Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung und ihre Konsequenzen: Strafen, Verjährungsfristen und Lösungen

Im Rahmen der Steuerverwaltung sind Rechnungen nicht nur übliche Buchhaltungsbelege, sondern auch die direkte Grundlage für die Steuerbehörden zur Ermittlung von Einnahmen, Ausgaben und der Steuerschuld eines Unternehmens. In der Praxis werden viele Unternehmen und Kleinstbetriebe bestraft, nicht wegen vorsätzlicher Verstöße, sondern wegen fehlerhafter Rechnungsstellung in Bezug auf den Zeitpunkt, die Art der Transaktion oder die Verwendung ungültiger Rechnungen.

Der folgende Artikel fasst die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung, die zu Strafen führen, zusammen, einschließlich konkreter Strafen, Verjährungsfristen und Lösungen bei fehlerhafter Rechnungsstellung, um Unternehmen zu helfen, rechtliche Risiken proaktiv zu vermeiden.

Fehler 1: Rechnungsstellung zum falschen Zeitpunkt

Wann gilt eine Rechnung als zum falschen Zeitpunkt ausgestellt?

Ein Unternehmen gilt als Rechnungssteller, der die Rechnung nicht zum gesetzlich vorgeschriebenen Zeitpunkt ausstellt, einschließlich der folgenden gängigen Fälle:

• Waren wurden geliefert oder Dienstleistungen erbracht, aber die Rechnung wurde verspätet ausgestellt
• Rechnung wurde vor der Warenlieferung oder vor der Erbringung der Dienstleistung ausgestellt
• Rechnung wurde nicht im korrekten Abrechnungszeitraum erfasst, was zu Abweichungen bei den Einnahmen und der Steuerschuld führt
• Dieser Fehler wird oft entdeckt, wenn die Steuerbehörden die Zeitpunkte der tatsächlichen Transaktion mit den Daten der elektronischen Rechnung abgleichen.

Strafen für die Ausstellung von Rechnungen zum falschen Zeitpunkt

Gemäß Dekret 125/2020/ND-CP (gültig bis 16.01.2026)

• Verwarnung: Angewendet, wenn eine Rechnung zum falschen Zeitpunkt ausgestellt wird, aber die Steuerschuld nicht verzögert wird und mildernde Umstände vorliegen
• Geldstrafe von 3.000.000 bis 5.000.000 VND: Angewendet, wenn eine Rechnung zum falschen Zeitpunkt ausgestellt wird, was jedoch nicht zu einer Verzögerung der Steuerschuld führt
• Geldstrafe von 4.000.000 bis 8.000.000 VND: Angewendet für die Ausstellung einer Rechnung zum falschen Zeitpunkt gemäß den Vorschriften für den Verkauf von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen

Gemäß Dekret 310/2025/ND-CP (gültig ab 16.01.2026)

Die Höhe der Strafe wird nach der Anzahl der beanstandeten Rechnungen festgelegt:

• Verwarnung: Werbe-, Muster-, Geschenke-, Spenden- und interne Waren; interne Waren; Waren unter den Formen von Darlehen, Ausleihungen oder Rücksendungen von Waren; Ausstellung von 1 Rechnung
• Geldstrafe von 500.000 - 1.500.000 VND: Von 02 bis unter 10 Rechnungen (Warenlieferungen unter den Formen von Darlehen, Ausleihungen oder Rücksendungen von Waren); 01 Rechnung (Rechnung zum falschen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 2.000.000 - 5.000.000 VND: Von 10 bis unter 50 Rechnungen (Warenlieferungen unter den Formen von Darlehen, Ausleihungen oder Rücksendungen von Waren); Von 01 bis unter 10 Rechnungen (Rechnung zum falschen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 5.000.000 - 15.000.000 VND: Von 50 bis unter 100 Rechnungen (Warenlieferungen unter den Formen von Darlehen, Ausleihungen oder Rücksendungen von Waren); Von 10 bis unter 20 Rechnungen (Rechnung zum falschen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 15.000.000 - 30.000.000 VND: Von 100 Rechnungen oder mehr (Warenlieferungen unter den Formen von Darlehen, Ausleihungen oder Rücksendungen von Waren); Von 10 bis unter 20 Rechnungen (Rechnung zum falschen Zeitpunkt bei Verkauf von Waren/Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 30.000.000 - 50.000.000 VND: 50 bis unter 100 Rechnungen (Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen)
• Geldstrafe von 50.000.000 - 70.000.000 VND: Von 100 Rechnungen oder mehr (Verkauf von Waren, Erbringung von Dienstleistungen)

