Ръководство за потребителя: Продажба на услуги и договори в GTG CRM

Какво ще можете да правите след това ръководство

Създаване на услуга в Каталог → изготвяне на комбинирана оферта (продукти + услуги) → превръщане в договор → попълване на Страна Б + етапи на приемане → изпращане на договор (.docx) → качване на подписано копие → издаване на фактура на траншове → преглед на счетоводни записвания.

Подготовка

#	Условие	Защо е необходимо
1	Влезте в GTG CRM, с права за управление на CRM (създаване на продукти, услуги, оферти, договори).	За изпълнение на целия работен процес.
2	Настроена Сметкоплан (CoA) + (за издаване на фактури) работно пространство с конфигурирани фактури/ERP.	За да се отразят фактурите в счетоводните книги.
3	Контакт/фирма, която да служи за клиент (Страна Б).	Договорът изисква подписваща страна.

Стъпка 1 — Създаване на услуга в Каталог

1. Отворете CRM → Каталог → Услуги → Създаване.
2. Създайте „Уеб дизайн“ — цена 20,000,000, таксуване Еднократно. Запазете. Създайте „SEO месечно“ — цена 5,000,000, Периодично → месечно. Запазете.

✅ Очакван резултат: Услугата е в Каталог ▸ Услуги; всяка услуга има цена + цикъл на таксуване. (Продуктите са в Каталог ▸ Продукти и също могат да бъдат настроени за периодично таксуване.)

Стъпка 2 — Изготвяне на комбинирана оферта (продукти + услуги)

1. Отворете CRM → Продажби → Оферти (Quotations) → Създаване, изберете контакт.
2. Ред 1: Тип = Услуга → „Уеб дизайн“ (1). Ред 2: Тип = Услуга → „SEO месечно“ (1). Ред 3: Тип = Продукт → „Хостинг лиценз“ (количество 3).
3. Запазете офертата → Изпращане → маркирайте като Приета (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Очакван резултат: Всеки ред има таг за Тип (Услуга = зелено, Продукт = синьо); редът за услугата показва цикъла. Сумиране на всички редове. Когато е ACCEPTED, се появява бутон Преобразуване в договор.

Стъпка 3 — Преобразуване на оферта → Договор

1. Доведете офертата до статус Приета (Accepted): отворете офертата → Маркиране като изпратена → Маркиране като приета (потвърждение).
2. В приетия ред на офертата в таблицата Оферти, щракнете върху иконата Преобразуване в договор (бутон за действие на реда — НЕ се намира в панела с подробности; панелът съдържа само Преобразуване в поръчка). Отворете новосъздадения договор в Продажби → Договори.

✅ Очакван резултат: Изскачащо съобщение/резултат с номер на договор във формат CTR-YYYYMM-NNNNN. Договорът запазва типа/цикъла на всеки ред; сумата се разделя на еднократна сума и месечна сума + ДДС. Офертата се превръща в CONVERTED/ACCEPTED.

Стъпка 4 — Попълване на Страна Б и етапи на приемане

1. В договора, отворете секцията Страна Б (Party B) → изберете контакт/фирма; информацията (юридическо име, ЕИК, адрес, представител) се попълва автоматично, ако има обогатени данни за компанията.
2. Задайте етапи на приемане (Приемане), за да насочите графика за плащане; (по избор) активирайте двуезичен режим.

✅ Очакван резултат: Страна Б се показва в договора; етапите на приемане създават съответни графици за плащане.

Стъпка 5 — Изпращане на договор на клиента (.docx)

1. Отворете подробностите за договора (щракнете върху + / номер на договора, за да отворите панела). В секцията Документи (Documents): щракнете върху Генериране на договор, за да създадете .docx файл, или използвайте Качване на документ, за да прикачите файла на договора. Когато документът е наличен, всеки документ има бутон Изпращане / Изтегляне, за да го изпратите на клиента.

✅ Очакван резултат: Системата генерира/прикачва договорния документ; бутоните Изпращане (изпращане по имейл до клиента) и Изтегляне се появяват на реда на документа в секция Документи.

