E-Invoice - Integrované CRM elektronické faktury

Požadavky před začátkem

Chcete-li používat funkci elektronických faktur, musíte:

• ✅ Mít účet GTG CRM
• ✅ Přihlásit se do systému
• ✅ (Volitelné) Účet poskytovatele elektronických faktur (S-Invoice nebo MISA)

---

Přístup k funkci elektronické faktury

Krok 1: Přihlášení do GTG CRM

Přihlaste se do systému GTG CRM pomocí svého účtu.

Krok 2: Otevření nabídky elektronických faktur

1. Podívejte se na levý navigační panel
2. Klikněte na „Elektronické faktury“

Krok 3: Výběr typu faktury

Obrazovka elektronických faktur má 2 záložky:

Záložka	Popis
Výstupní faktura	Faktura, kterou vystavujete zákazníkovi
Vstupní faktura	Faktura, kterou vám vystavil dodavatel

---

Správa vstupních faktur

Metoda 1: Ruční nahrání faktury

Krok 1: Klikněte na tlačítko Nahrát

Dialog nahrání se otevře dvěma způsoby:

• Kliknutím na tlačítko „Nahrát“ v pravém horním rohu
• Nebo kliknutím na tlačítko „Nahrát fakturu“

Krok 2: Výběr souboru faktury

1. Přetáhněte soubor faktury ve formátu PDF do oblasti nahrávání
2. Nebo klikněte pro výběr souboru z počítače

Krok 3: Nahrání a zpracování

1. Klikněte na „Nahrát a zpracovat“
2. Počkejte, až systém zpracuje (stav: „Zpracovává se“)

Krok 4: Zobrazení výsledku

1. Po přibližně 10 sekundách klikněte na „Obnovit“
2. Faktura byla naimportována s úplnými informacemi

💡 Poznámka: Systém podporuje složité faktury s mnoha produkty. Například faktura s 32 produkty bude rovněž automaticky zpracována!

Metoda 2: Automatické shromažďování z e-mailu

Toto je nejpohodlnější metoda – systém automaticky získá faktury z vašeho e-mailu!

---

Nastavení automatického shromažďování e-mailů

Krok 1: Otevření nabídky Integrace

1. Klikněte na nabídku „Integrace“ v levém navigačním panelu

Krok 2: Připojení e-mailu

1. Připojte svůj firemní e-mail (např. support@company.com)
2. Umožněte GTG CRM přístup k e-mailu

Krok 3: Zapnutí automatického shromažďování

1. Najděte možnost „Automatické shromažďování faktur“
2. Povolte tuto funkci

Krok 4: Kontrola výsledků

Když obdržíte nový e-mail s fakturou:

1. Systém automaticky detekuje a naimportuje
2. Přejděte do Vstupních faktur a zobrazte je
3. Zdroj se zobrazí jako „E-mail“

Úprava informací (v případě potřeby)

Pokud jsou informace nesprávné, můžete je upravit:

1. Klikněte na fakturu, kterou chcete upravit
2. Klikněte na „Upravit“
3. Upravte informace
4. Uložit

---

Připojení poskytovatele faktur

Chcete-li vystavit výstupní fakturu, musíte se připojit k poskytovateli elektronických faktur.

Připojení S-Invoice (Viettel)

Krok 1: Otevření připojení

1. Přejděte na záložku „Výstupní faktury“
2. Klikněte na tlačítko „Připojit“ v pravém horním rohu

Krok 2: Výběr S-Invoice

1. Vyberte poskytovatele S-Invoice
2. Zadejte přihlašovací údaje:
   • Uživatelské jméno: (obvykle daňové identifikační číslo)
   • Heslo: Heslo k účtu S-Invoice
   • Daňové identifikační číslo: Firemní daňové identifikační číslo

Krok 3: Potvrzení připojení

Klikněte na „Připojit“ a počkejte na úspěšné oznámení.

Připojení MISA

Krok 1: Výběr MISA

1. Klikněte na tlačítko „Připojit“
2. Vyberte poskytovatele MISA

Krok 2: Zadání informací

• Uživatelské jméno: E-mailová adresa registrace MISA
• Heslo: Heslo k účtu MISA
• Daňové identifikační číslo: Firemní daňové identifikační číslo

Krok 3: Potvrzení

Klikněte na „Připojit“ a počkejte na úspěšné oznámení.

