Požadavky před zahájením

Pro použití funkce elektronické fakturace potřebujete:

  • ✅ Účet GTG CRM
  • ✅ Přihlášení do systému
  • ✅ (Volitelné) Účet poskytovatele elektronických faktur (S-Invoice nebo MISA)

Přístup k funkci elektronické fakturace

Krok 1: Přihlášení do GTG CRM

Přihlaste se do systému GTG CRM pomocí svého účtu.

Přihlášení do systému

Krok 2: Otevření nabídky elektronické fakturace

  1. Podívejte se na nabídku vlevo
  2. Klikněte na „Elektronické faktury“
Nabídka elektronických faktur

Krok 3: Výběr typu faktury

Obrazovka elektronických faktur má 2 záložky:

Záložka Popis
Výstupní faktura Faktura, kterou vystavujete zákazníkovi
Vstupní faktura Faktura, kterou vám vystavuje dodavatel
Dvě záložky faktur

Správa vstupních faktur

Metoda 1: Ruční nahrání faktury

Krok 1: Klikněte na tlačítko Nahrát

Existují 2 způsoby, jak otevřít dialog pro nahrání:

  • Klikněte na tlačítko „Nahrát“ v pravém horním rohu
  • Nebo klikněte na tlačítko „Nahrát fakturu“
Tlačítko nahrání

Krok 2: Vyberte soubor faktury

  1. Přetáhněte soubor PDF faktury do oblasti nahrávání
  2. Nebo klikněte pro výběr souboru z počítače
Dialog nahrání

Krok 3: Nahrát a zpracovat

  1. Klikněte na „Nahrát a zpracovat“
  2. Počkejte, až systém zpracuje (stav: „Zpracovává se“)
Zpracovává se

Krok 4: Zobrazit výsledky

  1. Po přibližně 10 sekundách klikněte na „Aktualizovat“
  2. Faktura byla importována s plnými informacemi
Importovaná faktura

💡 Poznámka: Systém podporuje složité faktury s více produkty. Například faktura s 32 produkty se také automaticky zpracuje!

Složitá faktura

Metoda 2: Automatické stahování z e-mailu

Toto je nejpohodlnější metoda – systém automaticky načte faktury z vašeho e-mailu!

Nastavení automatického stahování e-mailů

Krok 1: Otevření nabídky Integrace

  1. Klikněte na nabídku „Integrace“ v nabídce vlevo
Nabídka integrace

Krok 2: Připojení e-mailu

  1. Připojte svůj firemní e-mail (např. support@company.com)
  2. Umožněte GTG CRM přístup k e-mailu

Krok 3: Povolení automatického stahování

  1. Najděte možnost "Automatické sbírání faktur"
  2. Povolte tuto funkci
Zapnout automatické sbírání

Krok 4: Kontrola výsledků

Když přijde nový e-mail s fakturou:

  1. Systém automaticky detekuje a importuje
  2. Přejděte do Vstupní faktury pro zobrazení
  3. Zdroj bude zobrazen jako "E-mail"
Faktury z e-mailu

Úprava informací (pokud je to nutné)

Pokud jsou informace nesprávné, můžete je upravit:

  1. Klikněte na fakturu, kterou chcete upravit
  2. Klikněte na "Upravit"
  3. Upravte informace
  4. Uložit
Upravit fakturu

Připojení dodavatelů faktur

Chcete-li vystavit výstupní faktury, musíte se připojit k poskytovateli elektronických faktur.

Připojení S-Invoice (Viettel)

Krok 1: Otevření připojení

  1. Přejděte na kartu "Výstupní faktury"
  2. Klikněte na tlačítko "Připojit" v pravém horním rohu
Tlačítko připojení

Krok 2: Výběr S-Invoice

  1. Vyberte dodavatele S-Invoice
  2. Zadejte přihlašovací údaje:
    • Uživatelské jméno: (obvykle daňové identifikační číslo)
    • Heslo: Heslo k účtu S-Invoice
    • Daňové identifikační číslo: Daňové identifikační číslo společnosti
Připojení S-Invoice

Krok 3: Potvrzení připojení

Klikněte na "Připojit" a počkejte na oznámení o úspěchu.

Připojení MISA

Krok 1: Výběr MISA

  1. Klikněte na tlačítko "Připojit"
  2. Vyberte dodavatele MISA

Krok 2: Zadání informací

  • Uživatelské jméno: E-mailová adresa zaregistrovaná v MISA
  • Heslo: Heslo k účtu MISA
  • Daňové identifikační číslo: Daňové identifikační číslo společnosti
Připojení MISA

Krok 3: Potvrzení

Klikněte na "Připojit" a počkejte na oznámení o úspěchu.

