Anleitung: Verkauf von Dienstleistungen & Verträgen im GTG CRM

Was Sie nach dieser Anleitung tun können

Dienstleistung im Katalog erstellen → gemischtes Angebot erstellen (Produkte + Dienstleistungen) → in Vertrag umwandeln → Partei B + Abnahmemarkierungen ausfüllen → Vertrag (.docx) senden → unterzeichnete Kopie hochladen → Rechnungen phasenweise ausstellen → Buchungssätze anzeigen.

Vorbereitung

#	Bedingung	Warum benötigt
1	GTG CRM anmelden, über CRM-Verwaltungsrechte verfügen (Produkte, Dienstleistungen, Angebote, Verträge erstellen).	Um den gesamten Workflow auszuführen.
2	Kontenplan (CoA) eingerichtet + (für Rechnungsstellung) ein Workspace, der für Rechnungen/ERP konfiguriert ist.	Damit Rechnungen in die Buchhaltung gelangen.
3	Ein Kontakt/Unternehmen, das als Kunde (Partei B) fungiert.	Verträge benötigen eine unterzeichnende Partei.

Schritt 1 – Dienstleistung im Katalog erstellen

1. Öffnen Sie CRM → Katalog → Dienstleistungen → Erstellen.
2. Erstellen Sie „Webdesign“ – Preis 20.000.000, Gebühr einmalig. Speichern. Erstellen Sie „SEO monatlich“ – Preis 5.000.000, wiederkehrend → monatlich. Speichern.

✅ Erwartetes Ergebnis: Dienstleistungen sind unter Katalog ▸ Dienstleistungen aufgeführt; jede Dienstleistung hat einen Preis + Abrechnungszyklus. (Produkte sind unter Katalog ▸ Produkte aufgeführt und können ebenfalls wiederkehrend eingestellt werden.)

Schritt 2 – Gemischtes Angebot erstellen (Produkte + Dienstleistungen)

1. Öffnen Sie CRM → Vertrieb → Angebote (Quotations) → Erstellen, wählen Sie einen Kontakt aus.
2. Zeile 1: Typ = Dienstleistung → „Webdesign“ (1). Zeile 2: Typ = Dienstleistung → „SEO monatlich“ (1). Zeile 3: Typ = Produkt → „Hosting-Lizenz“ (Menge 3).
3. Angebot speichern → Senden → markieren als Akzeptiert (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Erwartetes Ergebnis: Jede Zeile hat ein Typ-Tag (Dienstleistung = grün, Produkt = blau); die Dienstleistungszeile zeigt den Zyklus an. Summe aller Zeilen. Wenn ACCEPTED, wird die Schaltfläche In Vertrag umwandeln angezeigt.

Schritt 3 – Angebot → Vertrag umwandeln

1. Setzen Sie das Angebot auf den Status Akzeptiert: Angebot öffnen → Als gesendet markieren → Als akzeptiert markieren (bestätigen).
2. Klicken Sie in der Zeile des akzeptierten Angebots in der Angebotsübersicht auf das Symbol In Vertrag umwandeln (Aktionsschaltfläche in der Zeile – NICHT in der Detailansicht; die Detailansicht enthält nur In Auftrag umwandeln). Öffnen Sie den neu erstellten Vertrag unter Vertrieb → Verträge.

✅ Erwartetes Ergebnis: Toast/Ergebnis mit Vertragsnummer im Format CTR-YYYYMM-NNNNN. Der Vertrag behält die Art/den Zyklus jeder Zeile; die Gesamtsumme wird in eine einmalige Gesamtsumme und eine monatliche Gesamtsumme + MwSt. aufgeteilt. Das Angebot wechselt zu UMGEWANDELT/AKZEPTIERT.

Schritt 4 – Partei B und Abnahmemarkierungen ausfüllen

1. Öffnen Sie im Vertrag den Abschnitt Partei B → wählen Sie den Kontakt/das Unternehmen aus; die Informationen (Rechtsform, USt-IdNr., Adresse, Vertreter) werden automatisch ausgefüllt, wenn Firmendaten angereichert sind.
2. Setzen Sie die Abnahmemarkierungen (Abnahme), um den Zahlungsplan zu steuern; (optional) aktivieren Sie zweisprachig.

✅ Erwartetes Ergebnis: Partei B wird im Vertrag angezeigt; die Abnahmemarkierungen erstellen entsprechende Zahlungspläne.

Schritt 5 – Vertrag für den Kunden senden (.docx)

1. Öffnen Sie die Vertragsdetails (klicken Sie auf das + / die Vertragsnummer, um das Panel zu öffnen). Im Abschnitt Dokumente: klicken Sie auf Vertrag generieren, um eine .docx-Datei zu erstellen, oder verwenden Sie Dokument hochladen, um eine Vertragsdatei anzuhängen. Wenn ein Dokument vorhanden ist, hat jede Dokumentzeile eine Schaltfläche Senden / Herunterladen, um es an den Kunden zu senden.

✅ Erwartetes Ergebnis: Das System erstellt/hängt das Vertragsdokument an; die Schaltflächen Senden (E-Mail an den Kunden senden) und Herunterladen erscheinen in der Dokumentenzeile im Abschnitt Dokumente.

