки (под-сметки) или да променяте имената според вътрешните нужди — TT99/2025 позволява на компаниите сами да отварят детайли. Използвайте Нулиране (Reset), за да създадете отново отначало, ако е необходимо (нулирането е възможно само преди първата операция).
Стъпка 3: Проверка на Правилата за Осчетоводяване (Posting Rules)
Правилата за осчетоводяване определят кое събитие генерира коя операция (например, приходи от продажби → Дт Сметка 131 / Кт Сметка 511; себестойност → Дт Сметка 632 / Кт Сметка 156).
След прилагане на шаблона по държава, най-често срещаните правила са предварително попълнени. Можете да:
- Активирате/деактивирате всяко правило с превключвателя Активен (Active), без да губите конфигурацията на сметките.
- Редактирате дебитната/кредитната сметка във всяко правило, ако компанията има свой собствен набор от сметки.
Стъпка 4: Конфигуриране на Признаване на Приходите
В Настройки на счетоводството изберете Точка на признаване на приходите (revenue_recognition_point):
- INVOICE (по подразбиране): признава се при издаване на фактура. Подходящ за повечето търговски и сервизни бизнеси.
- DELIVERY: признава се при доставка/изписване от склад. Използва се, когато договорът предвижда прехвърляне на контрола в момента на действителната доставка.
Системата автоматично съгласува приходите със себестойността на продадените стоки (COGS) за същия период.
Част 2: Ежедневни операции
Стъпка 5: Автоматично генериране на записвания — поръчки, фактури, възстановяване на суми
След като приключите с настройките, няма да се налага ръчно да записвате обичайните транзакции:
- Завършени поръчки → системата генерира записвания за приходи и себестойност.
- Издаване на електронни фактури → съответните записвания според избраната дата на признаване.
- Анулиране на електронни фактури (чрез S-Invoice/Viettel или MISA) → системата автоматично генерира обратни записвания, така че главната книга и фактурите винаги да съвпадат.
- Възстановяване на плащания, депозити, връщане на стоки → записвания според вида на транзакцията, обратни стойности на себестойността за всяка част (връщане на 3/10 продукта означава обръщане на себестойността само за тези 3 продукта).
Отидете в Счетоводство → Дневник на записванията (Journal Entries), за да преглеждате, филтрирате и сравнявате всички записвания по дата, период или номер на сметка.
Стъпка 6: Входящи фактури — Свързване с GDT & Счетоводно класиране
GTG CRM се свързва директно със системата за електронни фактури на Главна дирекция по приходите (GDT), автоматично изтегляйки всички входящи фактури на компанията — една връзка, покриваща всички доставчици.
Стъпка 6.1 — Свързване на GDT акаунт
Отидете в Настройки → Връзка с данъчните органи (Tax Authority Connection).
- Въведете Данъчен номер (MST) и парола за акаунта на портала hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Изберете времевия диапазон за извличане на история (Backfill history).
- Натиснете Test & Connect — системата ще провери и свърже за няколко секунди. Статусът ще покаже Connected при успех.
Бележка за сигурност: препоръчваме да създадете под-акаунт (sub-account) само с разрешение „Търсене на фактури“ вместо да използвате основния акаунт.
Стъпка 6.2 — Синхронизиране на входящите фактури
Натиснете Sync now или оставете системата да се синхронизира автоматично по график. След синхронизация, отидете в ERP → Управление на фактури → Входящи (Incoming), за да видите всички входящи фактури.
Всяка фактура ясно показва източника и статуса на документа:
| Статус | Значение | Действие |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Фактура с код на данъчната служба — GDT предоставя пълни данни и оригинални файлове | Готова за счетоводно класиране |
| Tax Authority / Needs Document | Фактура без код (телекомуникации, банки) — GDT предоставя данни, но без оригиналния файл | Изтеглете файла от доставчика и го качете |
| Email / Needs Document | Открита чрез имейл известие, без прикачен файл | Качете файла или използвайте връзката за изтегляне от доставчика |
Стъпка 6.3 — Качване на файлове за фактури без код (codeless)
Намерете редовете със статус „Needs Document“ (обикновено фактури за телекомуникации, електричество, банки). Натиснете Download↗ (from provider), за да отворите портала на доставчика с предварително попълнен код за търсене, изтеглете файла, след което натиснете Upload, за да го прикачите към фактурата.
Стъпка 6.4 — Счетоводно класиране
След като фактурата има пълни данни и документи, отворете фактурата и извършете класирането:
- Проверете сумата, входящия ДДС, доставчика.
