Benutzerhandbuch: Rekrutierung / ATS in GTG CRM

Was Sie nach diesem Handbuch tun können

Stellenanzeige + Stellenbeschreibung mit KI erstellen → Kandidaten auf LinkedIn suchen → Kandidaten per Drag & Drop von CVs hinzufügen (KI liest + bewertet) → Kanban-Workflow verwalten → Angebot erstellen und senden → Interview einplanen & Einladung senden → Kandidaten als Mitarbeiter einstellen.

Vorbereitung

#	Voraussetzung	Warum notwendig
1	Anmeldung bei GTG CRM mit der Berechtigung HRM_MANAGE_RECRUITMENT (oder HRM_MANAGE_EMPLOYEE).	Zum Erstellen von Stellenanzeigen, Sourcing, Bewerten, Anbieten, Interviewen und Einstellen.
2	(Optional) Eine verbundene E-Mail-Box in den Personaleinstellungen.	Nur notwendig, wenn Sie Einladungen / Interviewanfragen per E-Mail versenden.
3	Workspace mit Guthaben (Credits).	Das Lesen von Lebensläufen + KI-Bewertung + Erstellen von Stellenbeschreibungen + LinkedIn-Sourcing sind kostenpflichtig.

Schritt 1 – Stellenanzeige + Stellenbeschreibung mit KI erstellen

1. Linke Navigationsleiste → Personalwesen → Rekrutierung (Recruitment) → + Neue Stelle.
2. Ausfüllen: Titel, Abteilung, Standort, Rang, Anstellungsart, Land, Anzahl.
3. Hauptanforderungen eingeben → auf ✨ Mit KI erstellen neben dem Feld „Stellenbeschreibung“ klicken → auf Speichern klicken.

✅ Erwartetes Ergebnis: Das Gehaltsfeld zeigt Tausendertrennzeichen + Währungsauswahl. Wenn ein gültiger Gehaltsrahmen vorhanden ist, wird ein Dropdown-Menü Gehaltsrahmen anwenden angezeigt, das den Gehaltsbereich automatisch ausfüllt. Nach einigen Sekunden wird das Feld „Stellenbeschreibung“ mit einer strukturierten Stellenbeschreibung gefüllt (Aufgaben / Anforderungen / Pluspunkte / Leistungen). Nach dem Speichern erscheint die Stelle in der Liste mit dem Status OPEN/Entwurf.

Schritt 2 – Kandidaten auf LinkedIn finden

1. Klicken Sie in der Zeile der Stellenausschreibung auf WORKFLOW (Pipeline) → das Kanban-Board öffnet sich → klicken Sie auf AUF LINKEDIN SUCHEN.
2. Standort wird aus der Anzeige übernommen. Geben Sie die Firma/Fähigkeiten ein (z. B. Solution Architect) → klicken Sie auf SUCHEN.
3. Markieren Sie 1–2 Kandidaten → ZUR PIPELINE HINZUFÜGEN.

✅ Erwartetes Ergebnis: Eine Liste öffentlicher LinkedIn-Profile wird angezeigt (Buchstaben-Avatar, Name, Titel @ Firma, Standort, Kennzeichnung „offen für Arbeit“, falls vorhanden). Ausgewählte Kandidaten erscheinen in der Spalte Sourcing mit grundlegenden Profilen; die Schaltfläche Mehr laden ruft weitere Kandidatenseiten ab.

Schritt 3 – Kandidaten per Drag & Drop von CVs hinzufügen (KI liest + bewertet)

1. Klicken Sie auf dem Workflow-Board auf KANDIDATEN HINZUFÜGEN → ziehen Sie einen CV (PDF/DOCX) in das Drop-Feld.
2. Warten Sie auf „CV wird gelesen…“ → die Felder (Name, E-Mail, Telefon, Titel) werden automatisch aus dem CV gefüllt.
3. Klicken Sie auf Speichern.

✅ Erwartetes Ergebnis: „KI bewertet…“ wird angezeigt, gefolgt von einem Toast „Hinzugefügt – KI-Passung: NN/100“. Der Kandidat erscheint in der Spalte Sourcing mit einer farbigen Bewertung (grün ≥75, gelb 50–74, rot <50).

Schritt 4 – Kanban-Workflow + Notizen verwalten

1. Klicken Sie auf die Kandidatenkarte → Kandidatendetails öffnen sich.
2. Sehen Sie die Registerkarte Kontakt (E-Mail/Telefon/LinkedIn-Link/CV herunterladen), KI-Bewertung + Erklärung, Profil.
3. Ändern Sie den Status über das Dropdown-Menü → z. B. Screening. Fügen Sie eine Notiz hinzu und klicken Sie dann auf Notiz hinzufügen.

✅ Erwartetes Ergebnis: Die Karte wechselt in eine neue Spalte, die Zählung wird aktualisiert. Notizen werden mit Zeitstempel angezeigt und nach dem Neuladen der Seite gespeichert.

Schritt 5 – Angebot erstellen und an Kandidaten senden

1. In den Kandidatendetails → Registerkarte Angebote (Offers) → ANGEBOT ERSTELLEN (Create offer) (Titel, Gehalt, Währung; optional auf ✦ Gehaltsvorschlag (KI) klicken) → Speichern. Das Angebot erscheint im Status Entwurf (Draft).
2. Klicken Sie in der Zeile des Entwurfs auf HERUNTERLADEN (Download), um das offizielle Angebot als .docx-Datei zu erhalten (je nach Land). (Es gibt keine separate Schaltfläche „Einladung erstellen (KI)“ – der Text der Einladung wird direkt über die Schaltfläche HERUNTERLADEN/Download des Angebots erstellt und heruntergeladen.)
3. (E-Mail des Kandidaten + verbundene Mailbox erforderlich) Klicken Sie auf AN DEN KANDIDATEN SENDEN (Send to candidate).

