1. Přístup k CRM

Krok 1: Přihlášení do GTG CRM

Přihlaste se ke svému účtu GTG CRM.

Krok 2: Otevření menu Kontaktů

V nabídce vlevo klikněte na "Kontakty".

Přístup k funkci

Hlavní rozhraní

Zobrazí se seznam všech kontaktů (zákazníků) v systému.

2. Zobrazení seznamu kontaktů

Zobrazované informace

Seznam kontaktů zobrazuje sloupce s informacemi:

Informace Popis
Jméno Jméno zákazníka
Email E-mailová adresa
Telefonní číslo Kontaktní telefonní číslo
Země Země zákazníka
Stav Nový, Probíhá, Konvertovaný...
Zdroj Facebook, Zalo, Landing Page...
Odpovědná osoba Zaměstnanec, který je zodpovědný

Seznam kontaktů

Automatizované zdroje dat

Kontakty jsou automaticky přidávány do CRM z: - Facebook Messenger - Zákazníci posílají zprávy na Fanpage - Gmail - Zákazníci posílají e-maily - Landing Page - Zákazníci vyplňují formuláře, posílají zprávy přes Live Chat

3. Vytvoření nového kontaktu

Kdy je třeba vytvořit ručně?

Když máte zákazníka ze zdroje, který GTG CRM nedokáže automaticky získat (telefonní hovor, osobní schůzka...).

Krok 1: Kliknutí na "Vytvořit kontakt"

Klikněte na tlačítko "Vytvořit kontakt" v pravém horním rohu obrazovky.

Vytvoření nového kontaktu

Krok 2: Zadání informací

Vyplňte informace o zákazníkovi: - Jméno a Příjmení (povinné) - Email (povinné) - Telefonní číslo - Adresa - Země - Poznámky

Zadání informací Tip: Čím podrobnější informace zadáte, tím snadnější bude jejich pozdější správa!

Krok 3: Uložení kontaktu

Klikněte na "Uložit" pro přidání kontaktu do seznamu.

4. Import dat z CSV

Kdy je třeba importovat?

Když již máte soubor s daty zákazníků (z Excelu, starého systému...).

Krok 1: Příprava CSV souboru

CSV soubor musí mít správný formát:

Povinný sloupec Popis
email E-mailová adresa
firstName Jméno
lastName Příjmení
phone Telefonní číslo
address Adresa

Krok 2: Kliknutí na "Importovat data"

Klikněte na tlačítko "Importovat data" na panelu nástrojů.

Import dat

Krok 3: Výběr CSV souboru

Klikněte na "Vybrat soubor" a vyberte připravený CSV soubor.

Výběr souboru

Krok 4: Potvrzení importu

Zkontrolujte data a klikněte na "Importovat" pro dokončení.

Poznámka: Sloupec email je v CSV souboru POVINNÝ.

5. Přizpůsobení sloupců zobrazení

Krok 1: Otevření nastavení sloupců

Klikněte na „Upravit sloupce“ na liště nástrojů. Přizpůsobení sloupců

Krok 2: Přidat nové sloupce

Vyberte sloupce, které chcete zobrazit: - Zaškrtněte sloupce, které chcete zobrazit - Zrušte zaškrtnutí sloupců, které nepotřebujete

Výběr nově zobrazených sloupců

Krok 3: Uložit nastavení

Klikněte na „Uložit“ pro aplikaci změn.

