1. Přístup do CRM

Krok 1: Přihlášení do GTG CRM

Přihlaste se ke svému účtu GTG CRM.

Krok 2: Otevření nabídky Kontaktů

V levém panelu nabídek klikněte na „Kontakty“.

Přístup k funkcím

Hlavní rozhraní

Zobrazí se seznam všech kontaktů (zákazníků) v systému.

2. Zobrazení seznamu Kontaktů

Zobrazené informace

Seznam kontaktů zobrazuje sloupce s informacemi:

Informace Popis
Jméno Jméno zákazníka
Email E-mailová adresa
Telefonní číslo Kontaktní telefonní číslo
Země Země zákazníka
Stav New, In Progress, Converted...
Zdroj Facebook, Zalo, Landing Page...
Odpovědná osoba Zaměstnanec, který má na starosti

Seznam kontaktů

Automatické zdroje dat

Kontakty se automaticky stahují do CRM z: - Facebook Messenger - Zákazník píše na Fanpage - Gmail - Zákazník posílá e-mail - Landing Page - Zákazník vyplní formulář, píše přes Live Chat

3. Vytvoření nového kontaktu

Kdy je potřeba vytvářet ručně?

Když máte zákazníka ze zdroje, který GTG CRM nedokáže automaticky načíst (telefonní hovor, osobní setkání...).

Krok 1: Klikněte na „Vytvořit kontakt“

Klikněte na tlačítko „Vytvořit kontakt“ v pravém horním rohu obrazovky.

Vytvoření nového kontaktu

Krok 2: Zadejte informace

Vyplňte informace o zákazníkovi: - Jméno a Příjmení (povinné) - Email (povinné) - Telefonní číslo - Adresa - Země - Poznámky

Zadání informací Tip: Čím podrobněji vyplníte, tím snáze se bude v budoucnu spravovat!

Krok 3: Uložit kontakt

Klikněte na „Uložit“ pro přidání kontaktu do seznamu.

4. Import dat z CSV

Kdy je potřeba importovat?

Když již máte soubor s daty zákazníků (z Excelu, starého systému...).

Krok 1: Příprava CSV souboru

CSV soubor musí mít správný formát:

Povinný sloupec Popis
email E-mailová adresa
firstName Jméno
lastName Příjmení
phone Telefonní číslo
address Adresa

Krok 2: Klikněte na „Importovat data“

Klikněte na tlačítko „Importovat data“ na liště nástrojů.

Import dat

Krok 3: Výběr CSV souboru

Klikněte na „Vybrat soubor“ a vyberte připravený CSV soubor.

Výběr souboru

Krok 4: Potvrzení importu

Zkontrolujte data a klikněte na „Importovat“ pro dokončení.

Poznámka: Sloupec e-mailu je v CSV souboru POVINNÝ.

5. Přizpůsobení zobrazených sloupců

Krok 1: Otevření nastavení sloupců

Klikněte na „Upravit sloupce“ na liště nástrojů. Přizpůsobení sloupců

Krok 2: Přidání nového sloupce

Vyberte sloupce, které chcete zobrazit: - Zaškrtněte sloupec, který chcete zobrazit - Odznačte sloupec, který nepotřebujete

Výběr nových zobrazených sloupců

Krok 3: Uložení nastavení

Klikněte na „Uložit“ pro použití změn.