Wie man vorgeht, wenn eine Rechnung zum falschen Zeitpunkt ausgestellt wurde

Für den Verkäufer

• Bestimmen Sie den Zeitpunkt der tatsächlichen Transaktion erneut
• Deklarieren Sie die MwSt. und erfassen Sie die steuerpflichtigen Einnahmen für die Körperschaftsteuer in dem Zeitraum, in dem die Transaktion stattfand, nicht nach dem Ausstellungsdatum der Rechnung
• Passen Sie die Steuererklärungsunterlagen an, wenn der falsche Zeitraum angegeben wurde

Für den Käufer

• Deklarieren Sie die Vorsteuer in dem Zeitraum, in dem die Rechnung erhalten wurde
• Erfassen Sie die Kosten für die Körperschaftsteuer in dem Zeitraum, in dem die tatsächliche Transaktion stattfand

Wenn eine Rechnung zum falschen Zeitpunkt festgestellt wird, sollte der Käufer den Verkäufer auffordern, diese umgehend zu korrigieren, um das Risiko der Nutzung ungültiger Rechnungen zu vermeiden.

Illustratives Beispiel

Rechnung ausgestellt am 01.01.2026, aber die Ware wurde tatsächlich am 31.12.2025 geliefert:

• Der Verkäufer erfasst die Einnahmen und deklariert die Steuern für Dezember 2025
• Der Käufer deklariert die MwSt. im Januar 2026, erfasst aber die Kosten im Jahr 2025

Fehler 2: Ausstellen von Scheinrechnungen oder Verwendung von illegalen Rechnungen

Was ist eine Scheinrechnung?

Eine Scheinrechnung ist eine Rechnung, die keine tatsächlichen wirtschaftlichen Transaktionen widerspiegelt, einschließlich:

• Gefälschte Rechnungen ohne tatsächliche Transaktion: Rechnungen mit vollständigen Informationen, aber der Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen fand tatsächlich nicht statt oder nur teilweise.
• Spiegelung eines falschen tatsächlichen Wertes: Die Rechnung gibt einen höheren oder niedrigeren Wert als den tatsächlichen Wert der verkauften Waren oder Dienstleistungen an.
• Rechnungen ohne alle obligatorischen Inhalte: Rechnungen, denen wichtige Informationen wie Name, Adresse, Steuernummer des Verkäufers und Käufers, Datum, Beschreibung der Waren/Dienstleistungen, Einheit, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis gemäß den Vorschriften fehlen.
• Rechnungen, die nicht ordnungsgemäß gelöscht oder geändert wurden: Rechnungen, die gelöscht oder geändert wurden, ohne die Vorschriften für Rechnungsänderungen einzuhalten.
• Diskrepanzen zwischen den Kopien der Rechnung: Die Werte auf den verschiedenen Kopien der Rechnung weichen voneinander ab und stimmen nicht überein.
• Verwendung von Rechnungen anderer Organisationen oder Einzelpersonen zur Legalisierung: Verwendung von Rechnungen, die nicht vom eigenen Unternehmen stammen, um den Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu belegen.
• Verwendung von Rechnungen, die von den zuständigen Behörden als illegal eingestuft wurden: Rechnungen, die von den Steuerbehörden, der Polizei oder anderen zuständigen Behörden als illegal eingestuft wurden.
• Rechnungen, die von einer Organisation ausgestellt wurden, die nicht über die Befugnis zur Rechnungsstellung verfügt, oder Rechnungen, die noch nicht gültig sind.

Strafen für die Ausstellung von Scheinrechnungen

Strafen für fehlerhafte Deklarationen, die zu einer zu geringen Steuerzahlung oder zu einer übermäßigen Steuerbefreiung/-ermäßigung/-rückerstattung führen.