ℹ️ Hinweis: Der Abschnitt Dokumente des Vertrags enthält Vertrag generieren + Dokument hochladen; nach Erstellung/Hochladen des Dokuments werden für jede Dokumentenzeile Senden / Herunterladen angezeigt. Füllen Sie Partei B (Schritt 4) aus, bevor Sie Vertrag generieren; wenn Partei B noch nicht vorhanden ist, können Sie trotzdem Dokument hochladen verwenden, um den Vertrag anzuhängen.

Schritt 6 – Unterzeichnete Kopie hochladen

1. Nachdem der Kunde den Vertrag unterzeichnet und zurückgesendet hat, klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf Dokument hochladen → wählen Sie die Datei aus (Typ Unterzeichnete Kopie) → bestätigen Sie. (Tipp direkt darunter: "Laden Sie den unterzeichneten Vertrag hoch, um ihn zu aktivieren.")

✅ Erwartetes Ergebnis: Die unterzeichnete Datei wird (Typ Unterzeichnete Kopie) mit dem Unterzeichnungszeitpunkt angehängt; der Vertrag wechselt automatisch zu AKTIV/Laufend und Unterzeichnet am wird ausgefüllt. Die Tabelle Abrechnung (Zahlungsplan) + die Schaltfläche Rechnung ausstellen erscheinen (noch keine Buchungssätze erstellt).

Schritt 7 – Rechnungen phasenweise ausstellen

1. Auf einem aktiven Vertrag klicken Sie in der Tabelle Abrechnung bei der zu erstellenden Rate auf Rechnung ausstellen → das Feld Rechnung ausstellen öffnet sich mit drei Optionen: Jetzt ausstellen / Als Entwurf speichern / Sofort als bezahlt markieren (mit Kommentar: "Ausstellen erfasst Umsatz + Forderungen (AR). Als bezahlt markieren erfasst den Zahlungseingang.") → wählen Sie aus und bestätigen Sie.

✅ Erwartetes Ergebnis: Eine Rechnung für die Zahlungsrate wird über den ERP/Rechnungs-Workflow ausgestellt; diese Rate ist mit der gerade ausgestellten Rechnung verknüpft; der Zahlungsstatus wird aktualisiert.

⚠️ Voraussetzung: Die Rechnungsstellung erfordert einen Workspace, der für elektronische Rechnungen konfiguriert ist / mit einem Steueranbieter verbunden ist. Wenn keine Verbindung besteht, wird das Feld Rechnung ausstellen immer noch eine Vorschau anzeigen, aber der Ausstellungsschritt kann nicht durchgeführt werden. Nach der Verbindung mit der elektronischen Rechnungsstellung wird die Rate eine Rechnung ausstellen und automatisch einen Buchungssatz erstellen (Schritt 8).

Schritt 8 – Buchungssätze anzeigen

1. Öffnen Sie Verwaltung → Buchhaltung → Buchungssätze.

✅ Erwartetes Ergebnis: Wenn eine Rechnung ausgestellt wird, wird automatisch ein Ausgleichsbuchungssatz erstellt: Soll Forderungen (131) / Haben Umsatzerlöse (511) / Haben Umsatzsteuer (3331). Bei Erfassung der Zahlung: Soll Kasse (111/112) / Haben Forderungen (131).

ℹ️ Hinweis: Der Buchungssatz für die Vertragsumsatzerlöse (Soll 131 / Haben 511 / Haben 3331) erscheint erst nach erfolgreicher Rechnungsstellung – d.h. nachdem die elektronische Rechnungsstellung verbunden wurde (siehe Schritt 7).

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Ergebnis, das Sie sehen werden
Dienstleistung erstellen (Schritt 1)	Dienstleistung in Katalog ▸ Dienstleistungen + Preis + Zyklus
Gemischtes Angebot (Schritt 2)	Typ-Tags für jede Zeile; AKZEPTIERT → Schaltfläche In Vertrag umwandeln
Umwandeln (Schritt 3)	CTR-2026-…; Summe geteilt nach einmalig/monatlich; Angebot UMGEWANDELT
Partei B + Abnahme (Schritt 4)	Partei B vorausgefüllt; Zahlungsplan nach Meilensteinen
Senden (.docx) (Schritt 5)	E-Mail mit .docx an Kunden; GESENDET
Unterzeichnete Kopie hochladen (Schritt 6)	Unterzeichner + Zeitpunkt; UNTERZEICHNET → AKTIV; Zahlungsplan erstellen
Rechnung ausstellen (Schritt 7)	Vorschau anzeigen → bestätigen → Rechnungsrate wird ausgestellt
Hauptbuch (Schritt 8)	Buchungssatz Soll 131/Haben 511+3331; Zahlung Soll 111/Haben 131

Hinweise

• Angebot → Auftrag kopiert weiterhin nur die Produktzeilen (Dienstleistungen gehören zum Vertrag) – dies ist das korrekte Design.
• Der Import von Produktkatalogen unterstützt jedes Tabellenformat (KI ordnet Spalten automatisch zu); der Import von Dienstleistungen ist die nächste Funktion in der Roadmap.
• MwSt.: Wenn der Steuersatz auf 0% gesetzt ist, kann die Mehrwertsteuer entsprechend dem Land des Workspaces (z. B. 10 % für Vietnam) dennoch vom Preisplan aus angewendet werden – dies ist das Standardverhalten.