1. CRM aufrufen

Schritt 1: GTG CRM anmelden

Melden Sie sich bei Ihrem GTG CRM-Konto an.

Schritt 2: Kontaktmenü öffnen

Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Kontakte".

Funktion aufrufen

Hauptansicht

Sie sehen eine Liste aller Kontakte (Kunden) im System.

2. Kontaktliste anzeigen

Angezeigte Informationen

Die Kontaktliste zeigt folgende Informationsspalten an:

Information Beschreibung
Name Kundenname
E-Mail E-Mail-Adresse
Telefonnummer Kontakttelefonnummer
Land Land des Kunden
Status Neu, In Bearbeitung, Konvertiert...
Quelle Facebook, Zalo, Landing Page...
Verantwortlicher Zuständiger Mitarbeiter

Kontaktliste

Automatische Datenquelle

Kontakte werden automatisch von folgenden Quellen in das CRM übernommen:

  • Facebook Messenger - Kunde schreibt auf Fanpage
  • Gmail - Kunde sendet E-Mail
  • Landing Page - Kunde füllt Formular aus, schreibt über Live-Chat

3. Neuen Kontakt erstellen

Wann manuell erstellen?

Wenn ein Kunde von einer Quelle stammt, die GTG CRM nicht automatisch erfassen kann (Anruf, persönliches Treffen...).

Schritt 1: "Kontakt erstellen" klicken

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontakt erstellen" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

Neuen Kontakt erstellen

Schritt 2: Informationen eingeben

Geben Sie die Kundeninformationen ein:

  • Name und Nachname (erforderlich)
  • E-Mail (erforderlich)
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Land
  • Notizen

Informationen eingeben Tipp: Je detaillierter die Eingabe, desto einfacher die spätere Verwaltung!

Schritt 3: Kontakt speichern

Klicken Sie auf "Speichern", um den Kontakt zur Liste hinzuzufügen.

4. Daten aus CSV importieren

Wann importieren?

Wenn Sie bereits eine Kundendatei haben (aus Excel, einem Altsystem...).

Schritt 1: CSV-Datei vorbereiten

Die CSV-Datei muss das richtige Format haben:

Erforderliche Spalte Beschreibung
email E-Mail-Adresse
firstName Vorname
lastName Nachname
phone Telefonnummer
address Adresse

Schritt 2: "Daten importieren" klicken

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Daten importieren" in der Werkzeugleiste.

Daten importieren

Schritt 3: CSV-Datei auswählen

Klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei aus.

Datei auswählen

Schritt 4: Import bestätigen

Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf "Importieren", um den Vorgang abzuschließen.

Hinweis: Die Spalte "E-Mail" ist in der CSV-Datei BINDEND erforderlich.

5. Angezeigte Spalten anpassen

Schritt 1: Spalteneinstellungen öffnen

Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Spalten bearbeiten". Spalten anpassen

Schritt 2: Neue Spalten hinzufügen

Wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten: - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die gewünschten Spalten - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für unerwünschte Spalten

Neue anzuzeigende Spalten auswählen

Schritt 3: Einstellungen speichern

Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

6. Filter verwenden

6.1 Nach Datum filtern

Kunden nach Zeitraum anzeigen: - Heute - Neue Kunden heute - Gestern - Gestern neu hinzugefügte Kunden - Die letzten 7 Tage - Dieser Monat - Benutzerdefiniert - Wählen Sie einen Zeitraum aus

Nach Zeit filtern

6.2 Nach Status filtern

  • Neu - Neuer Kunde
  • In Bearbeitung - In Bearbeitung
  • Konvertiert - Konvertiert
  • Verloren - Verloren

Nach Status filtern

6.3 Erweiterter Filter

Schritt 1: Klicken Sie auf "Erweiterter Filter"

Zugriff auf erweiterten Filter Schritt 2: Wählen Sie das zu filternde Feld aus (Adresse, Produkt, Quelle usw.) Zu filterndes Feld auswählen Schritt 3: Geben Sie den zu suchenden Wert ein

Beispiel: Kunden im Bezirk 5 suchen - Auswählen: Adresse - Eingeben: Bezirk 5

Suchwert eingeben

6.4 Mehrere Filter kombinieren

  • Adresse = Bezirk 5 UND
  • Gekauftes Produkt = Hemd

7. Kontakt bearbeiten

Klicken Sie auf den Kontaktnamen, um die Detailseite zu öffnen.

