Uživatelská příručka pro účetnictví a elektronické fakturace

Tato příručka vás provede celým cyklem účetnictví v GTG CRM podle nejnovějších standardů: od nastavení správného účetního plánu podle Vyhlášky 99/2025/TT-BTC (účinné od 01.01.2026), automatického denního účtování, správy přijatých faktur od daňového úřadu, evidence dlouhodobého majetku a odpisů, až po export XML pro podání na eTax a export účetních závěrek do PDF/Excel. Každá sekce níže je samostatným postupem — můžete si rovnou přečíst část, kterou potřebujete.

Požadavky: Přihlášený účet GTG CRM; uživatel s přístupem do modulu Účetnictví (viz sekce Oprávnění na konci článku). Účetnictví musí být povoleno v Nastavení workspace.

Část 1: Počáteční nastavení

Nastavení je třeba provést pouze jednou. Po dokončení se veškeré účetní zápisy budou provádět automaticky podle této konfigurace.

Krok 1: Povolení účetnictví a výběr standardu

Přejděte do Nastavení → Nastavení účetnictví (Accounting Settings).

Zapněte přepínač Účetnictví (accounting_enabled) a poté vyberte Účetní standard (accounting_standard):

Standard	Použití pro	Poznámka
TT99/2025	Společnosti	Nahrazuje TT200 od 01.01.2026 — povinné pro účetní rok 2026
TT133/2016	Živnostníci, malé a střední podniky	Stále platné; možnost dobrovolného přechodu na TT99
TT200/2014	Starší účetnictví	Pouze pro uzavření účetního roku 2025 nebo archivaci; nepoužívat pro rok 2026

Uložte. Standard a účetní plán jsou uzamčeny po prvním účetním zápisu — vyberte správný hned na začátku.

Krok 2: Vytvoření účetního plánu (Chart of Accounts)

Existují tři způsoby, jak vytvořit účetní plán:

Metoda	Kdy použít
Použít šablonu podle země (Apply CoA Template)	Nejrychlejší — vyberte VN (TT99/2025) nebo jednu z 11 zemí, systém přednastaví všechny účty a výchozí pravidla účtování
AI asistent nastavení (Generate Accounting Setup)	AI navrhne účetní plán vhodný pro typ podniku a zemi, vysvětlí každou volbu
Import CSV (Import Chart of Accounts)	Již máte vlastní účetní plán z předchozího softwaru, importujte jej pro další použití

Po aplikaci šablony můžete přidat podúčty (sub-account) nebo upravit názvy podle interních potřeb — TT99/2025 umožňuje podnikům samostatně vytvářet podúčty. Použijte Reset pro úplné přepracování, pokud je to nutné (reset lze provést pouze před prvním účetním zápisem).

Krok 3: Kontrola pravidel účtování (Posting Rules)

Pravidla účtování definují, která událost generuje který účetní zápis (např. tržby z prodeje → Má dáti účet 131 / Dal účet 511; náklady na prodané zboží → Má dáti účet 632 / Dal účet 156).

Po aplikaci šablony podle země jsou běžná pravidla již předvyplněna. Můžete:

• Zapnout/vypnout jednotlivá pravidla pomocí přepínače Active bez ztráty konfigurace účtování.
• Upravit účet Má dáti/Dal v každém pravidle, pokud má podnik vlastní účetní plán.

Krok 4: Konfigurace vykázání tržeb

V Nastavení účetnictví vyberte Bod vykázání tržeb (revenue_recognition_point):

• FAKTURA (INVOICE) (výchozí): vykázání při vystavení faktury. Vhodné pro většinu maloobchodních a servisních podniků.
• DODÁNÍ (DELIVERY): vykázání při dodání zboží/vydání ze skladu. Používá se, pokud smlouva stanoví přechod kontroly v okamžiku skutečného dodání zboží.

Systém automaticky spáruje tržby s náklady na prodané zboží (COGS) ve stejném období.

