Hvad du kan gøre efter denne vejledning

Opret tjenester i Katalog → lav et blandet tilbud (produkter + tjenester) → konverter til kontrakt → udfyld Part B + milepæle → send kontrakt (.docx) → upload signeret version → udsted faktura trinvis → se bogføringsposter.

Forberedelse

#BetingelseHvorfor det er nødvendigt
1Log ind på GTG CRM, have CRM-administratorrettigheder (oprette produkter, tjenester, tilbud, kontrakter).For at kunne udføre hele flowet.
2Opsætning af Kontosystem (CoA) + (til fakturaudarbejdelse) workspace med faktura/ERP-konfiguration.For at fakturaer kan bogføres.
3En kontakt/virksomhed til at fungere som kunde (Part B).Kontrakter kræver en underskrivende part.

Trin 1 — Opret tjenester i Katalog

  1. Åbn CRM → Katalog → Tjenester → Opret.
  2. Opret "Webdesign" — pris 20.000.000, gebyr Engangs. Gem. Opret derefter "Månedlig SEO" — pris 5.000.000, Tilbagevendende → månedligt. Gem.

✅ Forventet resultat: Tjenester vises under Katalog ▸ Tjenester; hver tjeneste har pris + faktureringscyklus. (Produkter vises under Katalog ▸ Produkter og kan også indstilles til tilbagevendende.)

Opret tjenester i Katalog

Trin 2 — Lav et blandet tilbud (produkter + tjenester)

  1. Åbn CRM → Salg → Tilbud (Quotations) → Opret, vælg en kontakt.
  2. Linje 1: Type = Tjenester → "Webdesign" (1). Linje 2: Type = Tjenester → "Månedlig SEO" (1). Linje 3: Type = Produkt → "Hosting Licens" (antal 3).
  3. Gem tilbud → Send → marker Accepteret (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Forventet resultat: Hver linje har en Type-tag (Tjeneste = grøn, Produkt = blå); tjenestelinjer viser cyklus. Summen af alle linjer. Når ACCEPTED, vises knappen Konverter til Kontrakt.

Blandet tilbud produkter + tjenester

Trin 3 — Konverter tilbud → Kontrakt

  1. Sæt tilbuddet til status Accepteret: åbn tilbud → Marker som Sendt → Marker som Accepteret (bekræft).
  2. På linjen for et accepteret tilbud i Tilbudslisten, klik på ikonet Konverter til Kontrakt (handlingsknap på linjen — IKKE i detalje-panelet; panelet indeholder kun *Konverter til Ordre*). Åbn den nyligt oprettede kontrakt under Salg → Kontrakter.

✅ Forventet resultat: Toast/resultat med kontraktnummer i formatet CTR-ÅÅÅÅMM-NNNNN. Kontrakten bevarer typen/cyklussen for hver linje; totalen opdeles i en engangssum og en månedlig sum + moms. Tilbuddet skifter til KONVERTERET/ACCEPTERET.

Konverter tilbud til kontrakt

Trin 4 — Udfyld Part B og milepæle

  1. I kontrakten, åbn sektionen Part B → vælg kontakt/virksomhed; oplysninger (juridisk navn, CVR, adresse, repræsentant) udfyldes automatisk, når der er berigede virksomhedsdata.
  2. Indstil milepæle (Accept) for at styre betalingsplanen; (valgfrit) aktiver tosproget.

✅ Forventet resultat: Part B vises i kontrakten; milepæle skaber tilsvarende betalingsplaner.

Udfyld Part B og milepæle

Trin 5 — Send kontrakt til kunde (.docx)

  1. Åbn kontraktdetaljerne (klik på + / kontraktnummer for at åbne panelet). Under Dokumenter: klik på Generer kontrakt for at oprette en .docx-version, eller brug Upload dokument til at vedhæfte en kontraktfil. Når et dokument er tilgængeligt, har hver dokumentlinje en Send / Download knap til at sende til kunden.

✅ Forventet resultat: Systemet opretter/vedhæfter kontraktdokumentet; knapperne Send (send e-mail til kunden) og Download vises på dokumentlinjen i Dokumenter-sektionen.