- Запишете в счетоводната книга (входящ ДДС → сметка 133; разходи → съответната сметка според вида на разхода).
- Входящите фактури се свързват с клиенти/доставчици в CRM, като задълженията към доставчици са ясни за всеки партньор.
Стъпка 7: Дълготрайни активи & Амортизация
Модулът „Дълготрайни активи“ (Fixed Assets) управлява целия жизнен цикъл на активите и автоматично генерира записвания за амортизация в главната книга.
Стъпка 7.1 — Добавяне на нов актив
Отидете на Счетоводство → Дълготрайни активи → + Нов.
- Изберете Категория — например „Машини и оборудване“, „Транспортни средства“, „Нематериални активи“. Системата автоматично попълва: стандартни счетоводни сметки (Първоначална стойност, Амортизация, Разходи за амортизация), препоръчителна продължителност на ползване и метод на амортизация.
- Въведете Име на актива, Първоначална стойност (Cost), Остатъчна стойност (Salvage value), Дата на въвеждане в експлоатация.
- Изберете Метод на амортизация: Линеен (Straight-line), Намаляващ се остатък (Declining-balance) или Единичен (Units-of-production).
- Натиснете Запазване (Save) — активът се създава със статус ЧЕРНОВКА (DRAFT) и показва прогнозна месечна сума за амортизация.
Стъпка 7.2 — Активиране на актива & преглед на графика за амортизация
Отворете новосъздадения актив → натиснете Активиране (Activate). Статусът се променя на АКТИВЕН (ACTIVE) и системата незабавно генерира пълен график за амортизация (брой редове = брой периоди според срока на ползване), като всеки период е със статус ПРОГНОЗЕН (PROJECTED).
Стъпка 7.3 — Записване на амортизацията
Натиснете Изпълни амортизация (Run depreciation) за ръчно записване, или включете автоматизацията, за да може системата автоматично да я изпълнява в началото на всеки месец (виж Стъпка 11).
При изпълнение системата записва всички настъпили периоди (включително предишни, които не са били записани от датата на активиране). Всеки период се превръща в ЗАПИСАН (POSTED) и се генерира балансирана запис:
- Дебит сметка 6274 (Разходи за амортизация на материални дълготрайни активи) — или съответната сметка според типа актив
- Кредит сметка 2141 (Натрупана амортизация на материални дълготрайни активи)
Повторното изпълнение за същия период ще върне старата запис — няма да се създава дублиращ запис.
Стъпка 7.4 — Импортиране на списък с налични активи (Import)
Ако предприятието вече има регистър на активите, отидете на Дълготрайни активи → Импорт (Import):
- Качване на CSV/Excel: файлът може да бъде с всякаква структура на колоните — AI автоматично разпознава и предлага съпоставяне на колони (например: колона „Първоначална стойност“ → поле Cost, „Дата на покупка“ → Acquisition date). Прегледайте и коригирайте съпоставянето, преди да потвърдите.
- От фактури за покупка: изберете входяща фактура, която вече е в системата — активите автоматично се попълват с име, първоначална стойност, дата на покупка, доставчик.
- AI четене на документи: прикачете файл с договор или PDF фактура (текстов формат, не сканиран) — AI извлича и предварително попълва полетата.
Стъпка 7.5 — Ликвидация на актив
Отворете актива → Ликвидация (Dispose) → Продажба (Sale) (или Отписване (Write-off)), въведете действителната получена стойност и датата на ликвидация. Прегледайте печалбата/загубата от ликвидацията, преди да потвърдите. След потвърждение системата:
- Променя статуса на ЛИКВИДИРАН (DISPOSED), затваря графика за амортизация.
- Генерира запис за ликвидация: отписва първоначалната стойност (Кредит сметка 2112), отписва натрупаната амортизация (Дебит сметка 2141), отчита приходи/разходи от ликвидация (сметка 711 или сметка 811).
Част 3: Отчети & Експорт на файлове
Стъпка 8: Преглед на финансови отчети в реално време
Отидете на Счетоводство → Отчети (Reports), изберете период и прегледайте незабавно:
- Отчет за приходите и разходите (B02-DN) — приходи, себестойност, брутна печалба, нетна печалба по периоди.
- Отчет за финансовото състояние (B01-DN) — активи = пасиви + собствен капитал. Това е официалното име на формуляра съгласно TT99/2025, което замества старото име „Баланс“.
- Пробен баланс (Trial Balance) — салда по сметки в края на периода, проверка за баланс Дебит/Кредит преди закриване на периода.