✅ Erwartetes Ergebnis: Der Entwurf des Angebots wird mit Gehalt + Titel angezeigt; ein Klick auf HERUNTERLADEN lädt die Einladungsdatei herunter (z. B. Job_Offer_Letter_(Formal).docx). Beim Senden: Toast „E-Mail gesendet“, Status wechselt zu Gesendet. Wenn der Kandidat keine E-Mail hat, ist die Schaltfläche An Kandidaten senden deaktiviert mit einem Tooltip, der das Hinzufügen einer E-Mail auffordert (kein Backend-Fehler).

Schritt 6 – Interview planen und Einladung senden

1. In den Kandidatendetails → Registerkarte Interviews → INTERVIEW PLANEN (Schedule interview) → füllen Sie Wann (Zeit), Typ (Form, Standardmäßig Video), Dauer (Minuten), Ort / Link (Adresse oder Besprechungslink), Interviewer (Interviewende) aus → SPEICHERN (Save).
2. (E-Mail + Mailbox erforderlich) Klicken Sie in der Zeile des gerade erstellten Interviews auf EINLADUNG SENDEN (Send invite).

✅ Erwartetes Ergebnis: Eine Interviewzeile Geplant (Scheduled) erscheint mit Datum · Form · Link · Interviewer, mit Schaltflächen EINLADUNG SENDEN / ABSCHLIESSEN (Complete) / ABBRECHEN (Cancel). Beim Senden der Einladung: Toast „Gesendet“, der Kandidat erhält eine E-Mail mit Datum/Form/Link – die Uhrzeit wird in Ihrer Zeitzone angezeigt, der E-Mail-Betreff enthält den Firmennamen.

Schritt 7 – Kandidaten einstellen → automatisch Mitarbeiter werden

1. Klicken Sie bei einem Kandidaten mit einem angenommenen Angebot (mit Gehalt) auf EINSTELLEN (Hire) (oder wählen Sie den Status Eingestellt und bestätigen Sie).

✅ Erwartetes Ergebnis: Toast „Eingestellt – Mitarbeiter EMP-xxxx erstellt“; der Kandidat wechselt in die Spalte Eingestellt. Gehen Sie zu Personalwesen → Mitarbeiter, um diesen Mitarbeiter als echten Mitarbeiter zu sehen (CV + Profil werden übernommen) und einen Entwurf eines Arbeitsvertrags, der aus dem Angebot erstellt wurde – überprüfen Sie ihn einfach und aktivieren Sie ihn.

ℹ️ Hinweis: Die Schaltfläche EINSTELLEN (Hire) befindet sich in der Detailansicht des Kandidaten. Nach dem Einstellen erscheint der Kandidat im Bildschirm Personalwesen → Mitarbeiter als echter Mitarbeiter (Code EMP-xxxx, CV + Profil werden übernommen) mit einem Entwurf eines Arbeitsvertrags – die Personalabteilung muss ihn nur noch überprüfen und aktivieren.

Schnellübersicht der erwarteten Ergebnisse

Aktion	Ergebnis, das Sie sehen werden
Stelle erstellen + ✨ Mit KI erstellen (Schritt 1)	Strukturierte Stellenbeschreibung in Sekunden; Stelle OPEN/Entwurf
LinkedIn-Suche (Schritt 2)	Öffentliche Profile + Buchstaben-Avatare; Hinzufügen zur Spalte Sourcing; Mehr laden
CV Drag & Drop (Schritt 3)	Automatisch ausgefülltes Formular + „Hinzugefügt – KI-Bewertung: NN/100“ + farbige Bewertung
Spalte wechseln + Notiz (Schritt 4)	Karte wechselt die Spalte, Zählung wird aktualisiert; Notizen mit Zeitstempel, werden gespeichert
Angebot erstellen + senden (Schritt 5)	Angebotstext + Herunterladen; senden → „Gesendet“; E-Mail fehlt → Schaltfläche gesperrt + Tooltip
Interview (Schritt 6)	Zeile „Geplant“; senden → E-Mail gemäß Zeitzone + Firmenname
Einstellen (Schritt 7)	„Eingestellt – EMP-xxxx“; Mitarbeiter + Entwurf Arbeitsvertrag automatisch erstellt

Hinweise

• Angebote / Einladungen senden erfordert eine verbundene Mailbox (Personaleinstellungen) und eine E-Mail-Adresse des Kandidaten; falls nicht vorhanden, zeigt das System eine freundliche Meldung an, der Text ist weiterhin herunterladbar.
• LinkedIn-Sourcing verwendet öffentliche Quellen (SERP) – ohne Profilbild (verwendet Buchstaben-Avatar) und ohne vorhandene E-Mail/Telefonnummer; reichern Sie Profile an, indem Sie CVs hochladen und neu bewerten.
• Rekrutierungsberechtigungen können unabhängig von den Mitarbeiterverwaltungsberechtigungen erteilt werden (HRM_*_RECRUITMENT). Nach Erteilung der Berechtigung melden Sie sich erneut an, damit der Token die neuen Berechtigungen erhält.