Uživatelská příručka k účetnímu a elektronickému fakturačnímu balíčku

Tato příručka vás provede celým účetním životním cyklem v GTG CRM podle nejnovějších standardů: od nastavení správného účetního systému Vyhlášky 99/2025/TT-BTC (účinné od 01.01.2026), automatického denního účtování, správy přijatých faktur od daňového úřadu, účtování dlouhodobého majetku a odpisů, až po export XML pro podání eTax a export finančních výkazů do PDF/Excel. Každá níže uvedená sekce je nezávislý pracovní postup — můžete přímo přejít k potřebné části.

Požadavky: Přihlášený účet GTG CRM; uživatel s přístupem do modulu Účetnictví (viz sekce Oprávnění na konci článku). Účetnictví musí být povoleno v Nastavení pracovního prostoru.

Část 1: Počáteční Nastavení

Nastavení je třeba provést pouze jednou. Po dokončení se všechny účetní zápisy budou spouštět automaticky podle této konfigurace.

Krok 1: Povolení Účetnictví & Výběr Standardu

Přejděte do Nastavení → Nastavení účetnictví (Accounting Settings).

Zapněte přepínač Účetnictví (accounting_enabled) a poté vyberte Účetní standard (accounting_standard):

Standard	Použitelnost	Poznámka
TT99/2025	Podniky	Nahrazuje TT200 od 01.01.2026 — povinné pro účetní rok 2026
TT133/2016	Živnostníci, malé a střední podniky	Stále platné; lze dobrovolně přejít na TT99
TT200/2014	Staré účetnictví	Pouze pro uzavření FY2025 nebo archivaci; nepoužívat pro rok 2026

Uložte. Standard a účetní systém jsou po prvním zápisu uzamčeny — vyberte si hned napoprvé správně.

Krok 2: Vytvoření Účetního Plánu (Chart of Accounts)

Existují tři způsoby, jak vytvořit účetní plán:

Způsob	Kdy použít
Použít šablonu podle země (Apply CoA Template)	Nejrychlejší — vyberte VN (TT99/2025) nebo jednu z 11 zemí, systém přednastaví všechny účty a výchozí účetní pravidla
Asistence AI při nastavení (Generate Accounting Setup)	AI navrhne sadu účtů vhodných pro typ činnosti a zemi, vysvětlí každou volbu
Import CSV (Import Chart of Accounts)	Máte vlastní sadu účtů ze staršího softwaru, importujte je pro opětovné použití

Po použití šablony můžete přidávat podúčty (sub-account) nebo upravovat názvy podle interních potřeb — TT99/2025 umožňuje podnikům otevírat si vlastní podrobnosti. Pokud je to nutné, použijte Reset pro opětovné vytvoření od začátku (reset lze provést pouze před prvním zápisem).

Krok 3: Kontrola Účetních Pravidel (Posting Rules)

Účetní pravidla definují, která událost generuje jaký účetní zápis (např. tržby z prodeje → Má dáti účet 131 / Dal účet 511; náklady na prodané zboží → Má dáti účet 632 / Dal účet 156).

Po použití šablony podle země jsou běžná pravidla předvyplněná. Můžete:

• Zapnout/vypnout jednotlivá pravidla pomocí přepínače Active, aniž byste ztratili konfiguraci rozdělení účtů.
• Upravit účty Má dáti/Dal u každého pravidla, pokud má podnik vlastní účetní plán.

Krok 4: Konfigurace Účtování Výnosů

V Nastavení účetnictví vyberte Bod uznání výnosů (revenue_recognition_point):

• INVOICE (výchozí): účtování při vystavení faktury. Vhodné pro většinu maloobchodních a servisních podniků.
• DELIVERY: účtování při dodání zboží/vydání ze skladu. Používá se, když smlouva stanoví převod kontroly v okamžiku skutečného dodání zboží.

Systém automaticky páruje výnosy s náklady na prodané zboží (COGS) ve stejném období.