Send kontrakt som .docx til kunde
ℹ️ Bemærk: Kontraktens Dokumenter-sektion indeholder Generer kontrakt + Upload dokument; efter dokumentet er tilgængeligt, vises Send / Download på hver dokumentlinje. Udfyld Part B (Trin 4) før Generer kontrakt; hvis Part B ikke er tilgængelig, kan du stadig bruge Upload dokument til at vedhæfte en kontraktfil.

Trin 6 — Upload signeret version

  1. Efter kunden har underskrevet og returneret, klik på Upload dokument i Dokumenter-sektionen → vælg fil (type Signeret kopi) → bekræft. (Tip lige under: *"Upload den signerede kontrakt for at aktivere den."*)

✅ Forventet resultat: Den signerede fil er vedhæftet (Type Signeret kopi) med underskrivningstidspunktet; kontrakten skifter automatisk til AKTIV/Igangværende og Underskrevet den udfyldes. Tabellen Fakturering (betalingsplan) + knappen Udsted faktura vises (ingen bogføringspost genereret endnu).

Upload underskrevet kontraktfil

Trin 7 — Udsted faktura trinvis

  1. På en aktiv kontrakt, i tabellen Fakturering, klik på Udsted faktura for den periode, der skal faktureres → boksen Udsted faktura åbnes med 3 valgmuligheder: Udsted nu / Gem som kladde / Marker som betalt nu (med note: *"Udstedelse registrerer indtægt + tilgodehavende (AR). Markering som betalt registrerer likvidmodtagelsen."*) → vælg og bekræft.

✅ Forventet resultat: En faktura for betalingsperioden udstedes via ERP/faktureringsflowet; perioden knyttes til den netop udstedte faktura; betalingsstatus opdateres.

⚠️ Forudsætning: Fakturering kræver, at workspace er konfigureret med elektronisk fakturering / forbindelse til skattemyndighedernes udbyder. Hvis der ikke er forbindelse, vises en forhåndsvisning i boksen Udsted faktura, men udstedelsestrinnet kan ikke udføres. Efter tilslutning af elektronisk fakturering, udstedes perioden og en bogføringspost genereres automatisk (Trin 8).
Udsted faktura for betalingsperiode

Trin 8 — Se bogføringsposter

  1. Åbn Administration → Regnskab → Bogføringsposter.

✅ Forventet resultat: Når fakturaen udstedes, en balanceret bogføringspost automatisk: Debet Tilgodehavender (131) / Kredit Indtægter (511) / Kredit Moms (3331). Ved registrering af betaling: Debet Kontanter (111/112) / Kredit Tilgodehavender (131).

ℹ️ Bemærk: Kontraktindtægtsbogføringen (Debet 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) vises først efter udstedelse af faktura — dvs. efter tilslutning af elektronisk fakturering (se Trin 7).
Kontraktindtægtsbogføring i regnskab

Hurtig oversigt over forventede resultater

HandlingResultat du vil se
Opret tjeneste (Trin 1)Tjeneste i Katalog ▸ Tjenester + pris + cyklus
Blandet tilbud (Trin 2)Type-tag for hver linje; ACCEPTED → knap Konverter til Kontrakt
Konverter (Trin 3)CTR-2026-… ; total opdelt engangs-/månedligt; tilbud KONVERTERET
Part B + accept (Trin 4)Part B udfyldt; betalingsplan baseret på milepæle
Send (.docx) (Trin 5)E-mail med .docx til kunde; SENDT
Upload signeret (Trin 6)Underskriver + tidspunkt; SIGNERET → AKTIV; opret betalingsplan
Udsted faktura (Trin 7)Forhåndsvisning → bekræft → faktura for periode udstedt
Regnskab (Trin 8)Bogføringspost Debet 131/Kredit 511+3331; betaling Debet 111/Kredit 131

Bemærkninger

  • Tilbud → Ordre kopierer stadig kun produktlinjer (tjenester hører til kontrakter) — som designet.
  • Import af produktkatalog understøtter alle regnearkformater (AI mapper kolonner automatisk); import af tjenester er en kommende funktion i roadmap.
  • Moms: hvis momssatsen er 0%, kan der stadig pålægges moms baseret på workspace-landet (f.eks. 10% for DK) fra prislisten — dette er standardadfærd.