Anleitung: Wissensbasis für KI-Chatbots auf GTG CRM einrichten

Was Sie nach dieser Anleitung tun können

Öffnen Sie den Bereich Wissensbasis → laden Sie Ihre Dokumente hoch → warten Sie, bis das System die Verarbeitung abgeschlossen hat → aktivieren Sie die gewünschten Funktionen für den Bot → stellen Sie dem Bot Fragen, um die Antworten basierend auf den Dokumenten zu testen. Danach antwortet Ihr Bot korrekt auf geschäftliche Anfragen von Kunden und erledigt reale Aufgaben.

Vorbereitung

#	Bedingung	Warum notwendig
1	Anmeldung bei GTG CRM, KI-Chatbot für mindestens einen Kanal aktiviert.	Die Wissensbasis ist die Konfiguration des KI-Chatbots.
2	Geschäftsdokumente vorhanden (Richtlinien, Preislisten, FAQs, Anleitungen).	Dies sind die Inhalte, auf denen der Bot zur Beantwortung von Fragen basiert.
3	(Optional) Auftrags-, Produkt- oder Kalenderdaten für den Bot zur Abfrage vorhanden.	Zum Aktivieren von Funktionen wie Auftragsabfrage/Bestandsprüfung/Terminplanung.

Schritt 1 – Wissensbasis öffnen und Dokumente hochladen

1. Gehen Sie zum Konfigurationsbereich KI-Chatbot und öffnen Sie den Punkt Wissensbasis (Knowledge Sources).
2. Laden Sie Ihre Dokumente hoch (Richtlinien, Preislisten, FAQs, Produktanleitungen).

✅ Erwartetes Ergebnis: Das Dokument erscheint in der Liste der Wissensbasis und wechselt in den Status „Verarbeitung läuft“.

Schritt 2 – Warten, bis das System die Verarbeitung abgeschlossen hat

1. Warten Sie, bis der Dokumentenstatus auf bereit wechselt.

✅ Erwartetes Ergebnis: Jedes Dokument zeigt seinen Verarbeitungsstatus an; sobald abgeschlossen, kann der Bot diese Inhalte für Antworten abrufen.

Schritt 3 – Gewünschte Funktionen für den Bot aktivieren

1. Öffnen Sie den Bereich zum Aktivieren/Deaktivieren von Bot-Funktionen (capabilities).
2. Aktivieren Sie die gewünschten Funktionsgruppen: Antworten aus Dokumenten, Auftragsabfrage, Lagerbestand prüfen, Support-Tickets erstellen, Termine vereinbaren…

✅ Erwartetes Ergebnis: Nur die von Ihnen aktivierten Funktionen sind aktiv; Abfrageaktionen respektieren den Datenumfang Ihres Unternehmens.

Schritt 4 – Bot testen, indem Sie Fragen stellen

1. Öffnen Sie das Test-Chatfenster und stellen Sie einige Fragen, die in den Dokumenten enthalten sind (z. B. nach Rückgaberichtlinien).
2. Versuchen Sie eine Aktionsfrage (z. B. nach dem Status einer Bestellung).

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Bot antwortet basierend auf den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten (korrekt und nicht erfunden); bei Aktionsfragen fragt der Bot Daten ab und antwortet mit echten Daten oder führt die erlaubten Aktionen aus.

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Ergebnis, das Sie sehen werden
Dokument hochladen	Dokument in der Liste, Status „Verarbeitung läuft“
Verarbeitung abgeschlossen	Status „bereit“, Bot kann abfragen
Funktionen aktivieren	Nur aktivierte Funktionen sind aktiv
Testfragen stellen	Bot antwortet aus Dokumenten, arbeitet innerhalb der Grenzen echt

Hinweise

• Der Bot antwortet basierend auf den von Ihnen bereitgestellten Dokumenten – je vollständiger die Dokumente, desto genauer die Antworten. Ergänzen Sie Dokumente, wenn der Bot unvollständig antwortet.
• Die Aktionen des Bots (Auftragsabfrage, Bestandsprüfung, Ticketerstellung, Terminplanung) respektieren Ihren Datenumfang und Ihre Berechtigungen und sind zum Schutz der Privatsphäre konzipiert.
• Beobachten Sie die Weiterleitungsrate an einen Menschen (handoff) – eine hohe Handoff-Rate ist ein Zeichen dafür, dass Dokumente ergänzt werden müssen.