Část 2: Denní Provoz

Krok 5: Automatické Účtování — Objednávky, Faktury, Vrácení Peněz

Po dokončení nastavení nemusíte ručně účtovat běžné transakce:

• Dokončené objednávky → systém automaticky vygeneruje účetní zápisy pro tržby a náklady na prodané zboží.
• Vystavení elektronické faktury → odpovídající účetní zápis podle zvoleného okamžiku zaúčtování.
• Zrušení elektronické faktury (přes S-Invoice/Viettel nebo MISA) → systém automaticky vygeneruje protiúčtovací zápisy, aby hlavní kniha a faktura byly vždy v souladu.
• Vracení plateb, vrácení záloh, vrácení zboží → účetní zápisy pro správný typ transakce, s korekcí nákladů na prodané zboží pro každou část (pokud vrátíte 3 z 10 produktů, upraví se pouze náklady na prodané zboží pro tyto 3 produkty).

Přejděte do Účetnictví → Deník (Journal Entries) pro zobrazení, filtrování a porovnání všech účetních zápisů podle dne, období nebo čísla účtu.

Krok 6: Příchozí Faktury — Propojení s GDT & Účetní Třídění

GTG CRM se přímo propojuje se systémem elektronických faktur Generálního finančního ředitelství (GDT) a automaticky stahuje všechny příchozí faktury pro vaši firmu — jedno propojení pokrývá všechny dodavatele.

Krok 6.1 — Připojení účtu GDT

Přejděte do Nastavení → Propojení s daňovým úřadem (Tax Authority Connection).

1. Zadejte DIČ (IČO) a heslo svého účtu na portálu hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Vyberte časové období pro stažení historie (Backfill history).
3. Stiskněte Test & Connect — systém ověří a připojí se během několika sekund. Pokud je připojení úspěšné, zobrazí se stav Connected.

Bezpečnostní poznámka: doporučujeme vytvořit podúčet (sub-account) s právy pouze pro „Vyhledávání faktur“ místo použití hlavního účtu.

Krok 6.2 — Synchronizace příchozích faktur

Stiskněte Sync now nebo nechte systém synchronizovat automaticky podle plánu. Po synchronizaci přejděte do ERP → Správa faktur → Příchozí (Incoming) a prohlédněte si všechny příchozí faktury.

Každá faktura jasně zobrazuje zdroj a stav dokumentu:

Stav	Význam	Akce
Tax Authority / XML+PDF	Faktura s kódem CQT — GDT poskytl dostatek dat a původní soubor	Připraveno k účetnímu třídění
Tax Authority / Needs Document	Faktura bez kódu (telekomunikace, banka) — GDT poskytl data, ale ne původní soubor	Stáhněte soubor od dodavatele a nahrajte jej
Email / Needs Document	Detekováno prostřednictvím oznamovacího e-mailu, bez přílohy	Nahrajte soubor nebo použijte odkaz ke stažení od dodavatele

Krok 6.3 — Nahrání souboru pro faktury bez kódu (codeless)

Najděte řádek se stavem „Needs Document“ (obvykle faktury za telekomunikace, elektřinu, bankovní služby). Stiskněte Download↗ (from provider) pro otevření portálu dodavatele s přednastaveným kódem pro vyhledávání, stáhněte soubor a poté stiskněte Upload pro připojení k faktuře.

Krok 6.4 — Účetní třídění

Po získání všech potřebných dat a dokumentů k faktuře otevřete fakturu a proveďte třídění:

• Zkontrolujte částku, DPH na vstupu, dodavatele.
• Zaúčtujte do hlavní knihy (DPH na vstupu → účet 133; náklady → odpovídající účet podle typu nákladu).
• Příchozí faktury jsou propojeny se zákazníky/dodavateli v CRM, závazky jsou jasně definovány pro každého partnera.

Krok 7: Dlouhodobý Majetek & Odpisy

Modul Dlouhodobý majetek (Fixed Assets) spravuje celý životní cyklus majetku a automaticky generuje účetní zápisy odpisů do hlavní knihy.

Krok 7.1 — Přidání nového aktiva

Přejděte do Účetnictví → Dlouhodobý majetek → + Nový.

