Krav Før Start
For at bruge E-faktura-funktionen skal du:
- ✅ Have en GTG CRM-konto
- ✅ Logge ind på systemet
- ✅ (Valgfrit) En e-fakturudbyderkonto (S-Invoice eller MISA)
Få Adgang til E-fakturafunktionen
Trin 1: Log Ind på GTG CRM
Log ind på GTG CRM-systemet med din konto.
Trin 2: Åbn E-fakturamenuaen
- Kig på menulinjen til venstre
- Klik på "E-faktura"
Trin 3: Vælg Fakturatype
E-fakturaskærmen har 2 faner:
| Fane | Beskrivelse |
|---|---|
| Udgående faktura | Fakturaer, du udsteder til kunder |
| Indgående faktura | Fakturaer, leverandører udsteder til dig |
Håndtering af Indgående Fakturaer
Metode 1: Manuel Upload af Faktura
Trin 1: Klik på Upload-knappen
Der er 2 måder at åbne upload-dialogen på:
- Klik på knappen "Upload" øverst til højre
- Eller klik på knappen "Upload faktura"
Trin 2: Vælg fakturafilen
- Træk og slip fakturaens PDF-fil ind i upload-området
- Eller klik for at vælge en fil fra din computer
Trin 3: Upload og Behandling
- Klik på "Upload og behandl"
- Vent på, at systemet behandler (status: "Behandler")
Trin 4: Se Resultatet
- Efter ca. 10 sekunder, klik på "Opdater"
- Fakturaen er importeret med alle oplysninger
💡 Bemærk: Systemet understøtter komplekse fakturaer med mange produkter. For eksempel: en faktura med 32 produkter behandles også automatisk!
Metode 2: Automatisk Indsamling fra E-mail
Dette er den mest bekvemme metode - systemet henter automatisk fakturaer fra din e-mail!
Opsætning af Automatisk E-mail Indsamling
Trin 1: Åbn Integrationsmenuaen
- Klik på menuen "Integration" i menulinjen til venstre
Trin 2: Forbind E-mail
- Forbind din firmapost (f.eks. support@company.com)
- Giv GTG CRM adgang til e-mailen
Trin 3: Aktiver Automatisk Indsamling
- Find indstillingen "Automatisk indsamling af fakturaer"
- Aktivér denne funktion
Trin 4: Tjek Resultaterne
Når der er nye fakturaer i e-mailen:
- Systemet registrerer og importerer automatisk
- Gå til Indgående fakturaer for at se
- Kilden vises som "E-mail"
Rediger Oplysninger (Om Nødvendigt)
Hvis oplysningerne er forkerte, kan du redigere dem:
- Klik på den faktura, du vil redigere
- Klik på "Rediger"
- Rediger oplysningerne
- Gem
Forbind Fakturudbyder
For at udstede udgående fakturaer skal du forbinde med en e-fakturudbyder.
Forbind S-Invoice (Viettel)
Trin 1: Åbn Forbindelse
- Gå til fanen "Udgående fakturaer"
- Klik på knappen "Forbind" øverst til højre
Trin 2: Vælg S-Invoice
- Vælg udbyderen S-Invoice
- Indtast loginoplysninger:
- Brugernavn: (typisk CVR-nummer)
- Adgangskode: Adgangskode til S-Invoice-konto
- CVR-nummer: Virksomhedens CVR-nummer
Trin 3: Bekræft Forbindelse
Klik på "Forbind" og vent på en succesmeddelelse.
Forbind MISA
Trin 1: Vælg MISA
- Klik på knappen "Forbind"
- Vælg udbyderen MISA
Trin 2: Indtast Oplysninger
- Brugernavn: E-mail tilknyttet MISA
- Adgangskode: Adgangskode til MISA-konto
- CVR-nummer: Virksomhedens CVR-nummer
Trin 3: Bekræft
Klik på "Forbind" og vent på en succesmeddelelse.
