Това ръководство ще ви преведе през целия счетоводен цикъл в GTG CRM съгласно най-новите стандарти: от настройка на правилна сметна схема съгласно Директива 99/2025/TT-BTC (влизаща в сила от 01.01.2026 г.), ежедневно автоматично осчетоводяване, управление на входящи фактури от данъчните власти, записване на дълготрайни активи и амортизация, до експортиране на XML за подаване в eTax и експортиране на финансови отчети в PDF/Excel. Всеки раздел по-долу представлява независим работен процес — можете да преминете директно към необходимата част.
Изисквания: Влезли в GTG CRM; потребителят има достъп до модул Счетоводство (вижте секция Права в края на текста). Счетоводството трябва да е активирано в Настройки на работната област.
Част 1: Първоначална настройка
Настройката трябва да се направи еднократно. След като приключите, всички счетоводни записвания ще се извършват автоматично според тази конфигурация.
Стъпка 1: Активиране на Счетоводство и избор на Стандарт
Отидете на Настройки → Счетоводни настройки (Accounting Settings).
Активирайте превключвателя Счетоводство (accounting_enabled), след което изберете Счетоводен стандарт (accounting_standard):
| Стандарт | Приложимо за | Забележки |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Предприятия | Замества TT200 от 01.01.2026 г. — задължителен за финансовата 2026 г. |
| TT133/2016 | Домакинства, МСП | Все още валиден; възможно е доброволно преминаване към TT99 |
| TT200/2014 | Счетоводство за стари години | Използва се само за затваряне на FY2025 или за архивиране; не се използва за 2026 г. |
Запазете. Стандартът и сметната схема се заключват след първото счетоводно записване — изберете правилното от самото начало.
Стъпка 2: Изграждане на Сметна схема (Chart of Accounts)
Има три начина за изграждане на сметна схема:
| Метод | Кога да се използва |
|---|---|
| Прилагане на шаблон по държава (Apply CoA Template) | Най-бързият — изберете VN (TT99/2025) или 1 от 11 държави, системата ще създаде всички сметки и правила за осчетоводяване по подразбиране |
| AI помощ при настройка (Generate Accounting Setup) | AI предлага подходящ набор от сметки за типа бизнес и държавата, с обяснения за всеки избор |
| Импорт от CSV (Import Chart of Accounts) | Вече имате своя сметка от стар софтуер, импортирайте я за повторна употреба |
След прилагане на шаблона можете да добавите подробни сметки (под-сметки) или да редактирате имената според вътрешни нужди — TT99/2025 позволява на предприятията сами да отварят детайли. Използвайте Reset, за да започнете отначало, ако е необходимо (reset е възможен само преди извършване на счетоводни записвания).
Стъпка 3: Проверка на правилата за осчетоводяване (Posting Rules)
Правилата за осчетоводяване определят кое събитие генерира кое счетоводно записване (напр. приходи от продажби → Дт сметка 131 / Кт сметка 511; себестойност → Дт сметка 632 / Кт сметка 156).
След прилагане на шаблона по държава, често срещаните правила вече са попълнени. Можете да:
- Активирате/деактивирате всяко правило с превключвателя Active, без да губите конфигурацията на записванията.
- Редактирате дебитни/кредитни сметки във всяко правило, ако предприятието има собствена сметка.
Стъпка 4: Конфигуриране на признаване на приходи
В Счетоводни настройки, изберете Точка на признаване на приходи (revenue_recognition_point):
- INVOICE (по подразбиране): признаване при издаване на фактура. Подходящ за повечето търговци на дребно и услуги.
- DELIVERY: признаване при доставка/изписване от склад. Използва се, когато договорът предвижда прехвърляне на контрол в момента на действителната доставка.
Системата автоматично съгласува приходите със себестойността (COGS) за същия период.