6. Použít filtry

6.1 Filtrovat podle data

Zobrazit kontakty podle časového období: - Dnes - Noví kontakty dnes - Včera - Kontakty včera - Posledních 7 dní - Tento měsíc - Vlastní - Vybrat časové období

Filtrovat podle času

6.2 Filtrovat podle stavu

  • New - Nový kontakt
  • In Progress - Probíhá zpracování
  • Converted - Převedený
  • Lost - Ztracený kontakt

Filtrovat podle stavu

6.3 Pokročilé filtry

Krok 1: Klikněte na „Pokročilý filtr“

Přístup k pokročilému filtru Krok 2: Vyberte pole, podle kterého chcete filtrovat (Adresa, Produkt, Zdroj...) Výběr pole pro filtrování Krok 3: Zadejte hodnotu, kterou chcete hledat

Příklad: Hledat kontakty ve čtvrti 5 - Vyberte: Adresa - Zadejte: Čtvrť 5

Zadání hledané hodnoty

6.4 Kombinování více filtrů

  • Adresa = Čtvrť 5 A
  • Zakoupený produkt = Tričko

7. Úprava kontaktu

Klikněte na jméno kontaktu pro otevření detailní stránky.

Zde můžete upravit: - Osobní údaje - Adresa - Telefonní číslo - Poznámky - Stav

Úprava kontaktu

8. Přiřazení zodpovědné osoby

Účel

Přiřazení kontaktů zodpovědným pracovníkům k: - Jasnému rozdělení práce - Sledování výkonu - Zamezení duplicitní péči

Krok 1: Otevřít detaily kontaktu

Klikněte na kontakt, kterému chcete přiřadit zodpovědnost.

Krok 2: Vybrat zodpovědnou osobu

V sekci „Zodpovědná osoba“ klikněte pro výběr pracovníka.

Krok 3: Změnit zodpovědnou osobu

Pokud potřebujete přidělit jinému pracovníkovi: 1. Klikněte na jméno aktuální zodpovědné osoby 2. Vyberte novou osobu ze seznamu 3. Uložit změny

Nastavení zodpovědnosti

9. Připojení souborů a odkazů k úkolu

Ke každému úkolu v CRM lze připojit soubory z Správce prostředků a externí odkazy – všechny související dokumenty budou přímo v úkolu, není třeba je hledat jinde.

9.1 Přístup k úkolům kontaktu

Krok 1: Klikněte na jméno kontaktu pro otevření detailní stránky.

Krok 2: Na detailní stránce kontaktu vyberte kartu „Úkoly“.

Krok 3: Klikněte na „Vytvořit úkol“ nebo otevřete existující úkol.

9.2 Připojení souborů ze Správce prostředků

Krok 1: Ve formuláři úkolu najděte sekci „Připojené dokumenty“.

Krok 2: Klikněte na „Přidat soubor“.

Krok 3: Vyberte soubor z Asset Manager: - Najděte soubor podle názvu - Nebo procházejte podle složky - Podporuje všechny typy souborů: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Krok 4: Klikněte na „Vybrat“ pro připojení souboru k úkolu.

Výsledek: Soubor se zobrazí v úkolu s názvem, typem souboru a velikostí.

Příklad použití:

Úkol: „Odeslat nabídku za 3. čtvrtletí paní Nguyễn Thị B“
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Připojení externích odkazů

Krok 1: Ve formuláři úkolu najděte sekci „Odkazy“.

Krok 2: Klikněte na „Přidat odkaz“.

Krok 3: Zadejte informace: - URL: Vložte sem odkaz (Google Drive, Google Sheets, Figma, webová stránka...) - Název: Zobrazovaný název odkazu (např. „Zpráva za květen“)

Krok 4: Klikněte na „Přidat“ pro uložení odkazu.

Příklad použití:

Úkol: „Zkontrolovat nový design vstupní stránky“
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Brief zákazníka → https://docs.google.com/...
  🔗 Odkaz na konkurenci → https://example.com/...

