Verwaltung von bargeldlosen Zahlungsbelegen für Geschäftshaushalte Gruppe 3

Ab 2026 müssen Geschäftshaushalte der Gruppe 3 (Umsatz über 3 Milliarden VND/Jahr) gemäß Beschluss 3389 ihre Steuerpflicht nach der Deklarationsmethode erfüllen und strengere Bedingungen für die Belegverwaltung einhalten. Insbesondere ist die Verwaltung bargeldloser Zahlungsbelege nicht nur eine zwingende Anforderung, sondern auch eine Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit und die Anerkennung von Betriebsausgaben.

Gemäß Verordnung 01/2021 sind Geschäftshaushalte Organisationen, die von Einzelpersonen oder Haushaltsmitgliedern gegründet werden und unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen haften. Das bedeutet, alle Einnahmen – ob von einem Privatkonto oder einem Geschäftskonto – werden als Einnahmen des Haushalts betrachtet. Daher ist die Trennung und Verwaltung bargeldloser Zahlungsbelege äußerst wichtig, um Transparenz und die Einhaltung der Steuergesetze zu gewährleisten.

Hauptfunktionen

• Zentrale Verwaltung von Überweisungs-, Karten- und E-Wallet-Zahlungsbelegen
• Schnelle Suche nach Zeiträumen, Zahlungsempfängern, Beträgen
• Sichere elektronische Belegspeicherung, leicht zugänglich bei Bedarf
• Automatischer Abgleich mit Buchhaltungsunterlagen und Steuererklärungen
• Warnungen bei fehlenden zwingenden Belegen für Transaktionen über bestimmten Schwellenwerten
• Detaillierte statistische Berichte monatlich, vierteljährlich, jährlich zur Steuererklärung
• Hohe Sicherheit mit Zugriffsberechtigungen und automatischen Backups

Detaillierte Bedienungsanleitung

Schritt 1: Einrichtung eines geschäftlichen Bankkontos

Wie bereits erwähnt, da Geschäftshaushalte unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen haften, ist die Eröffnung eines separaten Kontos für geschäftliche Aktivitäten der erste wichtige Schritt.

1. Greifen Sie im GTG CRM auf das Modul Belegverwaltung zu
2. Wählen Sie Konfiguration → Bankkonten
3. Geben Sie die Informationen ein: Bankname, Kontonummer, Kontoinhaber
4. Markieren Sie dieses Konto als „Hauptgeschäftskonto“

Schritt 2: Verbindung zu Zahlungsdatenquellen

GTG CRM unterstützt die automatische Synchronisierung aus verschiedenen Quellen:

1. Internet Banking Verbindung: API-Schlüssel eingeben oder über Open Banking verbinden
2. Verbindung zu E-Wallets: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Import von Kontoauszugsdateien: Unterstützt Excel-, PDF-Formate von Banken

Nach der Verbindung synchronisiert das System automatisch den Transaktionsverlauf und aktualisiert in Echtzeit.

Schritt 3: Erfassung und Klassifizierung von Belegen

Führen Sie für jede bargeldlose Transaktion Folgendes durch:

1. Wählen Sie die Transaktion aus der automatisch synchronisierten Liste
2. Klassifizierung: Betriebsausgaben, Private Ausgaben, Einnahmen
3. Zugehörige Belege anhängen: Rechnungen, Verträge, Quittungen (Bild/PDF hochladen)
4. Notizen: Zahlungszweck, beteiligte Parteien

Wichtiger Hinweis: Gemäß den Vorschriften können nur Ausgaben, für die vollständige bargeldlose Zahlungsbelege vorliegen, als abzugsfähige Ausgaben bei der Berechnung der Einkommensteuer aus der Geschäftstätigkeit anerkannt werden.

Schritt 4: Abgleich mit Buchhaltungsunterlagen

Das System gleicht automatisch ab zwischen:

• Bargeldlose Zahlungsbelege
• Kassenbuch
• Ausgaben-Einnahmen-Buch
• Steuererklärungsübersicht

Bei Abweichungen warnt das System sofort zur rechtzeitigen Korrektur.

Schritt 5: Export von Berichten für die Steuerbehörde

Bei Einreichung von Steuerunterlagen oder zur Steuererklärung:

1. Greifen Sie auf Berichte → Bargeldlose Zahlungsbelegberichte zu
2. Wählen Sie den Berichtszeitraum: Monat, Quartal, Jahr
3. Wählen Sie den Berichtstyp: Detaillierte Liste bargeldloser Transaktionen; Sammelbericht nach Empfänger; Bericht über abzugsfähige Ausgaben
4. Exportieren Sie die Datei im PDF/Excel-Format mit eingescannten Originalbelegen

Schritt 6: Speicherung und Abruf

Alle Belege werden elektronisch gespeichert mit:

• Speicherfrist: Mindestens 10 Jahre (gemäß Gesetz)
• Verschlüsselung: Bankenübliche Sicherheit
• Suche: Nach verschiedenen Kriterien (Datum, Betrag, Empfänger, Ausgabenart)
• Backup: Tägliche automatische Sicherung

Vorteile der Nutzung

• 100%ige Einhaltung der Vorschriften für bargeldlose Zahlungsbelege ab 2026
• Maximierung abzugsfähiger Ausgaben bei der Steuerberechnung, legale Senkung der zu zahlenden Einkommensteuer
• 70% Zeitersparnis beim Abgleich und der Berichtserstellung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung
• Finanzielle Transparenz, Vermeidung von Steuerrisiken durch fehlende Belege
• Echtzeit-Einblick in den Cashflow des Geschäfts, unterstützt rechtzeitige Entscheidungsfindung

Wichtige Hinweise

Zur Klassifizierung von Geschäftshaushalten

Geschäftshaushalte der Gruppe 3 (Umsatz über 3 Milliarden/Jahr) müssen ab 2026 die Deklarationsmethode anwenden. Das bedeutet:

• Vollständige Deklaration von Einnahmen und Ausgaben (keine prozentuale Anwendung mehr wie bei der Pauschalmethode)
• Vollständige Rechnungen und Belege für alle Ausgaben erforderlich
• Nur Ausgaben mit bargeldlosen Zahlungsbelegen werden anerkannt

Zur unbeschränkten Haftung

Besonderer Hinweis: Geschäftshaushalte haften unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen. Daher:

• Alle Bankkonten (privat + geschäftlich) gelten als Einnahmequelle des Haushalts
• Klare Trennung zwischen geschäftlichen und privaten Transaktionen erforderlich
• Eröffnung eines separaten Kontos für geschäftliche Aktivitäten empfohlen

Zu den Einschränkungen für Geschäftshaushalte

• Eine Einzelperson darf nur 01 Geschäftshaushalt gründen
• Darf nicht gleichzeitig Inhaber eines Einzelunternehmens sein
• Darf kein Komplementär einer Kommanditgesellschaft sein

Mit GTG CRM wird die Verwaltung bargeldloser Zahlungsbelege einfach, genau und zu 100% gesetzeskonform. Bereiten Sie sich jetzt vor, um auf die Änderungen ab 2026 vorbereitet zu sein!