Brugsanvisning: Regnskab & Elektroniske Fakturaer

Denne vejledning tager dig gennem hele regnskabscyklussen i GTG CRM i henhold til de seneste standarder: fra opsætning af den korrekte kontoplan i henhold til Cirkulære 99/2025/TT-BTC (effektiv fra 01/01/2026), daglig automatisk bogføring, styring af indgående fakturaer fra skattemyndighederne, registrering af anlægsaktiver og afskrivninger, til eksport af XML til eTax-indberetning og eksport af finansielle rapporter i PDF/Excel. Hvert afsnit nedenfor er en uafhængig proces — du kan læse direkte i den sektion, du har brug for.

Krav: Logget ind på GTG CRM-konto; bruger med adgang til Regnskabsmodulet (se Afsnit om Tilladelser sidst i artiklen). Regnskab skal være aktiveret i workspace-indstillingerne.

Del 1: Indledende Opsætning

Opsætningen skal kun foretages én gang. Når den er fuldført, vil alle bogføringer køre automatisk i henhold til denne konfiguration.

Trin 1: Aktiver Regnskab & Vælg Standard

Gå til Indstillinger → Regnskabsindstillinger (Accounting Settings).

Aktiver kontakten Regnskab (accounting_enabled), og vælg derefter Regnskabsstandard (accounting_standard):

Standard	Anvendelse for	Bemærkninger
TT99/2025	Virksomheder	Erstatter TT200 fra 01/01/2026 — obligatorisk for regnskabsåret 2026
TT133/2016	Forretninger, SMV'er	Stadig gyldig; kan frivilligt skifte til TT99
TT200/2014	Ældre regnskaber	Kun til lukning af FY2025 eller arkivering; ikke til 2026

Gem. Standarden og kontoplanen låses, når den første bogføring er foretaget — vælg den korrekte fra starten.

Trin 2: Opret Kontoplan (Chart of Accounts)

Der er tre måder at oprette kontoplanen på:

Metode	Hvornår skal den bruges
Anvend landsstandard (Apply CoA Template)	Hurtigst — vælg VN (TT99/2025) eller et af 11 lande, systemet opretter alle konti og standard bogføringsregler
AI-hjælp til opsætning (Generate Accounting Setup)	AI foreslår en passende kontoplan for din virksomhedstype og land, og forklarer hvert valg
Importér CSV (Import Chart of Accounts)	Du har allerede din egen kontoplan fra et tidligere system, importér den for at genbruge

Efter at have anvendt skabelonen kan du tilføje detaljerede konti (underkonti) eller ændre navne efter internt behov — TT99/2025 tillader virksomheder at åbne egne detaljerede konti. Brug Nulstil (Reset) for at starte forfra, hvis nødvendigt (kan kun nulstilles før den første bogføring).

Trin 3: Gennemgå Bogføringsregler (Posting Rules)

Bogføringsregler definerer, hvilken begivenhed der genererer hvilken bogføring (f.eks. salgsomsætning → Debet Konto 131 / Kredit Konto 511; vareforbrug → Debet Konto 632 / Kredit Konto 156).

Efter at have anvendt landsstandarden er de mest almindelige regler forudfyldt. Du kan:

• Aktivere/deaktivere individuelle regler med kontakten Aktiv (Active) uden at miste konfigurationen af debet/kredit.
• Redigere debet-/kreditkonti på hver regel, hvis virksomheden har sin egen kontoplan.

Trin 4: Konfigurer Indtægtsregistrering

I Regnskabsindstillinger skal du vælge Indtægtsregistreringspunkt (revenue_recognition_point):

• FAKTURA (INVOICE) (standard): registreres ved udstedelse af faktura. Egnet til de fleste detailhandlere og servicevirksomheder.
• LEVERING (DELIVERY): registreres ved varelevering/udlevering fra lager. Bruges, når kontrakten fastsætter overførsel af kontrol på tidspunktet for faktisk levering.

Systemet afstemmer automatisk indtægter med vareforbrug (COGS) i samme periode.