9.4 Zobrazení a správa příloh

Po otevření úkolu se všechny připojené soubory a odkazy zobrazí níže:

Typ Zobrazení Akce
Soubor Ikona typu souboru + název + velikost Zobrazit, Stáhnout, Smazat
Odkaz Ikona + název + doména Otevřít odkaz, Smazat

9.5 Tipy pro použití

  • Nabídka: Připojte soubor PDF k úkolu „Odeslat nabídku“
  • Smlouva: Připojte smlouvu DOCX k úkolu „Podepsat smlouvu“
  • Design: Připojte odkaz Figma k úkolu „Schválit design“
  • Zpráva: Připojte odkaz Google Sheets k úkolu „Zkontrolovat data“
  • Fotky produktů: Připojte JPG/PNG k úkolu „Potvrdit fotky“

10. Vlastní objekty

10.1 Co je to vlastní objekt?

Vlastní objekty umožňují firmám vytvářet vlastní typy dat nad rámec kontaktů – například: Smlouvy, Projekty, Záruční listy, Schůzky...

Každý typ vlastního objektu může mít různá vlastní pole a být propojen s kontakty v CRM.

10.2 Vytvoření typu vlastního objektu

Krok 1: Přejděte do Nastavení → Vlastní objekty.

Krok 2: Klikněte na „Vytvořit nový“.

Krok 3: Zadejte název typu (např. „Smlouva“) a přidejte potřebná pole: - Text - Číslo - Datum - Rozbalovací seznam (výběr ze seznamu) - Zaškrtávací políčko

Krok 4: Klikněte na „Uložit“ pro vytvoření nového typu.

10.3 Přidání záznamu vlastního objektu ke kontaktu

Krok 1: Otevřete detail kontaktu.

Krok 2: Vyberte odpovídající záložku Vlastní objekty (např. „Smlouvy“).

Krok 3: Klikněte na „Přidat záznam“.

Krok 4: Vyplňte informace pro nakonfigurovaná pole.

Krok 5: Klikněte na „Uložit“.

10.5 Příklady použití vlastních objektů

Příklad 1: Smlouva

Typ: Smlouva
Pole: Číslo smlouvy, Datum podpisu, Hodnota, Stav, Datum expirace
→ Propojeno s kontaktem zákazníka

Příklad 2: Záruční list

Typ: Záruka
Pole: Kód produktu, Datum nákupu, Doba záruky, Stav
→ Propojeno s kontaktem kupujícího

Příklad 3: Schůzka

Typ: Schůzka s poradcem
Pole: Datum schůzky, Místo, Konzultant, Poznámka
→ Propojit s konzultovaným kontaktem

Správa firemních kontaktů

Automatická klasifikace

Kontakty s e-mailovou adresou s firemní doménou budou automaticky zařazeny do kategorie „Společnost“:

  • abc@fpt.com.vn → Společnost
  • xyz@gtgcrm.com → Společnost
  • user@gmail.com → Jednotlivec

Přístup

Kliknutím na nabídku „Společnost“ v postranním panelu zobrazíte seznam B2B.

Tipy pro použití

Doporučeno

  1. Vyplňte úplné informace – Snadné vyhledávání a správa
  2. Aktualizujte stav – Víte, v jaké fázi se zákazník nachází
  3. Zanechte podrobné poznámky – Poznamenejte si důležité informace
  4. Přidělte jasnou zodpovědnost – Každý zákazník má svého odpovědného pracovníka
  5. Použijte filtry – Rychle najděte skupiny zákazníků
  6. Připojte soubory k úkolům – Důležité dokumenty máte vždy po ruce

Nedoporučeno

  1. Nechte e-mail prázdný – E-mail je povinné pole pro identifikaci
  2. Zadávejte duplicitní údaje – Před vytvořením nového záznamu zkontrolujte
  3. Neaktualizujte informace – Staré informace nebudou přesné

Shrnutí

CRM v GTG CRM vám pomůže:

  • Automaticky sbírat zákazníky ze všech kanálů
  • Snadno vytvářet a importovat kontakty
  • Flexibilně přizpůsobovat sloupce zobrazení
  • Vyhledávat pomocí pokročilých filtrů
  • Rychle upravovat informace
  • Jasně přiřazovat odpovědné osoby
  • Připojovat soubory ze správce aktiv a externí odkazy k úkolům