Benutzerhandbuch für Buchhaltungs- & E-Rechnungs-Paket

Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Buchhaltungslebenszyklus in GTG CRM gemäß den neuesten Standards: von der Einrichtung des richtigen Kontenplans gemäß Rundschreiben 99/2025/TT-BTC (gültig ab 01.01.2026), der täglichen automatischen Buchungsoperation, der Verwaltung von Eingangsrechnungen von der Steuerbehörde, der Erfassung von Anlagevermögen und Abschreibungen bis hin zur Ausgabe von XML zur Einreichung bei eTax und der Ausgabe von Finanzberichten im PDF/Excel-Format. Jeder unten aufgeführte Punkt ist ein unabhängiger Arbeitsablauf – Sie können direkt zum benötigten Abschnitt springen.

Anforderungen: Angemeldeter GTG CRM-Account; Benutzer mit Zugriff auf das Buchhaltungsmodul (siehe Abschnitt Berechtigungen am Ende des Artikels). Die Buchhaltung muss in den Workspace-Einstellungen aktiviert sein.

Teil 1: Erstkonfiguration

Die Einrichtung muss nur einmal durchgeführt werden. Nach Abschluss werden alle Buchungen gemäß dieser Konfiguration automatisch ausgeführt.

Schritt 1: Buchhaltung aktivieren & Standard auswählen

Gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen (Accounting Settings).

Aktivieren Sie den Schalter Buchhaltung (accounting_enabled) und wählen Sie dann den Buchhaltungsstandard (accounting_standard):

Standard	Gilt für	Hinweis
TT99/2025	Unternehmen	Ersetzt TT200 ab 01.01.2026 – obligatorisch für das Geschäftsjahr 2026
TT133/2016	Kleingewerbetreibende, KMU	Noch gültig; freiwilliger Wechsel zu TT99 möglich
TT200/2014	Alte Jahresbuchhaltung	Nur zum Abschließen des GJ2025 oder zur Archivierung; nicht für 2026 verwenden

Speichern Sie. Der Standard und der Kontenplan werden gesperrt, sobald die erste Buchung erfolgt – wählen Sie von Anfang an den richtigen.

Schritt 2: Kontenplan erstellen (Chart of Accounts)

Es gibt drei Möglichkeiten, den Kontenplan zu erstellen:

Methode	Wann zu verwenden
Vorlagen nach Land anwenden (Apply CoA Template)	Am schnellsten – wählen Sie VN (TT99/2025) oder eines von 11 Ländern, das System erstellt einen vollständigen Kontenplan und Standardbuchungsregeln
KI unterstützt die Einrichtung (Generate Accounting Setup)	KI schlägt eine Reihe von Konten vor, die für die Art des Unternehmens und das Land geeignet sind, und erklärt jede Option
CSV importieren (Import Chart of Accounts)	Sie haben bereits einen eigenen Kontenplan aus einer früheren Software, importieren Sie ihn zur Wiederverwendung

Nachdem Sie die Vorlage angewendet haben, können Sie Detailkonten (Unterkonten) hinzufügen oder Namen nach internem Bedarf ändern – TT99/2025 erlaubt Unternehmen, Details selbst zu eröffnen. Verwenden Sie Zurücksetzen (Reset), um von vorne zu beginnen, falls erforderlich (Zurücksetzen ist nur möglich, bevor Buchungen erfolgen).

Schritt 3: Buchungsregeln prüfen (Posting Rules)

Buchungsregeln definieren, welches Ereignis welche Buchung auslöst (z. B. Verkaufserlöse → Soll Konto 131 / Haben Konto 511; Herstellungskosten → Soll Konto 632 / Haben Konto 156).

Nach Anwendung der länderspezifischen Vorlage sind die gängigsten Regeln bereits ausgefüllt. Sie können:

• Jede Regel mit dem Aktivieren (Active)-Schalter aktivieren/deaktivieren, ohne die Buchungskonfiguration zu verlieren.
• Die Soll-/Haben-Konten für jede Regel ändern, wenn das Unternehmen seinen eigenen Kontenplan hat.

