1. Zugriff auf Berechtigungen

Schritt 1: GTG CRM anmelden

Melden Sie sich bei Ihrem GTG CRM-Konto an.

Schritt 2: Einstellungsmenü öffnen

Schauen Sie im linken Menü, scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Einstellungen (Settings).

Schritt 3: Berechtigungen auswählen

Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Berechtigungen (Phân Quyền). Zugriff auf Funktionen

2. Standardrollen anzeigen

GTG CRM bietet 3 Standardrollen:

Administrator

Attribut Wert
Name Administrator
Berechtigungen Alle Berechtigungen auf der Plattform
Beschreibung Höchste Berechtigung, verwaltet das gesamte System
Einstellungen Automatisch alle Einstellungen-Berechtigungen (ab 05/2026)

Marketing Manager

Attribut Wert
Name Marketing Manager
Berechtigungen Marketing verwalten, Berichte anzeigen
Beschreibung Für Marketing-Teamleiter

Marketing Staff

Attribut Wert
Name Marketing Staff
Berechtigungen Marketingaufgaben ausführen
Beschreibung Für Marketingmitarbeiter

Standardrollen in GTG CRM

3. Neue Rolle erstellen

Schritt 1: "Rolle hinzufügen" klicken

Klicken Sie in der rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche "Rolle hinzufügen".

Neue Rolle erstellen

Schritt 2: Rolle benennen

Geben Sie einen Namen für die neue Rolle ein (z. B. "Sales", "Support", "Warehouse").

Schritt 3: Beschreibung hinzufügen (Optional)

Eine kurze Beschreibung der Rolle zur späteren einfachen Verwaltung.

Namen und Beschreibung für Rolle festlegen Beispiel: - Name: Sales - Beschreibung: Vertriebsmitarbeiter, Verwaltung von Kunden und Bestellungen

4. Berechtigungen anpassen

Berechtigungsstruktur

Jedes Modul hat eigene Berechtigungen:

Modul
├── Erstellen (Create)
├── Anzeigen (View)
├── Aktualisieren (Update)
├── Löschen (Delete)
└── Andere spezielle Berechtigungen

Berechtigungen aktivieren/deaktivieren

Verwenden Sie den Schiebeschalter (toggle switch), um einzelne Berechtigungen zu aktivieren/deaktivieren: - Ein: Erlauben - Aus: Nicht erlauben

Berechtigungen nach Modul

Automatisierungs-Workflow (Automation Workflow)

Berechtigung Konvention A Beschreibung
Erstellen AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE Neuen Workflow erstellen
Anzeigen AUTOMATION_WORKFLOW_VIEW Workflow-Liste und Details anzeigen
Aktualisieren AUTOMATION_WORKFLOW_UPDATE Workflow bearbeiten
Löschen AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE Workflow löschen

Landing Page

Berechtigung Beschreibung
Erstellen Neue Landing Page erstellen
Aktualisieren Landing Page bearbeiten
Veröffentlichen Landing Page veröffentlichen
Entfernen Veröffentlichung entfernen
Löschen Landing Page löschen
Benutzerdefiniertes Domain ändern Benutzerdefiniertes Domain einrichten

Marketing

Berechtigung Beschreibung
Social Posts anzeigen Social-Posts anzeigen
Kampagnen verwalten Kampagnen verwalten

CRM

Berechtigung Konvention A Beschreibung
Alle Kontakte anzeigen CRM_VIEW_ALL_CONTACT Alle Kontakte anzeigen
Objekt anzeigen CRM_OBJECT_VIEW Kontaktdetails anzeigen

E-Mail & Messaging

Modul Berechtigung
E-Mail Erstellen, Senden, Anzeigen, Löschen
Messaging Anzeigen, Antworten, Verwalten

Abrechnung (Billing)

Berechtigung Konvention A Beschreibung
Rechnung anzeigen BILLING_VIEW_INVOICE Rechnung anzeigen
Zahlungsmethode hinzufügen BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD Zahlungsmethode hinzufügen

Einstellungen / Arbeitsbereich (Settings / Workspace)

Berechtigung Konvention A Beschreibung
Benutzer verwalten WORKSPACE_ACTION_USER Benutzer verwalten
Abrechnung anzeigen WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER Abrechnungsinformationen anzeigen

Rolle speichern

Klicken Sie nach der Anpassung auf "Speichern", um die Rolle zu erstellen.

5. Rolle Benutzern zuweisen

Schritt 1: "Benutzerverwaltung" öffnen

"Benutzerliste" hier sind alle Benutzer im Workspace.

Schritt 2: Benutzer suchen

Suchen Sie den Benutzer in der Liste, dem Sie die Berechtigung zuweisen möchten.

Schritt 3: Rolle auswählen

Klicken Sie in der Spalte "Rolle" auf das Dropdown-Menü, um die Rollenliste zu öffnen.

Schritt 4: Rolle zuweisen

Wählen Sie die passende Rolle aus dem Dropdown-Menü aus. Die Rolle wird sofort zugewiesen.

Schritt 5: Bestätigen

Überprüfen Sie, ob die zugewiesene Rolle korrekt ist.

6. Rollen verwalten

Rolle bearbeiten

  1. Klicken Sie auf die zu bearbeitende Rolle
  2. Ändern Sie die Berechtigungen
  3. Klicken Sie auf Speichern

Rolle löschen

  1. Klicken Sie auf die zu löschende Rolle
  2. Klicken Sie auf Rolle löschen
  3. Bestätigen Sie das Löschen

Hinweis: Standardrollen (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff) können nicht gelöscht werden.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Rolle "Sales" erstellen

Ziel: Vertriebsmitarbeiter müssen Kunden verwalten, Nachrichten senden und E-Mails versenden.

