Uživatelská příručka: Prodej služeb a smluv v GTG CRM

Co budete po tomto tutoriálu umět

Vytvořit službu v katalogu → sestavit smíšenou cenovou nabídku (produkty + služby) → převést ji na smlouvu → vyplnit Stranu B a milníky pro převzetí → odeslat smlouvu (.docx) → nahrát podepsanou verzi → fakturovat po částech → zobrazit účetní zápisy.

Přípravy

#	Podmínka	Proč je to nutné
1	Přihlášení do GTG CRM s oprávněním ke správě CRM (vytváření produktů, služeb, cenových nabídek, smluv).	Aby bylo možné provést celý proces.
2	Nastavený Účtový rozvrh (CoA) + (pro fakturaci) pracovní prostor s konfigurací fakturace/ERP.	Aby se faktury zaúčtovaly v účetnictví.
3	Kontakt/společnost pro roli odběratele (Strana B).	Smlouva vyžaduje podepisující stranu.

Krok 1 — Vytvoření služby v katalogu

1. Otevřete CRM → Katalog → Služby → Vytvořit.
2. Vytvořte „Návrh webu“ — cena 20,000,000, účtováno jednorázově. Uložte. Dále vytvořte „Měsíční SEO“ — cena 5,000,000, opakovaně → měsíčně. Uložte.

✅ Očekávaný výsledek: Služby se zobrazí pod Katalog ▸ Služby; každá služba má cenu + fakturační cyklus. (Produkty se zobrazí pod Katalog ▸ Produkty a lze je také nastavit jako opakované.)

Krok 2 — Vytvoření smíšené cenové nabídky (produkty + služby)

1. Otevřete CRM → Obchod → Cenové nabídky (Quotations) → Vytvořit, vyberte kontakt.
2. Řádek 1: Typ = Služba → „Návrh webu“ (1). Řádek 2: Typ = Služba → „Měsíční SEO“ (1). Řádek 3: Typ = Produkt → „Licence hostingu“ (množství 3).
3. Uložte cenovou nabídku → Odeslat → označte Přijato (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Očekávaný výsledek: Každý řádek má štítek Typu (Služba = zelená, Produkt = modrá); řádek služby zobrazuje cyklus. Celkový součet všech řádků. Po označení jako ACCEPTED se zobrazí tlačítko Převést na smlouvu.

Krok 3 — Převod cenové nabídky → Smlouva

1. Nastavte cenovou nabídku do stavu Accepted (Přijato): otevřete cenovou nabídku → Odeslat → Přijmout (potvrďte).
2. Na řádku přijaté cenové nabídky v tabulce Nabídky klikněte na ikonu Převést na smlouvu (tlačítko akce na řádku — NENÍ v detailním panelu; detailní panel obsahuje pouze *Převést na objednávku*). Otevřete nově vytvořenou smlouvu v Obchod → Smlouvy.

✅ Očekávaný výsledek: Zpráva/výsledek s číslem smlouvy ve formátu CTR-YYYYMM-NNNNN. Smlouva si zachovává typ/cyklus každého řádku; celková částka je rozpuštěna na jednorázovou celkovou částku a měsíční celkovou částku + DPH. Cenová nabídka se změní na PŘEVEDENÁ/PŘIJATÁ.

Krok 4 — Vyplnění Strany B a milníků pro převzetí

1. Ve smlouvě otevřete sekci Strana B (Party B) → vyberte kontakt/společnost; informace (právní název, IČO, adresa, zástupce) se automaticky vyplní při obohacení dat o společnosti.
2. Nastavte milníky pro převzetí (Převzetí) pro řízení platebního kalendáře; (volitelně) povolte dvojjazyčnost.

✅ Očekávaný výsledek: Strana B se zobrazí ve smlouvě; milníky pro převzetí vytvoří odpovídající platební kalendář.

Krok 5 — Odeslání smlouvy klientovi (.docx)

1. Otevřete podrobnosti smlouvy (kliknutím na ikonu + / číslo smlouvy otevřete panel). V sekci Documents (Dokumenty): klikněte na Generate contract pro vytvoření souboru .docx, nebo použijte Upload document pro nahrání souboru smlouvy. Jakmile jsou dokumenty k dispozici, každá položka má tlačítko Send / Download pro odeslání klientovi.

