Benutzerhandbuch für das Buchhaltungs- und E-Invoicing-Modul

Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten buchhalterischen Lebenszyklus in GTG CRM gemäß den neuesten Standards: von der Einrichtung des richtigen Kontenplans nach Rundschreiben 99/2025/TT-BTC (gültig ab 01.01.2026), der automatischen Buchung täglicher Transaktionen, der Verwaltung eingehender Rechnungen von Steuerbehörden, der Erfassung von Anlagevermögen und Abschreibungen bis hin zum Export von XML zur Einreichung bei eTax und dem Export von Finanzberichten im PDF/Excel-Format. Jeder Abschnitt unten ist ein unabhängiger Arbeitsablauf – Sie können direkt zu dem Teil springen, den Sie benötigen.

Voraussetzungen: Angemeldeter GTG CRM-Account; Benutzer mit Zugriff auf das Buchhaltungsmodul (siehe Abschnitt Berechtigungen am Ende). Die Buchhaltung muss in den Workspace-Einstellungen aktiviert sein.

Teil 1: Erstinstallation

Die Einrichtung muss nur einmal erfolgen. Nach Abschluss werden alle Buchungen automatisch gemäß dieser Konfiguration ausgeführt.

Schritt 1: Buchhaltung aktivieren & Standard wählen

Gehen Sie zu Einstellungen → Buchhaltungseinstellungen (Accounting Settings).

Aktivieren Sie den Schalter Buchhaltung (accounting_enabled) und wählen Sie dann Buchhaltungsstandard (accounting_standard):

Standard	Gilt für	Hinweis
TT99/2025	Unternehmen	Ersetzt TT200 ab 01.01.2026 – obligatorisch für das Geschäftsjahr 2026
TT133/2016	Kleingewerbe, KMU	Bleibt gültig; kann freiwillig zu TT99 wechseln
TT200/2014	Alte Buchhaltung	Nur für den Abschluss von GJ2025 oder zur Archivierung; nicht für 2026 verwenden

Speichern Sie. Der Standard und der Kontenplan sind gesperrt, sobald die erste Buchung erfolgt ist – wählen Sie von Anfang an den richtigen.

Schritt 2: Kontenplan erstellen (Chart of Accounts)

Es gibt drei Möglichkeiten, den Kontenplan zu erstellen:

Methode	Wann zu verwenden
Vorlage nach Land anwenden (Apply CoA Template)	Am schnellsten – wählen Sie VN (TT99/2025) oder eines von 11 Ländern aus, das System erstellt alle Konten und Standardbuchungsregeln vor
KI unterstützt Einrichtung (Generate Accounting Setup)	KI schlägt einen Kontenplan vor, der für Ihre Geschäftsart und Ihr Land geeignet ist, und erklärt jede Option
CSV importieren (Import Chart of Accounts)	Sie haben bereits einen eigenen Kontenplan aus älterer Software, importieren Sie ihn zur Wiederverwendung

Nach dem Anwenden der Vorlage können Sie detaillierte Unterkonten hinzufügen oder Namen nach internen Anforderungen ändern – TT99/2025 erlaubt Unternehmen, eigene Details zu eröffnen. Verwenden Sie Zurücksetzen (Reset), um von vorne zu beginnen, falls erforderlich (kann nur vor der ersten Buchung zurückgesetzt werden).

Schritt 3: Buchungsregeln prüfen (Posting Rules)

Buchungsregeln definieren, welche Ereignisse welche Buchungen generieren (z. B. Verkaufsumsatz → Soll Kto 131 / Haben Kto 511; Herstellungskosten → Soll Kto 632 / Haben Kto 156).

Nachdem die länderspezifische Vorlage angewendet wurde, sind die gängigsten Regeln bereits ausgefüllt. Sie können:

• Jede Regel mit dem Schalter Aktiv (Active) ein-/ausschalten, ohne die Buchungskonfiguration zu verlieren.
• Die Soll-/Haben-Konten in jeder Regel ändern, wenn Ihr Unternehmen einen eigenen Kontenplan hat.