Udsted Udgående Fakturaer
Trin 1: Åbn Fakturaoprettelsesformular
- Gå til fanen "Udgående fakturaer"
- Klik på "Opret faktura"
Trin 2: Vælg Grundlæggende Oplysninger
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Leverandør | S-Invoice eller MISA |
| Fakturamodel | Vælg en passende model (kontakt bogholder) |
| Betalingsmetode | Kontant / Bankoverførsel |
| Betalingsstatus | Betalt / Ikke betalt |
⚠️ Bemærk: Betalingsstatus påvirker ikke skattemyndighederne, men hjælper dig med at følge gæld.
Trin 3: Indtast Køberoplysninger
- Juridisk navn: Købers firmanavn
- CVR-nummer: Købers CVR-nummer
- Adresse: Virksomhedens adresse
Trin 4: Tilføj Produkter/Tjenester
- Klik på "Tilføj produkt"
- Indtast oplysninger:
- Produktnavn
- Antal
- Enhedspris
- Momssats (8% eller 10%)
- Rabatprocent (hvis relevant)
💡 Tip: Hvis der er flere produkter med forskellige momssatser (8% og 10%), vil systemet automatisk opdele dem i 2 separate fakturaer.
Trin 5: Gem Udkast
Klik på "Gem udkast" for at gemme, før du udsteder.
Trin 6: Se PDF-forhåndsvisning
- Klik på "Vis PDF"
- Tjek fakturaoplysningerne
Trin 7: Udstede Faktura
- Tjek oplysningerne grundigt
- Klik på "Udstede faktura"
- Vent på en succesmeddelelse
Trin 8: Download Faktura-PDF
Efter succesfuld udstedelse:
- Klik på "Download PDF" for at downloade fakturaen
- Send den til kunden
Opret Erstatningsfaktura
Når du skal justere en udstedt faktura (kunde returnerer varer, fejl opdaget...):
Trin 1: Åbn Oprindelig Faktura
- Gå til fanen "Udgående fakturaer"
- Find og klik på den faktura, der skal erstattes
Trin 2: Opret Erstatningsfaktura
- Klik på "Opret erstatningsfaktura"
Trin 3: Juster Oplysninger
- Ændr produkter, antal, pris efter behov
- Tilføj eller fjern produkter
⚠️ Bemærk: Du kan ikke ændre momssatsen fra den oprindelige faktura i samme erstatningsfaktura.
Trin 4: Udsted Erstatningsfaktura
- Gem udkast
- Vis PDF
- Udstede erstatningsfaktura
Andre Operationer
Synkroniser Fakturaer
Synkroniser fakturaer fra udbyderen til GTG CRM:
- Klik på knappen "Synkroniser"
- Vent på, at systemet opdaterer
Afbryd Forbindelse til Udbyder
- Klik på knappen "Forbind" (eller "Afbryd forbindelse")
- Bekræft afbrydelse af forbindelsen
- Du kan forbinde med en anden udbyder
Se Fakturadetaljer
Klik på en hvilken som helst faktura for at se:
- Detaljerede oplysninger
- Produktliste
- Totalpris og moms
Ændr Fakturamodel
- Gå til redigering af faktura (udkast)
- Vælg den nye model
- Gem, før du ser PDF-forhåndsvisning
Tips til Effektiv Brug
1. Opsæt Automatisk E-mail Indsamling
- Sparer tid på at downloade fakturaer hver måned
- Bogholderen behøver kun at gå ind i GTG CRM for at downloade dem
2. Tjek Grundigt Før Udstedelse
- Altid vis PDF-forhåndsvisning før udstedelse
- Fakturaer, der er udstedt, kan ikke ændres; kun erstatningsfakturaer kan oprettes
3. Spor Betalingsstatus
- Marker "Betalt", når du har modtaget betalingen
- Hjælper med at administrere tilgodehavender effektivt
4. Tildel Roller til Bogholdere
- Giv bogholdere adgang til E-faktura-modulet
- Bogholdere kan selv downloade fakturaer til skatterapportering
