Häufige Fehler bei der manuellen Auftragsverwaltung

In der Anfangsphase eines Geschäfts verwalten viele Verkäufer Bestellungen mit Notizbüchern, Excel-Dateien oder verstreuten Notizen auf ihren Handys. Diese Methode ist akzeptabel, wenn es nur wenige Bestellungen pro Tag gibt, der Verkauf über einen Kanal erfolgt und es praktisch keine Rücksendungen oder Rückerstattungen gibt.

Aber wenn die Anzahl der Bestellungen steigt, der Verkauf über mehrere Kanäle gleichzeitig erfolgt oder COD-Lieferungen, Rücksendungen und Geldabgleiche beginnen, wird die manuelle Auftragsverwaltung schnell zum größten Engpass im Betrieb.

Nicht wenige Verkäufer geraten in die Situation, dass sie zwar Bestellungen und Umsätze haben, aber je mehr sie verkaufen, desto unübersichtlicher wird es und sie wissen nicht genau, ob sie profitabel sind oder Verlust machen.

Hier sind die häufigsten Fehler.

Zerstreute Auftragserfassung, keine zentralen Daten

Ein sehr häufiger Fehler ist, dass jeder Verkaufskanal auf unterschiedliche Weise erfasst wird. Shopee-Bestellungen befinden sich in der App, Facebook-Bestellungen in Nachrichten, Zalo-Bestellungen werden in ein Notizbuch geschrieben, und Website-Bestellungen landen in E-Mails.

Ohne einen zentralen Ort für alle Bestellungen können Verkäufer praktisch nicht:

• Die Gesamtzahl der Bestellungen pro Tag erfassen
• Schnell den Status jeder einzelnen Bestellung überprüfen
• Alte Bestellungen bei Problemen nachverfolgen

Langfristig führen fragmentierte Daten dazu, dass die Verwaltung vom Gedächtnis und der Intuition abhängt.

Mit GTG CRM werden alle Bestellungen von mehreren Kanälen: E-Commerce-Plattformen, Websites, manuelle Bestellungen usw. in einer einzigen Verwaltungsübersicht zusammengeführt, sodass Verkäufer sofort einen Gesamtüberblick erhalten, ohne mehrere Apps oder Dateien öffnen zu müssen.

Einfaches Übersehen von Bestellungen oder doppelte Bearbeitung

Bei der manuellen Verwaltung treten leicht folgende Probleme auf:

• Bestellungen wurden geliefert, aber die Aktualisierung wurde vergessen
• Bestellungen wurden bereits bearbeitet, aber man erinnert sich nicht mehr daran, was zu einer erneuten Bearbeitung führt
• Bei COD-Bestellungen ist unklar, ob das Geld bereits erhalten wurde oder nicht

Diese Fehler erscheinen anfangs geringfügig, aber wenn sie sich über die Zeit summieren, führen sie zu Umsatzabweichungen, Bargeldverlusten oder Streitigkeiten mit Transportunternehmen.

Wenn Bestellungen zentral in GTG CRM verwaltet werden, hat jede Bestellung einen klaren Status. Verkäufer wissen genau, welche Bestellungen bearbeitet werden, welche abgeschlossen sind, welche abgeglichen werden müssen, was das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingriffe erheblich reduziert.

Keine Verfolgung des Bestelllebenszyklus

Eine tatsächliche Bestellung ist nicht nur „erstellt und fertig“. Sie durchläuft mehrere Phasen: Bestätigung, Verpackung, Lieferung, erfolgreiche Lieferung, Rücksendung oder Stornierung.

Die manuelle Verwaltung erfasst oft nur das Endergebnis und lässt den gesamten dazwischenliegenden Prozess aus. Dies führt dazu, dass Verkäufer nicht wissen, wo das Problem auftritt: langsame Verpackung, verspätete Lieferung oder hohe Rücksendequoten.

Mit GTG CRM hat jede Bestellung einen klaren Lebenszyklus, der es Verkäufern ermöglicht, Engpässe im Prozess zu erkennen und anzupassen, anstatt Probleme nur dann zu beheben, wenn es zu spät ist.

Bestellungen sind vom Lagerbestand getrennt, je mehr verkauft wird, desto größer die Abweichung

Ein extrem gefährlicher Fehler ist, dass Bestellungen nicht mit dem Lagerbestand verknüpft sind. Verkäufer überprüfen den Lagerbestand nur nach Gefühl oder aktualisieren ihn, nachdem sie verkauft haben.

Häufige Folgen:

• Überverkauf des Lagerbestands
• Lieferung von zu wenig Ware
• Am Monatsende stimmt der tatsächliche Lagerbestand nicht mit den Aufzeichnungen überein

GTG CRM verknüpft Bestellungen direkt mit dem Lagerbestand und aktualisiert den Lagerbestand, sobald eine Bestellung eingeht. Dies ist besonders wichtig für Verkäufer über mehrere Kanäle, bei denen eine Abweichung des Lagerbestands auf einem Kanal eine Reihe von Problemen nach sich ziehen kann.

Keine Kontrolle über die Kosten pro Bestellung

Viele Verkäufer betrachten nur den Verkaufspreis und ordnen den einzelnen Bestellungen keine Kosten zu: Versandkosten, Plattformgebühren, Rücksendungen, Verpackung, Rabatte.

Ohne Kosteninformationen pro Bestellung geraten Verkäufer leicht in die Situation:

• Der Umsatz steigt, aber das verfügbare Geld nicht
• Man weiß nicht, welche Bestellungen profitabel und welche verlustbringend sind
• Entscheidungen werden gefühlsbasiert getroffen

Bei der professionellen Auftragsverwaltung in GTG CRM werden Bestelldaten, Kosten und Umsätze synchron gespeichert, was die Grundlage dafür schafft, dass Verkäufer die Rentabilität ihres Geschäfts richtig verstehen.

Shop-Inhaber sind im Betrieb gefangen und haben keine Zeit mehr für die Weiterentwicklung

Die manuelle Verwaltung zwingt Shop-Inhaber, jede Bestellung einzeln zu prüfen, jeden Betrag abzugleichen und jeden kleinen Fehler zu beheben. Die Zeit, die für Marketing, Produktverbesserung oder die Eröffnung neuer Vertriebskanäle verwendet werden sollte, wird von sich wiederholenden Aufgaben „verschluckt“.

Dies ist ein klares Zeichen dafür, dass das Betriebsmodell an seine Grenzen gestoßen ist.

GTG CRM automatisiert den Großteil der Auftragsverwaltungsaufgaben, damit Verkäufer ihre manuelle Arbeit hinter sich lassen und sich auf wachstumsfördernde Aktivitäten konzentrieren können.

Fazit

Die manuelle Auftragsverwaltung ist am Anfang nicht falsch, kann aber keine langfristige Lösung sein, wenn das Geschäft etabliert ist.

Fehler wie übersehene Bestellungen, Lagerdifferenzen, mangelnde Kostenkontrolle oder Datenchaos entstehen nicht, weil die Verkäufer nicht gut genug arbeiten, sondern weil ein geeignetes Managementsystem fehlt.

Deshalb wählen viele Online-Verkäufer GTG CRM als zentrale Auftragsverwaltungsplattform, auf der Bestellungen, Lagerbestand, Lieferungen, Rechnungen und Cashflow im selben System verbunden sind. Wenn die Daten von Anfang an standardisiert sind, reduzieren Verkäufer nicht nur Risiken, sondern verfügen auch über die notwendige Grundlage für nachhaltiges Geschäftswachstum.