Část 2: Denní provoz

Krok 5: Automatické zápisy — Objednávky, faktury, vrácení peněz

Po dokončení nastavení již nemusíte ručně účtovat běžné operace:

• Dokončená objednávka → systém vygeneruje zápis o tržbách a nákladech na prodané zboží.
• Vystavení elektronické faktury → odpovídající zápis podle zvoleného bodu vykázání.
• Storno elektronické faktury (přes S-Invoice/Viettel nebo MISA) → systém automaticky vygeneruje stornovací zápis, hlavní kniha a faktury budou vždy v souladu.
• Vrácení platby, vrácení zálohy, vrácení zboží → správný zápis pro danou operaci, storno nákladů na prodané zboží podle částky (vrácení 3/10 produktů stornuje náklady na prodané zboží pouze těchto 3 produktů).

Přejděte do Účetnictví → Deník (Journal Entries) pro zobrazení, filtrování a srovnání všech účetních zápisů podle dne, období nebo čísla účtu.

Krok 6: Přijaté faktury — Připojení GDT a třídění faktur

GTG CRM se připojuje přímo k systému elektronických faktur daňového úřadu (GDT), automaticky stahuje všechny přijaté faktury podniku — jedno připojení, pokrývající všechny dodavatele.

Krok 6.1 — Připojení účtu GDT

Přejděte do Nastavení → Připojení daňového úřadu (Tax Authority Connection).

1. Zadejte DIČ (MST) a heslo k účtu na portálu hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Vyberte časové období, za které chcete stáhnout historii (Backfill history).
3. Stiskněte Test & Connect — systém ověří a připojí se během několika sekund. Po úspěchu se zobrazí stav Connected.

Bezpečnostní upozornění: Doporučuje se vytvořit vedlejší účet (sub-account) pouze s oprávněním „Vyhledávání faktur“ namísto použití hlavního účtu.

Krok 6.2 — Synchronizace přijatých faktur

Stiskněte Sync now nebo nechte systém automaticky synchronizovat podle plánu. Po synchronizaci přejděte do ERP → Správa faktur → Přijaté (Incoming) pro zobrazení všech přijatých faktur.

Každá faktura jasně zobrazuje zdroj a stav dokumentu:

Stav	Význam	Akce
Tax Authority / XML+PDF	Faktura s kódem daňového úřadu — GDT poskytl dostatek dat a původní soubor	Připraveno k účetnímu třídění
Tax Authority / Needs Document	Faktura bez kódu (telekomunikace, banka) — GDT poskytl data, ale ne původní soubor	Stáhněte soubor od poskytovatele a nahrajte jej
Email / Needs Document	Detekováno prostřednictvím e-mailového oznámení, chybí příloha	Nahrajte soubor nebo použijte odkaz ke stažení od poskytovatele

Krok 6.3 — Nahrání souborů pro faktury bez kódu (codeless)

Vyhledejte řádky se stavem „Needs Document“ (obvykle faktury za telekomunikace, elektřinu, bankovní služby). Stiskněte Download↗ (from provider) pro otevření portálu poskytovatele s předvyplněným vyhledávacím kódem, stáhněte soubor a poté stiskněte Upload pro jeho připojení k faktuře.

Krok 6.4 — Účetní třídění

Jakmile má faktura dostatek dat a dokumentů, otevřete fakturu a proveďte třídění:

• Zkontrolujte částku, DPH na vstupu, dodavatele.
• Zaúčtujte do hlavní knihy (DPH na vstupu → účet 133; náklady → odpovídající účet podle typu nákladu).
• Přijaté faktury jsou propojeny s odběrateli/dodavateli v CRM, závazky jsou jasně uvedeny pro každého partnera.

Krok 7: Dlouhodobý majetek a odpisy

Modul Dlouhodobý majetek (Fixed Assets) spravuje celý životní cyklus majetku a automaticky generuje odpisy do hlavní knihy.

Krok 7.1 — Přidání nového majetku

Přejděte do Účetnictví → Dlouhodobý majetek → + Nový.

