Rechnungsstellungsfehler, die leicht bestraft werden: Strafmaße, Verjährungsfristen und Lösungswege

Im Rahmen der Steuerverwaltung sind Rechnungen nicht nur normale Buchhaltungsbelege, sondern auch die direkte Grundlage für Steuerbehörden zur Ermittlung des Umsatzes, der Kosten und der Steuerschulden eines Unternehmens. In der Praxis werden viele Unternehmen und Kleinstbetriebe bestraft, nicht wegen vorsätzlicher Verstöße, sondern wegen falscher Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt, falscher Transaktionsnatur oder der Verwendung ungültiger Rechnungen.

Der folgende Artikel fasst häufig bestrafte Fehler bei der Rechnungsstellung zusammen, einschließlich spezifischer Strafen, Verjährungsfristen für Strafen und wie mit falschen Rechnungen umzugehen ist, um Unternehmen zu helfen, rechtliche Risiken proaktiv zu vermeiden.

Fehler 1: Falsche Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt

Wann gilt eine Rechnung als falsch ausgestellt?

Ein Unternehmen gilt als fehlerhaft bei der Rechnungsstellung, wenn die Rechnung nicht zum gesetzlich vorgeschriebenen Zeitpunkt ausgestellt wird, einschließlich folgender häufiger Fälle:

• Waren wurden geliefert oder Dienstleistungen wurden erbracht, aber die Rechnung wurde zu spät ausgestellt
• Rechnungserstellung vor der Warenlieferung oder vor Abschluss der Dienstleistung
• Rechnungsbuchung nicht im richtigen Geschäftsjahr, was zu Abweichungen bei Umsatz und Steuerschuld führt
• Dieser Fehler wird oft entdeckt, wenn die Steuerbehörden die Zeitpunkte der tatsächlichen Transaktion mit den Daten der elektronischen Rechnung abgleichen.

Strafen für die Nichteinhaltung des Rechnungsdatums

Gemäß Verordnung 125/2020/ND-CP (gültig bis 16.01.2026)

• Verwarnung: Angewendet bei falscher Rechnungsstellung, die jedoch keine Verzögerung der Steuerschuld verursacht und mildernde Umstände aufweist
• Geldstrafe von 3.000.000 bis 5.000.000 VND: Angewendet bei falscher Rechnungsstellung, die jedoch keine Verzögerung der Steuerschuld verursacht
• Geldstrafe von 4.000.000 bis 8.000.000 VND: Angewendet für die Nichteinhaltung des vorgeschriebenen Rechnungsdatums beim Verkauf von Waren und Erbringung von Dienstleistungen

Gemäß Verordnung 310/2025/ND-CP (gültig ab 16.01.2026)

Die Strafen werden gemäß der Anzahl der beanstandeten Rechnungen festgelegt:

• Verwarnung: Werbe-, Muster-, Geschenk-, Spenden-, interne Waren, Warenlieferungen als Darlehen, Miete oder Rücksendung; Rechnungen für 01 Rechnung
• Geldstrafe von 500.000 bis 1.500.000 VND: Von 02 bis unter 10 Rechnungen (Warenlieferung als Darlehen, Miete oder Rücksendung von Waren); 01 Rechnung (Rechnung nicht zum richtigen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 2.000.000 bis 5.000.000 VND: Von 10 bis unter 50 Rechnungen (Warenlieferung als Darlehen, Miete oder Rücksendung von Waren); Von 01 bis unter 10 Rechnungen (Rechnung nicht zum richtigen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 5.000.000 bis 15.000.000 VND: Von 50 bis unter 100 Rechnungen (Warenlieferung als Darlehen, Miete oder Rücksendung von Waren); Von 10 bis unter 20 Rechnungen (Rechnung nicht zum richtigen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 15.000.000 bis 30.000.000 VND: Ab 100 Rechnungen (Warenlieferung als Darlehen, Miete oder Rücksendung von Waren); Von 10 bis unter 20 Rechnungen (Rechnung nicht zum richtigen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 30.000.000 bis 50.000.000 VND: 50 bis unter 100 Rechnungen (Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 50.000.000 bis 70.000.000 VND: Ab 100 Rechnungen (Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen)

