Benutzerhandbuch: Wissensquellen für KI-Chatbots auf GTG CRM einrichten

Was Sie nach dieser Anleitung tun können

Öffnen Sie den Bereich Wissensquellen → laden Sie Ihre Dokumente hoch → warten Sie, bis das System die Verarbeitung abgeschlossen hat → aktivieren Sie die Funktionen, die der Bot ausführen soll → stellen Sie dem Bot Fragen, um die Antworten basierend auf den Dokumenten zu testen. Danach beantwortet Ihr Bot die Kunden fachgerecht und erledigt reale Aufgaben.

Vorbereitung

#	Bedingung	Warum benötigt?
1	Melden Sie sich bei GTG CRM an und aktivieren Sie den KI-Chatbot für mindestens einen Kanal.	Wissensquellen sind die Konfiguration des KI-Chatbots.
2	Halten Sie Unternehmensdokumente bereit (Richtlinien, Preislisten, FAQs, Anleitungen).	Dies sind die Inhalte, auf denen der Bot zur Beantwortung basiert.
3	(Optional) Haben Sie Bestelldaten, Produktdaten, Kalender zur Verfügung, damit der Bot nachschlagen kann.	Um Funktionen wie Bestellabfrage/Bestandsprüfung/Terminvereinbarung zu aktivieren.

Schritt 1 — Wissensquellen öffnen und Dokumente hochladen

1. Gehen Sie zum Konfigurationsbereich Chatbot AI und öffnen Sie den Abschnitt Wissensquellen (Knowledge Sources).
2. Laden Sie Ihre Dokumente hoch (Richtlinien, Preislisten, FAQs, Produktanleitungen).

✅ Erwartetes Ergebnis: Das Dokument erscheint in der Liste der Wissensquellen und wechselt in den Status "in Bearbeitung".

Schritt 2 — Warten Sie, bis das System die Verarbeitung abgeschlossen hat

1. Warten Sie, bis sich der Status des Dokuments auf bereit geändert hat.

✅ Erwartetes Ergebnis: Jedes Dokument zeigt den Verarbeitungsstatus an; wenn dies abgeschlossen ist, kann der Bot den Inhalt nachschlagen, um zu antworten.

Schritt 3 — Aktivieren Sie die Funktionen, die der Bot ausführen soll

1. Öffnen Sie den Bereich zum Aktivieren/Deaktivieren von Bot-Funktionen (capabilities).
2. Aktivieren Sie die von Ihnen gewünschten Funktionsgruppen: Antworten aus Dokumenten, Bestellabfrage, Bestandsprüfung, Erstellung von Support-Tickets, Terminvereinbarung...

✅ Erwartetes Ergebnis: Nur die von Ihnen aktivierten Funktionen sind aktiv; Suchaktionen respektieren Ihren Datenbereich.

Schritt 4 — Stellen Sie dem Bot Fragen zur Überprüfung

1. Öffnen Sie das Test-Chatfenster und stellen Sie einige Fragen, die in den Dokumenten enthalten sind (z. B. nach der Umtauschrichtlinie fragen).
2. Probieren Sie eine Aktionsanfrage aus (z. B. nach dem Status einer Bestellung fragen).

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Bot antwortet basierend auf den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten (fachlich korrekt, erfindet nichts); bei Aktionsanfragen sucht der Bot und liefert echte Daten oder führt die erlaubte Aktion aus.

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Was Sie sehen werden
Dokument hochladen	Dokument in der Liste, Status "in Bearbeitung"
Verarbeitung abgeschlossen	Status "bereit", Bot kann nachschlagen
Funktionen aktivieren	Nur aktivierte Funktionen sind aktiv
Testfragen stellen	Bot antwortet aus Dokumenten, führt Aktionen im Rahmen aus

Hinweise

• Der Bot antwortet basierend auf den von Ihnen bereitgestellten Dokumenten – je vollständiger die Dokumente, desto genauer die Antworten. Ergänzen Sie Dokumente, wenn der Bot unvollständig antwortet.
• Die Aktionen des Bots (Bestellungen abfragen, Lagerbestand prüfen, Tickets erstellen, Termine vereinbaren) respektieren Ihren Datenbereich und Ihre Berechtigungen und sind auf den Schutz der Privatsphäre ausgelegt.
• Überwachen Sie die Weiterleitungsrate (handoff) an menschliche Agenten – eine hohe Handoff-Rate ist ein Zeichen dafür, dass Dokumente ergänzt werden müssen.