E-Rechnung – Elektronische Rechnung mit CRM-Integration

Voraussetzungen vor Beginn

Um die Funktion „Elektronische Rechnung“ nutzen zu können, benötigen Sie Folgendes:

• ✅ Besitzen Sie ein GTG CRM-Konto?
• ✅ Melden Sie sich im System an
• ✅ (Optional) Konto eines Anbieters für elektronische Rechnungen (S-Invoice oder MISA)

Zugriff auf die Funktion für elektronische Rechnungen

Schritt 1: Melden Sie sich bei GTG CRM an.

Melden Sie sich mit Ihrem Konto im GTG CRM-System an.

Schritt 2: Öffnen Sie das Menü „Elektronische Rechnung“.

1. Schauen Sie sich die Menüleiste auf der linken Seite an.
2. Klicken Sie auf „Elektronische Rechnung“.

Schritt 3: Rechnungsart auswählen

Die elektronische Rechnungsansicht hat zwei Registerkarten:

Eingangsrechnungsverwaltung

Methode 1: Rechnungen manuell hochladen

Schritt 1: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Upload-Dialog zu öffnen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“ in der oberen rechten Ecke.
• Oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung hochladen“ .

Schritt 2: Wählen Sie die Rechnungsdatei aus

1. Ziehen Sie die PDF-Datei der Rechnung per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
2. Oder klicken Sie, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen.

Schritt 3: Hochladen und Verarbeiten

1. Klicken Sie auf „Hochladen und verarbeiten“.
2. Warten Sie, bis das System die Verarbeitung abgeschlossen hat (Status: "Wird verarbeitet")

Schritt 4: Ergebnisse ansehen

1. Klicken Sie nach etwa 10 Sekunden auf „Aktualisieren“.
2. Die Rechnung wurde mit allen erforderlichen Informationen importiert.

💡 Hinweis: Das System unterstützt auch komplexe Rechnungen mit vielen Produkten. Beispielsweise wird eine Rechnung mit 32 Produkten ebenfalls automatisch verarbeitet!

Methode 2: Automatische Erfassung aus E-Mails

Dies ist der bequemste Weg – das System ruft die Rechnung automatisch aus Ihrer E-Mail ab!

Automatische E-Mail-Erfassung einrichten.

Schritt 1: Öffnen Sie das integrierte Menü

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf das Menü „Integration“ .

Schritt 2: E-Mail-Adresse verbinden

1. Verbinden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse (z. B. support@company.com ).
2. Erlauben Sie GTG CRM den Zugriff auf E-Mails.

Schritt 3: Automatische Datenerfassung aktivieren

1. Suchen Sie die Option „Rechnungen automatisch einziehen“ .
2. Diese Funktion aktivieren

Schritt 4: Ergebnisse überprüfen

Wenn Sie eine neue Rechnungs-E-Mail erhalten:

1. Automatisches Erkennungs- und Importsystem
2. Gehen Sie zu „Rechnungen eingeben“ , um anzuzeigen
3. Die Anzeigequelle ist „E-Mail“.

Informationen bearbeiten (falls erforderlich)

Sollten die Informationen fehlerhaft sein, können Sie sie bearbeiten:

1. Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
3. Informationen bearbeiten
4. Speichern

Verbindung von Rechnungsanbietern

Um ausgehende Rechnungen auszustellen, müssen Sie sich mit einem Anbieter für elektronische Rechnungsstellung verbinden.

Verbindung mit S-Invoice (Viettel)

Schritt 1: Verbindung öffnen

1. Wechseln Sie zum Tab „Ausgaberechnungen“ .
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“ in der oberen rechten Ecke.

Schritt 2: S-Rechnung auswählen

1. Wählen Sie einen S- Rechnungsanbieter.
2. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein:
   • Benutzername : (in der Regel Steueridentifikationsnummer)
   • Passwort : S-Invoice-Kontopasswort
   • Steuer-ID : Unternehmenssteuer-ID

Schritt 3: Verbindung bestätigen

Klicken Sie auf „Verbinden“ und warten Sie auf die Erfolgsmeldung.

Verbinden Sie sich mit MISA

Schritt 1: MISA auswählen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“ .
2. Wählen Sie MISA als Ihren Anbieter.

Schritt 2: Informationen eingeben

• Benutzername : Bei MISA registrierte E-Mail-Adresse
• Passwort : MISA-Kontopasswort
• Steuer-ID : Unternehmenssteuer-ID

Schritt 3: Bestätigung

Klicken Sie auf „Verbinden“ und warten Sie auf die Erfolgsmeldung.