Schritt 4: Umsatzrealisierung konfigurieren

Wählen Sie in den Buchhaltungseinstellungen den Punkt der Umsatzrealisierung (revenue_recognition_point):

• RECHNUNG (standardmäßig): wird bei Rechnungsstellung erfasst. Geeignet für die meisten Einzelhandels- und Dienstleistungsunternehmen.
• LIEFERUNG: wird bei Warenlieferung/Warenausgang erfasst. Wird verwendet, wenn der Vertrag die Übergabe der Kontrolle zum Zeitpunkt der tatsächlichen Warenlieferung vorsieht.

Das System gleicht automatisch Umsatzerlöse mit den Herstellungskosten (COGS) für denselben Zeitraum ab.

Teil 2: Tägliche Abläufe

Schritt 5: Automatische Buchungen — Bestellungen, Rechnungen, Rückerstattungen

Nach der Einrichtung müssen Sie für alltägliche Transaktionen keine manuelle Buchführung mehr vornehmen:

• Abgeschlossene Bestellungen → Das System erstellt Buchungen für Umsatz und Herstellungskosten des Umsatzes.
• Erstellung von E-Rechnungen → entsprechende Buchungen zum gewählten Erfassungszeitpunkt.
• Stornierung von E-Rechnungen (über S-Invoice/Viettel oder MISA) → Das System erstellt automatisch Umbuchungen, sodass Hauptbuch und Rechnungen stets übereinstimmen.
• Rückerstattung von Zahlungen, Anzahlungen, Warenrücksendungen → Buchungen für die entsprechende Transaktionsart, Umbuchung der Herstellungskosten des Umsatzes nach Teilbeträgen (bei Rücksendung von 3 von 10 Produkten werden nur die Herstellungskosten für diese 3 Produkte umgebucht).

Gehen Sie zu Buchhaltung → Journalbuchungen (Journal Entries), um alle Buchungen nach Datum, Zeitraum oder Kontonummer anzuzeigen, zu filtern und abzugleichen.

Schritt 6: Eingangsrechnungen — GDT-Verbindung & Buchhaltungs-Triage

GTG CRM verbindet sich direkt mit dem E-Rechnungssystem des Finanzamts (GDT) und ruft automatisch alle Eingangsrechnungen des Unternehmens ab — eine Verbindung, die alle Lieferanten abdeckt.

Schritt 6.1 — GDT-Konto verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Verbindung zum Finanzamt (Tax Authority Connection).

1. Geben Sie die Steuernummer (MST) und das Passwort Ihres Kontos auf dem Portal hoadondientu.gdt.gov.vn ein.
2. Wählen Sie den Zeitraum, für den Sie den Verlauf abrufen möchten (Backfill history).
3. Klicken Sie auf Test & Connect — das System authentifiziert und verbindet sich in wenigen Sekunden. Der Status zeigt Connected an, wenn die Verbindung erfolgreich war.

Sicherheitshinweis: Es wird empfohlen, ein Unterkonto (sub-account) mit der Berechtigung "Rechnungen abrufen" zu erstellen, anstatt das Hauptkonto zu verwenden.

Schritt 6.2 — Eingangsrechnungen synchronisieren

Klicken Sie auf Sync now oder lassen Sie das System die Synchronisation nach Zeitplan automatisch durchführen. Nach der Synchronisation gehen Sie zu ERP → Rechnungsverwaltung → Eingänge (Incoming), um alle Eingangsrechnungen anzuzeigen.