Gewährte Berechtigungen: - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Messaging: Alle - E-Mail: Alle - Automatisierung: AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, Anzeigen, Aktualisieren - Landing Page: Erstellen, Aktualisieren, Veröffentlichen, Anzeigen - Marketing: Nur Anzeigen

NICHT gewährte Berechtigungen: - AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE - Landing Page löschen - Marketingkampagnen verwalten

Beispiel 2: Rolle "Support" erstellen

Ziel: Supportmitarbeiter müssen nur Nachrichten anzeigen und Kunden antworten.

Gewährte Berechtigungen: - Messaging: Anzeigen, Antworten - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - E-Mail: Nur anzeigen

NICHT gewährte Berechtigungen: - Alle anderen Berechtigungen

Beispiel 3: Rolle "Finance" erstellen

Ziel: Buchhalter müssen Rechnungen und Zahlungsmethoden verwalten.

Gewährte Berechtigungen: - BILLING_VIEW_INVOICE — Rechnung anzeigen - BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD — Zahlungsmethode hinzufügen - WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER — Abrechnungsinformationen anzeigen

7. Konvention A - Berechtigungsnamen DOMAIN_ACTION_OBJECT (Neu ab 05/2026)

Alle Berechtigungsnamen in GTG CRM werden nach der Konvention A — DOMAIN_ACTION_OBJECT standardisiert.

Lesen von Berechtigungsnamen nach Konvention A

BILLING_VIEW_INVOICE
   │       │      │
   │       │      └── Objekt: INVOICE (Rechnung)
   │       └── Aktion: VIEW (Anzeigen)
   └── Domain: BILLING (Bereich: Abrechnung)

Tabelle der Berechtigungsnamen nach Domain

Domain Berechtigungsname Bedeutung
BILLING_ BILLING_VIEW_INVOICE Rechnung anzeigen
BILLING_ BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD Zahlungsmethode hinzufügen
WORKSPACE_ WORKSPACE_ACTION_USER Workspace-Benutzer verwalten
WORKSPACE_ WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER Workspace-Abrechnungsinformationen anzeigen
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE Automatisierungs-Workflow erstellen
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE Automatisierungs-Workflow löschen
CRM_ CRM_OBJECT_VIEW CRM-Objekt anzeigen
CRM_ CRM_VIEW_ALL_CONTACT Alle Kontakte anzeigen

Warum die Umbenennung?

Früher waren die Berechtigungsnamen inkonsistent: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — schwer zu finden und zu überprüfen, wenn ein Workspace viele Berechtigungen hatte.

Konvention A löst dies durch: - Gruppierung nach Domain → BILLING_ eingeben und sofort alle Abrechnungsberechtigungen finden - Konsistente Aktion → VIEW bedeutet immer anzeigen, CREATE bedeutet immer erstellen - Einfache Überprüfung → Domainnamen eingeben, um alle zugehörigen Berechtigungsgruppen zu filtern

8. Administrator hat automatisch Zugriff auf Einstellungen

Administratoren erhalten zusätzliche einzelne WORKSPACE_*-Berechtigungen, um auf das Einstellungsmenü zugreifen zu können.

Administratoren haben automatisch alle Einstellungen-Berechtigungen — es sind keine zusätzlichen Zuweisungen erforderlich.

Wichtige Hinweise

Bewährte Praktiken

  1. Prinzip der geringsten Rechte: Weisen Sie nur die unbedingt notwendigen Berechtigungen für die jeweilige Rolle zu
  2. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie die Berechtigungen, wenn Mitarbeiter ihre Position ändern
  3. Sicherung vor dem Löschen: Notieren Sie die Rollenkonfiguration vor dem Löschen
  4. Berechtigungen testen: Melden Sie sich mit dem zugewiesenen Konto an, um die tatsächlichen Berechtigungen zu testen

Sicherheit

  • Nur Administratoren dürfen die Berechtigungsverwaltung durchführen
  • Teilen Sie Administrator-Konten nicht
  • Alle Änderungen der Berechtigungen werden automatisch protokolliert

FAQ

F: Kann einer Person mehr als eine Rolle zugewiesen werden?

A: Derzeit kann jedem Benutzer nur eine Rolle zugewiesen werden.

F: Wirkt sich eine neue Rolle sofort aus?

A: Ja, die Rolle wird sofort nach der Zuweisung angewendet.

F: Kann die Berechtigung rückgängig gemacht werden?

A: Sie können jederzeit eine andere Rolle neu zuweisen.

F: Wo werden die Berechtigungsnamen gemäß Konvention A angezeigt?

A: In der Benutzeroberfläche Einstellungen → Berechtigungen wird jeder Berechtigungsschalter zur einfachen Nachverfolgung nach Konvention A benannt.

Zusammenfassung

Mit der Funktion Berechtigungen in GTG CRM:

  • Erweitern Sie Ihr Team sicher – jeder erledigt nur seine zugewiesene Aufgabe
  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf wichtige Daten
  • Konvention A – standardisierte Berechtigungsnamen, einfach pro Domain zu überprüfen
  • Administrator hat automatisch Einstellungen-Zugriff – keine Fehlkonfiguration mehr
  • Professionelle Bedienung wie ein Großunternehmen