- Декларация за ДДС — обобщаване на изходящ и входящ ДДС, готови за периода на деклариране.
Всички отчети се генерират от действителните записвания в главната книга — няма нужда от консолидиране от Excel или изчакване на главния счетоводител в края на месеца.
Стъпка 9: Експортиране на отчети в PDF и Excel
В който и да е отчет, натиснете Export ▾ и изберете формата:
- PDF: създава документ, подходящ за печат, с фирмен хедър, подпис и печат. Използва се за изпращане до банка (изисквания за заем често включват заверени финансови отчети), одитори, управителен съвет или инвеститори.
- Excel (XLSX): файл с електронна таблица с ясна структура — счетоводителят може да прави Pivot, допълнителни обобщения, сравнения между периодите. Числовите данни и форматирането на валутата следват българския локал.
Всички налични отчети (B01-DN, B02-DN, Пробен баланс, ДДС, Отчет за печалбата, AR/AP aging, Cash Position) поддържат и двата формата.
Стъпка 10: Експортиране на XML за подаване към данъчните власти (BCTC, VAT, CIT, PIT)
GTG CRM генерира XML файлове, съответстващи на XSD схемите на HTKK/eTax — можете да ги изтеглите и качите директно в портала за електронни данъци, без да се налага да въвеждате отново данни.
Отчети, поддържащи експортиране на XML:
| Отчет | Код на формуляр | Период на деклариране |
|---|---|---|
| Декларация за ДДС | 01/GTGT | Тримесечно |
| Годишен финансов отчет (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Финансова година |
| Декларация за корпоративен данък | 03/TNDN | Финансова година |
| Декларация за окончателно данъчно облагане на доходите на физически лица | 05/QTT-TNCN | Финансова година |
Стъпки за изпълнение:
- Отидете на Счетоводство → Отчети → Данъчни декларации (Tax Reports).
- Изберете вида на отчета и периода на деклариране.
- Проверете данните на екрана — полетата се картографират автоматично от главната книга според стандарта TT99/2025.
- Натиснете Export XML → изтеглете файла
.xml. - Влезте в thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) или отворете HTKK desktop, импортирайте току-що изтегления XML файл.
- Направете финална проверка в софтуера на данъчната администрация и подайте.
XML файловете отговарят на актуалната версия на XSD схемите на Главна дирекция "Приходи" и са съвместими с iTaxViewer за проверка на структурата преди подаване.
Част 4: Автоматизация на счетоводството
Стъпка 11: Активиране на автоматизацията
Отидете на Счетоводство → Настройки → Автоматизация на счетоводството (Accounting Automations), активирайте процесите според нуждите си:
| Автоматизация | Ефект |
|---|---|
| Автоматично фактуриране по поръчка | Автоматично създаване и издаване на електронни фактури при завършване на поръчка |
| Генериране на записвания за приходи | Записване на приходи при издаване на фактура |
| Генериране на записвания за себестойност на продадените стоки (COGS) | Записване на COGS при изписване от склад |
| Обработка на възстановяване на суми / връщане на стоки | Автоматично записване на възстановявания и обратни проводки за себестойност |
За дълготрайни активи, отидете на Счетоводство → Дълготрайни активи → Automations (бутон на лентата с инструменти):
| Автоматизация | Ефект |
|---|---|
| Post monthly depreciation | На 1-во число от всеки месец, автоматично записване на амортизацията за предходния месец за всички АКТИВНИ активи |
| Record asset disposal to ledger | Автоматично генериране на записвания за ликвидация при изписване на актив |
| Record asset revaluation to ledger | Автоматично генериране на записвания за преоценка при преоценка на актив (opt-in) |
Дебитните/кредитните сметки за всяка автоматизация се конфигурират директно в модула "Create Journal Entry" в работния процес — няма нужда от програмиране, всичко е конфигурирано на едно място.
Разпределение на правата в счетоводството
Достъпът до модула "Счетоводство" се контролира от разрешения. Свържете се със собственика на работното пространство или администратор, за да получите:
| Разрешение | Функционалност |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Преглед на сметкоплана |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Добавяне/редактиране на сметки |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Преглед на дневника на счетоводните записвания |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Ръчно създаване на счетоводни записвания |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Преглед на финансови отчети и експортиране на файлове |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Конфигуриране на счетоводните настройки |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Затваряне/отваряне на счетоводни периоди |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Управление на дълготрайни активи |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Отчитане на амортизация |
Собствениците на работни пространства и администраторите по подразбиране получават всички изброени разрешения.
Документът е част от GTG CRM