Jede Rechnung zeigt klar die Quelle und den Status des Dokuments an:

Status	Bedeutung	Aktion
Tax Authority / XML+PDF	Rechnung mit CQT-Code — GDT hat vollständige Daten und Originaldatei bereitgestellt	Bereit zur buchhalterischen Triage
Tax Authority / Needs Document	Rechnung ohne Code (Telekommunikation, Bank) — GDT stellt Daten bereit, aber keine Originaldatei	Datei vom Anbieter herunterladen und hochladen
Email / Needs Document	Per E-Mail-Benachrichtigung erkannt, noch keine angehängte Datei	Datei hochladen oder Download-Link vom Anbieter verwenden

Schritt 6.3 — Dateien für Rechnungen ohne Code (codeless) hochladen

Suchen Sie die Zeile mit dem Status "Needs Document" (typischerweise für Telekommunikations-, Strom-, Bankrechnungen). Klicken Sie auf Download↗ (from provider), um das Portal des Anbieters mit dem voreingestellten Suchcode zu öffnen, laden Sie die Datei herunter und klicken Sie dann auf Upload, um sie an die Rechnung anzuhängen.

Schritt 6.4 — Buchhalterische Triage

Nachdem die Rechnung über vollständige Daten und Dokumente verfügt, öffnen Sie die Rechnung und führen Sie die Triage durch:

• Überprüfen Sie Betrag, Eingangs-Mehrwertsteuer und Lieferanten.
• Buchen Sie in das Hauptbuch (Eingangs-MwSt. → Konto 133; Kosten → entsprechendes Konto je nach Kostenart).
• Eingangsrechnungen werden im CRM mit Kunden/Lieferanten verknüpft, wobei die Verbindlichkeiten gegenüber einzelnen Partnern klar ausgewiesen werden.

Schritt 7: Anlagevermögen & Abschreibungen

Das Modul Anlagevermögen (Fixed Assets) verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten und erstellt automatisch Abschreibungsbuchungen im Hauptbuch.

Schritt 7.1 — Neuen Vermögenswert hinzufügen

Gehen Sie zu Buchhaltung → Anlagevermögen → + Neu.

1. Wählen Sie Kategorie — z. B. „Maschinen und Geräte“, „Transportmittel“, „Immaterielle Vermögenswerte“. Das System füllt automatisch: Standardkonten (Anschaffungskosten, Abschreibungen, etc.), vorgeschlagene Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode.
2. Geben Sie Name des Vermögenswerts, Anschaffungskosten, Schätzbarer Restwert (Salvage value), Inbetriebnahme-Datum ein.
3. Wählen Sie die Abschreibungsmethode: Linear (Straight-line), Degressiv (Declining-balance) oder Leistungsorientiert (Units-of-production).
4. Klicken Sie auf Speichern — der Vermögenswert wird mit dem Status DRAFT erstellt und zeigt die geschätzte monatliche Abschreibung an.

Schritt 7.2 — Vermögenswert aktivieren & Abschreibungsplan anzeigen

Öffnen Sie den neu erstellten Vermögenswert → klicken Sie auf Aktivieren. Der Status wechselt zu ACTIVE und das System generiert sofort einen vollständigen Abschreibungsplan (Anzahl der Zeilen = Anzahl der Perioden gemäß Nutzungsdauer), wobei jede Periode den Status PROJECTED hat.

Schritt 7.3 — Abschreibungen verbuchen

Klicken Sie auf Abschreibung durchführen, um sie manuell zu buchen, oder aktivieren Sie die Automatisierung, damit das System diese zu Monatsbeginn automatisch ausführt (siehe Schritt 11).

Beim Ausführen bucht das System alle fälligen Perioden (einschließlich früherer, noch nicht gebuchter Perioden seit dem Aktivierungsdatum). Jede Periode wechselt zu POSTED und generiert einen ausgleichenden Buchungssatz:

• Soll an Konto 6274 (Abschreibungsaufwand für materielle Anlagegüter) — oder das entsprechende Konto je nach Vermögenswertart
• Haben an Konto 2141 (Kumulierte Abschreibungen auf materielle Anlagegüter)

Ein erneutes Ausführen für dieselbe Periode gibt den alten Buchungssatz zurück — es werden keine doppelten Buchungssätze erstellt.

