Vorschriften für elektronische Rechnungen für Einzelunternehmerhaushalte

Seit dem 01.07.2022 sind nach den Bestimmungen der Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP und des Rundschreibens Nr. 78/2021/TT-BTC, Kleingewerbe und Einzelunternehmer, die die Steuererklärungsmethode anwenden, verpflichtet, auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Schritt im Prozess der Modernisierung der Geschäftstätigkeit.

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu vermeiden, müssen Inhaber von Kleingewerben die Regeln für die Erstellung, Verwendung und Verwaltung elektronischer Rechnungen verstehen. Dieser Artikel wird die wichtigsten Punkte klären, die Ihnen helfen, Ihre Rechnungsstellung korrekt und effizient zu gestalten.

Konzept der elektronischen Rechnung

Gemäß Artikel 3 der Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP sind elektronische Rechnungen als elektronische Dokumente zu verstehen, die von Verkäufern von Waren oder Dienstleistungen über elektronische Mittel erstellt werden, um kommerzielle Transaktionen gemäß den Buchführungs- und Steuergesetzen aufzuzeichnen. Diese Rechnungen können von Kassensystemen erstellt werden, die direkt mit dem Steuersystem verbunden sind.

Elektronische Rechnungen werden in zwei Haupttypen unterteilt. Der erste Typ sind Rechnungen mit dem Code der Steuerbehörde, die vor der Übermittlung an den Käufer mit einem Code versehen werden. Dieser Code enthält eine eindeutige Transaktionsnummer und eine verschlüsselte Zeichenkette basierend auf den Verkäuferinformationen. Der zweite Typ sind Rechnungen ohne Code der Steuerbehörde, die von der Organisation selbst erstellt und direkt an den Kunden gesendet werden, ohne vorherige Bestätigung durch die Steuerbehörde.

Drei Fälle der zwingenden Nutzung von elektronischen Rechnungen

Gemäß Rundschreiben Nr. 78/2021/TT-BTC müssen Kleingewerbe und Einzelunternehmer in drei spezifischen Situationen elektronische Rechnungen verwenden.

Der erste Fall gilt für Kleingewerbe und Einzelpersonen, die Steuern nach der Erklärungsmethode entrichten. Dies ist die Gruppe von Steuerpflichtigen, die verpflichtet sind, elektronische Rechnungen regelmäßig in ihren Geschäftsaktivitäten zu verwenden.

Der zweite Fall betrifft Kleingewerbe, die Steuern nach der Pauschalmethode entrichten. Wenn sie eine Rechnung ausstellen müssen, wird ihnen von der Steuerbehörde eine elektronische Rechnung mit Code für jede Transaktion ausgestellt.

Der dritte Fall gilt für Kleingewerbe, die Steuern für jede Transaktion separat erklären. Ähnlich wie in der zweiten Gruppe wird ihnen bei Bedarf eine elektronische Einzelrechnung für jede spezifische Transaktion ausgestellt.

Punkte, die bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen zu beachten sind

Empfänger von elektronischen Rechnungen pro Transaktion

Kleingewerbe, die ihre Steuern nach der Pauschalmethode entrichten, erhalten auf Anfrage eine elektronische Rechnung mit Code von der Steuerbehörde für jede Transaktion. Einzelunternehmer, die nicht regelmäßig tätig sind und keine feste Niederlassung haben und ihre Steuern für jede Transaktion einzeln entrichten, fallen ebenfalls unter diese Kategorie.

Darüber hinaus erhalten auch einige Sonderfälle pro Transaktion eine Rechnung. Zum Beispiel können Kleingewerbe, die ihre Tätigkeit eingestellt haben, aber die Beendigung ihrer Steuernummer noch nicht abgeschlossen haben, eine Rechnung zur Liquidation von Vermögenswerten beantragen. Kleingewerbe, die ihre Tätigkeit vorübergehend eingestellt haben, aber zuvor unterzeichnete Verträge erfüllen müssen, erhalten ebenfalls Unterstützung. Fälle, in denen die Nutzung von Rechnungen erzwungenweise eingestellt wurde, fallen ebenfalls in diese Liste.

Kostenlose elektronische Rechnungsdienste

Gemäß Artikel 14 Absatz 1 der Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP sind kleine und mittlere Unternehmen, Genossenschaften, Kleingewerbe und Einzelunternehmer in Gebieten mit schwierigen oder besonders schwierigen sozioökonomischen Bedingungen für 12 Monate nach Beginn der Nutzung von kostenlosen elektronischen Rechnungsdiensten mit Code befreit. Die Liste der begünstigten Gebiete ist in der Verordnung Nr. 118/2015/ND-CP festgelegt.

Diejenigen, die nicht von der Gebührenbefreiung betroffen sind, müssen die Servicegebühren gemäß dem mit dem Dienstanbieter für elektronische Rechnungen abgeschlossenen Vertrag bezahlen.

