Návod k použití: Prodej služeb a smluv v GTG CRM

Co se naučíte z tohoto návodu

Vytvořit službu v katalogu → sestavit smíšenou cenovou nabídku (produkt + služba) → převést na smlouvu → vyplnit Stranu B + milníky pro převzetí → odeslat smlouvu (.docx) → nahrát podepsanou kopii → vystavit fakturu po částech → zobrazit účetní zápisy.

Příprava

#	Podmínka	Proč je to nutné
1	Přihlášení do GTG CRM s právy pro správu CRM (vytváření produktů, služeb, cenových nabídek, smluv).	Pro provedení celého procesu.
2	Nastavený Účtový rozvrh (CoA) + (pro vystavení faktur) pracovní prostor s konfigurací fakturace/ERP.	Aby faktury byly zaúčtovány do účetnictví.
3	Kontakt/společnost pro zákazníka (Strana B).	Smlouva vyžaduje smluvní stranu.

Krok 1 — Vytvoření služby v katalogu

1. Otevřete CRM → Katalog → Služby → Vytvořit.
2. Vytvořte „Návrh webových stránek“ — cena 20,000,000, platba Jednorázově. Uložit. Dále vytvořte „Měsíční SEO“ — cena 5,000,000, Opakovaně → měsíčně. Uložit.

✅ Očekávaný výsledek: Služby jsou uvedeny v Katalog ▸ Služby; každá služba má cenu + fakturační cyklus. (Produkty jsou uvedeny v Katalog ▸ Produkty a lze je také nastavit jako opakované.)

Krok 2 — Sestavení smíšené cenové nabídky (produkt + služba)

1. Otevřete CRM → Obchod → Cenové nabídky (Quotations) → Vytvořit, vyberte kontakt.
2. Řádek 1: Typ = Služba → „Návrh webových stránek“ (1). Řádek 2: Typ = Služba → „Měsíční SEO“ (1). Řádek 3: Typ = Produkt → „Hostovací licence“ (množství 3).
3. Uložte cenovou nabídku → Odeslat → označte Přijato (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Očekávaný výsledek: Každý řádek má štítek Typ (Služba = zelená, Produkt = modrá); řádek služby zobrazuje cyklus. Celková částka všech řádků. Po přijetí se zobrazí tlačítko Převést na smlouvu.

Krok 3 — Převod cenové nabídky → Smlouva

1. Nastavte stav cenové nabídky na Přijato (Accepted): otevřete cenovou nabídku → Označit jako odeslané → Označit jako přijaté (potvrďte).
2. Na řádku přijaté cenové nabídky v tabulce Cenové nabídky klikněte na ikonu Převést na smlouvu (tlačítko akce na řádku — NENACHÁZÍ SE v detailním panelu; panel obsahuje pouze Převést na objednávku). Otevřete nově vytvořenou smlouvu v Obchod → Smlouvy.

✅ Očekávaný výsledek: Upozornění/výsledek s číslem smlouvy ve formátu CTR-RRRRMM-NNNNN. Smlouva si zachová typ/cyklus každého řádku; celková částka se rozdělí na jednorázovou celkovou částku a měsíční celkovou částku + DPH. Cenová nabídka se změní na PŘEVEDENO/PŘIJATO.

Krok 4 — Vyplnění Strany B a milníků pro převzetí

1. V rámci smlouvy otevřete sekci Strana B (Party B) → vyberte kontakt/společnost; informace (právní název, IČO, adresa, zástupce) se automaticky vyplní při obohacení dat společnosti.
2. Nastavte milníky pro převzetí (Milestones) pro řízení platebního kalendáře; (volitelné) povolte dvojjazyčnost.

✅ Očekávaný výsledek: Strana B je zobrazena ve smlouvě; milníky pro převzetí vytvoří odpovídající platební kalendář.

Krok 5 — Odeslání smlouvy zákazníkovi (.docx)

1. Otevřete detail smlouvy (kliknutím na znaménko + / číslo smlouvy otevřete panel). V sekci Dokumenty (Documents): klikněte na Vygenerovat smlouvu pro vytvoření souboru .docx, nebo použijte Nahrát dokument pro přiložení souboru smlouvy. Po přidání dokumentu má každý dokument tlačítko Odeslat / Stáhnout pro odeslání zákazníkovi.

✅ Očekávaný výsledek: Systém vygeneruje/přiloží dokument smlouvy; tlačítka Odeslat (odeslat e-mailem zákazníkovi) a Stáhnout se zobrazí na řádku dokumentu v sekci Dokumenty.