ℹ️ Забележка: Секцията Документи на договора има Генериране на договор + Качване на документ; след като документът е наличен, всеки ред на документа показва Изпращане / Изтегляне. Попълнете Страна Б (Стъпка 4) преди да генерирате договора; ако Страна Б все още не е налична, можете да използвате Качване на документ, за да прикачите файла на договора.

Стъпка 6 — Качване на подписано копие

1. След като клиентът подпише и изпрати обратно, в секция Документи щракнете върху Качване на документ → изберете файла (тип Подписано копие) → потвърдете. (Предложение веднага отдолу: "Качете подписания договор, за да го активирате.")

✅ Очакван резултат: Подписаният файл е прикачен (Тип Подписано копие) заедно с времето на подписване; договорът автоматично преминава в ACTIVE/Ongoing и се попълва полето Подписано на. Появяват се таблица Фактуриране (график за плащане) + бутон Издаване на фактура (все още не са генерирани счетоводни записвания).

Стъпка 7 — Издаване на фактура на траншове

1. В активен договор, в таблица Фактуриране, щракнете върху Издаване на фактура за транша, за който искате да издадете фактура → отваря се полето Издаване на фактура с 3 опции: Издаване сега / Запазване като чернова / Маркиране като платено сега (с пояснение: "Издаването записва приходи + вземания (AR). Маркирането като платено записва получаването на пари.") → изберете и потвърдете.

✅ Очакван резултат: Фактура за транша на плащане се издава чрез работния поток на ERP/фактуриране; траншът се свързва с издадената фактура; статусът на плащане се актуализира.

⚠️ Предварително условие: Издаването на фактура изисква работно пространство с конфигурирано електронно фактуриране / свързан данъчен доставчик. Ако не е свързано, полето Издаване на фактура ще покаже предварителен преглед, но стъпката за издаване няма да бъде изпълнена. След свързване на електронното фактуриране, траншът ще издаде фактура и ще генерира автоматично счетоводно записване (Стъпка 8).

Стъпка 8 — Преглед на счетоводни записвания

1. Отворете Управление (Management) → Счетоводство (Accounting) → Счетоводни записвания (Journal Entries).

✅ Очакван резултат: При издаване на фактура се генерира балансирано счетоводно записване: Дебит Вземания (131) / Кредит Приходи (511) / Кредит ДДС (3331). При записване на плащане: Дебит Пари (111/112) / Кредит Вземания (131).

ℹ️ Забележка: Счетоводното записване за приходи от договор (Дебит 131 / Кредит 511 / Кредит 3331) се появява само след успешно издаване на фактура — т.е. след свързване на електронното фактуриране (виж Стъпка 7).

Бърза справка за очакваните резултати

Действие	Резултат, който ще видите
Създаване на услуга (Стъпка 1)	Услуга в Каталог ▸ Услуги + цена + цикъл
Комбинирана оферта (Стъпка 2)	Таг за Тип на всеки ред; ACCEPTED → бутон Преобразуване в договор
Преобразуване (Стъпка 3)	CTR-2026-… ; обща сума разделена на еднократна/месечна; оферта CONVERTED
Страна Б + приемане (Стъпка 4)	Попълнена Страна Б; график за плащане според етапи
Изпращане (.docx) (Стъпка 5)	Имейл .docx до клиента; SENT
Качване на подпис (Стъпка 6)	Подписващ + време; SIGNED → ACTIVE; генериране на график за плащане
Издаване на фактура (Стъпка 7)	Предварителен преглед → потвърждение → издадена фактура за транш
Главна книга (Стъпка 8)	Записване Дебит 131/Кредит 511+3331; плащане Дебит 111/Кредит 131

Бележки

• Оферта → Поръчка все още копира само продуктови редове (услугите принадлежат на договор) — това е правилен дизайн.
• Импортиране на продуктови каталози поддържа всякакъв формат на електронни таблици (AI автоматично съпоставя колоните); импортиране на услуги е следваща функция в пътната карта.
• ДДС: ако данъкът е 0%, ДДС според държавата на работното пространство (напр. 10% за Виетнам) все още може да бъде приложен от ценовия пакет — това е стандартно поведение.