Eine Strafe in Höhe von 20 % der zu gering zu zahlenden Steuer oder der übermäßigen Steuerbefreiung/-ermäßigung/-rückerstattung wird für die Verwendung illegaler Rechnungen oder Belege zur Verbuchung von Waren- oder Dienstleistungseinkäufen angewendet, die die zu zahlende Steuer reduzieren oder die zu erstattende, befreite oder ermäßigte Steuer erhöhen, sofern die Steuerbehörden bei einer Prüfung feststellen, dass der Käufer die rechtswidrige Verwendung illegaler Rechnungen oder Belege auf der Verkäuferseite nachweisen kann und der Käufer die Buchhaltung ordnungsgemäß durchgeführt hat.

Strafen für Steuerhinterziehung (Artikel 17 des Dekrets 125/2020/ND-CP): Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und von erschwerenden/mildernden Umständen, die genauen Strafen sind wie folgt:

• Geldstrafe in Höhe des 1-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn der Täter mindestens einen mildernden Umstand hat
• Geldstrafe in Höhe des 1,5-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn keine erschwerenden oder mildernden Umstände vorliegen
• Geldstrafe in Höhe des 2-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn ein erschwerender Umstand vorliegt
• Geldstrafe in Höhe des 2,5-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn zwei erschwerende Umstände vorliegen
• Geldstrafe in Höhe des 3-fachen des hinterzogenen Steuerbetrags, wenn drei oder mehr erschwerende Umstände vorliegen

In schwerwiegenden Fällen können natürliche Personen und Handelsgesellschaften strafrechtlich verfolgt werden gemäß dem Strafgesetzbuch.

Wie man vorgeht, wenn Scheinrechnungen festgestellt werden

Wenn eine Rechnung, die keine tatsächlichen Transaktionen widerspiegelt, festgestellt wird:

• Verwenden Sie diese Rechnung nicht mehr für Steuererklärungen
• Überprüfen Sie alle Verträge, Lieferbelege und Zahlungsbelege
• Passen Sie die Buchhaltungsbücher und Steuerunterlagen an, wenn eine falsche Verbuchung stattgefunden hat
• Arbeiten Sie proaktiv mit den Steuerbehörden zusammen, wenn ein hohes Risiko besteht

Die fortgesetzte Verwendung falscher Rechnungen nach ihrer Feststellung kann als vorsätzlicher Verstoß gelten und zu höheren Strafen führen.

Verjährungsfrist für Rechnungsverstöße

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen über die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten im Bereich Steuern und Rechnungen beträgt die Verjährungsfrist für Rechnungsverstöße 02 Jahre.

Wie die Frist berechnet wird:

• Bei abgeschlossenen Verstößen beginnt die Frist am Tag der Beendigung des Verstoßes zu laufen
• Bei laufenden Verstößen beginnt die Frist am Tag der Feststellung durch die zuständige Behörde zu laufen

Das bedeutet, dass das Risiko einer Bestrafung auch dann besteht, wenn das Unternehmen die fehlerhafte Angabe bereits korrigiert hat, und zwar für 02 Jahre.

Schlussfolgerung

Fehler bei der Rechnungsstellung, von falscher Zeitangabe bis zur Ausstellung von Scheinrechnungen, unterliegen klaren Strafrahmen und einer Verjährungsfrist von bis zu 02 Jahren. In einer Zeit, in der die Steuerverwaltung zunehmend auf elektronischen Daten basiert, birgt die Ausstellung von Rechnungen, die nicht die Transaktionen korrekt widerspiegeln, erhebliche Risiken in Bezug auf Strafen, Nachzahlungen und rechtliche Verantwortung.

Die proaktive Kontrolle von Verkaufsgeschäften, Einnahmen und dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung von Anfang an ist der entscheidende Faktor, um das Risiko für Unternehmen zu minimieren. Mit einer zentralisierten Verwaltungsplattform wie GTG CRM können Unternehmen Aufträge, Einnahmen und Rechnungen im selben System verfolgen, wodurch Rechnungen zur richtigen Zeit ausgestellt, Verkaufsdaten transparent gemacht und die Steuerpflichten optimiert werden, insbesondere für Kleinstbetriebe und kleine Unternehmen, die unter dem Druck von Pauschalsteuern und Steuerprüfungen stehen.