Brugervejledning til Regnskabs- og E-faktura-pakke

Denne vejledning tager dig gennem hele regnskabscyklussen i GTG CRM i henhold til de seneste standarder: fra opsætning af det korrekte kontoplan Cirkulære 99/2025/TT-BTC (gældende fra 01/01/2026), daglig automatisk bogføring, styring af indgående fakturaer fra skattemyndighederne, registrering af anlægsaktiver og afskrivninger, til eksport af XML til eTax-indberetning og eksport af finansielle rapporter til PDF/Excel. Hvert afsnit nedenfor er en uafhængig arbejdsproces — du kan læse direkte til den del, du har brug for.

Krav: GTG CRM-konto logget ind; brugeren har adgang til Regnskabsmodulet (se sektion om adgangsrettigheder sidst i artiklen). Regnskab skal være aktiveret i workspace-indstillingerne.

Del 1: Indledende Opsætning

Opsætningen skal kun udføres én gang. Når den er fuldført, vil alle bogføringer køre automatisk i henhold til denne konfiguration.

Trin 1: Aktiver Regnskab & Vælg Standard

Gå til Indstillinger → Regnskabsindstillinger (Accounting Settings).

Aktivér kontakten Regnskab (accounting_enabled), og vælg derefter Regnskabsstandard (accounting_standard):

Standard	Anvendelse	Bemærkninger
TT99/2025	Virksomheder	Erstatter TT200 fra 01/01/2026 — obligatorisk for regnskabsåret 2026
TT133/2016	Iværksættere, SMV'er	Stadig gyldig; kan frivilligt skifte til TT99
TT200/2014	Ældre regnskaber	Kun til lukning af FY2025 eller arkivering; ikke til 2026

Gem. Standarden og kontoplanen låses, når den første bogføring er foretaget — vælg korrekt fra starten.

Trin 2: Opbyg Kontoplan (Chart of Accounts)

Der er tre måder at opbygge kontoplanen på:

Metode	Hvornår bruges
Anvend skabelon efter land (Apply CoA Template)	Hurtigst — vælg VN (TT99/2025) eller et af 11 lande, systemet opretter alle konti og standardbogføringsregler
AI hjælper med opsætning (Generate Accounting Setup)	AI foreslår en kontoplan, der passer til virksomhedstypen og landet, og forklarer hvert valg
Importér CSV (Import Chart of Accounts)	Du har allerede din egen kontoplan fra tidligere software, importér den for at genbruge

Efter anvendelse af skabelonen kan du tilføje underkonti (sub-account) eller ændre navne efter interne behov — TT99/2025 tillader virksomheder selv at oprette detaljer. Brug Nulstil for at starte forfra, hvis nødvendigt (kan kun nulstilles før den første bogføring).

Trin 3: Kontrollér Bogføringsregler (Posting Rules)

Bogføringsregler definerer, hvilken begivenhed der genererer hvilken bogføring (f.eks. salgsindtægter → Debet Konto 131 / Kredit Konto 511; vareforbrug → Debet Konto 632 / Kredit Konto 156).

Efter anvendelse af skabelonen efter land er de mest almindelige regler allerede udfyldt. Du kan:

• Aktivere/deaktivere hver regel med kontakten Aktiv (Active) uden at miste kontokonfigurationen.
• Redigere debet-/kreditkonti på hver regel, hvis virksomheden har sin egen kontoplan.

Trin 4: Konfigurér Indtægtsregistrering

Under Regnskabsindstillinger skal du vælge Tidspunkt for indtægtsregistrering (revenue_recognition_point):

• FAKTURA (INVOICE) (standard): registreres ved udstedelse af faktura. Passer til de fleste detail- og servicevirksomheder.
• LEVERING (DELIVERY): registreres ved levering/udlevering af varer. Bruges, når kontrakten foreskriver overdragelse af kontrol på tidspunktet for faktisk levering.

Systemet matcher automatisk indtægter med omkostninger (COGS) i samme periode.

