Standard proces for ordrebehandling til online-sælgere

I en online salgsvirksomhed er en professionel ordrebehandlingsproces afgørende for virksomhedens succes. GTG CRM tilbyder en omfattende ordrebehandlingsproces, lige fra ordremodtagelse, lagerstyring, forsendelse til fakturering og kundeservice - alt integreret i ét system. Med GTG CRM administrerer du ikke kun ordrer, men forbinder dig også til store e-handelsplatforme som Shopee, Lazada, TikTok Shop, synkroniserer produkter og lagerbeholdning automatisk, opretter forsendelsesordrer hurtigt og udsteder gyldige elektroniske fakturaer. Dette er en komplet løsning, der hjælper virksomheder med at operere effektivt, forbedre kundeoplevelsen og opnå bæredygtig vækst.

Hovedfunktioner

• Automatisk konsultation og ordrebekræftelse: AI Chatbot understøtter besvarelse og ordrebekræftelse for kunder 24/7, hvilket aflaster medarbejdernes arbejdsbyrde
• Centraliseret ordrehåndtering: Alle ordrer fra hjemmesiden, e-handelsplatforme og andre kanaler administreres i ét system
• Multikanal salgsintegration: Integrerer Shopee, Lazada, TikTok Shop og synkroniserer produkter og ordrer tovejs
• Intelligent lagerstyring: Spor lagerbeholdning i realtid, opdater automatisk, når der kommer ordrer, understøtter flere lagre
• Integreret fragtfirma: Opret forsendelsesordrer direkte med fragtfirmaer som Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, understøtter COD
• Elektronisk fakturering: Forbinder med S-Invoice (Viettel) og MISA til udstedelse af gyldige momsregninger
• Ordrestatussporing: Opdater status fra New → Processing → Completed tydeligt

Standard Ordrebehandlingsproces

Trin 1: Forberedelse af Produkter og Lagerbeholdning

Opret og administrer lager

Først skal du opsætte lagre i systemet Lagerstyring → Lagre.

• Opret et lager med oplysninger: Lagerets navn, lagerkode, adresse, ansvarlig person
• Understøtter flere lagre: Hovedlager, sekundært lager, filiallager
• Spor lagerbeholdning separat for hvert lager

Opret produkter i systemet

Gå til Salg → Produktstyring for at oprette nye produkter.

Oplysninger, der skal indtastes:

• Produktnavn, SKU, kategori, mærke
• Produktbilleder og videoer
• Varianter: Farve, størrelse (maks. 3 attributter)
• Originalpris, moms, salgspris (systemet beregner automatisk fortjenesten)
• Detaljeret beskrivelse og tekniske specifikationer
• Oprindelig lagerbeholdning

Forbind og synkroniser med e-handelsplatforme

Gå til Salg → Integration for at oprette forbindelse til e-handelsplatforme.

Tilslutningstrin:

1. Vælg den platform, du vil oprette forbindelse til: Shopee / Lazada / TikTok Shop
2. Godkend din butikskonto
3. Tovejs produktsynkronisering:
   • Træk ind: Hent produkter fra platformen til GTG CRM
   • Skub op: Overfør produkter fra GTG CRM til platformen

Fordele:

• Centraliseret styring af alle produkter
• Automatisk synkronisering af lagerbeholdning mellem kanaler
• Sparer tid på manuel opdatering

Trin 2: Ordremodtagelse

Modtag ordrer fra flere kanaler

Ordrer kan komme fra:

• Din hjemmeside (integreret med GTG CRM)
• Shopee, Lazada, TikTok Shop (automatisk synkronisering)
• Manuelle ordrer (kunder bestiller via telefon, Facebook...)

Trin 3: Behandling og Klarering af Varer

Gennemgå og rediger ordrer (hvis nødvendigt)

• Køberinformation
• Leveringsadresse
• Tilføj/fjern produkter
• Antal produkter

Kontroller lagerbeholdning

Systemet kontrollerer automatisk lagerbeholdningen:

• ✅ Varer på lager → Fortsæt med pakning
• ❌ Varer ikke på lager → Skal bestilles fra leverandøren

Procedure for bestilling (hvis varer mangler):

Gå til Leverandører → Vælg leverandør → Opret indkøbsordre

• Vælg de nødvendige produkter
• Indtast antal og enhedspris
• Bekræft indkøbsordren
• Når varerne ankommer, opret en Varemodtagelsesnota
• Lagerbeholdningen opdateres automatisk

Trin 4: Opret Forsendelsesordre

Efter at varerne er pakket, opret en forsendelsesordre direkte fra ordren.