6. Použití filtrů

6.1 Filtrování podle data

Zobrazení zákazníků podle časového období: - Dnes - Noví zákazníci dnes - Včera - Zákazníci včera - Posledních 7 dní - Tento měsíc - Vlastní - Vyberte časové období

Filtrování podle času

6.2 Filtrování podle stavu

  • New - Nový zákazník
  • In Progress - Zpracovává se
  • Converted - Konvertováno
  • Lost - Ztracený zákazník

Filtrování podle stavu

6.3 Pokročilé filtry

Krok 1: Klikněte na „Pokročilé filtry“

Přístup k pokročilým filtrům Krok 2: Vyberte pole, podle kterého chcete filtrovat (Adresa, Produkt, Zdroj...) Výběr pole pro filtrování Krok 3: Zadejte hodnotu, kterou hledáte

Příklad: Hledání zákazníků v Okrese 5 - Vyberte: Adresa - Zadejte: Okres 5

Zadání vyhledávací hodnoty

6.4 Kombinace více filtrů

  • Adresa = Okres 5 A
  • Zakoupený produkt = Tričko

7. Úprava kontaktu

Klikněte na jméno kontaktu pro otevření jeho detailní stránky.

Zde můžete upravit: - Osobní informace - Adresu - Telefonní číslo - Poznámky - Stav

Úprava kontaktu

8. Přiřazení odpovědné osoby

Účel

Přidělení zákazníků odpovědným zaměstnancům pro: - Jasné rozdělení práce - Sledování výkonu - Zamezení duplicitní péče

Krok 1: Otevření detailů kontaktu

Klikněte na kontakt, kterému chcete něco přiřadit.

Krok 2: Výběr odpovědné osoby

V sekci „Odpovědná osoba“ klikněte pro výběr zaměstnance.

Krok 3: Změna odpovědné osoby

Pokud potřebujete převést na jinou osobu: 1. Klikněte na jméno současné odpovědné osoby 2. Zvolte novou osobu ze seznamu 3. Uložte změny

Nastavení odpovědné osoby

9. Připojení souborů a odkazů k úkolům

Každý úkol v CRM může mít připojený soubor ze Správce aktiv a externí odkazy – všechny související dokumenty jsou přímo v úkolu, není třeba je hledat jinde.

9.1 Přístup k úkolům kontaktu

Krok 1: Klikněte na jméno kontaktu pro otevření jeho detailní stránky.

Krok 2: V detailní stránce kontaktu vyberte kartu „Úkoly“.

Krok 3: Klikněte na „Vytvořit úkol“ nebo otevřete již existující úkol.

9.2 Připojení souboru ze Správce aktiv

Krok 1: Ve formuláři úkolu najděte sekci „Připojené dokumenty“.

Krok 2: Klikněte na „Přidat soubor“.

Krok 3: Vyberte soubor ze Správce aktiv: - Hledejte soubor podle názvu - Nebo procházejte podle složky - Podporovány jsou všechny typy souborů: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Krok 4: Klikněte na „Vybrat“ pro připojení souboru k úkolu.

Výsledek: Soubor se zobrazí v úkolu s názvem, typem souboru a velikostí.

Příklad aplikace:

Úkol: „Odeslání cenové nabídky Q3 pro zákazníka Jana Nováka“
  📎 cenova-nabidka-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 cenik-produktu.xlsx (38 KB)

9.3 Připojení externího odkazu

Krok 1: Ve formuláři úkolu najděte sekci „Odkazy“.

Krok 2: Klikněte na „Přidat odkaz“.

Krok 3: Zadejte informace: - URL: Vložte sem odkaz (Google Drive, Google Sheets, Figma, webová stránka...) - Název: Zobrazovaný název odkazu (např. „Zpráva za květen“)

Krok 4: Klikněte na „Přidat“ pro uložení odkazu.

Příklad aplikace:

Úkol: „Revize návrhu nového landing page“
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Brief klienta → https://docs.google.com/...
  🔗 Odkaz na konkurenta → https://example.com/...