Vystavení výstupních faktur

Krok 1: Otevření formuláře pro vytvoření faktury

  1. Přejděte na kartu "Výstupní faktury"
  2. Klikněte na "Vytvořit fakturu"
Formulář pro vytvoření faktury

Krok 2: Výběr základních informací

Pole Popis
Dodavatel S-Invoice nebo MISA
Šablona faktury Vyberte vhodnou šablonu (kontaktujte účetního)
Způsob platby Hotově / Bankovním převodem
Stav platby Zaplaceno / Nezaplaceno

⚠️ Poznámka: Stav platby nemá vliv na daňový úřad, ale pomáhá vám sledovat pohledávky.

Krok 3: Zadání informací o kupujícím

  • Právní název: Název kupující společnosti
  • DIČ: IČP kupujícího
  • Adresa: Adresa společnosti

Krok 4: Přidání produktů/služeb

  1. Klikněte na „Přidat produkt“
  2. Zadejte informace:
    • Název produktu
    • Množství
    • Jednotková cena
    • Sazba daně (8 % nebo 10 %)
    • Procentuální sleva (pokud existuje)
Přidat produkt

💡 Tip: Pokud existuje více produktů s různými sazbami daně (8 % a 10 %), systém je automaticky rozdělí do 2 samostatných faktur.

Krok 5: Uložení konceptu

Před vystavením klikněte na „Uložit koncept“ pro uložení.

Krok 6: Náhled PDF

  1. Klikněte na „Náhled PDF“
  2. Zkontrolujte informace o faktuře
Náhled PDF
Náhled MISA

Krok 7: Vystavení faktury

  1. Pečlivě zkontrolujte informace
  2. Klikněte na „Vystavit fakturu“
  3. Počkejte na oznámení o úspěchu
Vystavená faktura

Krok 8: Stažení PDF faktury

Po úspěšném vystavení:

  1. Klikněte na „Stáhnout PDF“ pro stažení faktury
  2. Odešlete zákazníkovi
Stáhnout PDF

Vytvoření náhradní faktury

Když potřebujete upravit vystavenou fakturu (vrácení zboží zákazníkem, zjištění chyby atd.):

Krok 1: Otevření původní faktury

  1. Přejděte na kartu „Odchozí faktury“
  2. Najděte a klikněte na fakturu, kterou chcete nahradit

Krok 2: Vytvoření náhradní faktury

  1. Klikněte na „Vytvořit náhradní fakturu“
Náhradní faktura

Krok 3: Úprava informací

  • V případě potřeby změňte produkty, množství, ceny
  • Přidejte nebo odeberte produkty

⚠️ Poznámka: V rámci jedné náhradní faktury nelze měnit sazbu daně odlišnou od původní faktury.

Krok 4: Vystavení náhradní faktury

  1. Uložit koncept
  2. Náhled PDF
  3. Vystavit náhradní fakturu

Další akce

Synchronizace faktur

Synchronizace faktur od dodavatele do GTG CRM:

  1. Klikněte na tlačítko „Synchronizovat“
  2. Počkejte na aktualizaci systému

Odpojení dodavatele

  1. Klikněte na tlačítko „Připojit“ (nebo „Odpojit“)
  2. Potvrďte odpojení
  3. Můžete připojit jiného dodavatele

Zobrazení podrobností o faktuře

Kliknutím na libovolnou fakturu zobrazíte:

  • Podrobné informace
  • Seznam produktů
  • Celková cena a DPH

Změna šablony faktury

  1. Přejděte do úprav faktury (koncept)
  2. Vyberte novou šablonu
  3. Před náhledem PDF klikněte na Uložit

Tipy pro efektivní využití

1. Automatické shromažďování e-mailů

  • Šetří čas při měsíčním stahování faktur
  • Účetní si je pouze stáhne v GTG CRM

2. Důkladná kontrola před exportem

  • Vždy náhled PDF před exportem
  • Exportované faktury nelze upravovat, lze vytvořit pouze náhradní fakturu

3. Sledování stavu platby

  • Označte jako "Zaplaceno" po obdržení platby
  • Pomáhá efektivní správě pohledávek

4. Udělení oprávnění účetnímu

  • Udělit účetnímu přístup do modulu elektronických faktur
  • Účetní si může stáhnout faktury pro daňové přiznání