Del 2: Daglig Drift

Trin 5: Automatiske Bogføringer — Ordre, Fakturaer, Tilbagebetalinger

Efter færdiggørelse af opsætningen behøver du ikke bogføre manuelt for almindelige transaktioner:

• Fuldførte ordrer → systemet genererer bogføring for indtægter og vareforbrug.
• Udstedelse af elektronisk faktura → tilsvarende bogføring i henhold til det valgte registreringspunkt.
• Annullering af elektronisk faktura (via S-Invoice/Viettel eller MISA) → systemet genererer automatisk en modpost, og hovedbogen og fakturaen stemmer altid overens.
• Tilbagebetaling af betaling, refusion af depositum, returnering af varer → korrekt bogføring for transaktionstypen, modpostering af vareforbrug for hver del (returnering af 3 ud af 10 produkter medfører kun modpostering af vareforbruget for disse 3 produkter).

Gå til Regnskab → Journal (Journal Entries) for at se, filtrere og afstemme alle bogføringer efter dato, periode eller kontonummer.

Trin 6: Indgående Fakturaer — Forbindelse til GDT & Regnskabsmæssig Triage

GTG CRM opretter direkte forbindelse til Skattestyrelsens (GDT) elektroniske fakturasystem, trækker automatisk alle virksomhedens indgående fakturaer — én forbindelse dækker alle leverandører.

Trin 6.1 — Forbind GDT-konto

Gå til Indstillinger → Skattemyndighedsforbindelse (Tax Authority Connection).

1. Indtast Skatteidentifikationsnummer (MST) og adgangskode til kontoen på portalen hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Vælg den periode, du vil hente historik for (Backfill history).
3. Tryk på Test & Forbind (Test & Connect) — systemet validerer og opretter forbindelse på få sekunder. Status vises som Forbundet (Connected) ved succes.

Sikkerhedsnote: det anbefales at oprette en underkonto (sub-account) med kun "Fakturaindsigt"-tilladelser i stedet for at bruge hovedkontoen.

Trin 6.2 — Synkroniser indgående fakturaer

Tryk på Synkroniser nu (Sync now) eller lad systemet synkronisere automatisk efter tidsplan. Efter synkronisering skal du gå til ERP → Fakturahåndtering → Indgående (Incoming) for at se alle indgående fakturaer.

Hver faktura viser tydeligt kilden og dokumentstatus:

Status	Betydning	Handling
Skattemyndighed / XML+PDF	Faktura med CQT-kode — GDT har leveret tilstrækkelige data og originalfil	Klar til regnskabsmæssig triage
Skattemyndighed / Kræver Dokument	Faktura uden kode (telefoni, bank) — GDT leverer data, men ingen originalfil	Download fil fra leverandøren og upload
E-mail / Kræver Dokument	Registreret via notifikationse-mail, ingen vedhæftet fil endnu	Upload fil eller brug downloadlink fra leverandøren

Trin 6.3 — Upload fil til fakturaer uden kode (codeless)

Find rækker med status "Kræver Dokument" (typisk for telefon-, el-, bankfakturaer). Tryk på Download↗ (fra udbyder) for at åbne leverandørens portal med forudfyldt søgekode, download filen, og tryk derefter på Upload for at vedhæfte den til fakturaen.

Trin 6.4 — Regnskabsmæssig triage

Når fakturaen har alle data og dokumenter, skal du åbne fakturaen og udføre triagen:

• Tjek beløb, moms af indgående køb, leverandør.
• Bogfør i regnskabsbogen (input moms → Konto 133; omkostninger → tilsvarende konto efter omkostningstype).
• Indgående fakturaer knyttes til kunder/leverandører i CRM, med klare tilgodehavender og skyldige beløb pr. modpart.

Trin 7: Anlægsaktiver & Afskrivninger

Modulet for Anlægsaktiver (Fixed Assets) styrer hele aktivets livscyklus og genererer automatisk afskrivningsposteringer i hovedbogen.

Trin 7.1 — Tilføj nyt aktiv

Gå til Regnskab → Anlægsaktiver → + Ny.