Част 2: Ежедневна работа
Стъпка 5: Автоматично генерирани записвания — Поръчки, Фактури, Връщане на пари
След завършване на настройката, не е необходимо да водите ръчно счетоводни записвания за обичайни операции:
- Завършена поръчка → системата генерира записване за приходи и себестойност.
- Издадена електронна фактура → съответното записване според избрания момент на признаване.
- Анулирана електронна фактура (чрез S-Invoice/Viettel или MISA) → системата автоматично генерира обратно записване, счетоводните регистри и фактурите винаги са съгласувани.
- Връщане на плащане, анулиране на депозит, връщане на стоки → записване от правилния тип операция, анулиране на себестойността за всяка част (при връщане на 3 от 10 продукта се анулира само себестойността на тези 3 продукта).
Отидете на Счетоводство → Дневник на записванията (Journal Entries), за да преглеждате, филтрирате и сравнявате всички записвания по дата, период или номер на сметка.
Стъпка 6: Входящи фактури — Свързване с GDT & Счетоводен triage
GTG CRM се свързва директно със системата за електронни фактури на Националната данъчна администрация (GDT), като автоматично извлича всички входящи фактури на предприятието — една връзка, покриваща всички доставчици.
Стъпка 6.1 — Свързване на GDT акаунт
Отидете на Настройки → Връзка с данъчна администрация (Tax Authority Connection).
- Въведете Данъчен номер (MST) и паролата за акаунт на портала hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Изберете периода, за който искате да извлечете история (Backfill history).
- Натиснете Test & Connect — системата ще потвърди и свърже за няколко секунди. Статусът ще покаже Connected при успех.
Забележка за сигурност: препоръчваме създаването на под-акаунт с право само за "Търсене на фактури", вместо използване на основния акаунт.
Стъпка 6.2 — Синхронизиране на входящи фактури
Натиснете Sync now или оставете системата да се синхронизира автоматично по график. След синхронизиране, отидете на ERP → Управление на фактури → Входящи (Incoming), за да видите всички входящи фактури.
Всяка фактура показва ясно източника и статуса на документа:
| Статус | Значение | Действие |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Фактура с данъчен код — GDT е предоставила достатъчно данни и оригиналния файл | Готова за счетоводен triage |
| Tax Authority / Needs Document | Фактура без код (телефон, банка) — GDT е предоставила данни, но не и оригиналния файл | Изтеглете файла от доставчика и го качете |
| Email / Needs Document | Открита чрез имейл уведомление, без прикачен файл | Качете файла или използвайте връзката за изтегляне от доставчика |
Стъпка 6.3 — Качване на файлове за фактури без код (codeless)
Намерете реда със статус "Needs Document" (обикновено фактури за телекомуникации, електричество, банка). Натиснете Download↗ (from provider), за да отворите портала на доставчика с предварително попълнен код за търсене, изтеглете файла, след което натиснете Upload, за да го прикачите към фактурата.
Стъпка 6.4 — Счетоводен triage
След като фактурата има достатъчно данни и документ, отворете фактурата и извършете triage:
- Проверете сумата, ДДС за вход, доставчика.
- Осчетоводете в счетоводния регистър (входящ ДДС → сметка 133; разходи → съответната сметка според типа разход).
- Входящите фактури се свързват с клиент/доставчик в CRM, задълженията към доставчици са ясни за всеки партньор.
Стъпка 7: Дълготрайни активи & Амортизация
Модулът за Дълготрайни активи (Fixed Assets) управлява целия жизнен цикъл на активите и автоматично генерира записвания за амортизация в главната книга.
Стъпка 7.1 — Добавяне на нов актив
Отидете на Счетоводство → Дълготрайни активи → + New.
- Изберете Категория (Category) — напр. "Машини и оборудване", "Транспортни средства", "Нематериални активи". Системата автоматично попълва: сметка за осчетоводяване по подразбиране (Първоначална стойност, Амортизация, Разходи за амортизация), предложена продължителност на използване и метод на амортизация.
