Krav Før Start
For at bruge funktionen Elektronisk Faktura, skal du:
- ✅ Have en GTG CRM-konto
- ✅ Logge ind på systemet
- ✅ (Valgfrit) En e-fakturering-leverandørkonto (S-Invoice eller MISA)
Tilgå Funktionen Elektronisk Faktura
Trin 1: Log Ind På GTG CRM
Log ind på GTG CRM-systemet med din konto.
Trin 2: Åbn Menuen Elektronisk Faktura
- Se på menuen i venstre side
- Klik på "Elektronisk Faktura"
Trin 3: Vælg Fakturatype
Siden til elektroniske fakturaer har 2 faner:
| Fane | Beskrivelse |
|---|---|
| Udgående Fakturaer | Fakturaer du udsteder til kunder |
| Indgående Fakturaer | Fakturaer leverandører udsteder til dig |
Håndtering af Indgående Fakturaer
Metode 1: Manuel Upload af Faktura
Trin 1: Klik på Upload-knappen
Der er 2 måder at åbne upload-dialogen på:
- Klik på knappen "Upload" øverst til højre
- Eller klik på knappen "Upload Faktura"
Trin 2: Vælg Fakturafilen
- Træk og slip fakturaens PDF-fil til upload-området
- Eller klik for at vælge filen fra din computer
Trin 3: Upload og Behandling
- Klik på "Upload og Behandl"
- Vent på, at systemet behandler (status: "Behandler")
Trin 4: Se Resultatet
- Efter ca. 10 sekunder, klik på "Opdater"
- Fakturaen er importeret med alle oplysninger
💡 Bemærk: Systemet understøtter komplekse fakturaer med flere produkter. F.eks. en faktura med 32 produkter bliver også automatisk behandlet!
Metode 2: Automatisk Indsamling fra E-mail
Dette er den mest bekvemme måde – systemet henter automatisk fakturaer fra din e-mail!
Opsætning af Automatisk E-mail Indsamling
Trin 1: Åbn Integrationsmenuen
- Klik på menuen "Integrationer" i menuen i venstre side
Trin 2: Forbind E-mail
- Forbind din virksomheds e-mail (f.eks. support@company.com)
- Tillad GTG CRM at få adgang til e-mailen
Trin 3: Aktiver Automatisk Indsamling
- Find the option "Automatic invoice collection"
- Enable this feature
Step 4: Check Results
When there is a new invoice email:
- The system automatically detects and imports it
- Go to Input Invoices to view
- The source displayed is "Email"
Edit Information (If Necessary)
If the information is incorrect, you can edit it:
- Click on the invoice to edit
- Click "Edit"
- Edit the information
- Save
Connect Invoice Suppliers
To issue outgoing invoices, you need to connect with an electronic invoice provider.
Connect S-Invoice (Viettel)
Step 1: Open Connection
- Go to the "Outgoing Invoices" tab
- Click the "Connect" button in the top right corner
Step 2: Select S-Invoice
- Select the S-Invoice provider
- Enter login information:
- Username: (usually the tax code)
- Password: S-Invoice account password
- Tax Code: Company tax code
Step 3: Confirm Connection
Click "Connect" and wait for the success notification.
Connect MISA
Step 1: Select MISA
- Click the "Connect" button
- Select the MISA provider
Step 2: Enter Information
- Username: MISA registration email
- Password: MISA account password
- Tax Code: Company tax code
Step 3: Confirm
Click "Connect" and wait for the success notification.
Issue Outgoing Invoices
Step 1: Open Invoice Creation Form
- Go to the "Outgoing Invoices" tab
- Click "Create Invoice"
Step 2: Select Basic Information
| Field | Description |
|---|---|
| Provider | S-Invoice or MISA |
| Invoice Template | Select a suitable template (contact accounting) |
| Payment Method | Cash / Bank Transfer |
| Payment Status | Paid / Unpaid |
⚠️ Note: Payment status does not affect the tax authority but helps you track accounts receivable.
Step 3: Enter Buyer Information
- Juridisk navn: Købers firmanavn
- Selskabsnummer: Købers skattenummer
- Adresse: Virksomhedsadresse
Trin 4: Tilføj produkter/tjenester
- Klik på "Tilføj produkt"
- Indtast oplysninger:
- Produktnavn
- Antal
- Enhedspris
- Momssats (8 % eller 10 %)
- Rabat (hvis relevant)
💡 Tip: Hvis der er flere produkter med forskellige momssatser (8 % og 10 %), vil systemet automatisk opdele dem i 2 separate fakturaer.
Trin 5: Gem som kladde
Klik på "Gem som kladde" for at gemme, før du udsteder.
Trin 6: Forhåndsvisning af PDF
- Klik på "Forhåndsvisning af PDF"
- Kontroller fakturaoplysningerne
Trin 7: Udsteds faktura
- Kontroller oplysningerne grundigt
- Klik på "Udsteds faktura"
- Vent på succesmeddelelse
Trin 8: Download faktura-PDF
Efter vellykket udstedelse:
- Klik på "Download PDF" for at downloade fakturaen
- Send til kunden
Opret erstatningsfaktura
Når du skal ændre en udstedt faktura (kunde returnerer varer, fejl opdaget osv.):
Trin 1: Åbn den oprindelige faktura
- Gå til fanen "Udgående fakturaer"
- Find og klik på den faktura, der skal erstattes
Trin 2: Opret erstatningsfaktura
- Klik på "Opret erstatningsfaktura"
Trin 3: Rediger oplysninger
- Ændr produkter, antal, pris efter behov
- Tilføj eller fjern produkter
⚠️ Bemærk: Momssatsen kan ikke ændres til en anden end den oprindelige faktura inden for samme erstatningsfaktura.
Trin 4: Udsteds erstatningsfaktura
- Gem som kladde
- Forhåndsvisning af PDF
- Udsteds erstatningsfaktura
Andre handlinger
Synkroniser fakturaer
Synkroniser fakturaer fra leverandøren til GTG CRM:
- Klik på knappen "Synkroniser"
- Vent på, at systemet opdateres
Afbryd forbindelse til leverandør
- Klik på knappen "Forbind" (eller "Afbryd forbindelse")
- Bekræft afbrydelse
- Du kan forbinde til en anden leverandør
Se fakturadetaljer
Klik på en hvilken som helst faktura for at se:
- Detaljerede oplysninger
- Produktliste
- Samlet beløb og moms
Skift fakturamodel
- Gå til fakturaredigering (kladde)
- Vælg ny model
- Gem før forhåndsvisning af PDF
Tips til effektiv brug
1. Indstil automatisk e-mail-indsamling
- Spar tid på at downloade fakturaer hver måned
- Regnskabsmedarbejdere skal kun logge ind på GTG CRM for at downloade
2. Kontroller grundigt før udstedelse
- Altid Forhåndsvisning PDF før udstedelse
- Udstedte fakturaer kan ikke ændres, kun en erstatningsfaktura kan oprettes
3. Spor betalingsstatus
- Marker "Betalt" ved modtagelse af betaling
- Hjælper med effektiv styring af skyldige beløb
4. Tildel rettigheder til revisor
- Giv revisor adgang til modulet Elektronisk Faktura
- Revisor kan selv downloade fakturaer til skatterapportering
