1. CRM aufrufen
Schritt 1: Bei GTG CRM anmelden
Melden Sie sich bei Ihrem GTG CRM-Konto an.
Schritt 2: Menü Kontakte öffnen
Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Kontakte".
Hauptansicht
Sie sehen eine Liste aller Kontakte (Kunden) im System.
2. Kontaktliste anzeigen
Angezeigte Informationen
Die Kontaktliste zeigt folgende Informationsspalten:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Name des Kunden |
| E-Mail-Adresse | |
| Telefonnummer | Kontakt-Telefonnummer |
| Land | Land des Kunden |
| Status | Neu, In Bearbeitung, Konvertiert... |
| Quelle | Facebook, Zalo, Landing Page... |
| Verantwortlicher | Zuständiger Mitarbeiter |
Automatische Datenquelle
Kontakte werden automatisch aus folgenden Quellen in das CRM übernommen: - Facebook Messenger - Kunde schreibt über Fanpage - Gmail - Kunde sendet E-Mail - Landing Page - Kunde füllt Formular aus, schreibt über Live-Chat
3. Neuen Kontakt erstellen
Wann ist manuelle Erstellung erforderlich?
Wenn ein Kunde von einer Quelle stammt, die GTG CRM nicht automatisch erfassen kann (Anruf, persönliches Treffen...).
Schritt 1: Auf „Kontakt erstellen“ klicken
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakt erstellen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Schritt 2: Informationen eingeben
Geben Sie die Kundeninformationen ein: - Vor- und Nachname (erforderlich) - E-Mail (erforderlich) - Telefonnummer - Adresse - Land - Notizen
Tipp: Je detaillierter Sie die Informationen eingeben, desto einfacher ist die Verwaltung später!
Schritt 3: Kontakt speichern
Klicken Sie auf „Speichern“, um den Kontakt zur Liste hinzuzufügen.
4. Daten aus CSV importieren
Wann ist ein Import erforderlich?
Wenn Sie bereits eine Kundendatei haben (aus Excel, einem alten System...).
Schritt 1: CSV-Datei vorbereiten
Die CSV-Datei muss das richtige Format haben:
| Erforderliche Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | |
| firstName | Vorname |
| lastName | Nachname |
| phone | Telefonnummer |
| address | Adresse |
Schritt 2: Auf „Daten importieren“ klicken
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten importieren“ in der Symbolleiste.
Schritt 3: CSV-Datei auswählen
Klicken Sie auf „Datei auswählen“ und wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei aus.
Schritt 4: Import bestätigen
Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf „Importieren“, um den Vorgang abzuschließen.
Hinweis: Die Spalte E-Mail ist in der CSV-Datei UNBEDINGT erforderlich.
5. Angezeigte Spalten anpassen
Schritt 1: Spalteneinstellungen öffnen
Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Spalten bearbeiten“.
Schritt 2: Neue Spalten hinzufügen
Wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten: - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die anzuzeigende Spalte - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für nicht benötigte Spalten
Schritt 3: Einstellungen speichern
Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
6. Filter verwenden
6.1 Nach Datum filtern
Kunden nach Zeitintervall anzeigen: - Heute - Neue Kunden heute - Gestern - Neue Kunden gestern - Letzte 7 Tage - Dieser Monat - Benutzerdefiniert - Zeitintervall auswählen
6.2 Nach Status filtern
- Neu - Neuer Kunde
- In Bearbeitung - Wird bearbeitet
- Konvertiert - Konvertiert
- Verloren - Kunde verloren
6.3 Erweiterte Filter
Schritt 1: Klicken Sie auf „Erweiterter Filter“
Schritt 2: Wählen Sie das zu filternde Feld (Adresse, Produkt, Quelle...)
Schritt 3: Geben Sie den zu suchenden Wert ein
Beispiel: Kunde in Bezirk 5 finden - Wählen: Adresse - Eingeben: Bezirk 5
6.4 Mehrere Filter kombinieren
- Adresse = Bezirk 5 UND
- Gekauftes Produkt = Hemd
7. Kontakt bearbeiten
Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, um die Detailseite zu öffnen.