1. Vælg Kategori (Category) — f.eks. "Maskiner og udstyr", "Transportmidler", "Immaterielle aktiver". Systemet udfylder automatisk: standardregnskabskonti (anskaffelsespris, akkumulerede afskrivninger, afskrivningsomkostninger), foreslået brugsperiode og afskrivningsmetode.
2. Indtast Aktivnavn, Anskaffelsespris (Cost), Estimeret restværdi (Salvage value), Dato for ibrugtagning.
3. Vælg Afskrivningsmetode: Lineær (Straight-line), Nedskrevet saldo (Declining-balance), eller Produktionsenheder (Units-of-production).
4. Tryk på Gem (Save) — aktivet oprettes med status Udkast (DRAFT) og viser estimeret månedlig afskrivningsbeløb.

Trin 7.2 — Aktiver aktivet & se afskrivningsplan

Åbn det nyligt oprettede aktiv → tryk på Aktivér (Activate). Status ændres til AKTIV (ACTIVE), og systemet genererer straks en komplet afskrivningsplan (antal rækker = antal perioder i brugsperioden), hver periode i status PLANLAGT (PROJECTED).

Trin 7.3 — Bogfør afskrivninger

Tryk på Kør afskrivninger (Run depreciation) for at bogføre manuelt, eller aktiver automatisering for at systemet kører automatisk i starten af hver måned (se Trin 11).

Når den kører, bogfører systemet alle forfaldne perioder (inklusive tidligere perioder, der ikke er bogført siden aktiveringsdatoen). Hver periode skifter til BOGFØRT (POSTED) og genererer en udlignende postering:

• Debet Konto 6274 (Afskrivningsomkostninger for materielle anlægsaktiver) — eller tilsvarende konto efter aktivtype
• Kredit Konto 2141 (Akkumulerede afskrivninger for materielle anlægsaktiver)

Kørsel igen for samme periode returnerer den eksisterende postering — ingen duplikatposter genereres.

Trin 7.4 — Importér liste over eksisterende aktiver (Import)

Hvis virksomheden allerede har et aktivregister, skal du gå til Anlægsaktiver → Import:

• Upload CSV/Excel: filen kan have enhver kolonnestruktur — AI genkender og foreslår kolonnemapping (f.eks. kolonne "Anskaffelsespris" → felt Cost, "Købsdato" → Acquisition date). Gennemgå og juster mappingen, før du bekræfter.
• Fra indgående faktura: vælg en indgående faktura, der allerede er i systemet — aktiver udfyldes automatisk med navn, anskaffelsespris, købsdato, leverandør.
• AI læser dokumenter: vedhæft en kontraktfil eller faktura i PDF (tekstformat, ikke scanning) — AI udtrækker og forudfylder felterne.

Trin 7.5 — Afhændelse af aktiv

Åbn aktivet → Afhænd (Dispose) → Salg (Sale) (eller Bogføring til tab (Write-off)), indtast den faktiske realiserede værdi og datoen for afhændelse. Forhåndsvisning af fortjeneste/tab ved afhændelse, før bekræftelse. Efter bekræftelse:

• Status ændres til AFHÆNDET (DISPOSED), afskrivningsplanen lukkes.
• Afhændelsespostering genereres: annullering af anskaffelsespris (Kredit Konto 2112), annullering af akkumulerede afskrivninger (Debet Konto 2141), registrering af fortjeneste/tab ved afhændelse (Konto 711 eller Konto 811).

Del 3: Rapportering & Fileksport

Trin 8: Se Realtime Finansielle Rapporter

Gå til Regnskab → Rapporter, vælg periode og se med det samme:

• Resultatopgørelse (B02-DN) — omsætning, vareforbrug, bruttofortjeneste, nettoresultat pr. periode.
• Balanceopgørelse (B01-DN) — aktiver = gældsforpligtelser + egenkapital. Dette er det officielle formularnavn i henhold til TT99/2025, der erstatter det gamle navn "Balance".
• Rettelsebalance (Trial Balance) — kontosaldi ved periodens afslutning, kontroller for debet-/kreditbalance før lukning af bogen.
• Momsangivelse — samlet udgående og indgående moms klar til indberetningsperioden.

Alle rapporter beregnes ud fra faktiske posteringer i hovedbogen — ingen grund til at samle fra Excel eller vente på den samlede regnskabsfører sidst på måneden.