1. Vyberte Kategorii (Category) — např. „Stroje a zařízení“, „Dopravní prostředky“, „Nehmotný majetek“. Systém automaticky vyplní: výchozí účty (pořizovací cena, oprávky, náklady na odpisy), doporučenou dobu používání a metodu odepisování.
2. Zadejte Název majetku, Pořizovací cenu (Cost), Odhadovanou zůstatkovou hodnotu (Salvage value), Datum uvedení do užívání.
3. Vyberte Metodu odepisování: Lineární (Straight-line), Degresivní (Declining-balance) nebo Podle produkce (Units-of-production).
4. Stiskněte Uložit (Save) — majetek se vytvoří ve stavu NÁVRH (DRAFT) a zobrazí se odhadovaná měsíční částka odpisů.

Krok 7.2 — Aktivace majetku a zobrazení plánu odpisů

Otevřete nově vytvořený majetek → stiskněte Aktivovat (Activate). Stav se změní na AKTIVNÍ (ACTIVE) a systém okamžitě vygeneruje kompletní plán odpisů (počet období = doba používání), přičemž každé období bude ve stavu PLÁNOVANÉ (PROJECTED).

Krok 7.3 — Účtování odpisů

Stiskněte Spustit odpisy (Run depreciation) pro manuální zaúčtování, nebo povolte automatizaci, aby systém běžel automaticky na začátku každého měsíce (viz Krok 11).

Při spuštění systém zaúčtuje všechna splatná období (včetně předchozích období, která nebyla zaúčtována od data aktivace). Každé období se přepne na ZAÚČTOVÁNO (POSTED) a vygeneruje vyrovnaný zápis:

• Má dáti účet 6274 (Náklady na odpisy hmotného majetku) — nebo odpovídající účet podle typu majetku
• Dal účet 2141 (Oprávky k hmotnému majetku)

Opětovné spuštění pro stejné období vrátí starý zápis — nebude generován duplicitní zápis.

Krok 7.4 — Import seznamu stávajícího majetku (Import)

Pokud podnik již má evidenci majetku, přejděte do Dlouhodobý majetek → Import:

• Nahrání CSV/Excelu: soubor může mít libovolnou strukturu sloupců — AI automaticky rozpozná a navrhne mapování sloupců (např. sloupec „Pořizovací cena“ → pole Cost, „Datum nákupu“ → Acquisition date). Před potvrzením zkontrolujte a upravte mapování.
• Z nákupních faktur: vyberte přijatou fakturu, která již existuje v systému — majetek automaticky vyplní název, pořizovací cenu, datum nákupu, dodavatele.
• AI čtení dokumentů: připojte soubor smlouvy nebo faktury ve formátu PDF (textový, ne skenovaný) — AI extrahuje a předvyplní pole.

Krok 7.5 — Vyřazení majetku

Otevřete majetek → Vyřadit (Dispose) → Prodej (Sale) (nebo Odpis Write-off), zadejte skutečnou částku obdrženou a datum vyřazení. Před potvrzením si prohlédněte zisk/ztrátu z vyřazení. Po potvrzení systém:

• Změní stav na VYŘAZENO (DISPOSED), uzavře plán odpisů.
• Vygeneruje zápis o vyřazení: vyřazení pořizovací ceny (Dal účet 2112), vyřazení kumulovaných oprávek (Má dáti účet 2141), vykázání zisku/ztráty z vyřazení (účet 711 nebo účet 811).

Část 3: Reporty a export souborů

Krok 8: Zobrazení účetních závěrek v reálném čase

Přejděte do Účetnictví → Reporty, vyberte období a zobrazte:

• Výkaz zisku a ztráty (B02-DN) — tržby, náklady na prodané zboží, hrubý zisk, čistý zisk podle období.
• Rozvaha (B01-DN) — aktiva = závazky + vlastní kapitál. Toto je oficiální název formuláře podle TT99/2025, nahrazující starý název „Bilanční výkaz“.
• Předvaha (Trial Balance) — zůstatky účtů na konci období, kontrola rovnováhy Má dáti/Dal před uzavřením knih.
• Přiznání k DPH — souhrn výstupního a vstupního DPH připravený k podání.

Všechny reporty jsou generovány z reálných zápisů v hlavní knize — není třeba slučovat z Excelu nebo čekat na hlavní účetní do konce měsíce.