Del 2: Daglig Drift

Trin 5: Automatiske Bogføringer — Ordre, Faktura, Tilbagebetaling

Efter opsætningen behøver du ikke manuelt at bogføre almindelige transaktioner:

• Afsluttede ordrer → systemet genererer bogføringer for omsætning og varens pris.
• Udstedelse af elektroniske fakturaer → tilsvarende bogføringer baseret på det valgte registreringstidspunkt.
• Annullering af elektroniske fakturaer (via S-Invoice/Viettel eller MISA) → systemet genererer automatisk modbogføringer, så hovedbog og faktura altid stemmer overens.
• Tilbagebetaling af betaling, tilbagebetaling af depositum, returnering af varer → bogføringer for den korrekte transaktionstype, modregning af varens pris for hver del (returneres 3/10 produkter, modregnes kun varens pris for disse 3 produkter).

Gå til Regnskab → Hovedbog (Journal Entries) for at se, filtrere og afstemme alle bogføringer efter dato, periode eller kontonummer.

Trin 6: Indgående Fakturaer — Forbindelse til GDT & Regnskabsmæssig Triage

GTG CRM opretter direkte forbindelse til Generaldirektoratet for Skats (GDT) system for elektroniske fakturaer og importerer automatisk alle virksomhedens indgående fakturaer — én forbindelse dækker alle leverandører.

Trin 6.1 — Forbind GDT-konto

Gå til Indstillinger → Forbindelse til Skattemyndighed (Tax Authority Connection).

1. Indtast Skatteidentifikationsnummer (MST) og adgangskode til kontoen på portalen hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Vælg den tidsperiode, du vil importere historikken fra (Backfill history).
3. Klik på Test & Connect — systemet validerer og opretter forbindelse på få sekunder. Status viser Connected ved succes.

Sikkerhedsnote: Det anbefales at oprette en underkonto (sub-account) med kun tilladelsen "Fakturasøgning" i stedet for at bruge hovedkontoen.

Trin 6.2 — Synkroniser indgående fakturaer

Klik på Sync now eller lad systemet synkronisere automatisk efter planen. Efter synkronisering, gå til ERP → Fakturahåndtering → Indgående (Incoming) for at se alle indgående fakturaer.

Hver faktura viser tydeligt kilde og dokumentstatus:

Status	Betydning	Handling
Tax Authority / XML+PDF	Faktura med CQT-kode — GDT har leveret alle data og originalfilen	Klar til regnskabsmæssig triage
Tax Authority / Needs Document	Faktura uden kode (telekom, bank) — GDT har leveret data, men ingen originalfil	Download filen fra leverandøren og upload den
Email / Needs Document	Registreret via e-mail-meddelelse, ingen vedhæftet fil endnu	Upload filen eller brug download-linket fra leverandøren

Trin 6.3 — Upload filer til fakturaer uden kode (codeless)

Find rækker med status "Needs Document" (typisk for fakturaer for telekommunikation, el, bank). Klik på Download↗ (from provider) for at åbne leverandørens portal med forudfyldt søgekode, download filen og klik derefter på Upload for at vedhæfte den til fakturaen.

Trin 6.4 — Regnskabsmæssig Triage

Når fakturaen har alle data og dokumenter, skal du åbne fakturaen og udføre triagen:

• Kontroller beløb, indgående moms, leverandør.
• Registrer i regnskabsbogen (input VAT → Konto 133; omkostninger → den relevante konto baseret på omkostningstypen).
• Indgående fakturaer kobles til kunder/leverandører i CRM, og skyldige beløb er tydeligt specificeret for hver modpart.

Trin 7: Anlægsaktiver & Afskrivninger

Modulet Anlægsaktiver (Fixed Assets) administrerer hele aktivets livscyklus og genererer automatisk afskrivningsbogføringer i hovedbogen.

Trin 7.1 — Tilføj ny aktiv

Gå til Regnskab → Anlægsaktiver → + Ny.