---

Vystavení výstupní faktury

Krok 1: Otevření formuláře pro vytvoření faktury

1. Přejděte na záložku „Výstupní faktury“
2. Klikněte na „Vytvořit fakturu“

Krok 2: Výběr základních informací

Pole	Popis
Dodavatel	S-Invoice nebo MISA
Šablona faktury	Vyberte vhodnou šablonu (kontaktujte účetního)
Způsob platby	Hotovost / Bankovní převod
Stav platby	Zaplaceno / Nezaplaceno

⚠️ Poznámka: Stav platby neovlivňuje daňový úřad, ale pomáhá vám sledovat pohledávky.

Krok 3: Zadání informací o kupujícím

• Legální název: Název společnosti kupujícího
• Daňové identifikační číslo: DIČ kupujícího
• Adresa: Adresa společnosti

Krok 4: Přidání produktů/služeb

1. Klikněte na „Přidat produkt“
2. Zadejte informace:
   • Název produktu
   • Množství
   • Jednotková cena
   • Sazba daně (8% nebo 10%)
   • Sazba slevy (pokud existuje)

💡 Tip: Pokud máte více produktů s různými sazbami daně (8% a 10%), systém je automaticky rozdělí do 2 samostatných faktur.

Krok 5: Uložení konceptu

Klikněte na „Uložit koncept“ pro uložení před vystavením.

Krok 6: Zobrazení náhledu PDF

1. Klikněte na „Zobrazit náhled PDF“
2. Zkontrolujte informace o faktuře

Krok 7: Vystavení faktury

1. Pečlivě zkontrolujte informace
2. Klikněte na „Vystavit fakturu“
3. Počkejte na úspěšné oznámení

Krok 8: Stáhnutí PDF faktury

Po úspěšném vystavení:

1. Klikněte na „Stáhnout PDF“ pro stažení faktury
2. Odešlete zákazníkovi

---

Vytvoření náhradní faktury

Když potřebujete upravit vystavenou fakturu (zákazník vrací zboží, byla zjištěna chyba...):

Krok 1: Otevření původní faktury

1. Přejděte na záložku „Výstupní faktury“
2. Najděte a klikněte na fakturu, kterou chcete nahradit

Krok 2: Vytvoření náhradní faktury

1. Klikněte na „Vytvořit náhradní fakturu“

Krok 3: Úprava informací

• Změňte produkty, množství, ceny, pokud je to nutné
• Přidejte nebo odeberte produkty

⚠️ Poznámka: V rámci jedné náhradní faktury nelze změnit sazbu daně odlišnou od původní faktury.

Krok 4: Vystavení náhradní faktury

1. Uložit koncept
2. Zobrazit náhled PDF
3. Vystavit náhradní fakturu

---

Další operace

Synchronizace faktur

Synchronizace faktur od poskytovatele do GTG CRM:

1. Klikněte na tlačítko „Synchronizovat“
2. Počkejte na aktualizaci systému

Odpojení poskytovatele

1. Klikněte na tlačítko „Připojit“ (nebo „Odpojit“)
2. Potvrďte odpojení
3. Můžete se připojit k jinému poskytovateli

Zobrazení podrobností faktury

Klikněte na libovolnou fakturu pro zobrazení:

• Podrobné informace
• Seznam produktů
• Celková částka a DPH

Změna šablony faktury

1. Přejděte do úprav faktury (koncept)
2. Vyberte novou šablonu
3. Před zobrazením náhledu PDF uložte

---

Tipy pro efektivní použití

1. Nastavení automatického shromažďování e-mailů

• Šetří čas při stahování faktur každý měsíc
• Účetní se stačí přihlásit do GTG CRM a stáhnout je

2. Důkladná kontrola před vystavením

• Před vystavením vždy Zobrazte náhled PDF
• Vystavené faktury nelze upravit, lze pouze vytvořit náhradní fakturu

3. Sledování stavu platby

• Označte jako „Zaplaceno“, když obdržíte peníze
• Pomáhá efektivně spravovat pohledávky

4. Udělení oprávnění účetnímu

• Udělejte účetnímu oprávnění pro přístup k modulu Elektronické faktury
• Účetní může stahovat faktury pro daňová přiznání

---