- Въведете Име на актива, Първоначална стойност (Cost), Оценка на ликвидационната стойност (Salvage value), Дата на пускане в експлоатация.
- Изберете Метод на амортизация: Линеен (Straight-line), Намаляващ се остатък (Declining-balance), или Според обема на продукцията (Units-of-production).
- Натиснете Save — активът се създава със статус DRAFT и показва прогнозна месечна сума на амортизация.
Стъпка 7.2 — Активиране на актива & преглед на амортизационния график
Отворете новосъздадения актив → натиснете Activate. Статусът се променя на ACTIVE и системата незабавно генерира пълен амортизационен график (броят редове = броят периоди според продължителността на използване), като всеки период е със статус PROJECTED.
Стъпка 7.3 — Осчетоводяване на амортизация
Натиснете Run depreciation за ръчно осчетоводяване, или активирайте автоматизацията, за да може системата да работи автоматично в началото на всеки месец (виж Стъпка 11).
Когато се стартира, системата осчетоводява всички настъпили периоди (включително предишни периоди, които не са били осчетоводени от датата на активиране). Всеки период се обръща на POSTED и генерира балансиращо записване:
- Дт сметка 6274 (Разходи за амортизация на материални дълготрайни активи) — или съответната сметка според типа актив
- Кт сметка 2141 (Натрупана амортизация на материални дълготрайни активи)
Повторното изпълнение за същия период ще върне старото записване — няма да се генерира дублиращо записване.
Стъпка 7.4 — Импортиране на списък със съществуващи активи (Import)
Ако предприятието вече има регистър на активите, отидете на Дълготрайни активи → Import:
- Качване на CSV/Excel: файлът може да бъде с всякаква структура на колоните — AI автоматично ще разпознае и предложи съответствие на колоните (напр. колона "Първоначална стойност" → поле Cost, "Дата на покупка" → Acquisition date). Разгледайте и коригирайте съответствията преди потвърждение.
- От покупна фактура: изберете входяща фактура, която вече е в системата — активите автоматично се попълват с име, първоначална стойност, дата на покупка, доставчик.
- AI четене на документи: прикачете договор или PDF фактура (текстов формат, не сканиран) — AI ще извлече и предварително попълни полетата.
Стъпка 7.5 — Ликвидация на актив
Отворете актива → Dispose → Sale (или Write-off), въведете действителната стойност при ликвидация и датата на ликвидация. Прегледайте печалбата/загубата от ликвидация преди потвърждение. След потвърждение, системата:
- Променя статуса на DISPOSED, затваря амортизационния график.
- Генерира записване за ликвидация: изписва първоначалната стойност (Кт сметка 2112), изписва натрупаната амортизация (Дт сметка 2141), записва приход/разход от ликвидация (сметка 711 или сметка 811).
Част 3: Отчети & Експортиране на файлове
Стъпка 8: Преглед на финансови отчети в реално време
Отидете на Счетоводство → Отчети, изберете период и прегледайте незабавно:
- Отчет за приходите и разходите (B02-DN) — приходи, себестойност, брутна печалба, нетна печалба за периода.
- Баланс (B01-DN) — активи = пасиви + собствен капитал. Това е официалното име на формата според TT99/2025, заместващо старото име "Баланс".
- Пробен баланс (Trial Balance) — салдо по сметки в края на периода, проверка на баланса Дт/Кт преди затваряне на периода.
- Декларация за ДДС — обобщена информация за изходящ и входящ ДДС, готова за периода на деклариране.
Всички отчети се изчисляват от действителните записвания в главната книга — няма нужда от обединяване от Excel или чакане на главен счетоводител в края на месеца.
Стъпка 9: Експортиране на отчети в PDF & Excel
На всеки отчет, натиснете Export ▾ и изберете формат:
- PDF: създава документ с формат за печат, заглавие на предприятието, може да бъде подписан и подпечатан. Използва се за изпращане до банки (документация за кредити изисква подписан финансов отчет), одитори, ръководство или инвеститори.