Schritt 4: Umsatzrealisierung konfigurieren

Wählen Sie unter Buchhaltungseinstellungen den Punkt der Umsatzrealisierung (revenue_recognition_point):

• RECHNUNG (INVOICE) (Standard): Realisierung bei Rechnungserstellung. Geeignet für die meisten Einzelhandels- und Dienstleistungsunternehmen.
• LIEFERUNG (DELIVERY): Realisierung bei Warenlieferung/Warenausgang. Wird verwendet, wenn der Vertrag die Übertragung der Kontrolle zum Zeitpunkt der tatsächlichen Lieferung vorsieht.

Das System gleicht Umsätze automatisch mit Herstellungskosten (COGS) im selben Zeitraum ab.

Teil 2: Tägliche Bedienung

Schritt 5: Automatisch erstellte Buchungen – Bestellungen, Rechnungen, Rückerstattungen

Nach der Einrichtung müssen Sie für normale Transaktionen keine manuellen Buchungen mehr vornehmen:

• Abgeschlossene Bestellungen → System erstellt Umsatz- und Herstellungskostenbuchungen.
• E-Rechnung erstellen → entsprechende Buchung gemäß dem gewählten Realisierungszeitpunkt.
• E-Rechnung stornieren (über S-Invoice/Viettel oder MISA) → System erstellt automatisch eine Stornobuchung, das Hauptbuch und die Rechnung sind immer übereinstimmend.
• Rückerstattungen, Anzahlungen, Warenrücksendungen → Buchung des richtigen Transaktionstyps, Herstellungskosten werden proportional angepasst (bei Rücksendung von 3 von 10 Artikeln werden nur die Herstellungskosten dieser 3 Artikel storniert).

Gehen Sie zu Buchhaltung → Journalbuchungen (Journal Entries), um alle Buchungen nach Datum, Periode oder Kontonummer anzuzeigen, zu filtern und abzugleichen.

Schritt 6: Eingangsrechnungen – GDT-Verbindung & Buchhalterische Triage

GTG CRM verbindet sich direkt mit dem E-Invoicing-System der Steuerbehörde (GDT) und zieht automatisch alle Eingangsrechnungen des Unternehmens – eine Verbindung, die alle Lieferanten abdeckt.

Schritt 6.1 – GDT-Konto verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Verbindung zur Steuerbehörde (Tax Authority Connection).

1. Geben Sie die Steuernummer (MST) und das Passwort Ihres Kontos auf dem Portal hoadondientu.gdt.gov.vn ein.
2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Abruf der Historie (Backfill history).
3. Klicken Sie auf Test & Verbinden (Test & Connect) – das System authentifiziert und verbindet sich in wenigen Sekunden. Der Status zeigt Verbunden (Connected) bei Erfolg an.

Sicherheitshinweis: Es wird empfohlen, ein Unterkonto (sub-account) mit der Berechtigung „Rechnungen abfragen“ zu erstellen, anstatt das Hauptkonto zu verwenden.

Schritt 6.2 – Eingangsrechnungen synchronisieren

Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren (Sync now) oder lassen Sie das System automatisch nach Zeitplan synchronisieren. Nach der Synchronisierung gehen Sie zu ERP → Rechnungsverwaltung → Eingangsrechnungen (Incoming), um alle Eingangsrechnungen anzuzeigen.

Jede Rechnung zeigt klar die Quelle und den Dokumentenstatus an:

Status	Bedeutung	Aktion
Steuerbehörde / XML+PDF	Rechnung mit CQT-Code – GDT hat alle Daten und die Originaldatei bereitgestellt	Bereit zur buchhalterischen Triage
Steuerbehörde / Benötigt Dokument	Rechnung ohne Code (Telekommunikation, Bank) – GDT liefert Daten, aber keine Originaldatei	Datei vom Anbieter herunterladen und hochladen
E-Mail / Benötigt Dokument	Über Benachrichtigungs-E-Mail erkannt, noch keine angehängte Datei	Datei hochladen oder Download-Link vom Anbieter verwenden

Schritt 6.3 – Dateien für Rechnungen ohne Code (codeless) hochladen

Suchen Sie nach Zeilen mit dem Status „Benötigt Dokument“ (typischerweise Telefon-, Strom-, Bankrechnungen). Klicken Sie auf Herunterladen↗ (vom Anbieter) (Download↗ (from provider)), um das Anbieterportal mit voreingestellter Abfrage zu öffnen, laden Sie die Datei herunter und klicken Sie dann auf Hochladen (Upload), um sie an die Rechnung anzuhängen.

