Управление на безкасови платежни документи за бизнес домакинства Група 3

От 2026 г. съгласно Решение 3389, бизнес домакинствата от Група 3 (приходи над 3 милиарда VND/година) трябва да изпълняват данъчните си задължения по метода на деклариране и да отговарят на по-строги условия за управление на документи. По-специално, управлението на безкасовите платежни документи не е само задължително изискване, но и предпоставка за приспадане на данъци и признаване на разходи.

Съгласно Наредба 01/2021, бизнес домакинството е организация, създадена от физическо лице или членове на домакинство и носи неограничена отговорност с цялото си имущество. Това означава, че всички приходи - независимо дали от лична или бизнес сметка - се считат за приходи на домакинството. Ето защо разделянето и управлението на безкасови платежни документи става изключително важно, за да се осигури прозрачност и съответствие с данъчното законодателство.

Основни функции

• Централизирано управление на документи за банкови преводи, карти и електронни портфейли
• Бързо търсене по период, контрагент, сума
• Сигурно съхранение на електронни документи, лесно за достъп при нужда
• Автоматично съгласуване със счетоводните книги и данъчните декларации
• Предупреждение за липсващи задължителни документи за транзакции над установения праг
• Статистически отчети детайлно по месец, тримесечие, година за данъчни декларации
• Висока сигурност с контрол на достъпа и автоматични резервни копия

Подробни инструкции за употреба

Стъпка 1: Настройване на бизнес банкова сметка

Както бе споменато, тъй като бизнес домакинството носи неограничена отговорност с цялото си имущество, откриването на отделна сметка за бизнес дейности е първата важна стъпка.

1. Отидете в модула Управление на документи в GTG CRM
2. Изберете Настройки → Банкови сметки
3. Въведете информация: Име на банката, номер на сметката, име на титуляра на сметката
4. Маркирайте тази сметка като „Основна бизнес сметка“

Стъпка 2: Свързване на източници на платежни данни

GTG CRM поддържа автоматична синхронизация от множество източници:

1. Свързване с Интернет банкиране: Въведете API ключ или се свържете чрез Open Banking
2. Свързване с електронни портфейли: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Импортиране на файл с извлечение: Поддържа формати Excel, PDF от банката

След свързване системата автоматично синхронизира историята на транзакциите и актуализира в реално време.

Стъпка 3: Записване и класифициране на документи

За всяка безкасова транзакция направете следното:

1. Изберете транзакцията от списъка с автоматична синхронизация
2. Класифициране: Бизнес разходи, Лични разходи, Приходи
3. Прикачване на свързани документи: Фактури, договори, разписки (качване на снимка/PDF)
4. Бележки: Цел на плащането, свързани страни

Важна забележка: Съгласно разпоредбите, само разходите с пълни безкасови платежни документи могат да бъдат признати като приспаднати разходи при изчисляване на данъка върху доходите от стопанска дейност.

Стъпка 4: Съгласуване със счетоводните книги

Системата автоматично съгласува между:

• Безкасови платежни документи
• Касов дневник
• Дневник на разходите - приходите
• Данъчна декларация

Ако бъдат открити несъответствия, системата ще предупреди незабавно за своевременно коригиране.

Стъпка 5: Генериране на отчети за данъчните органи

При необходимост от подаване на данъчни документи или декларации:

1. Отидете на Отчети → Отчети за платежни документи
2. Изберете отчетен период: Месец, Тримесечие, Година
3. Изберете тип отчет: Детайлен списък на безкасови транзакции; Обобщен отчет по контрагент; Отчет за приспаднати разходи
4. Експортирайте файл PDF/Excel заедно със сканирани оригинални документи

Стъпка 6: Съхранение и достъп

Всички документи се съхраняват електронно с:

• Срок на съхранение: Минимум 10 години (според законовите разпоредби)
• Шифроване: Банкова сигурност
• Търсене: По множество критерии (дата, сума, контрагент, тип разход)
• Резервно копиране: Автоматично ежедневно

Предимства при използване

• 100% съответствие с разпоредбите за безкасови платежни документи от 2026 г.
• Максимално увеличаване на приспаднатите разходи при изчисляване на данъци, законно намаляване на дължимия данък върху доходите от стопанска дейност
• Спестяване на 70% време за съгласуване и изготвяне на отчети в сравнение с ръчна обработка
• Финансова прозрачност, избягване на данъчни одиторски рискове поради липса на документи
• Реално проследяване на паричните потоци от бизнеса, подпомагане на своевременни решения

Важни забележки

Относно класифицирането на бизнес домакинствата

Бизнес домакинствата от Група 3 (приходи над 3 милиарда VND/година) трябва да прилагат метода на деклариране от 2026 г. Това означава:

• Трябва да декларирате напълно приходите и разходите (вече не се прилага % нормативен метод)
• Трябва да имате пълни фактури и документи за всички разходи
• Само разходи с безкасови платежни документи ще бъдат признати

Относно неограничената отговорност

Специално внимание: Бизнес домакинствата носят неограничена отговорност с цялото си имущество. Ето защо:

• Всички банкови сметки (лични + бизнес) се считат за приходи на домакинството
• Трябва ясно да се разграничават бизнес и лични транзакции
• Препоръчва се откриване на отделна сметка за бизнес дейности

Относно ограниченията за бизнес домакинствата

• Едно физическо лице може да учреди само 01 бизнес домакинство
• Не може едновременно да бъде собственик на еднолично дружество
• Не може да бъде съдружник в командитно дружество

С GTG CRM управлението на безкасови платежни документи става лесно, точно и 100% съответстващо на законовите разпоредби. Подгответе се още сега, за да бъдете готови за промените от 2026 г.!