1. Vælg Kategori — f.eks. "Maskineri og udstyr", "Køretøjer", "Immaterielle aktiver". Systemet udfylder automatisk: standard konti (anskaffelsespris, afskrivninger, udgifter), foreslået levetid og afskrivningsmetode.
2. Indtast Navn på aktiv, Anskaffelsespris, Restværdi (Salvage value), Dato for ibrugtagning.
3. Vælg Afskrivningsmetode: Lineær (Straight-line), Saldometoden (Declining-balance) eller Produktionsenheder (Units-of-production).
4. Tryk på Gem — aktivet oprettes med status UDKAST (DRAFT) og viser et estimeret månedligt afskrivningsbeløb.

Trin 7.2 — Aktiver aktiv & se afskrivningsplan

Åbn det oprettede aktiv → tryk på Aktiver (Activate). Status ændres til AKTIV (ACTIVE), og systemet genererer straks en komplet afskrivningsplan (antal rækker = antal perioder baseret på levetid), hvor hver periode er i status PROGNOSE (PROJECTED).

Trin 7.3 — Bogfør afskrivninger

Tryk på Kør afskrivninger (Run depreciation) for manuel bogføring, eller aktiver automation, så systemet kører automatisk i starten af hver måned (se Trin 11).

Når det køres, bogfører systemet alle forfaldne perioder (inklusive tidligere perioder, der ikke er bogført siden aktiveringsdatoen). Hver periode skifter til BOGFØRT (POSTED) og genererer en afstemningspostering:

• Debet konto 6274 (Afskrivninger på materielle anlægsaktiver) — eller tilsvarende konto afhængigt af aktivtypen
• Kredit konto 2141 (Akkumulerede afskrivninger på materielle anlægsaktiver)

Gentagen kørsel for samme periode vil returnere den gamle postering — ingen duplikeringsposteringer oprettes.

Trin 7.4 — Importer eksisterende aktiver (Import)

Hvis virksomheden allerede har et aktivregister, gå til Anlægsaktiver → Import:

• Upload CSV/Excel: filen kan have en hvilken som helst kolonnestruktur — AI identificerer og foreslår kolonnemapping (f.eks. kolonnen "Anskaffelsespris" → felt Cost, "Købsdato" → Acquisition date). Gennemgå og juster mappingen, før du bekræfter.
• Fra indkøbsfakturaer: vælg en allerede eksisterende indkøbsfaktura i systemet — aktivet udfyldes automatisk med navn, anskaffelsespris, købsdato, leverandør.
• AI læser dokumenter: vedhæft en kontrakt- eller PDF-faktura (tekstbaseret, ikke en scanning) — AI udtrækker og udfylder felter.

Trin 7.5 — Afhændelse af aktiv

Åbn aktivet → Afhænd (Dispose) → Salg (Sale) (eller Nedskrivning (Write-off)), indtast den faktiske realiserede værdi og afhændelsesdato. Forhåndsvisning af fortjeneste/tab ved afhændelse før bekræftelse. Efter bekræftelse:

• Status ændres til AFHÆNDET (DISPOSED), afskrivningsplanen lukkes.
• Afhændelsespåtegning genereres: annullering af anskaffelsespris (Kredit konto 2112), annullering af akkumulerede afskrivninger (Debet konto 2141), registrering af fortjeneste/tab ved afhændelse (Konto 711 eller Konto 811).

Del 3: Rapporter & Fil Eksport

Trin 8: Se Realtime Finansielle Rapporter

Gå til Regnskab → Rapporter, vælg periode og se med det samme:

• Resultatopgørelse (B02-DN) — omsætning, vareforbrug, bruttofortjeneste, nettoresultat pr. periode.
• Balance (B01-DN) — aktiver = forpligtelser + egenkapital. Dette er den officielle formularnavn i henhold til cirkulær 99/2025, der erstatter det gamle navn "Balance".
• Rettelsessaldo (Trial Balance) — slutsaldo for konti, kontroller balancen Debet/Kredit før lukning af bøger.
• Momsangivelse (Tờ khai Thuế GTGT) — sammendrag af udgående og indgående moms klar til indberetningsperioden.

Alle rapporter beregnes ud fra faktiske posteringer i hovedbogen — ingen grund til at samle fra Excel eller vente på den samlede regnskabsfører sidst på måneden.