1. Vyberte Kategorii — např. „Strojní vybavení“, „Dopravní prostředky“, „Nehmotný majetek“. Systém automaticky vyplní: výchozí účty (pořizovací cena, oprávky, náklady na odpisy), doporučená doba používání a metoda odpisování.
2. Zadejte Název aktiva, Pořizovací cenu (Cost), Odhadovanou zůstatkovou hodnotu (Salvage value), Datum uvedení do provozu.
3. Vyberte Metodu odpisování: Rovnoměrné (Straight-line), Klesající zůstatek (Declining-balance) nebo Podle výkonu (Units-of-production).
4. Klikněte na Uložit — aktivum se vytvoří se stavem NÁVRH (DRAFT) a zobrazí se odhadovaná měsíční částka odpisů.

Krok 7.2 — Aktivace aktiva & zobrazení plánu odpisů

Otevřete nově vytvořené aktivum → klikněte na Aktivovat. Stav se změní na AKTIVNÍ (ACTIVE) a systém okamžitě vygeneruje kompletní plán odpisů (počet řádků = počet období podle doby používání), přičemž každé období bude ve stavu PLANOVANÉ (PROJECTED).

Krok 7.3 — Zaúčtování odpisů

Klikněte na Spustit odpisy (Run depreciation) pro ruční zaúčtování nebo zapněte automatizaci, aby systém běžel automaticky na začátku každého měsíce (viz Krok 11).

Při spuštění systém zaúčtuje všechna splatná období (včetně předchozích nezúčtovaných období od data aktivace). Každé období se změní na ZAÚČTOVANÉ (POSTED) a vygeneruje se vyrovnávací zápis:

• MD Účet 6274 (Náklady na odpisy hmotného majetku) — nebo odpovídající účet podle typu aktiva
• D Účet 2141 (Oprávky k hmotnému majetku)

Opětovné spuštění pro stejné období vrátí starý zápis — nevytvoří se duplicitní zápis.

Krok 7.4 — Import seznamu stávajících aktiv

Pokud má společnost již evidenci aktiv, přejděte do Dlouhodobý majetek → Import:

• Nahrát CSV/Excel: soubor může mít jakoukoli strukturu sloupců — AI automaticky rozpozná a navrhne mapování sloupců (např. sloupec „Pořizovací cena“ → pole Cost, „Datum nákupu“ → Acquisition date). Před potvrzením zkontrolujte a upravte mapování.
• Z nákupních faktur: vyberte vstupní fakturu, která již existuje v systému — aktivum se automaticky vyplní názvem, pořizovací cenou, datem nákupu, dodavatelem.
• AI čtení dokumentů: přiložte soubor smlouvy nebo PDF faktury (textová podoba, ne sken) — AI extrahuje a předvyplní pole.

Krok 7.5 — Likvidace aktiva

Otevřete aktivum → Vyřadit → Prodej (nebo Odpis), zadejte skutečnou získanou hodnotu a datum likvidace. Před potvrzením si prohlédněte zisk/ztrátu z likvidace. Po potvrzení systém:

• Změní stav na VYŘAZENÉ (DISPOSED), uzavře plán odpisů.
• Vygeneruje likvidační zápis: vyřadí pořizovací cenu (D Účet 2112), vyřadí kumulované oprávky (MD Účet 2141), zaúčtuje výnos/náklad z likvidace (Účet 711 nebo Účet 811).

Část 3: Zprávy & Export souborů

Krok 8: Zobrazení finančních zpráv v reálném čase

Přejděte do Účetnictví → Zprávy, vyberte období a ihned zobrazte:

• Výkaz zisků a ztrát (B02-DN) — tržby, náklady na prodané zboží, hrubý zisk, čistý zisk za období.
• Výkaz o finanční situaci (B01-DN) — aktiva = závazky + vlastní kapitál. Toto je oficiální název formuláře podle TT99/2025, nahrazující starý název „Rozvaha“.
• Obratová předvaha (Trial Balance) — zůstatky účtů na konci období, kontrola rovnováhy MD/D před uzavřením účetní závěrky.
• Přiznání k DPH — souhrn DPH na výstupu a vstupu připravený pro období podání přiznání.

Všechny sestavy jsou generovány z reálných účetních záznamů v hlavní knize – není třeba je shromažďovat z Excelu ani čekat na hlavní účetní na konci měsíce.