Hier können Sie bearbeiten: - Persönliche Informationen - Adresse - Telefonnummer - Notizen - Status
8. Zuständigen Mitarbeiter zuweisen
Zweck
Zuweisung von Kunden an zuständige Mitarbeiter zur: - Klaren Aufgabenverteilung - Leistungsverfolgung - Vermeidung von Überschneidungen in der Betreuung
Schritt 1: Kontaktdetails öffnen
Klicken Sie auf den zuzuweisenden Kontakt.
Schritt 2: Zuständigen Mitarbeiter auswählen
Klicken Sie im Feld „Zuständiger Mitarbeiter“, um einen Mitarbeiter auszuwählen.
Schritt 3: Zuständigen Mitarbeiter wechseln
Wenn Sie an eine andere Person übertragen müssen: 1. Klicken Sie auf den Namen des aktuellen zuständigen Mitarbeiters 2. Wählen Sie den neuen Mitarbeiter aus der Liste aus 3. Speichern Sie die Änderungen
9. Dateien & Links an Tasks anhängen
Jeder Task im CRM kann Dateien aus dem Asset Manager und externe Links anhängen – alle relevanten Dokumente sind direkt im Task, Sie müssen nicht woanders suchen.
9.1 Task eines Kontakts aufrufen
Schritt 1: Klicken Sie auf den Kontaktnamen, um die Detailseite zu öffnen.
Schritt 2: Wählen Sie den Tab „Task“ auf der Kontaktdetailseite aus.
Schritt 3: Klicken Sie auf „Task erstellen“ oder öffnen Sie einen vorhandenen Task.
9.2 Dateien aus dem Asset Manager anhängen
Schritt 1: Suchen Sie im Task-Formular den Bereich „Anhänge“.
Schritt 2: Klicken Sie auf „Datei hinzufügen“.
Schritt 3: Wählen Sie eine Datei aus dem Asset Manager: - Suchen Sie die Datei nach Namen - Oder durchsuchen Sie nach Ordner - Unterstützt alle Dateitypen: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...
Schritt 4: Klicken Sie auf „Auswählen“, um die Datei an den Task anzuhängen.
Ergebnis: Die Datei wird im Task mit Name, Dateityp und Größe angezeigt.
Anwendungsbeispiel:
Task: "Q3-Angebot an Frau Nguyen Thi B senden"
📎 angebot-q3-2026.pdf (245 KB)
📎 produktpreisliste.xlsx (38 KB)
9.3 Externe Links anhängen
Schritt 1: Suchen Sie im Task-Formular den Bereich „Links“.
Schritt 2: Klicken Sie auf „Link hinzufügen“.
Schritt 3: Geben Sie die Informationen ein: - URL: Fügen Sie hier den Link ein (Google Drive, Google Sheets, Figma, Website...) - Titel: Angezeigter Name für den Link (z. B. „Monatsbericht Mai“)
Schritt 4: Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Link zu speichern.
Anwendungsbeispiel:
Task: "Neues Landing Page Design überprüfen"
🔗 Figma Design → https://figma.com/...
🔗 Kundenbriefing → https://docs.google.com/...
🔗 Referenzseite Wettbewerber → https://example.com/...
9.4 Anhänge anzeigen und verwalten
Beim Öffnen eines Tasks werden alle angehängten Dateien und Links im unteren Bereich angezeigt:
| Typ | Anzeige | Aktion |
|---|---|---|
| Datei | Dateityp-Icon + Name + Größe | Ansehen, Herunterladen, Löschen |
| Link | Icon + Titel + Domain | Link öffnen, Löschen |
9.5 Anwendungstipps
- Angebote: PDF-Datei an den Task „Angebot senden“ anhängen
- Verträge: DOCX-Datei des Vertrags an den Task „Vertrag unterzeichnen“ anhängen
- Designs: Figma-Link an den Task „Design freigeben“ anhängen
- Berichte: Google Sheets-Link an den Task „Zahlen überprüfen“ anhängen
- Produktbilder: JPG/PNG an den Task „Bilder bestätigen“ anhängen
10. Benutzerdefinierte Objekte
10.1 Was sind benutzerdefinierte Objekte?
Benutzerdefinierte Objekte ermöglichen es Unternehmen, eigene Datentypen neben Kontakten zu erstellen – z. B. Verträge, Projekte, Garantieanträge, Termine...