Hier können Sie bearbeiten: - Persönliche Informationen - Adresse - Telefonnummer - Notizen - Status

Kontakt bearbeiten

8. Zuständigkeit zuweisen

Zweck

Kunden einem zuständigen Mitarbeiter zuweisen, um: - Arbeitsaufgaben klar zu verteilen - Die Leistung zu verfolgen - Doppelarbeit bei der Betreuung zu vermeiden

Schritt 1: Kontaktdetails öffnen

Klicken Sie auf den zuzuweisenden Kontakt.

Schritt 2: Zuständigen auswählen

Klicken Sie im Abschnitt "Zuständig", um den Mitarbeiter auszuwählen.

Schritt 3: Zuständigkeit ändern

Wenn Sie die Zuständigkeit an eine andere Person übertragen müssen: 1. Klicken Sie auf den Namen des aktuellen Zuständigen 2. Wählen Sie den neuen Mitarbeiter aus der Liste aus 3. Speichern Sie die Änderungen

Zuständigkeitsmanagement

9. Dateien & Links an Aufgaben anhängen

Jede Aufgabe im CRM kann Dateien aus dem Asset Manager und externe Links enthalten – alle relevanten Dokumente sind direkt in der Aufgabe verfügbar, ohne anderswo suchen zu müssen.

9.1 Aufgabenzugriff für Kontakte

Schritt 1: Klicken Sie auf den Kontaktnamen, um die Detailseite zu öffnen.

Schritt 2: Wählen Sie den Tab "Aufgaben" auf der Kontaktdetailseite.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen" oder öffnen Sie eine vorhandene Aufgabe.

9.2 Dateien aus dem Asset Manager anhängen

Schritt 1: Suchen Sie im Aufgabenformular den Abschnitt "Angehängte Dokumente".

Schritt 2: Klicken Sie auf „Datei hinzufügen“.

Schritt 3: Wählen Sie die Datei aus dem Asset Manager: - Suchen Sie die Datei nach Namen - Oder durchsuchen Sie den Ordner - Unterstützt alle Dateitypen: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Schritt 4: Klicken Sie auf „Auswählen“, um die Datei an die Aufgabe anzuhängen.

Ergebnis: Die Datei wird mit Namen, Dateityp und Größe in der Aufgabe angezeigt.

Anwendungsbeispiel:

Task: "Q3-Angebot an Kundin Nguyen Thi B senden"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Externe Links anhängen

Schritt 1: Suchen Sie im Task-Formular den Abschnitt „Links“.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Link hinzufügen“.

Schritt 3: Geben Sie die Informationen ein: - URL: Fügen Sie hier den Pfad ein (Google Drive, Google Sheets, Figma, Website...) - Titel: Angezeigter Name für den Link (z.B. „Monatsbericht Mai“)

Schritt 4: Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Link zu speichern.

Anwendungsbeispiel:

Task: "Neues Landingpage-Design überprüfen"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Kundenbriefing → https://docs.google.com/...
  🔗 Konkurrenz-Referenzseite → https://example.com/...

9.4 Anhänge anzeigen und verwalten

Beim Öffnen eines Tasks werden alle angehängten Dateien und Links im unteren Bereich angezeigt:

Typ Anzeige Aktionen
Datei Dateityp-Symbol + Name + Größe Anzeigen, Herunterladen, Löschen
Link Symbol + Titel + Domain Link öffnen, Löschen

9.5 Verwendungstipps

  • Angebot: PDF-Datei an die Aufgabe „Angebot senden“ anhängen
  • Vertrag: DOCX-Vertrag an die Aufgabe „Vertrag unterzeichnen“ anhängen
  • Design: Figma-Link an die Aufgabe „Design freigeben“ anhängen
  • Bericht: Google Sheets-Link an die Aufgabe „Zahlen überprüfen“ anhängen
  • Produktfoto: JPG/PNG an die Aufgabe „Foto bestätigen“ anhängen

10. Benutzerdefinierte Objekte

10.1 Was sind benutzerdefinierte Objekte?

Benutzerdefinierte Objekte ermöglichen es Unternehmen, eigene Datentypen über Kontakte hinaus zu erstellen – z.B. Verträge, Projekte, Garantieanträge, Termine...