Krok 9: Export reportů do PDF a Excelu

Na jakémkoli reportu stiskněte Export ▾ a vyberte formát:

• PDF: vytvoří dokument s formátováním pro tisk, záhlavím podniku, možností podpisu a razítka. Používá se pro zasílání do banky (žádost o úvěr vyžaduje podepsané účetní závěrky), pro auditory, vedení společnosti nebo investory.
• Excel (XLSX): tabulkový soubor s jasnou strukturou — účetní může pivotovat, dále sumarizovat, porovnávat období. Data a formát měny odpovídají vietnamské lokalitě.

Všechny dostupné reporty (B01-DN, B02-DN, Předvaha, DPH, Výkaz zisku a ztráty, AR/AP aging, Cash Position) podporují oba formáty.

Krok 10: Export XML pro podání na daňový úřad (účetní závěrka, DPH, CIT, PIT)

GTG CRM předpřipravuje XML soubory podle XSD pro HTKK/eTax — stáhnete je a nahrajete přímo na portál elektronických daní bez nutnosti znovu zadávat čísla.

Reporty podporující export XML:

Report	Kód formuláře	Období podání
Přiznání k DPH	01/GTGT	Čtvrtletně
Roční účetní závěrka (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Účetní rok
Přiznání k dani z příjmů právnických osob	03/TNDN	Účetní rok
Přiznání k dani z příjmů fyzických osob - roční zúčtování	05/QTT-TNCN	Účetní rok

Postup provedení:

1. Přejděte do Účetnictví → Reporty → Daňová přiznání (Tax Reports).
2. Vyberte typ reportu a období podání.
3. Zkontrolujte data na obrazovce — položky jsou automaticky mapovány z hlavní knihy podle standardu TT99/2025.
4. Stiskněte Export XML → stáhněte soubor .xml.
5. Přihlaste se na thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) nebo otevřete HTKK desktop, importujte stažený XML soubor.
6. Proveďte konečnou kontrolu v softwaru daňového úřadu a podejte.

XML soubory jsou v souladu s aktuální verzí XSD daňového úřadu, kompatibilní s iTaxViewer pro kontrolu struktury před podáním.

Část 4: Automatizace účetnictví

Krok 11: Povolení automatizace

Přejděte do Účetnictví → Nastavení → Automatizace účetnictví (Accounting Automations), zapněte procesy podle potřeby:

Automatizace	Funkce
Automatické fakturování z objednávek	Automaticky vytváří a vydává elektronické faktury po dokončení objednávky
Generování zápisu o tržbách	Zápis o tržbách po vydání faktury
Generování zápisu o nákladech na prodané zboží (COGS)	Zápis o COGS při vydání ze skladu
Zpracování vrácení peněz / vrácení zboží	Automatický zápis o vrácení a stornu nákladů na prodané zboží

Pro dlouhodobý majetek přejděte do Účetnictví → Dlouhodobý majetek → Automatizace (tlačítko na panelu nástrojů):

Automatizace	Funkce
Post monthly depreciation	1. den každého měsíce automaticky zaúčtuje odpisy za předchozí měsíc pro veškerý AKTIVNÍ majetek
Record asset disposal to ledger	Automaticky vygeneruje zápis o vyřazení, když je majetek vyřazen
Record asset revaluation to ledger	Automaticky vygeneruje zápis o přecenění, když je majetek přeceněn (volitelné)

Část účtování Má dáti/Dal u každé automatizace se upravuje přímo v uzlu „Create Journal Entry“ v pracovním postupu — není nutné programovat, vše je konfigurováno na jednom místě.

Oprávnění účetnictví

Přístup k modulu Účetnictví je řízen specifickými oprávněními. Kontaktujte vlastníka workspace nebo administrátora, aby vám byla udělena:

Oprávnění	Funkce
ACCOUNTING_VIEW_COA	Zobrazení účetního plánu
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Přidání/úprava účtů
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Zobrazení deníku účetních zápisů
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Vytvoření manuálního účetního zápisu
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Zobrazení účetních závěrek a export souborů
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Konfigurace nastavení účetnictví
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Uzavření/otevření účetního období
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Správa dlouhodobého majetku
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Účtování odpisů

Vlastníci workspace a administrátoři mají ve výchozím stavu všechna oprávnění.

Dokument je vlastnictvím GTG CRM