Schritt 6.4 – Buchhalterische Triage

Nachdem die Rechnung über alle erforderlichen Daten und Dokumente verfügt, öffnen Sie die Rechnung und führen Sie die Triage durch:

• Prüfen Sie Betrag, Eingangs-Mehrwertsteuer und Lieferanten.
• Buchen Sie ins Hauptbuch (Eingangs-MwSt. → Kto 133; Kosten → Entsprechendes Konto nach Kostenart).
• Eingangsrechnungen werden mit Kunden/Lieferanten im CRM verknüpft, wobei die Verbindlichkeiten klar pro Partner aufgeführt werden.

Schritt 7: Anlagevermögen & Abschreibungen

Das Modul Anlagevermögen (Fixed Assets) verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten und erstellt automatisch Abschreibungsbuchungen im Hauptbuch.

Schritt 7.1 – Neues Anlagegut hinzufügen

Gehen Sie zu Buchhaltung → Anlagevermögen → + Neu (+ New).

1. Wählen Sie die Kategorie (Category) – z. B. „Maschinen und Anlagen“, „Transportmittel“, „Immaterielle Vermögenswerte“. Das System füllt automatisch aus: Standardkonten (Anschaffungskosten, kumulierte Abschreibungen, Abschreibungsaufwand), vorgeschlagene Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode.
2. Geben Sie den Namen des Anlageguts, die Anschaffungskosten (Cost), den geschätzten Restwert (Salvage value) und das Datum der Inbetriebnahme ein.
3. Wählen Sie die Abschreibungsmethode: Lineare Methode (Straight-line), Leistungsorientierte Methode (Declining-balance) oder Produktionsmengentoleranz (Units-of-production).
4. Klicken Sie auf Speichern (Save) – das Anlagegut wird im Status ENTWURF (DRAFT) erstellt und zeigt die geschätzten monatlichen Abschreibungsbeträge an.

Schritt 7.2 – Anlagegut aktivieren & Abschreibungsplan anzeigen

Öffnen Sie das erstellte Anlagegut → klicken Sie auf Aktivieren (Activate). Der Status wechselt zu AKTIV (ACTIVE) und das System erstellt sofort einen vollständigen Abschreibungsplan (Anzahl der Zeilen = Anzahl der Perioden entsprechend der Nutzungsdauer), wobei jede Periode im Status PROGNOSTIZIERT (PROJECTED) steht.

Schritt 7.3 – Abschreibungen buchen

Klicken Sie auf Abschreibung ausführen (Run depreciation), um manuell zu buchen, oder aktivieren Sie die Automatisierung, damit das System dies automatisch zu Monatsbeginn durchführt (siehe Schritt 11).

Bei der Ausführung bucht das System alle fälligen Perioden (einschließlich früherer Perioden, die seit dem Aktivierungsdatum noch nicht gebucht wurden). Jede Periode wechselt zu GEBUCHT (POSTED) und generiert eine ausgeglichene Buchung:

• Soll Kto 6274 (Abschreibungsaufwand für Sachanlagen) – oder das entsprechende Konto nach Anlageguttyp
• Haben Kto 2141 (Kumulierte Abschreibungen für Sachanlagen)

Erneutes Ausführen für dieselbe Periode gibt die alte Buchung zurück – es werden keine doppelten Buchungen erstellt.