Vorgehensweise bei falscher Rechnungsstellung

Für den Verkäufer

• Ermitteln Sie erneut den Zeitpunkt der tatsächlichen Transaktion
• Deklarieren Sie die Umsatzsteuer und erfassen Sie den steuerpflichtigen Gewinn in dem Zeitraum, in dem die Transaktion stattgefunden hat, nicht gemäß dem Rechnungsdatum
• Passen Sie die Steuererklärung an, wenn eine falsche Deklaration im falschen Zeitraum vorgenommen wurde

Für den Käufer

• Deklarieren Sie die Vorsteuer in dem Zeitraum, in dem die Rechnung erhalten wurde
• Erfassen Sie die Kosten für die Körperschaftsteuer in dem Zeitraum, in dem die tatsächliche Transaktion stattgefunden hat

Wenn eine fehlerhafte Rechnung festgestellt wird, sollte der Käufer den Verkäufer auffordern, diese umgehend zu korrigieren, um das Risiko der Verwendung ungültiger Rechnungen zu vermeiden.

Beispiel

Rechnung erstellt am 01.01.2026, aber die Ware wurde tatsächlich am 31.12.2025 geliefert:

• Der Verkäufer erfasst den Umsatz und deklariert die Steuer im Monat Dezember 2025
• Der Käufer deklariert die Vorsteuer im Januar 2026, erfasst aber die Kosten im Jahr 2025

Fehler 2: Ausstellen von Scheinrechnungen oder Verwenden illegaler Rechnungen

Was ist eine Scheinrechnung?

Eine Scheinrechnung ist eine Rechnung, die keine tatsächlichen Wirtschaftstransaktionen widerspiegelt, einschließlich:

• Gefälschte Rechnungen, keine tatsächlichen Transaktionen: Rechnungen mit vollständigen Informationen, aber die Waren- oder Dienstleistungstransaktion hat nicht stattgefunden oder nur teilweise.
• Spiegelung falscher tatsächlicher Werte: Die Rechnung gibt einen höheren oder niedrigeren Wert als den tatsächlichen Wert der verkauften Waren oder Dienstleistungen an.
• Rechnungen ohne alle erforderlichen Inhalte: Rechnungen, die nicht alle Inhalte wie Name, Adresse, Steuernummer des Verkäufers und Käufers, Datum, Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Einheit, Menge, Einzelpreis, Gesamtbetrag gemäß den Vorschriften enthalten.
• Rechnungen, die nicht ordnungsgemäß gelöscht oder geändert wurden: Rechnungen, die gelöscht oder geändert wurden, ohne die Vorschriften zur Rechnungsänderung einzuhalten.
• Unterschiede zwischen den Kopien der Rechnung: Die Werte auf den verschiedenen Kopien der Rechnung weichen voneinander ab und stimmen nicht überein.
• Verwendung von Rechnungen anderer Organisationen oder Personen zur Legalisierung: Verwendung von Rechnungen, die nicht vom eigenen Unternehmen stammen, um gekaufte oder verkaufte Waren oder Dienstleistungen zu belegen.
• Verwendung von Rechnungen, die von zuständigen Behörden als rechtswidrig befunden wurden: Rechnungen, die von Steuerbehörden, Polizei oder anderen zuständigen Behörden als illegal eingestuft wurden.
• Rechnungen, die von Organisationen ausgestellt wurden, die nicht über die Befugnis zur Rechnungsstellung verfügen, oder Rechnungen, die noch nicht gültig sind.