Ausstellung von Ausgangsrechnungen

Schritt 1: Öffnen Sie das Formular zur Rechnungserstellung

1. Wechseln Sie zum Tab „Ausgaberechnungen“ .
2. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

Schritt 2: Grundlegende Informationen auswählen

⚠️ Hinweis: Der Zahlungsstatus hat keine Auswirkungen auf die Steuerbehörden, hilft Ihnen aber, Ihre ausstehenden Schulden zu verfolgen.

Schritt 3: Käuferinformationen eingeben

• Rechtsname : Name des Käuferunternehmens
• Steueridentifikationsnummer : Steueridentifikationsnummer des Käufers
• Adresse : Firmenadresse

Schritt 4: Produkte/Dienstleistungen hinzufügen

1. Klicken Sie auf „Produkt hinzufügen“.
2. Geben Sie die Informationen ein:
   • Produktname
   • Menge
   • Stückpreis
   • Steuersatz (8 % oder 10 %)
   • Diskontsatz (falls vorhanden)

💡 Tipp: Falls mehrere Produkte unterschiedliche Steuersätze (8 % und 10 %) aufweisen, werden diese automatisch in zwei separate Rechnungen aufgeteilt.

Schritt 5: Entwurf speichern

Klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um vor dem Exportieren zu speichern.

Schritt 6: PDF-Vorschau

1. Klicken Sie auf „PDF-Vorschau“.
2. Rechnungsinformationen prüfen

Schritt 7: Rechnung ausstellen

1. Prüfen Sie die Informationen sorgfältig.
2. Klicken Sie auf „Rechnung ausstellen“.
3. Warten Sie auf die Erfolgsmeldung.

Schritt 8: Laden Sie die Rechnungs-PDF herunter

Nach erfolgreichem Export:

1. Klicken Sie auf „PDF herunterladen“, um die Rechnung herunterzuladen.
2. An Kunden senden

Erstellen Sie eine Ersatzrechnung

Wenn eine Korrektur der ausgestellten Rechnung erforderlich ist (z. B. Warenrücksendung durch den Kunden, Entdeckung von Fehlern):

Schritt 1: Öffnen Sie die Originalrechnung.

1. Wechseln Sie zum Tab „Ausgaberechnungen“ .
2. Suchen Sie die Rechnung, die ersetzt werden muss, und klicken Sie darauf.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Ersatzrechnung.

1. Klicken Sie auf „Ersatzrechnung erstellen“.

Schritt 3: Informationen anpassen

• Passen Sie gegebenenfalls Produkte, Mengen und Preise an.
• Produkte hinzufügen oder entfernen

⚠️ Hinweis: Es ist nicht möglich, den Steuersatz der Originalrechnung innerhalb derselben Ersatzrechnung zu ändern.

Schritt 4: Eine Ersatzrechnung ausstellen

1. Entwurf speichern
2. PDF-Vorschau
3. Stellen Sie eine Ersatzrechnung aus.

Sonstige Operationen

Rechnungssynchronisierung

Rechnungen von Lieferanten mit GTG CRM synchronisieren:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisieren“ .
2. Warten Sie, bis das System aktualisiert ist.

Verbindung zum Anbieter trennen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“ (oder „Trennen“).
2. Verbindung bestätigen
3. Es ist möglich, Verbindungen zu anderen Anbietern herzustellen.

Rechnungsdetails anzeigen

Klicken Sie auf eine beliebige Rechnung, um sie anzuzeigen:

• Detaillierte Informationen
• Produktliste
• Gesamtbetrag und Mehrwertsteuer

Rechnungsvorlage ändern

1. Gehen Sie zu Rechnung bearbeiten (Entwurf)
2. Wählen Sie ein neues Design
3. Speichern Sie die PDF-Datei, bevor Sie eine Vorschau anzeigen.

Tipps für die effektive Anwendung

1. Automatische E-Mail-Erfassung einrichten.

• Hilft dabei, Zeit beim Herunterladen monatlicher Rechnungen zu sparen.
• Buchhalter müssen lediglich auf GTG CRM gehen, um es herunterzuladen.

2. Vor dem Export sorgfältig prüfen.

• PDFs sollten vor dem Export immer in der Vorschau angezeigt werden .
• Ausgestellte Rechnungen können nicht bearbeitet werden; es können lediglich Ersatzrechnungen erstellt werden.

3. Zahlungsstatus verfolgen

• Markieren Sie „Bezahlt“, wenn Sie das Geld erhalten haben.
• Hilft dabei, die Debitorenkonten effektiv zu verwalten.

4. Befugnisse an Buchhalter delegieren

• Gewähren Sie Buchhaltern Zugriff auf das Modul für elektronische Rechnungen.
• Buchhalter können Rechnungen selbst herunterladen, um Steuererklärungen zu erstellen.