Schritt 7.4 – Vorhandene Anlagenliste eingeben (Import)

Wenn Ihr Unternehmen bereits ein Anlagenregister hat, gehen Sie zu Anlagevermögen → Import (Fixed Assets → Import):

• CSV/Excel hochladen: Die Datei kann jede Spaltenstruktur haben – die KI erkennt sie automatisch und schlägt eine Spaltenzuordnung vor (z. B. Spalte „Anschaffungskosten“ → Feld Cost, „Kaufdatum“ → Acquisition date). Überprüfen und passen Sie die Zuordnung vor der Bestätigung an.
• Aus Einkaufsrechnungen: Wählen Sie eine bereits im System vorhandene Eingangsrechnung – das Anlagegut wird automatisch mit Namen, Anschaffungskosten, Kaufdatum und Lieferant ausgefüllt.
• KI liest Dokumente: Hängen Sie eine PDF-Vertrags- oder Rechnungdatei an (Textformat, kein Scan) – die KI extrahiert und füllt die Felder vorab aus.

Schritt 7.5 – Anlagegut veräußern

Öffnen Sie das Anlagegut → Veräußern (Dispose) → Verkauf (Sale) (oder Abschreibung (Write-off)), geben Sie den tatsächlichen Erlös und das Veräußerungsdatum ein. Sehen Sie sich den Gewinn/Verlust aus der Veräußerung vor der Bestätigung an. Nach der Bestätigung:

• Der Status wechselt zu VERÄUSSERT (DISPOSED), der Abschreibungsplan wird geschlossen.
• Die Veräußerungsbuchung wird generiert: Entfernen der Anschaffungskosten (Haben Kto 2112), Entfernen der kumulierten Abschreibungen (Soll Kto 2141), Erfassung des Veräußerungsgewinns/-verlusts (Kto 711 oder Kto 811).

Teil 3: Berichte & Dateiexport

Schritt 8: Echtzeit-Finanzberichte anzeigen

Gehen Sie zu Buchhaltung → Berichte (Reports), wählen Sie den Zeitraum aus und sehen Sie sofort:

• Gewinn- und Verlustrechnung (B02-DN) – Umsatz, Herstellungskosten, Bruttogewinn, Nettogewinn pro Periode.
• Finanzlagebericht (B01-DN) – Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital. Dies ist der offizielle Name des Formulars gemäß TT99/2025, der den alten Namen „Bilanz“ ersetzt.
• Rohbilanz (Trial Balance) – Salden der Konten am Ende der Periode, Prüfung der Soll-/Haben-Gleichheit vor dem Abschluss.
• Umsatzsteuererklärung – Zusammenfassung der Ausgangs- und Eingangs-Mehrwertsteuer bereit zur Deklarationsperiode.

Alle Berichte werden aus den tatsächlichen Buchungen im Hauptbuch berechnet – keine Notwendigkeit, aus Excel zu konsolidieren oder auf den Monatsabschluss des Hauptbuchhalters zu warten.

Schritt 9: Berichte als PDF & Excel exportieren

Klicken Sie bei jedem Bericht auf Exportieren ▾ (Export ▾) und wählen Sie das Format:

• PDF: Erstellt ein druckfertiges Dokument mit Unternehmenslogo, Unterschrift und Stempel. Wird für Banken (Kreditantragsunterlagen erfordern unterzeichnete Finanzberichte), Prüfer, Management oder Investoren verwendet.
• Excel (XLSX): Eine klar strukturierte Tabellenkalkulationsdatei – Buchhalter können Pivot-Tabellen erstellen, zusätzliche Zusammenfassungen vornehmen, Vergleiche zwischen Perioden durchführen. Daten und Währungsformate entsprechen der lokalen Einstellung Vietnams.

Alle verfügbaren Berichte (B01-DN, B02-DN, Rohbilanz, MwSt., Gewinnbericht, AR/AP Aging, Cash Position) unterstützen beide Formate.

Schritt 10: XML für Steuerbehörden exportieren (Finanzbericht, MwSt., Körperschaftsteuer, Lohnsteuer)

GTG CRM erstellt XML-Dateien gemäß dem XSD von HTKK/eTax – Sie laden sie herunter und laden sie direkt auf das elektronische Steuerportal hoch, ohne die Zahlen erneut eingeben zu müssen.