Strafen für die Ausstellung von Scheinrechnungen

Strafen für falsche Deklarationen, die zu einer zu geringen Steuerzahlung oder einer Erhöhung der Steuerbefreiung, -ermäßigung oder -erstattung führen

Eine Strafe von 20% der zu gering entrichteten Steuer oder des zu hoch erstatteten, ermäßigten oder befreiten Steuerbetrags für die Verwendung illegaler Rechnungen oder Belege zur Buchung von Waren- oder Dienstleistungseinkäufen, die die zu zahlende Steuer reduzieren oder die zu erstattende Steuer, die Steuerermäßigung oder -befreiung erhöhen, aber wenn die Steuerbehörden bei einer Prüfung feststellen, dass der Käufer die Fehler bei der Verwendung illegaler Rechnungen oder Belege nachweisen kann, die beim Verkäufer liegen, und der Käufer die Buchhaltung ordnungsgemäß durchgeführt hat.

Strafen für Steuerhinterziehung (Artikel 17 der Verordnung 125/2020/ND-CP): Je nach Schwere des Verstoßes und den erschwerenden/mildernden Umständen gelten folgende Strafen:

• Geldstrafe in Höhe des 1-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn der Verstößt eine mildernde Umstand aufweist
• Geldstrafe in Höhe des 1,5-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn keine erschwerenden oder mildernden Umstände vorliegen
• Geldstrafe in Höhe des 2-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn ein erschwerender Umstand vorliegt
• Geldstrafe in Höhe des 2,5-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn zwei erschwerende Umstände vorliegen
• Geldstrafe in Höhe des 3-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn drei oder mehr erschwerende Umstände vorliegen

In schwerwiegenden Fällen können Einzelpersonen und Handelsgesellschaften strafrechtlich verfolgt werden gemäß dem Strafgesetzbuch.

Vorgehensweise bei der Feststellung von Scheinrechnungen

Bei der Feststellung von Rechnungen, die Transaktionen nicht korrekt widerspiegeln:

• Stellen Sie die Verwendung dieser Rechnung für die Steuererklärung ein
• Überprüfen Sie alle Verträge, Lieferscheine, Zahlungsbelege
• Passen Sie die Buchhaltung und Steuererklärungen an, wenn eine falsche Buchung vorgenommen wurde
• Arbeiten Sie proaktiv mit den Steuerbehörden zusammen, wenn ein hohes Risiko besteht

Die Fortsetzung der Verwendung falscher Rechnungen nach deren Feststellung kann als vorsätzlicher Verstoß gelten und zu höheren Strafen führen.

Verjährungsfristen für Rechnungsverstöße

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Ahndung von Ordnungswidrigkeiten im Bereich Steuern und Rechnungen beträgt die Verjährungsfrist für Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit Rechnungen 02 Jahre

So bestimmen Sie den Beginn der Verjährungsfrist:

• Für abgeschlossene Verstöße beginnt die Frist ab dem Datum der Beendigung des Verstoßes
• Für andauernde Verstöße beginnt die Frist ab dem Datum, an dem die zuständige Behörde den Verstoß feststellt

Das bedeutet, dass das Risiko einer Strafe auch nach Abschluss der Korrekturen durch das Unternehmen noch 02 Jahre lang besteht.

Schlussfolgerung

Rechnungsfehler, von falscher Rechnungsstellung bis hin zur Ausstellung von Scheinrechnungen, haben klare Strafrahmen und Verjährungsfristen von bis zu 02 Jahren. Im Kontext einer zunehmend datengesteuerten Steuerverwaltung birgt die Rechnungsstellung, die nicht der Transaktionsnatur entspricht, erhebliche Risiken in Bezug auf Strafen, Nachzahlungen und rechtliche Haftung.

Die proaktive Kontrolle von Verkaufsgeschäften, Umsätzen und Rechnungsstellungszeitpunkten von Anfang an ist ein entscheidender Faktor zur Risikominimierung für Unternehmen. Mit einer zentralisierten Verwaltungsplattform wie GTG CRM können Unternehmen Bestellungen, Umsätze und Rechnungen in einem einzigen System verfolgen, um Rechnungen zum richtigen Zeitpunkt zu erstellen, Verkaufsvorgänge transparent zu gestalten und die Steuerpflichten zu optimieren, insbesondere für Kleinstbetriebe und kleine Unternehmen, die unter dem Druck von Pauschalsteuern und Steuerprüfungen stehen.