Krok 9: Exportovat sestavy do PDF & Excel

Na jakékoli sestavě klikněte na Export ▾ a vyberte formát:

• PDF: vytvoří dokument ve formátu pro tisk, s hlavičkou společnosti, včetně podpisu a razítka. Používá se pro zasílání bankám (žádost o úvěr vyžaduje podepsané finanční výkazy), auditorům, vedení společnosti nebo investorům.
• Excel (XLSX): strukturovaný tabulkový soubor – účetní může vytvářet kontingenční tabulky, další agregace, mezikvartální srovnání. Čísla a formáty měn odpovídají lokálnímu nastavení Vietnamu.

Všechny dostupné sestavy (B01-DN, B02-DN, Rozvaha, DPH, Výkaz zisku a ztráty, Pohledávky/Závazky podle stáří, Stav hotovosti) podporují oba formáty.

Krok 10: Exportovat XML pro daňový úřad (FINANCIAL STATEMENTS, VAT, CIT, PIT)

GTG CRM generuje soubory XML ve správném formátu XSD pro HTKK/eTax – stačí si je stáhnout a přímo nahrát na portál elektronické daně, aniž byste museli zadávat čísla znovu.

Sestavy podporující export XML:

Sestava	Číslo formuláře	Zdaňovací období
Daňové přiznání k DPH	01/GTGT	Čtvrtletní
Roční účetní závěrka (FINANCIAL STATEMENTS)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Finanční rok
Daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob	03/TNDN	Finanční rok
Daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob (zúčtování)	05/QTT-TNCN	Finanční rok

Postup:

1. Přejděte na Účetnictví → Sestavy → Daňová přiznání (Tax Reports).
2. Vyberte typ sestavy a zdaňovací období.
3. Zkontrolujte údaje na obrazovce – položky jsou automaticky mapovány z hlavní knihy podle standardu TT99/2025.
4. Klikněte na Export XML → stáhněte soubor .xml.
5. Přihlaste se na thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) nebo spusťte aplikaci HTKK desktop, importujte stažený soubor XML.
6. Proveďte konečnou kontrolu v softwaru daňového úřadu a odešlete.

Soubory XML odpovídají aktuální verzi XSD Generálního finančního ředitelství a jsou kompatibilní s iTaxViewer pro kontrolu struktury před odesláním.

Část 4: Automatizace účetnictví

Krok 11: Zapnout automatizaci

Přejděte na Účetnictví → Nastavení → Automatizace účetnictví (Accounting Automations) a povolte procesy podle vašich potřeb:

Automatizace	Účel
Automatické vystavení faktury z objednávky	Automatické vytvoření a odeslání elektronické faktury po dokončení objednávky
Vytvoření účetního záznamu o výnosech	Účetní záznam o výnosech po vystavení faktury
Vytvoření účetního záznamu o nákladech na prodané zboží (COGS)	Účetní záznam o COGS při vyskladnění
Zpracování vrácení peněz / zboží	Automatické účetní záznamy o vrácení a obrácených nákladech na prodané zboží

Pro dlouhodobý majetek přejděte na Účetnictví → Dlouhodobý majetek → Automations (tlačítko na horní liště):

Automatizace	Účel
Post monthly depreciation	1. den každého měsíce se automaticky zaúčtuje odpisy za předchozí měsíc pro veškerý AKTIVNÍ majetek
Record asset disposal to ledger	Automatické vytvoření účetního záznamu o likvidaci při prodeji majetku
Record asset revaluation to ledger	Automatické vytvoření účetního záznamu o přecenění při přecenění majetku (opt-in)

Přiřazení účtů MD/D u každé automatizace se upravuje přímo v uzlu "Create Journal Entry" v pracovním postupu – není třeba programování, konfigurace probíhá na jednom místě.

Správa účetních oprávnění

Přístup do modulu Účetnictví je řízen právy. Kontaktujte vlastníka pracovního prostoru nebo správce a požádejte o přidělení:

Právo	Funkce
ACCOUNTING_VIEW_COA	Zobrazit účetní osnovu
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Přidat/upravit účty
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Zobrazit účetní deník
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Vytvořit ruční účetní zápis
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Zobrazit finanční výkazy a exportovat soubory
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Konfigurovat nastavení účetnictví
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Uzavřít/otevřít účetní období
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Spravovat dlouhodobý majetek
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Účtovat odpisy

Vlastníci pracovního prostoru a správci mají ve výchozím nastavení všechna tato práva.

Dokumentace patří GTG CRM