Trin 9: Eksporter Rapporter til PDF & Excel

På enhver rapport skal du trykke på Export ▾ og vælge format:

• PDF: Opret et dokument med trykt format, firmatitel, underskrift og segl. Bruges til at sende til banken (lånedokumenter kræver finansielle rapporter med segl), revisorer, direktionen eller investorer.
• Excel (XLSX): Klar struktureret regnearksfil — bogholderen kan pivoter, foretage yderligere opsummeringer, sammenligne perioder. Tal og valutaformater følger den vietnamesiske locale.

Alle tilgængelige rapporter (B01-DN, B02-DN, Prøvesaldo, VAT, Resultatopgørelse, Debitor/Kreditor aldring, Cash Position) understøtter begge formater.

Trin 10: Eksporter XML til Skattemyndighederne (Finansielle Rapporter, VAT, CIT, PIT)

GTG CRM genererer en XML-fil i overensstemmelse med HTKK/eTax's XSD — du downloader den og uploader den direkte til den elektroniske skatteportal uden at skulle indtaste numre igen.

Rapporter, der understøtter XML-eksport:

Rapport	Formularnummer	Indberetningsperiode
Momsangivelse	01/GTGT	Kvartalsvis
Årsregnskab (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Regnskabsår
Selskabsskatteangivelse	03/TNDN	Regnskabsår
Finitte skatteangivelse	05/QTT-TNCN	Regnskabsår

Udførelsestrin:

1. Gå til Bogholderi → Rapporter → Skatterapporter (Tax Reports).
2. Vælg rapporttype og indberetningsperiode.
3. Tjek dataene på skærmen — felterne mappes automatisk fra hovedbogen i henhold til standard TT99/2025.
4. Tryk på Export XML → download .xml-filen.
5. Log ind på thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) eller åbn HTKK desktop, og importer den fil, du lige har downloadet.
6. Tjek igen i skattemyndighedernes software, og indsend.

XML-filen overholder den gældende XSD-version fra General Directorate of Taxation og er kompatibel med iTaxViewer til strukturkontrol før indsendelse.

Del 4: Automatisering af Bogføring

Trin 11: Aktiver Automatisering

Gå til Bogholderi → Opsætning → Bogføringsautomatisering (Accounting Automations), og aktiver processer efter behov:

Automatisering	Funktion
Automatisk faktura fra ordre	Automatisk oprettelse og udstedelse af elektroniske fakturaer, når en ordre er fuldført
Oprettelse af omsætningspostering	Omsætningspostering, når fakturaen er udstedt
Oprettelse af vareomkostningspostering (COGS)	COGS-postering ved lagerudgang
Håndtering af tilbagebetaling / returnering	Automatisk postering af tilbagebetaling og omkostningskorrektion

For anlægsaktiver, gå til Bogholderi → Anlægsaktiver → Automatiseringer (knap på værktøjslinjen):

Automatisering	Funktion
Post monthly depreciation	Den 1. i hver måned, bogføres automatisk forrige måneds afskrivninger for alle ACTIVE aktiver
Record asset disposal to ledger	Automatisk oprettelse af afskrivningspostering, når et aktiv er afhændet
Record asset revaluation to ledger	Automatisk oprettelse af genvurderingspostering, når et aktiv genvurderes (opt-in)

Debet/kredit-konti på hver automatisering kan justeres direkte på noden "Create Journal Entry" i workflowet — ingen programmering nødvendig, ét enkelt sted at konfigurere.

Bogføringstilladelser

Adgang til regnskabsmodulet styres af tilladelser. Kontakt workspace-ejeren eller en administrator for at få tildelt:

Tilladelse	Funktion
ACCOUNTING_VIEW_COA	Se kontoplan
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Tilføj/rediger konti
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Se journal
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Opret manuel journalpost
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Se finansielle rapporter og eksporter filer
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Konfigurer regnskabsindstillinger
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Luk/åbn regnskabsperioder
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Administrer anlægsaktiver
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Bogfør afskrivninger

Workspace-ejere og administratorer tildeles som standard alle ovenstående tilladelser.

Dokumentation tilhørende GTG CRM