Regelungen für elektronische Rechnungen für Einzelunternehmer

Seit dem 01.07.2022 sind Einzelunternehmer und selbstständige Gewerbetreibende, die die Steuermethoden nach der Veranlagung anwenden, verpflichtet, gemäß der Verordnung 123/2020/ND-CP und dem Rundschreiben 78/2021/TT-BTC auf elektronische Rechnungen umzustellen. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Schritt in der Modernisierung des Geschäftsbetriebs.

Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und rechtliche Risiken zu vermeiden, müssen Inhaber von Einzelunternehmen die Regeln für die Erstellung, Verwendung und Verwaltung elektronischer Rechnungen genau verstehen. Dieser Artikel wird die wichtigsten Punkte klären, die Ihnen helfen, Ihre Rechnungsstellung korrekt und effizient abzuwickeln.

Konzept der elektronischen Rechnung

Gemäß Artikel 3 der Verordnung 123/2020/ND-CP sind elektronische Rechnungen elektronische Belege, die von Verkäufern von Waren oder Dienstleistungen mithilfe elektronischer Mittel erstellt werden, um Transaktionsinformationen gemäß den Bestimmungen des Rechnungslegungs- und Steuergesetzes zu erfassen. Diese Rechnungen können von Kassensystemen, die direkt an die Steuerbehörde angeschlossen sind, erstellt werden.

Elektronische Rechnungen werden in zwei Haupttypen unterteilt. Der erste Typ ist die Rechnung mit einem Stempel der Steuerbehörde, die vor dem Versand an den Käufer mit einem Stempel versehen wird. Dieser Stempel enthält eine eindeutige Transaktionsnummer und eine verschlüsselte Zeichenfolge, die auf den Informationen des Verkäufers basiert. Der zweite Typ ist die Rechnung ohne einen Stempel der Steuerbehörde, die von der Organisation selbst erstellt und direkt an den Kunden gesendet wird, ohne vorherige Bestätigung durch die Steuerbehörde.

Drei Fälle, in denen die Verwendung von elektronischen Rechnungen obligatorisch ist

Gemäß Rundschreiben 78/2021/TT-BTC müssen Einzelunternehmen und selbstständige Gewerbetreibende in drei spezifischen Situationen elektronische Rechnungen verwenden.

Der erste Fall gilt für Einzelunternehmen und Einzelpersonen, die Steuern nach der Veranlagungsmethode zahlen. Dies ist die Gruppe, die verpflichtet ist, elektronische Rechnungen regelmäßig in ihrem Geschäftsbetrieb zu verwenden.

Der zweite Fall betrifft Einzelunternehmen, die Steuern nach der Pauschalmethode zahlen. Wenn sie eine Rechnung ausstellen müssen, erhalten sie von der Steuerbehörde eine elektronische Rechnung mit einem Stempel für jede Transaktion.

Der dritte Fall gilt für Einzelunternehmen, die Steuern für jede Transaktion veranlagen. Ähnlich wie bei der zweiten Gruppe, wenn eine Rechnung ausgestellt werden muss, wird die Steuerbehörde eine einzelne elektronische Rechnung für jede spezifische Transaktion ausstellen.

Punkte, die bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen zu beachten sind

Zielgruppen, die Rechnungen für jede Transaktion erhalten

Einzelunternehmen, die Steuern nach der Pauschalmethode zahlen, werden von der Steuerbehörde bei Bedarf mit gestempelten Rechnungen für jede Transaktion unterstützt. Einzelpersonen, die nicht regelmäßig geschäftlich tätig sind und keinen festen Standort haben und Steuern für jede Transaktion zahlen, fallen ebenfalls unter diese Gruppe.

Darüber hinaus erhalten auch einige Sonderfälle Rechnungen für jede Transaktion. Zum Beispiel können Einzelunternehmen, die ihren Betrieb eingestellt haben, aber noch nicht alle steuerlichen Angelegenheiten abgeschlossen haben, Rechnungen zur Liquidation von Vermögenswerten beantragen. Einzelunternehmen, die ihren Betrieb vorübergehend eingestellt haben, aber einen zuvor unterzeichneten Vertrag abschließen müssen, erhalten ebenfalls ähnliche Unterstützung. Fälle, in denen die Verwendung von Rechnungen erzwungen wird, fallen ebenfalls in diese Liste.

Kostenlose elektronische Rechnungsdienste

Gemäß Absatz 1 des Artikels 14 der Verordnung 123/2020/ND-CP sind kleine und mittlere Unternehmen, Genossenschaften, Einzelunternehmen und selbstständige Gewerbetreibende in Gebieten mit schwierigen oder besonders schwierigen sozioökonomischen Bedingungen für 12 Monate ab Beginn der Nutzung von kostenlosen elektronischen Rechnungsdiensten mit Stempel befreit. Die Liste der begünstigten Gebiete ist in der Verordnung 118/2015/ND-CP festgelegt.