ℹ️ Poznámka: Sekce Dokumenty smlouvy obsahuje Vygenerovat smlouvu + Nahrát dokument; po přidání dokumentu se na každém řádku dokumentu zobrazí Odeslat / Stáhnout. Před vygenerováním smlouvy vyplňte Stranu B (Krok 4); pokud Strana B ještě není k dispozici, můžete stále použít Nahrát dokument pro přiložení souboru smlouvy.

Krok 6 — Nahrání podepsané kopie

1. Po podepsání a odeslání zákazníkem klikněte v sekci Dokumenty na Nahrát dokument → vyberte soubor (typ Podepsaná kopie) → potvrďte. (Návrh přímo níže: „Nahrajte podepsanou smlouvu pro její aktivaci.“)

✅ Očekávaný výsledek: Přiloží se podepsaný soubor (Typ Podepsaná kopie) s časem podpisu; smlouva se automaticky změní na ACTIVE/Probíhá a vyplní se pole Podepsáno v. Zobrazí se tabulka Fakturace (platební kalendář) + tlačítko Vystavit fakturu (zatím se negenerují účetní zápisy).

Krok 7 — Vystavení faktury po částech

1. V platné smlouvě v tabulce Fakturace klikněte na Vystavit fakturu u splátky, kterou potřebujete fakturovat → otevře se dialogové okno Vystavit fakturu se 3 možnostmi: Vystavit nyní / Uložit jako koncept / Označit jako zaplaceno nyní (s poznámkou: „Vystavení zaznamenává výnosy + pohledávky (AR). Označení jako zaplaceno zaznamenává přijetí hotovosti.“) → vyberte a potvrďte.

✅ Očekávaný výsledek: Faktura za platební splátku je vystavena prostřednictvím pracovního postupu ERP/fakturace; tato splátka je spojena s právě vystavenou fakturou; stav platby je aktualizován.

⚠️ Předpoklad: Vystavení faktury vyžaduje, aby byl pracovní prostor nakonfigurován pro elektronickou fakturaci / propojen s daňovým poskytovatelem. Pokud není připojení navázáno, dialogové okno Vystavit fakturu stále zobrazí náhled, ale krok vystavení nebude možné provést. Po připojení elektronické fakturace bude splátka fakturována a automaticky se vygenerují účetní zápisy (Krok 8).

Krok 8 — Zobrazení účetních zápisů

1. Otevřete Správa (Management) → Účetnictví (Accounting) → Účetní zápisy (Journal Entries).

✅ Očekávaný výsledek: Po vystavení faktury se automaticky vytvoří vyrovnaný účetní zápis: MD Pohledávky (131) / DAL Výnosy (511) / DAL Daň z přidané hodnoty (3331). Při zaznamenání platby: MD Hotovost (111/112) / DAL Pohledávky (131).

ℹ️ Poznámka: Účetní zápis o výnosu ze smlouvy (MD 131 / DAL 511 / DAL 3331) se zobrazí až po úspěšném vystavení faktury — tedy po připojení elektronické fakturace (viz Krok 7).

Rychlá tabulka očekávaných výsledků

Akce	Výsledek, který uvidíte
Vytvoření služby (Krok 1)	Služba v Katalog ▸ Služby + cena + cyklus
Smíšená cenová nabídka (Krok 2)	Štítek Typ u každého řádku; PŘIJATO → tlačítko Převést na smlouvu
Převod (Krok 3)	CTR-2026-...; celková částka rozdělená na jednorázovou/měsíční; cenová nabídka PŘEVEDENO
Strana B + převzetí (Krok 4)	Strana B předvyplněna; platební kalendář podle milníků
Odeslání (.docx) (Krok 5)	E-mail s .docx zákazníkovi; ODESLÁNO
Nahrání podepsané kopie (Krok 6)	Podepsaná osoba + čas; PODEPSÁNO → AKTIVNÍ; vytvoření platebního kalendáře
Vystavení faktury (Krok 7)	Náhled → potvrzení → faktura za splátku vystavena
Účetní deník (Krok 8)	Zápis MD 131/DAL 511+3331; platba MD 111/DAL 131

Poznámky

• Cenová nabídka → Objednávka stále kopíruje pouze řádky produktů (služby patří do smluv) — což je správný design.
• Import produktového katalogu podporuje jakýkoli formát tabulky (AI automaticky mapuje sloupce); import služeb je další funkcí v plánu.
• DPH: pokud je daň nastavena na 0%, DPH podle země pracovního prostoru (např. 10 % pro ČR) může být stále aplikována z ceníku — to je standardní chování.