✅ Očekávaný výsledek: Systém vygeneruje/nahraje dokument smlouvy; tlačítka Send (odeslat e-mail klientovi) a Download se objeví u položky dokumentu v sekci Documents.

ℹ️ Poznámka: Sekce Documents u smlouvy obsahuje položky Generate contract + Upload document; po nahrání dokumentu se u každé položky dokumentu zobrazí Send / Download. Před generováním smlouvy je třeba vyplnit Strana B (Krok 4); pokud Strana B ještě není k dispozici, stále můžete použít Upload document pro nahrání souboru smlouvy.

Krok 6 — Nahrání podepsané kopie

1. Po podepsání a odeslání klientem v sekci Documents klikněte na Upload document → vyberte soubor (typ Signed copy) → potvrďte. (Návrh hned pod tím: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Očekávaný výsledek: Podepsaný soubor je připojen (Typ Signed copy) s uvedením času podpisu; smlouva se automaticky přepne do stavu ACTIVE/Ongoing a pole Signed at se vyplní. Zobrazí se tabulka Billing (splátkový kalendář) + tlačítko Issue invoice (účetní zápisy zatím nejsou vytvořeny).

Krok 7 — Vystavení faktury pro jednotlivé splátky

1. U aktivní smlouvy v tabulce Billing klikněte na Issue invoice u splátky, pro kterou chcete fakturu vystavit → otevře se okno Issue invoice se 3 možnostmi: Issue now / Save as draft / Mark paid now (s poznámkou: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → vyberte a potvrďte.

✅ Očekávaný výsledek: Faktura za platební splátku je vystavena prostřednictvím pracovního postupu ERP/fakturace; daná splátka je propojena s právě vystavenou fakturou; stav platby je aktualizován.

⚠️ Předpoklad: Vystavení faktury vyžaduje, aby pracovní prostor měl nakonfigurovanou elektronickou fakturaci / propojení s daňovým poskytovatelem. Pokud propojení neproběhlo, okno Issue invoice se stále zobrazí s náhledem, ale krok vystavení faktury nebude možné provést. Po propojení elektronické fakturace bude splátka fakturována a automaticky se vytvoří účetní zápis (Krok 8).

Krok 8 — Zobrazení účetních zápisů

1. Otevřete Management (Správa) → Accounting (Účetnictví) → Journal Entries (Účetní zápisy).

✅ Očekávaný výsledek: Po vystavení faktury se automaticky vytvoří vyrovnaný účetní zápis: Pohledávky (131) / Výnosy (511) / DPH (3331). Při zaúčtování platby: Peníze v hotovosti/na účtu (111/112) / Pohledávky (131).

ℹ️ Poznámka: Účetní zápis výnosů ze smlouvy (MD 131 / DAL 511 / DAL 3331) se objeví až po úspěšném vystavení faktury — tedy po propojení elektronické fakturace (viz Krok 7).

Rychlý přehled očekávaných výsledků

Akce	Výsledek, který uvidíte
Vytvoření služby (Krok 1)	Služba v Katalogu ▸ Služby + cena + cyklus
Smíšená nabídka (Krok 2)	Karta „Typ“ pro každý řádek; ACCEPTED → tlačítko Převést na smlouvu
Převod (Krok 3)	CTR-2026-… ; jednorázová/měsíční celková splátka; nabídka PŘEVEDENA
Strana B + přejímka (Krok 4)	Strana B předvyplněna; platební plán podle milníků
Odeslání (.docx) (Krok 5)	E-mail .docx zákazníkovi; SENT
Nahrání podepsaného dokumentu (Krok 6)	Podepisující osoba + čas; SIGNED → ACTIVE; vytvoření platebního plánu
Vytvoření faktury (Krok 7)	Náhled → potvrzení → faktura pro období je vystavena
Účetní kniha (Krok 8)	Účtování Má dáti 131/Dal 511+3331; platba Má dáti 111/Dal 131

Poznámka

• Nabídka → Objednávka stále kopíruje pouze řádek produkt (služba patří ke smlouvě) — správný design.
• Import produktového katalogu podporuje jakýkoli formát tabulky (AI automaticky mapuje sloupce); import služeb je další funkce v plánu.
• DPH: pokud je daň nastavena na 0 %, DPH podle země pracovního prostoru (např. 10 % pro VN) lze stále aplikovat z ceníku — toto je standardní chování.