Situationen, in denen die Nutzung von elektronischen Rechnungen eingestellt werden muss

Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung Nr. 123/2020/ND-CP listet die Fälle auf, in denen die Nutzung von elektronischen Rechnungen mit Code zwingend eingestellt werden muss.

Wenn ein Gewerbebetrieb die Gültigkeit seiner Steuernummer beendet oder von der Steuerbehörde an der registrierten Adresse als inaktiv verifiziert wird, wird die Verwendung von Rechnungen eingestellt. Wenn ein Gewerbebetrieb die zuständigen Behörden proaktiv über die vorübergehende Geschäftsschließung informiert, führt dies ebenfalls zur Einstellung der Nutzung von elektronischen Rechnungen.

Schwerwiegende Verstöße ziehen ebenfalls ähnliche Konsequenzen nach sich. Wenn ein Gewerbebetrieb Rechnungen für den Verkauf von Schmuggelware, verbotenen Waren, gefälschten Waren oder Waren verwendet, die geistige Eigentumsrechte verletzen, werden die zuständigen Behörden dies feststellen und die Steuerbehörden zur Bearbeitung informieren. Auch die Erstellung von Scheinrechnungen zur Unterschlagung von Geldern ist ein Grund für die Einstellung der Nutzung von elektronischen Rechnungen.

Darüber hinaus müssen Gewerbebetriebe die Nutzung von elektronischen Rechnungen einstellen, wenn die Steuerbehörde die Einstellung der Rechnungsnutzung zur Durchsetzung von Steuerpfändungen anordnet oder wenn die Handelsregisterbehörde die vorübergehende Schließung von genehmigungspflichtigen Gewerben aufgrund fehlender Standards anordnet.

Welche Steuerbehörde stellt Rechnungen nach Einzelfällen aus?

Punkt c, Absatz 2, Artikel 13 des Dekrets 123/2020/ND-CP legt klar fest, wo Anträge auf Rechnungsstellung einzureichen sind.

Für Gewerbebetriebe und Einzelunternehmer mit festem Standort werden die Anträge beim Finanzamt der Verwaltungsabteilung, die für das Geschäftstätigkeitsgebiet zuständig ist, eingereicht. Im Gegensatz dazu reichen Gewerbebetriebe und Einzelpersonen ohne festen Standort ihre Anträge beim Finanzamt ihres Wohn- oder Geschäftssitzes ein.

Der Übergang von Pauschalsteuer zu Veranlagung

Ab 2026 werden die Steuerbehörden den Übergang von Gewerbebetrieben von der Pauschalsteuer zur Veranlagung umsetzen. Dies erfordert, dass Gewerbebetriebe alle Aufgaben vollständig erfüllen, wie z. B. die Buchführung, die Erstellung und Einreichung von elektronischen Rechnungen sowie die Online-Deklaration und -Zahlung von Steuern gemäß den Vorschriften, anstatt einfach nur die Pauschalsteuer wie zuvor zu zahlen.

Um kleine Gewerbebetriebe bei der Anpassung an die neuen Vorschriften zu unterstützen, ohne dass sie Buchhalter einstellen oder komplexe manuelle Arbeiten durchführen müssen, wurden zahlreiche umfassende digitale Transformationslösungen entwickelt. Diese integrieren Funktionen für Verkaufsmanagement, Steuererklärung, Steuerzahlung, Ausstellung von elektronischen Rechnungen und Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen auf einer einzigen Plattform.

Schlussfolgerung

Die Nutzung von elektronischen Rechnungen ist für Gewerbebetriebe und Einzelunternehmer, die ihre Steuern nach dem Veranlagungsverfahren zahlen, zu einer zwingenden Pflicht geworden. Das Verständnis der Vorschriften für elektronische Rechnungen, von der Definition und den anwendbaren Parteien bis hin zu den Fällen, in denen Rechnungen ausgestellt werden können, und den Situationen, in denen die Nutzung eingestellt werden muss, ist für alle Gewerbetreibenden unerlässlich, um ihre Geschäftstätigkeit transparent und gesetzeskonform zu führen.

Insbesondere im Kontext des Übergangs von der Pauschalsteuer zur Veranlagung ist die Bereitstellung geeigneter Werkzeuge für die Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen, die Steuererklärung und die Ausstellung von elektronischen Rechnungen dringender denn je. GTG CRM bietet eine integrierte automatische Funktion zur Ausstellung elektronischer Rechnungen, die es Gewerbebetrieben erleichtert, rechtskonforme Rechnungen auszustellen, Daten gemäß den Vorschriften an die Steuerbehörden zu senden und die Überprüfung und Erkennung von Fehlern in Eingangsrechnungen zu unterstützen. Dadurch sparen die Eigentümer nicht nur Zeit, sondern stellen auch die Genauigkeit der Buchführung sicher und erfüllen alle operativen Anforderungen der Steuerbehörden.