- Excel (XLSX): табличен файл с ясна структура — счетоводителят може да го използва за Pivot таблици, допълнителни обобщения, сравнения между периоди. Данните и форматът на валутата отговарят на локала на Виетнам.
Всички налични отчети (B01-DN, B02-DN, Пробен баланс, ДДС, Отчет за приходите, AR/AP aging, Cash Position) поддържат и двата формата.
Стъпка 10: Експортиране на XML за подаване в данъчните власти (BCTC, VAT, CIT, PIT)
GTG CRM предварително създава XML файлове според XSD на HTKK/eTax — можете да ги изтеглите и качите директно в портала за електронни данъчни услуги, без да въвеждате данни отново.
Отчети, поддържащи експорт на XML:
| Отчет | Код на форма | Период на деклариране |
|---|---|---|
| Декларация за ДДС | 01/GTGT | Тримесечие |
| Годишен финансов отчет (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Финансова година |
| Декларация за корпоративен данък върху доходите | 03/TNDN | Финансова година |
| Декларация за окончателно определяне на данък върху доходите на физически лица | 05/QTT-TNCN | Финансова година |
Стъпки за изпълнение:
- Отидете на Счетоводство → Отчети → Данъчни отчети (Tax Reports).
- Изберете вида на отчета и периода на деклариране.
- Проверете данните на екрана — показателите се съпоставят автоматично от главната книга според стандарта TT99/2025.
- Натиснете Export XML → изтеглете файла
.xml. - Влезте в thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) или отворете HTKK desktop, импортирайте изтегления XML файл.
- Направете последна проверка в данъчния софтуер, след което подайте.
XML файловете отговарят на текущата версия XSD на Националната данъчна администрация, съвместими са с iTaxViewer за проверка на структурата преди подаване.
Част 4: Автоматизация на счетоводството
Стъпка 11: Активиране на автоматизация
Отидете на Счетоводство → Настройки → Автоматизация на счетоводството (Accounting Automations), активирайте процесите според нуждите:
| Автоматизация | Действие |
|---|---|
| Автоматично фактуриране от поръчки | Автоматично създаване и издаване на електронни фактури при завършване на поръчка |
| Генериране на записвания за приходи | Записване на приходи при издаване на фактура |
| Генериране на записвания за себестойност (COGS) | Записване на COGS при експедиране от склад |
| Обработка на връщане на пари / връщане на стоки | Автоматично записване за връщане и анулиране на себестойност |
За дълготрайни активи, отидете на Счетоводство → Дълготрайни активи → Automations (бутон на лентата с инструменти):
| Автоматизация | Действие |
|---|---|
| Post monthly depreciation | На 1-во число всеки месец, автоматично осчетоводява амортизацията за предходния месец за всички АКТИВНИ активи |
| Record asset disposal to ledger | Автоматично генерира записване за ликвидация, когато актив е ликвидиран |
| Record asset revaluation to ledger | Автоматично генерира записване за преоценка, когато актив е преоценен (opt-in) |
Дефиницията за дебит/кредит във всяка автоматизация се редактира директно в модула "Create Journal Entry" в работния процес — без нужда от програмиране, едно място за конфигурация.
Права за достъп до Счетоводство
Достъпът до модул Счетоводство се контролира с отделни права. Свържете се със собственика на работната област или администратора, за да получите:
| Право | Функция |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Преглед на сметната схема |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Добавяне/редактиране на сметки |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Преглед на дневника на записванията |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Ръчно създаване на записвания |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Преглед на финансови отчети и експортиране на файлове |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Конфигуриране на счетоводните настройки |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Затваряне/отваряне на счетоводни периоди |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Управление на дълготрайни активи |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Осчетоводяване на амортизация |
Собствениците на работни области и администраторите получават всички права по подразбиране.
Документацията е собственост на GTG CRM
