Verwaltung von bargeldlosen Zahlungsnachweisen für das Geschäftskollektiv Gruppe 3

Ab 2026 müssen Unternehmen der Gruppe 3 (Umsatz über 3 Milliarden VND/Jahr) gemäß Beschluss 3389 ihre Steuerpflichten nach der Erklärungsmethode erfüllen und strengere Anforderungen an die Belegverwaltung erfüllen. Insbesondere ist **die Verwaltung von Belegen für bargeldlose Zahlungen** nicht nur eine zwingende Anforderung, sondern auch eine Voraussetzung für die **Geltendmachung von Steuerabzügen und die Anerkennung von Betriebsausgaben**. Gemäß Verordnung 01/2021 sind Geschäftshaushalte Organisationen, die von Einzelpersonen oder Mitgliedern einer Familie gegründet werden und **unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen haften**. Das bedeutet, dass alle Einnahmen – sei es von privaten oder geschäftlichen Konten – als Einnahmen des Haushalts gelten. Daher ist die Trennung und Verwaltung von Belegen für bargeldlose Zahlungen von größter Bedeutung, um Transparenz und die Einhaltung der Steuergesetze zu gewährleisten.

Hauptfunktionen

• Zentrale Verwaltung von Überweisungs-, Karten- und E-Wallet-Zahlungsbelegen
• Schnelle Suche nach Zeitraum, Zahlungsempfänger, Betrag
• Sichere Speicherung von elektronischen Belegen, leicht abrufbar bei Bedarf
• Automatischer Abgleich mit Buchhaltungsaufzeichnungen und Steuererklärungen
• Warnung vor fehlenden erforderlichen Belegen für Transaktionen über bestimmten Grenzwerten
• Detaillierte statistische Berichte monatlich, vierteljährlich, jährlich zur Steuererklärung
• Hohe Sicherheit mit Zugriffsrechten und automatischen Backups

Detaillierte Bedienungsanleitung

Schritt 1: Einrichten eines Geschäftskontos

Wie erwähnt, da Geschäftshaushalte unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen haften, ist die **Eröffnung eines separaten Kontos für Geschäftsaktivitäten** der erste wichtige Schritt.

1. Navigieren Sie zum Modul Belegverwaltung auf GTG CRM
2. Wählen Sie Konfiguration → Bankkonten
3. Geben Sie die Informationen ein: Bankname, Kontonummer, Kontoinhaber
4. Markieren Sie dieses Konto als "Hauptgeschäftskonto"

Schritt 2: Verbindung von Zahlungsdatenquellen

GTG CRM unterstützt die automatische Synchronisierung aus mehreren Quellen:

1. Verbindung mit Internet Banking: Geben Sie den API-Schlüssel ein oder verbinden Sie sich über Open Banking
2. Verbindung mit E-Wallets: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Import von Kontoauszug-Dateien: Unterstützt Excel-, PDF-Formate von Banken

Nach der Verbindung synchronisiert das System automatisch die Transaktionshistorie und aktualisiert in Echtzeit.

Schritt 3: Erfassung und Klassifizierung von Belegen

Für jede bargeldlose Transaktion führen Sie folgende Schritte durch:

1. Wählen Sie die Transaktion aus der Liste der automatischen Synchronisierung
2. Klassifizierung: Betriebsausgaben, Persönliche Ausgaben, Einnahmen
3. Zugehörige Belege zuordnen: Rechnungen, Verträge, Quittungen (Upload von Bildern/PDFs)
4. Notizen: Zahlungszweck, relevante Parteien

Wichtiger Hinweis: Gemäß den Vorschriften können nur Ausgaben, für die **vollständige Belege für bargeldlose Zahlungen vorliegen**, als abzugsfähige Ausgaben bei der Berechnung der Einkommensteuer aus der Geschäftstätigkeit anerkannt werden.

Schritt 4: Abgleich mit Buchhaltungsaufzeichnungen

Das System gleicht automatisch ab zwischen:

• Belegen für bargeldlose Zahlungen
• Kassenbuch
• Ausgaben- und Einnahmenbuch
• Steuererklärungsvordrucke

Bei Abweichungen wird das System **sofort eine Warnung ausgeben**, damit rechtzeitig Korrekturen vorgenommen werden können.

Schritt 5: Erstellung von Berichten für die Steuerbehörde

Wenn Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse eingereicht werden müssen:

1. Navigieren Sie zu Berichte → Berichte über Zahlungsbelege
2. Wählen Sie den Berichtszeitraum: Monat, Quartal, Jahr
3. Wählen Sie die Art des Berichts: Detaillierte Liste der bargeldlosen Transaktionen; Gesamtbericht nach Gegenpartei; Bericht über abzugsfähige Ausgaben
4. Exportieren Sie die Datei im PDF/Excel-Format zusammen mit **gescannten Originalbelegen**

Schritt 6: Speicherung und Abruf

Alle Belege werden elektronisch gespeichert mit:

• Aufbewahrungsfrist: Mindestens 10 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben)
• Verschlüsselung: Bankübliche Sicherheit
• Abfrage: Nach verschiedenen Kriterien (Datum, Betrag, Gegenpartei, Kostenart)
• Backup: Täglich automatisch

Vorteile der Nutzung

• 100% Einhaltung der Vorschriften für bargeldlose Zahlungsvorgänge ab 2026
• Maximierung abzugsfähiger Kosten bei der Steuerberechnung, legale Reduzierung der zu zahlenden Einkommensteuer
• 70% Zeitersparnis bei Abgleich und Berichtserstellung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung
• Finanzielle Transparenz, Vermeidung von Steuerrisiken aufgrund fehlender Belege
• Echtzeit-Überblick über den Cashflow, Unterstützung zeitnaher Entscheidungen

Wichtige Hinweise

Zur Klassifizierung von Kleingewerben

Kleingewerbe der Gruppe 3 (Umsatz über 3 Milliarden/Jahr) müssen ab 2026 die Erklärungsmethode anwenden. Das bedeutet:

• Umsätze und Ausgaben müssen vollständig deklariert werden (keine Anwendung von %-Sätzen mehr wie bei der Pauschalmethode)
• Für alle Ausgaben müssen vollständige Rechnungen und Belege vorliegen
• Nur Ausgaben mit bargeldlosen Zahlungsbelegen werden anerkannt

Zur unbeschränkten Haftung

Besonderer Hinweis: Kleingewerbe haften unbeschränkt mit ihrem gesamten Vermögen. Daher:

• Alle Bankkonten (persönlich + geschäftlich) gelten als Einnahmen des Gewerbes
• Es muss eine klare Trennung zwischen Geschäfts- und Privattransaktionen erfolgen
• Die Eröffnung eines separaten Kontos für geschäftliche Aktivitäten wird empfohlen

Zu den Beschränkungen für Kleingewerbe

• Eine natürliche Person darf nur 01 Kleingewerbe gründen
• Darf nicht gleichzeitig Inhaber eines Einzelunternehmens sein
• Darf kein Komplementär einer Kommanditgesellschaft sein

Mit GTG CRM wird die Verwaltung bargeldloser Zahlungsbelege einfach, genau und zu 100% gesetzeskonform. Bereiten Sie sich jetzt auf die Änderungen ab 2026 vor!