Håndtering af kontantløse betalingsdokumenter for virksomheder Gruppe 3

Fra 2026, ifølge beslutning 3389, skal erhvervsdrivende husholdninger i Gruppe 3 (omsætning over 3 milliarder VND/år) opfylde deres skatteforpligtelser ved hjælp af regnskabsmetoden og opfylde strengere krav til dokumentationsstyring. Især er styring af kontantløse betalingsdokumenter ikke kun et obligatorisk krav, men også en forudsætning for at kunne fradrage skat og registrere rimelige omkostninger.

I henhold til bestemmelserne i dekret 01/2021 er en erhvervsdrivende husholdning en organisation, der er oprettet af en person eller familiemedlemmer og hæfter ubegrænset med hele deres formue. Dette betyder, at alle indtægter – uanset om de kommer fra en personlig konto eller en erhvervskonto – betragtes som husholdningens indtægter. Derfor bliver adskillelse og styring af kontantløse betalingsdokumenter ekstremt vigtigt for at sikre gennemsigtighed og overholdelse af skattelovgivningen.

Nøglefunktioner

• Centraliseret styring af betalingsdokumenter for bankoverførsler, kort og e-wallets
• Hurtig søgning efter tidsperiode, betalingsmodtager, beløb
• Sikker lagring af elektroniske dokumenter, let at tilgå, når det er nødvendigt
• Automatisk afstemning med regnskabsposter og skatterapporter
• Advarsel om manglende obligatoriske dokumenter for transaktioner over den fastsatte grænse
• Detaljerede statistikrapporter månedligt, kvartalsvis, årligt til skatteafregning
• Høj sikkerhed med adgangsrettigheder og automatisk backup

Detaljeret brugervejledning

Trin 1: Opsætning af erhvervskonto i banken

Som nævnt, da erhvervsdrivende husholdninger hæfter ubegrænset med hele deres formue, er oprettelse af en separat konto til erhvervsaktiviteter det første vigtige skridt.

1. Gå til modulet Dokumentationsstyring på GTG CRM
2. Vælg Konfiguration → Bankkonti
3. Indtast oplysninger: Banknavn, kontonummer, kontoejer
4. Marker denne konto som "Primær erhvervskonto"

Trin 2: Tilslutning af betalingsdatakilder

GTG CRM understøtter automatisk synkronisering fra flere kilder:

1. Tilslutning af Internet Banking: Indtast API-nøgle eller tilslut via Open Banking
2. Tilslutning af e-wallets: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Import af kontoudtog: Understøtter Excel, PDF-formater fra banken

Efter tilslutning synkroniserer systemet automatisk transaktionshistorik og opdaterer i realtid.

Trin 3: Registrering og klassificering af dokumenter

For hver kontantløs betalingstransaktion, foretag følgende:

1. Vælg transaktionen fra listen over automatisk synkroniserede
2. Klassificering: Erhvervsomkostninger, Personlige omkostninger, Indtægter
3. Vedhæft relaterede dokumenter: Fakturaer, kontrakter, kvitteringer (upload billeder/PDF)
4. Noter: Betalingsformål, relaterede parter

Vigtig bemærkning: I henhold til reglerne kan kun omkostninger, der har fuld dokumentation for kontantløse betalinger, registreres som fradragsberettigede omkostninger ved beregning af personskat af erhverv.

Trin 4: Afstemning med regnskabsposter

Systemet afstemmer automatisk mellem:

• Kontantløse betalingsdokumenter
• Kontantkassebog
• Omkostnings- og indtægtsbog
• Skatteangivelsesblanketter

Hvis der opdages uoverensstemmelser, vil systemet advare med det samme for rettidig justering.

Trin 5: Generering af rapporter til skattemyndighederne

Når du skal indsende skattepapirer eller foretage afregning:

1. Gå til Rapporter → Rapport over betalingsdokumenter
2. Vælg rapporteringsperiode: Måned, Kvartal, År
3. Vælg rapporttype: Detaljeret liste over kontantløse transaktioner; Samlet rapport efter modtager; Rapport over fradragsberettigede omkostninger
4. Eksporter fil i PDF/Excel med originale scannede dokumenter

Trin 6: Opbevaring og hentning

Alle kvitteringer opbevares elektronisk med:

• Opbevaringstid: Minimum 10 år (ifølge lovkrav)
• Kryptering: Bankgodkendt sikkerhed
• Søgning: Efter flere kriterier (dato, beløb, modpart, udgiftstype)
• Sikkerhedskopiering: Dagligt automatisk

Fordele ved brug

• 100% overholdelse af regler for kontantløse betalingskvitteringer fra 2026
• Maksimer fradragsberettigede udgifter ved skatteberegning, reducer din personlige indkomstskat lovligt
• Spar 70% tid på afstemning og rapportgenerering sammenlignet med manuelt arbejde
• Finansiel gennemsigtighed, undgå skatterevisionsrisiko på grund af manglende kvitteringer
• Få realtidsindsigt i din forretningskassestrøm, understøtter rettidige beslutninger

Vigtige bemærkninger

Om klassificering af virksomheder

Virksomheder i Gruppe 3 (omsætning over 3 milliarder/år) skal anvende regnskabsmetoden fra 2026. Dette betyder:

• Skal fuldt ud erklære omsætning og udgifter (ikke længere anvende %-satsen som i fastsættelsesmetoden)
• Skal have fuldstændige fakturaer og kvitteringer for alle udgifter
• Kun udgifter med kontantløse betalingskvitteringer vil blive registreret

Om ubegrænset ansvar

Særlig bemærkning: Virksomheder er ubegrænset ansvarlige med hele deres formue. Derfor:

• Alle bankkonti (private + erhverv) betragtes som virksomhedens indkomstkilder
• Det er nødvendigt at tydeligt adskille erhvervs- og private transaktioner
• Det anbefales at åbne en separat konto til erhvervsaktiviteter

Om begrænsninger for virksomheder

• En person må kun etablere én enkelt virksomhed
• Må ikke samtidig være ejer af en enkeltmandsvirksomhed
• Må ikke være komplementar i et komplementarisk selskab

Med GTG CRM bliver styring af kontantløse betalingskvitteringer enkel, præcis og 100% i overensstemmelse med lovgivningen. Forbered dig nu for at være klar til ændringerne fra 2026!