Jeder Typ von benutzerdefiniertem Objekt kann unterschiedliche benutzerdefinierte Felder haben und mit Kontakten im CRM verknüpft werden.
10.2 Benutzerdefinierten Objekttyp erstellen
Schritt 1: Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzerdefinierte Objekte.
Schritt 2: Klicken Sie auf „Neu erstellen“.
Schritt 3: Geben Sie einen Namen für den Typ ein (z. B. „Vertrag“) und fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu: - Text (Text) - Zahl (Number) - Datum (Date) - Dropdown (Auswahl aus Liste) - Kontrollkästchen
Schritt 4: Klicken Sie auf „Speichern“, um den neuen Typ zu erstellen.
10.3 Benutzerdefinierte Objekt-Datensätze zu Kontakten hinzufügen
Schritt 1: Öffnen Sie die Detailseite eines Kontakts.
Schritt 2: Wählen Sie den entsprechenden Tab für benutzerdefinierte Objekte (z. B. „Vertrag“).
Schritt 3: Klicken Sie auf „Datensatz hinzufügen“.
Schritt 4: Füllen Sie die Informationen der konfigurierten Felder aus.
Schritt 5: Klicken Sie auf „Speichern“.
10.5 Beispiele für die Verwendung benutzerdefinierter Objekte
Beispiel 1: Vertrag
Typ: Vertrag
Felder: Vertragsnummer, Vertragsdatum, Wert, Status, Ablaufdatum
→ Verknüpft mit dem Kundenkontakt
Beispiel 2: Garantieantrag
Typ: Garantie
Felder: Produktcode, Kaufdatum, Garantiezeitraum, Zustand
→ Verknüpft mit dem Kaufkontakt
Beispiel 3: Termin
Typ: Beratungstermin
Felder: Datum des Termins, Ort, Berater, Notizen
→ Verknüpft mit dem beratenen Kontakt
Unternehmenskontakte verwalten
Automatische Klassifizierung
Kontakte mit einer E-Mail-Domain eines Unternehmens werden automatisch als „Unternehmen“ klassifiziert:
- abc@fpt.com.vn → Unternehmen
- xyz@gtgcrm.com → Unternehmen
- user@gmail.com → Privatperson
Zugriff
Klicken Sie im Menü auf „Unternehmen“ in der Seitenleiste, um die B2B-Liste anzuzeigen.
Anwendungstipps
Empfehlenswert
- Vollständige Informationen eingeben - Einfache Suche und Verwaltung
- Status aktualisieren - Wissen, in welcher Phase sich der Kunde befindet
- Vollständige Notizen - Wichtige Informationen notieren
- Klare Zuweisung - Jeder Kunde hat einen zuständigen Mitarbeiter
- Filter verwenden - Schnelles Finden von Kundengruppen
- Dateien an Tasks anhängen - Wichtige Dokumente immer griffbereit
Nicht empfohlen
- E-Mail leer lassen - E-Mail ist ein Pflichtfeld zur Identifizierung
- Doppelte Eingabe - Vor der Erstellung neu prüfen
- Keine Aktualisierung - Veraltete Informationen sind nicht korrekt
Zusammenfassung
Das CRM in GTG CRM hilft Ihnen dabei:
- Automatische Kundengewinnung über alle Kanäle
- Einfache Erstellung und Import von Kontakten
- Flexible Anpassung der angezeigten Spalten
- Suche mit erweiterten Filtern
- Schnelle Bearbeitung von Informationen
- Klare Zuweisung von zuständigen Mitarbeitern
- Anhängen von Dateien aus dem Asset Manager und externe Links an Tasks
