Brugsanvisning: Salg af Tjenester & Kontrakter på GTG CRM

Hvad du kan gøre efter denne vejledning

Opret en service i Catalog → Opret et blandet tilbud (produkter + services) → Konverter til kontrakt → Udfyld Part B + Milepæle → Send kontrakt (.docx) → Upload underskrevet version → Udsted faktura i rater → Se regnskabsposter.

Forberedelse

#	Betingelse	Hvorfor er det nødvendigt
1	Log ind på GTG CRM, hav CRM-administrationsrettigheder (opret produkter, services, tilbud, kontrakter).	For at udføre hele arbejdsgangen.
2	Opsæt Kontosystem (CoA) + (til fakturering) workspace til konfiguration af faktura/ERP.	For at fakturaer skal blive bogført.
3	En kontakt/virksomhed til at fungere som kunde (Part B).	Kontrakter kræver underskrivende parter.

Trin 1 — Opret service i Catalog

1. Åbn CRM → Catalog → Services → Opret.
2. Opret "Website design" — pris 20.000.000, gebyr Engangsbeløb. Gem. Opret derefter "Månedlig SEO" — pris 5.000.000, Periodisk → månedligt. Gem.

✅ Forventet resultat: Services vises under Catalog ▸ Services; hver service har pris + faktureringscyklus. (Produkter vises under Catalog ▸ Produkter og kan også indstilles til periodisk.)

Trin 2 — Opret et blandet tilbud (produkter + services)

1. Åbn CRM → Sales → Tilbud (Quotations) → Opret, vælg en kontakt.
2. Linje 1: Type = Service → "Website design" (1). Linje 2: Type = Service → "Månedlig SEO" (1). Linje 3: Type = Produkt → "Hosting-licens" (antal 3).
3. Gem tilbuddet → Send → marker som Accepteret (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Forventet resultat: Hver linje har et Type-tag (Service = grøn, Produkt = blå); service-linjer viser cyklus. Sum af alle linjer. Når ACCEPTED, vises knappen Konverter til kontrakt.

Trin 3 — Konverter tilbud → Kontrakt

1. Bring tilbuddet til status Accepteret: åbn tilbuddet → Marker som sendt → Marker som accepteret (bekræft).
2. På accepterede tilbudslinjer i tilbudslisten, klik på ikonet Konverter til kontrakt (handlingsknap på linjen — IKKE i detalje-skuffen; skuffen indeholder kun Konverter til ordre). Åbn den nyoprettede kontrakt i Sales → Contracts.

✅ Forventet resultat: Toast/resultat med kontraktnummer i formatet CTR-YYYYMM-NNNNN. Kontrakten bevarer typer/cyklusser for hver linje; den samlede sum opdeles i en engangssum og en månedlig sum + moms. Tilbuddet skifter til KONVERTERET/ACCEPTERET.

Trin 4 — Udfyld Part B og milepæle

1. I kontrakten, åbn sektionen Part B → vælg kontakt/virksomhed; information (juridisk navn, CVR, adresse, repræsentant) udfyldes automatisk, når der er data til virksomhedsanrigning.
2. Indstil milepæle (Nghiệm thu) for at styre betalingsplanen; (valgfrit) aktiver tosproget.

✅ Forventet resultat: Part B vises i kontrakten; de indstillede milepæle opretter tilsvarende betalingsplaner.

Trin 5 — Send kontrakt til kunde (.docx)

1. Åbn kontrakt detaljer (klik på + / kontraktnummer for at åbne panel). Under **Documents**: klik på **Generate contract** for at oprette en .docx-fil, eller brug **Upload document** til at vedhæfte en kontraktfil. Når du har et dokument, har hvert dokument en **Send / Download** knap til at sende til kunden.

✅ Forventet resultat: Systemet opretter/vedhæfter kontraktdokumentet; **Send** (send e-mail til kunde) og **Download** knapper vises på dokumentlinjen i Documents sektionen.