Schritt 7.4 — Liste der vorhandenen Vermögenswerte eingeben (Import)

Wenn Ihr Unternehmen bereits ein Anlagenverzeichnis hat, gehen Sie zu Anlagevermögen → Import:

• CSV/Excel hochladen: Die Datei kann jede Spaltenstruktur haben — die KI erkennt sie automatisch und schlägt eine Spaltenzuordnung vor (z. B. Spalte „Anschaffungskosten“ → Feld Cost, „Kaufdatum“ → Acquisition date). Überprüfen und passen Sie die Zuordnung vor der Bestätigung an.
• Aus Eingangsrechnungen: Wählen Sie eine im System vorhandene Eingangsrechnung — die Vermögenswerte werden automatisch mit Name, Anschaffungskosten, Kaufdatum und Lieferant ausgefüllt.
• KI liest Dokumente: Hängen Sie eine Vertragsdatei oder eine PDF-Rechnung an (Textformat, kein Scan) — die KI extrahiert und füllt die Felder vorab aus.

Schritt 7.5 — Vermögenswert veräußern

Öffnen Sie den Vermögenswert → Veräußern → Verkauf (oder Ausbuchen), geben Sie den tatsächlichen Erlös und das Veräußerungsdatum ein. Sehen Sie sich den Gewinn/Verlust aus der Veräußerung in der Vorschau an, bevor Sie bestätigen. Nach der Bestätigung:

• Der Status wechselt zu DISPOSED, der Abschreibungsplan wird geschlossen.
• Generiert den Veräußerungsbuchungssatz: Entfernt die ursprünglichen Kosten (Haben an Konto 2112), entfernt die kumulierten Abschreibungen (Soll an Konto 2141), erfasst den Gewinn/Verlust aus der Veräußerung (Konto 711 oder Konto 811).

Teil 3: Berichte & Exporte

Schritt 8: Echtzeit-Finanzberichte anzeigen

Gehen Sie zu Buchhaltung → Berichte, wählen Sie die Periode und zeigen Sie sofort an:

• Gewinn- und Verlustrechnung (B02-DN) — Umsatz, Kosten der verkauften Produkte, Bruttogewinn, Nettogewinn nach Periode.
• Bilanz (B01-DN) — Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital. Dies ist der offizielle Name des Formulars gemäß TT99/2025 und ersetzt den alten Namen „Bilanz“ (Bảng cân đối kế toán).
• Saldenbilanz (Trial Balance) — Kontensalden am Ende der Periode, prüft die Salden von Soll/Haben vor dem Abschluss.
• Umsatzsteuererklärung — Zusammenfassung der Ausgangs- und Eingangs-Mehrwertsteuer für die Meldeperiode.

Alle Berichte werden aus den tatsächlichen Buchungssätzen im Hauptbuch berechnet — keine Notwendigkeit, aus Excel zu aggregieren oder auf den Monatsabschluss des Buchhalters zu warten.

Schritt 9: Berichte nach PDF & Excel exportieren

Drücken Sie auf einem beliebigen Bericht auf Export ▾ und wählen Sie das Format:

• PDF: Erstellt ein druckfertiges Dokument mit Unternehmenslogo, Unterschrift und Stempel. Nützlich für Banken (Darlehensanträge erfordern unterzeichnete Finanzberichte), Prüfer, Geschäftsleitung oder Investoren.
• Excel (XLSX): Eine klar strukturierte Tabellenkalkulationsdatei — Buchhalter können Pivots erstellen, zusätzliche Aggregationen vornehmen, Vergleiche zwischen Perioden durchführen. Zahlen und Währungsformate folgen dem vietnamesischen Locale.

Alle verfügbaren Berichte (B01-DN, B02-DN, Testbilanz, MwSt., Gewinn- und Verlustrechnung, AR/AP Aging, Cash Position) unterstützen beide Formate.

Schritt 10: XML für Steuerbehörden exportieren (Jahresabschluss, MwSt., Körperschaftsteuer, Einkommensteuer)

GTG CRM erstellt XML-Dateien gemäß den XSDs von HTKK/eTax — Sie laden sie herunter und laden sie direkt auf das elektronische Steuerportal hoch, ohne die Zahlen erneut eingeben zu müssen.