Nødvendig information:

1. Vælg forsendelsesservice:

• Hurtig levering
• Økonomisk levering

2. Afhentningsbeløb (COD):

• Indtast det beløb, der skal opkræves fra kunden
• Inkluderer vareprisen og forsendelsesgebyret (hvis kunden betaler)

3. Pakkeinformation:

• Vægt (kg)
• Dimensioner (længde x bredde x højde)
• Hvem betaler for forsendelsen (sælger/køber)

4. Bekræft ordreoprettelse:

• Systemet henter automatisk information fra ordren
• Sender anmodning til forsendelsesvirksomheden
• Modtag forsendelseskode

Efter vellykket oprettelse af forsendelsesordre:

• Udskriv leveringsseddelen og sæt den på pakken
• Overlever pakken til forsendelsesvirksomheden

Trin 5: Udsted Elektronisk Faktura

For erhvervskunder eller når der kræves en momsregning, kan du udstede en elektronisk faktura direkte fra ordren eller lade systemet automatisk udstede fakturaen.

Fakturaoprettelsestrin:

1. Vælg fakturaleverandør: S-Invoice (Viettel) eller MISA
2. Vælg fakturaskabelon: Momsregning eller Salgsfaktura
3. Udfyld information: Købers information (firmanavn, CVR-nummer, adresse), Produkter og antal (automatisk hentet fra ordren), Moms-sats, Betalingsmetode
4. Forhåndsvisning af PDF:

5. Udsted faktura: Systemet sender en anmodning til leverandøren, Fakturaen tildeles en kode fra Skattestyrelsen, Download og send til kunden

Trin 6: Sporing og Afslutning af Ordre

Sporing af forsendelse

• Opdater forsendelseskodens status fra forsendelsesvirksomheden
• Informer kunden om leveringsprocessen
• Håndter specielle tilfælde (fejlslagen levering, forsinkelser osv.)

Afslutning af ordre

Når kunden har modtaget varen succesfuldt:

• Opdater ordrestatus til Completed
• Bekræft modtagelse af betaling (for COD-ordrer)
• Gem informationen i transaktionshistorikken

Håndtering af ordrer med problemer

Tilfælde hvor kunden returnerer/ombytter varer:

1. Opret en erstatningsfaktura (hvis der er udstedt en faktura) - Juster antal, værdi - Systemet opretter automatisk en erstatningsfaktura, når den er aktiveret
2. Opdater varelager - Indtast returnerede varer i lageret (hvis de er i god stand) - Registrer beskadigede varer (hvis nogen)
3. Tilbagebetaling til kunden (hvis nødvendigt)

Fordele ved standardprocessen

For virksomheden

• Centraliseret administration: Alle ordrer, produkter, lager i ét system
• Tidsbesparelse: Automatisering af mange trin (produktsynkronisering, oprettelse af forsendelsesetiketter, fakturering)
• Fejlreduktion: Automatiskt synkroniserede oplysninger, begrænset manuel indtastning
• Lagerstyring: Realtidsopdateringer, undgår oversalg
• Juridisk overholdelse: Gyldige, komplette e-fakturaer

For medarbejdere

• Brugervenlig grænseflade: Nem at bruge, ingen kompleks træning kræves
• Klar proces: Specifik vejledning for hvert trin
• Fuld integration: Ingen grund til at skifte mellem flere applikationer
• Effektivt arbejde: Håndter flere ordrer samtidigt

For kunder

• Hurtig respons: AI Chatbot supporterer 24/7
• Levering til tiden: Hurtig behandlingsproces
• Nøjagtige oplysninger: Ordrer, forsendelser opdateres løbende
• Professionel fakturering: Gyldige, komplette e-fakturaer

Vigtige bemærkninger

Vedrørende forbindelse til e-handelsplatforme:

• Kræver en verificeret butikskonto på Shopee/Lazada/TikTok Shop
• Produktsynkronisering bør udføres på tidspunkter med få ordrer for at undgå datakonflikter

Vedrørende lagerstyring:

• Opdater lageret regelmæssigt for at sikre nøjagtighed
• Gennemfør lageroptælling med jævne mellemrum (månedligt/kvartalsvis) for at sammenligne med systemet

Vedrørende fakturering:

• Udsteds kun faktura, når kunden anmoder om det, eller ordreværdien er stor
• Kontroller CVR-nummer og adresse omhyggeligt, før du udsteder
• Erstatningsfakturaer bør kun bruges, når det er nødvendigt (returnering, fejl)

Vedrørende forsendelse:

• Pak forsigtigt for at undgå beskadigelse under transport
• Vælg en passende forsendelsesservice baseret på ordreværdien og kundens krav

Konklusion

GTG CRMs standard ordrebehandlingsproces hjælper onlinevirksomheder med at operere professionelt, effektivt og systematisk. Fra produktstyring, multi-channel forbindelse, ordrebehandling, forsendelse til fakturering og kundeservice – alt er problemfrit integreret i én platform.

Ved at anvende denne proces vil du:

• Øge ordrebehandlingshastigheden
• Få bedre kontrol over forretningsaktiviteterne
• Optimere driftsomkostningerne
• Forbedre kundeoplevelsen
• Udvikle din virksomhed bæredygtigt

Begynd at bruge GTG CRM i dag for at opleve en professionel salgsproces!