9.4 Zobrazení a správa příloh

Při otevření úkolu se všechny připojené soubory a odkazy zobrazí v dolní části:

Typ Zobrazení Akce
Soubor Ikona typu souboru + název + velikost Zobrazit, Stáhnout, Smazat
Odkaz Ikona + název + doména Otevřít odkaz, Smazat

9.5 Tipy pro použití

  • Cenové nabídky: Připojte PDF soubor k úkolu „Odeslat cenovou nabídku“
  • Smlouvy: Připojte DOCX soubor smlouvy k úkolu „Podepsat smlouvu“
  • Návrhy: Připojte odkaz na Fímu k úkolu „Schválit návrh“
  • Zprávy: Připojte odkaz na Google Sheets k úkolu „Zkontrolovat data“
  • Obrázky produktů: Připojte JPG/PNG k úkolu „Potvrdit obrázky“

10. Vlastní objekty

10.1 Co jsou vlastní objekty?

Vlastní objekty umožňují firmám vytvářet vlastní typy dat nad rámec kontaktů – například: Smlouvy, Projekty, Záruční listy, Schůzky...

Každý typ vlastního objektu může mít různá vlastní pole (fields) a být propojen s kontakty v CRM.

10.2 Vytvoření typu vlastního objektu

Krok 1: Přejděte do Nastavení → Vlastní objekty.

Krok 2: Klikněte na „Vytvořit nový“.

Krok 3: Zadejte název typu (např. „Smlouva“) a přidejte potřebná pole: - Text - Číslo - Datum - Rozbalovací seznam (výběr ze seznamu) - Zaškrtávací pole

Krok 4: Klikněte na „Uložit“ pro vytvoření nového typu.

10.3 Přidání záznamu vlastního objektu ke kontaktu

Krok 1: Otevřete detailní stránku kontaktu.

Krok 2: Vyberte odpovídající kartu Vlastního objektu (např. „Smlouvy“).

Krok 3: Klikněte na „Přidat záznam“.

Krok 4: Vyplňte informace pro nakonfigurovaná pole.

Krok 5: Klikněte na „Uložit“.

10.5 Příklad použití vlastních objektů

Příklad 1: Smlouva

Typ: Smlouva
Pole: Číslo smlouvy, Datum podpisu, Hodnota, Stav, Datum vypršení platnosti
→ Propojeno s kontaktem zákazníka

Příklad 2: Záruční list

Typ: Záruka
Pole: Kód produktu, Datum nákupu, Doba záruky, Stav
→ Propojeno s kontaktem kupujícího

Příklad 3: Schůzka

Typ: Schůzka
Pole: Datum schůzky, Místo, Konzultant, Poznámky
→ Propojeno s konzultovaným kontaktem

Správa firemních kontaktů

Automatická klasifikace

Kontakty s firemním e-mailovým domainem budou automaticky klasifikovány jako „Firmy“:

  • abc@fpt.com.vn → Firma
  • xyz@gtgcrm.com → Firma
  • user@gmail.com → Jednotlivec

Přístup

Klikněte na menu „Firmy“ v postranním panelu pro zobrazení seznamu B2B.

Tipy pro použití

Mělo by se

  1. Plně vyplňovat informace – Snadné vyhledávání a správa
  2. Aktualizovat stav – Vědět, v jaké fázi se zákazník nachází
  3. Dělat podrobné poznámky – Zaznamenávat důležité informace
  4. Jasně přidělovat odpovědnost – Každý zákazník má jednoho odpovědného
  5. Používat filtry – Rychle najít skupiny zákazníků
  6. Připojovat soubory k úkolům – Důležité dokumenty vždy po ruce

Nemělo by se

  1. Ponechávat e-mail prázdný – E-mail je povinné pole pro identifikaci
  2. Zadávat duplicitní záznamy – Zkontrolovat před vytvořením nového
  3. Neaktualizovat – Staré informace již nebudou přesné

Shrnutí

CRM v GTG CRM vám pomůže:

  • Automaticky sbírat zákazníky ze všech kanálů
  • Snadno vytvářet a importovat kontakty
  • Flexibilně přizpůsobovat zobrazené sloupce
  • Vyhledávat pomocí pokročilých filtrů
  • Rychle upravovat informace
  • Jasně přidělovat odpovědné osoby
  • Připojovat soubory ze Správce aktiv a externí odkazy k úkolům