ℹ️ Bemærk: **Documents** sektionen af kontrakten har **Generate contract** + **Upload document**; efter at have et dokument, vises **Send / Download** for hver dokumentlinje. Udfyld **Part B (Trin 4)** før **Generate contract**; hvis Part B ikke er tilgængelig, kan du stadig bruge **Upload document** til at vedhæfte kontraktfilen.

Trin 6 — Upload underskrevet kopi

1. Efter kunden har underskrevet og sendt tilbage, klik på **Upload document** i **Documents** sektionen → vælg fil (type **Signed copy**) → bekræft. (Forslag lige under: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Forventet resultat: Den underskrevne fil er vedhæftet (Type **Signed copy**) med underskriftstidspunkt; kontrakten skifter automatisk til ACTIVE/Ongoing og **Signed at** udfyldes. **Billing (betalingsplan)** tabel + **Issue invoice** knappen vises (ingen posteringer er genereret endnu).

Trin 7 — Udsend fakturaer periodevis

1. På en aktiv kontrakt, i **Billing** tabellen, klik **Issue invoice** for den periode, der skal faktureres → **Issue invoice** boksen åbnes med 3 valgmuligheder: **Issue now** / **Save as draft** / **Mark paid now** (med note: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → vælg og bekræft.

✅ Forventet resultat: En faktura for betalingsperioden udstedes via ERP/faktureringsflowet; perioden knyttes til den netop udstedte faktura; betalingsstatus opdateres.

⚠️ Forudsætning: **Fakturering kræver, at arbejdsområdet har konfigureret e-fakturering / forbundet med en skatteleverandør**. Hvis der ikke er forbindelse, vil **Issue invoice** boksen stadig vise en forhåndsvisning, men faktureringsprocessen vil ikke kunne gennemføres. Efter tilslutning af e-fakturering, vil perioden blive faktureret og der vil blive genereret en postering (Trin 8).

Trin 8 — Se regnskabsposter

1. Åbn **Management → Accounting → Journal Entries**.

✅ Forventet resultat: Når en faktura udstedes, genereres en automatisk balanceret postering: Debet Tilgodehavender (131) / Kredit Indtægter (511) / Kredit Moms (3331). Ved registrering af betaling: Debet Kontanter (111/112) / Kredit Tilgodehavender (131).

ℹ️ Bemærk: **Kontraktindtægtsposteringen** (Debet 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) vises kun **efter en faktura er udstedt** — dvs. efter e-fakturering er tilsluttet (se Trin 7).

Hurtig oversigt over forventede resultater

Handling	Resultat du vil se
Opret tjeneste (Trin 1)	Tjeneste i Katalog ▸ Tjenester + pris + cyklus
Blandet tilbud (Trin 2)	Kort Pris pr. linje; ACCEPTERET → knappen Konverter til Kontrakt
Konverter (Trin 3)	CTR-2026-... ; engangsbetaling / månedlig betaling; tilbud KONVERTERET
Part B + godkendelse (Trin 4)	Part B forudfyldt; betalingsplan efter milepæl
Send (.docx) (Trin 5)	E-mail .docx til kunde; SENDT
Download underskrevet version (Trin 6)	Underskriver + tidspunkt; UNDERSKREVET → AKTIV; opret betalingsplan
Opret faktura (Trin 7)	Forhåndsvisning → bekræft → faktura for periode udstedt
Hovedbog (Trin 8)	Bogføring Debet 131/Kredit 511+3331; betaling Debet 111/Kredit 131

Bemærkninger

• Tilbud → Ordre kopierer stadig kun linjen produkt (tjeneste tilhører kontrakt) — korrekt design.
• Import produktkatalog understøtter ethvert regnearksformat (AI mapper automatisk kolonner); import af tjeneste er en efterfølgende funktion på roadmap.
• Moms: Hvis skat er 0%, kan moms i henhold til arbejdsområdets land (f.eks. 10% for VN) stadig anvendes fra prislisten — dette er eksisterende funktionalitet.