Unterstützte Berichte für XML-Export:

Bericht	Formular-Code	Deklarationsperiode
Umsatzsteuererklärung	01/GTGT	Vierteljährlich
Jahresfinanzbericht (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Geschäftsjahr
Körperschaftsteuererklärung	03/TNDN	Geschäftsjahr
Einkommensteuererklärung (Endabrechnung)	05/QTT-TNCN	Geschäftsjahr

Durchzuführende Schritte:

1. Gehen Sie zu Buchhaltung → Berichte → Steuererklärungen (Tax Reports).
2. Wählen Sie den Berichtstyp und die Deklarationsperiode aus.
3. Überprüfen Sie die Daten auf dem Bildschirm – die Felder werden automatisch aus dem Hauptbuch gemäß dem Standard TT99/2025 zugeordnet.
4. Klicken Sie auf XML exportieren (Export XML) – laden Sie die Datei .xml herunter.
5. Melden Sie sich bei thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) an oder öffnen Sie HTKK Desktop und importieren Sie die heruntergeladene XML-Datei.
6. Führen Sie eine letzte Überprüfung in der Software der Steuerbehörde durch und reichen Sie sie ein.

Die XML-Datei entspricht dem aktuellen XSD der Steuerbehörde und ist mit iTaxViewer kompatibel, um die Struktur vor der Einreichung zu prüfen.

Teil 4: Buchhaltung automatisieren

Schritt 11: Automatisierung aktivieren

Gehen Sie zu Buchhaltung → Einstellungen → Buchhaltungsautomatisierung (Accounting Automations) und aktivieren Sie die Prozesse nach Bedarf:

Automatisierung	Funktion
Automatische Rechnungsstellung aus Bestellungen	Automatische Erstellung und Ausgabe von E-Rechnungen, wenn eine Bestellung abgeschlossen ist
Umsatzbuchungen generieren	Umsatzbuchung bei Rechnungsstellung
Herstellungskostenbuchungen generieren (COGS)	COGS-Buchung bei Warenausgang
Rückerstattungen/Warenrücksendungen bearbeiten	Automatische Buchungen für Rückerstattungen und Stornierung von Herstellungskosten

Für Anlagevermögen gehen Sie zu Buchhaltung → Anlagevermögen → Automatisierungen (Automations) (Schaltfläche in der Werkzeugleiste):

Automatisierung	Funktion
Monatliche Abschreibungen buchen	Am 1. jedes Monats automatische Buchung der Abschreibungen des Vormonats für alle AKTIVEN Anlagegüter
Veräußerung von Anlagegütern ins Hauptbuch eintragen	Automatische Erstellung einer Veräußerungsbuchung, wenn ein Anlagegut veräußert wird
Neubewertung von Anlagegütern ins Hauptbuch eintragen	Automatische Erstellung einer Neubewertungsbuchung, wenn ein Anlagegut neu bewertet wird (opt-in)

Die Soll/Haben-Buchungen für jede Automatisierung werden direkt am Knoten „Journal Entry erstellen“ (Create Journal Entry) im Workflow angepasst – keine Programmierung erforderlich, eine einzige Stelle zur Konfiguration.

Berechtigungen für die Buchhaltung

Der Zugriff auf das Buchhaltungsmodul wird durch spezielle Berechtigungen gesteuert. Wenden Sie sich an den Workspace-Inhaber oder Administrator, um die folgenden Berechtigungen zu erhalten:

Berechtigung	Funktion
ACCOUNTING_VIEW_COA	Kontenplan anzeigen
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Konten hinzufügen/bearbeiten
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Journalbuchungen anzeigen
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Manuelle Buchungen erstellen
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Finanzberichte anzeigen und exportieren
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Buchhaltungseinstellungen konfigurieren
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Buchhaltungsperioden schließen/öffnen
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Anlagevermögen verwalten
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Abschreibungen buchen

Workspace-Inhaber und Administratoren erhalten standardmäßig alle Berechtigungen.

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