Jeder benutzerdefinierte Objekttyp kann unterschiedliche benutzerdefinierte Felder haben und mit Kontakten im CRM verknüpft werden.

10.2 Benutzerdefinierten Objekttyp erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerdefinierte Objekte.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Neu erstellen“.

Schritt 3: Geben Sie dem Typ einen Namen (z.B. „Vertrag“) und fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu: - Text - Zahl - Datum - Dropdown (Auswahl aus einer Liste) - Kontrollkästchen

Schritt 4: Klicken Sie auf „Speichern“, um den neuen Typ zu erstellen.

10.3 Benutzerdefinierte Objekt-Datensätze zu Kontakten hinzufügen

Schritt 1: Öffnen Sie die Detailseite des Kontakts.

Schritt 2: Wählen Sie den entsprechenden Tab Benutzerdefinierte Objekte (z.B. „Vertrag“).

Schritt 3: Klicken Sie auf „Datensatz hinzufügen“.

Schritt 4: Füllen Sie die Informationen für die konfigurierten Felder aus.

Schritt 5: Klicken Sie auf „Speichern“.

10.5 Beispiele für die Verwendung benutzerdefinierter Objekte

Beispiel 1: Vertrag

Typ: Vertrag
Felder: Vertragsnummer, Vertragsdatum, Wert, Status, Ablaufdatum
→ Verknüpft mit Kundenkontakt

Beispiel 2: Garantieantrag

Typ: Garantie
Felder: Produktcode, Kaufdatum, Garantiezeitraum, Zustand
→ Verknüpft mit Kaufkontakt

Beispiel 3: Termin

Typ: Beratungsberatung
Felder: Beratungsdatum, Ort, Berater, Notizen
→ Verbindung mit dem beratenen Kontakt

Unternehmenskontakte verwalten

Automatische Klassifizierung

Kontakte mit einer E-Mail-Domain eines Unternehmens werden automatisch als „Unternehmen“ klassifiziert:

  • abc@fpt.com.vn → Unternehmen
  • xyz@gtgcrm.com → Unternehmen
  • user@gmail.com → Privatperson

Zugriff

Klicken Sie im Menü auf „Unternehmen“ in der Seitenleiste, um die B2B-Liste anzuzeigen.

Nutzungstipps

Was Sie tun sollten

  1. Vollständige Informationen eingeben – Leicht zu finden und zu verwalten
  2. Status aktualisieren – Wissen, in welcher Phase sich der Kunde befindet
  3. Ausführliche Notizen machen – Wichtige Informationen vermerken
  4. Klare Zuweisung – Jeder Kunde hat einen zuständigen Mitarbeiter
  5. Filter verwenden – Kundengruppen schnell finden
  6. Dateien an Aufgaben anhängen – Wichtige Dokumente immer griffbereit halten

Was Sie vermeiden sollten

  1. E-Mail leer lassen – E-Mail ist ein Pflichtfeld zur Identifizierung
  2. Doppelte Eingaben – Vor der Neuanlage prüfen
  3. Nicht aktualisieren – Veraltete Informationen sind ungenau

Zusammenfassung

Das CRM in GTG CRM hilft Ihnen:

  • Automatisch Kunden aus allen Kanälen sammeln
  • Kontakte einfach erstellen und importieren
  • Anzeigespalten flexibel anpassen
  • Mit erweiterten Filtern suchen
  • Informationen schnell bearbeiten
  • Zuständigkeiten klar zuweisen
  • Dateien aus dem Asset Manager und externe Links an Aufgaben anhängen