Für die von der Gebührenbefreiung ausgenommenen Personen fallen Servicegebühren gemäß dem mit dem Anbieter des elektronischen Rechnungsdienstes geschlossenen Vertrag an.

Situationen, in denen die Verwendung von elektronischen Rechnungen eingestellt werden muss

Absatz 1 des Artikels 16 der Verordnung 123/2020/ND-CP listet die Fälle auf, in denen die Verwendung von elektronischen Rechnungen mit Stempel zwingend eingestellt werden muss.

Wenn ein Einzelunternehmen seine Steuernummer-Gültigkeit verliert oder von der Steuerbehörde als nicht am eingetragenen Standort tätig befunden wird, wird die Verwendung von Rechnungen eingestellt. Fälle, in denen ein Einzelunternehmen die vorübergehende Geschäftseinstellung bei der zuständigen Behörde aktiv meldet, führen ebenfalls zur Einstellung der Verwendung von elektronischen Rechnungen.

Schwerwiegende Verstöße führen ebenfalls zu ähnlichen Konsequenzen. Wenn ein Einzelunternehmen Rechnungen für den Verkauf von illegalen Waren, verbotenen Waren, gefälschten Waren oder Waren verwendet, die geistige Eigentumsrechte verletzen, werden die zuständigen Behörden dies feststellen und die Steuerbehörde benachrichtigen, um Maßnahmen zu ergreifen. Das Ausstellen von gefälschten Rechnungen, um Geld zu unterschlagen, ist ebenfalls ein Grund für die Einstellung der Verwendung von elektronischen Rechnungen.

Darüber hinaus müssen Einzelunternehmen auch die Verwendung von elektronischen Rechnungen einstellen, wenn die Steuerbehörde die Einstellung der Rechnungsverwendung zur Steuereintreibung ankündigt oder wenn die Gewerbeanmeldung die vorübergehende Aussetzung von Tätigkeiten in regulierten Branchen aufgrund unzureichender Standards verlangt.

Welche Steuerbehörde stellt Rechnungen für jede Transaktion aus?

Punkt c, Absatz 2, Artikel 13 der Verordnung 123/2020/ND-CP legt den Ort für die Einreichung von Anträgen auf Rechnungsstellung eindeutig fest.

Für Einzelunternehmen und selbstständige Gewerbetreibende mit festem Standort werden die Anträge beim Finanzamt des Verwaltungsgebiets, in dem die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird, eingereicht. Umgekehrt reichen Einzelunternehmen und Einzelpersonen ohne festen Standort ihre Anträge beim Finanzamt ihres Wohnortes oder ihres Geschäftssitzes ein.

Pfad zur Umstellung von der Pauschalsteuer zur Veranlagung

Ab 2026 werden die Steuerbehörden schrittweise Einzelunternehmen von der Pauschalsteuermethode auf die Veranlagungsmethode umstellen. Dies erfordert, dass Einzelunternehmen alle Aufgaben wie Buchführung, Erstellung und Einreichung von elektronischen Rechnungen sowie Online-Steuererklärung und -zahlung gemäß den Vorschriften durchführen, anstatt nur die Pauschalsteuer zu zahlen wie bisher.

Um kleine Einzelunternehmen bei der Anpassung an die neuen Vorschriften zu unterstützen, ohne dass sie Buchhalter einstellen oder komplexe manuelle Arbeiten ausführen müssen, wurden umfassende digitale Transformationslösungen entwickelt, die Funktionen für Verkaufsmanagement, Steuererklärung, Steuerzahlung, elektronische Rechnungsstellung und Buchführung auf einer einzigen Plattform integrieren.

Fazit

Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ist für Einzelunternehmen und selbstständige Gewerbetreibende, die Steuern nach der Veranlagungsmethode zahlen, zur obligatorischen Pflicht geworden. Das Verständnis der Vorschriften für elektronische Rechnungen, von der Definition über die anwendbaren Zielgruppen bis hin zu den Fällen, in denen Rechnungen ausgestellt werden dürfen, und den Situationen, in denen die Verwendung von Rechnungen eingestellt werden muss, ist für alle Inhaber von Einzelunternehmen unerlässlich, um ihren Geschäftsbetrieb transparent und gesetzeskonform zu führen.

Insbesondere im Kontext der Umstellung von der Pauschalsteuer zur Veranlagung wird die Bereitstellung geeigneter Werkzeuge zur Verwaltung von Büchern, zur Steuererklärung und zur Ausstellung elektronischer Rechnungen dringender denn je. GTG CRM bietet integrierte automatische Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung, die es Einzelunternehmen erleichtert, rechtskonforme Rechnungen auszustellen, Daten gemäß den Vorschriften an die Steuerbehörde zu übermitteln und die Überprüfung und Fehlererkennung von Eingangsrechnungen zu unterstützen. Dadurch sparen die Eigentümer nicht nur Zeit, sondern gewährleisten auch die Genauigkeit der Buchhaltung und die vollständige Einhaltung aller vorgeschriebenen Verfahren durch die Steuerbehörde.