Unterstützte Berichte für den XML-Export:

Bericht	Formularcode	Deklarationszeitraum
Umsatzsteuererklärung	01/GTGT	Vierteljährlich
Jahresabschluss (JAE)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Geschäftsjahr
Körperschaftsteuererklärung	03/TNDN	Geschäftsjahr
Einkommensteuererklärung (Endabrechnung)	05/QTT-TNCN	Geschäftsjahr

Schritte zur Ausführung:

1. Gehen Sie zu Buchhaltung → Berichte → Steuerberichte (Tax Reports).
2. Wählen Sie den Berichtstyp und den Deklarationszeitraum aus.
3. Überprüfen Sie die Zahlen auf dem Bildschirm — die Felder werden automatisch aus dem Hauptbuch gemäß TT99/2025 zugeordnet.
4. Klicken Sie auf XML exportieren → laden Sie die Datei .xml herunter.
5. Melden Sie sich bei thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) an oder öffnen Sie HTKK desktop, importieren Sie die heruntergeladene XML-Datei.
6. Überprüfen Sie ein letztes Mal in der Software der Steuerbehörde und reichen Sie sie ein.

Die XML-Datei entspricht der aktuellen XSD-Version der Generaldirektion Steuern und ist mit dem iTaxViewer kompatibel, um die Struktur vor der Einreichung zu überprüfen.

Teil 4: Automatisierung der Buchhaltung

Schritt 11: Automatisierung aktivieren

Gehen Sie zu Buchhaltung → Einstellungen → Buchhaltungsautomatisierung (Accounting Automations) und aktivieren Sie die gewünschten Prozesse:

Automatisierung	Funktion
Automatische Rechnungsstellung aus Bestellungen	Erstellt und gibt automatisch elektronische Rechnungen aus, wenn eine Bestellung abgeschlossen ist
Buchungssätze für Einnahmen erstellen	Buchungssätze für Einnahmen bei Ausstellung der Rechnung
Buchungssätze für Herstellungskosten (COGS) erstellen	COGS-Buchungssätze bei Warenausgang
Bearbeitung von Rückerstattungen / Warenrücksendungen	Automatische Buchungssätze für Rückerstattungen und Rückbuchungen von COGS

Für Anlagevermögen gehen Sie zu Buchhaltung → Anlagevermögen → Automatisierungen (Schaltfläche in der Symbolleiste):

Automatisierung	Funktion
Monatliche Abschreibungen buchen	Am 1. jeden Monats werden die Abschreibungen des Vormonats für alle AKTIVEN Vermögenswerte automatisch verbucht
Abgang von Vermögenswerten ins Hauptbuch aufzeichnen	Erstellt automatisch Buchungssätze für die Liquidation, wenn ein Vermögenswert veräußert wird
Neubewertung von Vermögenswerten ins Hauptbuch aufzeichnen	Erstellt automatisch Buchungssätze für die Neubewertung, wenn ein Vermögenswert neu bewertet wird (Opt-in)

Die Soll/Haben-Buchung für jede Automatisierung kann direkt auf dem „Journal Entry erstellen“-Knoten im Workflow bearbeitet werden — keine Programmierung erforderlich, eine einzige Stelle für die Konfiguration.

Berechtigungen für die Buchhaltung

Der Zugriff auf das Modul Rechnungswesen wird durch Berechtigungen gesteuert. Wenden Sie sich an Ihren Workspace-Owner oder Administrator, um Folgendes zu erhalten:

Berechtigung	Funktion
ACCOUNTING_VIEW_COA	Kontenplan anzeigen
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Konten hinzufügen/bearbeiten
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Buchungsjournal anzeigen
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Manuelle Buchungen erstellen
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Finanzberichte anzeigen und exportieren
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Buchhaltungseinstellungen konfigurieren
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Geschäftsjahre schließen/öffnen
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Anlagevermögen verwalten
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Abschreibungen verbuchen

Workspace-Owner und Administratoren erhalten standardmäßig alle oben genannten Berechtigungen.

Dokumentation von GTG CRM