Trin 9: Eksporter Rapporter til PDF & Excel

På enhver rapport skal du trykke på Eksporter ▾ (Export ▾) og vælge format:

• PDF: opretter et dokument med printformat, virksomhedens overskrift, til underskrift og stempel. Bruges til at sende til banker (lånedokumenter kræver finansielle rapporter med stempel), revisorer, ledelse eller investorer.
• Excel (XLSX): en regnearksfil med tydelig struktur — revisoren kan lave pivoter, lave yderligere opsummeringer, sammenligne perioder. Data og valutaformatering følger den vietnamesiske locale.

Alle tilgængelige rapporter (B01-DN, B02-DN, Rettelsebalance, Moms, Resultatrapport, AR/AP aldringsrapport, Likviditetsoverblik) understøtter begge formater.

Trin 10: Eksporter XML til Skatteindberetning (Finansielle Rapporter, Moms, Selskabsskat, Indkomstskat)

GTG CRM genererer XML-filer i henhold til HTKK/eTax XSD — du downloader dem og uploader dem direkte til den elektroniske skatteportal uden at skulle indtaste tallene igen.

Rapporter, der understøtter XML-eksport:

Rapport	Formularnummer	Indberetningsperiode
Momsangivelse	01/GTGT	Kvartalsvis
Årsrapport (Finansielle Rapporter)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Regnskabsår
Selskabsskatteangivelse	03/TNDN	Regnskabsår
Indkomstskatteangivelse	05/QTT-TNCN	Regnskabsår

Udførelsesprocedurer:

1. Gå til Regnskab → Rapporter → Skatteindberetninger (Tax Reports).
2. Vælg rapporttype og indberetningsperiode.
3. Gennemgå dataene på skærmen — posterne mappes automatisk fra hovedbogen i henhold til TT99/2025-standarden.
4. Tryk på Eksporter XML (Export XML) → download filen .xml.
5. Log ind på thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eller åbn HTKK desktop, importer den downloadede XML-fil.
6. Tjek igen i skattemyndighedens software og indsend.

XML-filen overholder den aktuelle version af Skattestyrelsens XSD, er kompatibel med iTaxViewer til kontrol af strukturen før indsendelse.

Del 4: Automatisering af Regnskab

Trin 11: Aktiver Automatisering

Gå til Regnskab → Indstillinger → Regnskabsautomatiseringer (Accounting Automations), og aktiver processer efter behov:

Automatisering	Funktion
Automatisk fakturering fra ordre	Automatisk oprettelse og udsendelse af elektroniske fakturaer ved færdiggørelse af ordre
Generering af indtægtsbogføringer	Indtægtsbogføring ved udstedelse af faktura
Generering af vareforbrugsbogføringer (COGS)	COGS-bogføring ved udlevering fra lager
Behandling af tilbagebetaling / returnering af varer	Automatisk bogføring af tilbagebetaling og modpostering af vareforbrug

For anlægsaktiver skal du gå til Regnskab → Anlægsaktiver → Automatiseringer (knap i værktøjslinjen):

Automatisering	Funktion
Postér månedlige afskrivninger	Den 1. i hver måned, automatisk bogføring af månedens afskrivninger for alle AKTIVE aktiver
Registrér afhændelse af aktiv i hovedbog	Automatisk generering af afhændelsespostering, når et aktiv afhændes
Registrér omvurdering af aktiv i hovedbog	Automatisk generering af omvurderingspostering, når et aktiv omvurderes (opt-in)

Debet/kredit-posteringen på hver automatisering redigeres direkte på noden "Opret Journalpost" i workflowet — ingen programmering nødvendig, ét centralt sted for konfiguration.

Tilladelser for Regnskab

Adgang til Regnskabsmodulet styres af specifikke tilladelser. Kontakt workspace-ejeren eller administratoren for at få dem tildelt:

Tilladelse	Funktion
ACCOUNTING_VIEW_COA	Se kontoplanen
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Tilføj/rediger konti
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Se journalpostlisten
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Opret manuelle bogføringer
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Se finansielle rapporter og eksporter filer
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Konfigurér regnskabsindstillinger
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Luk/åbn regnskabsperioder
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Styr anlægsaktiver
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Bogfør afskrivninger

Workspace-ejere og administratorer tildeles alle tilladelser som standard.

Dokumentation tilhører GTG CRM