Funktionsvorstellung
Am Monatsende öffnen Sie Ihren Kontoauszug und beginnen, jede Zeile durchzugehen: ist diese Zahlung vom Kunden für welche Rechnung? Ist diese Gebühr eine interne Überweisung, oder das zurückgezahlte COD-Geld einer Plattform? Dann öffnen Sie Excel und tippen manuell ein, um die Bücher mit der Bank abzugleichen. Es kostet Stunden, ist fehleranfällig, und jedes Mal, wenn Sie gefragt werden „woher kommt dieses Geld“, schwitzen Sie.
Das hat ab heute ein Ende. GTG CRM verwandelt Ihren Bankkontoauszug in einen Abgleichbereich direkt in Ihrem Buchhaltungssystem: ordnen Sie jede Transaktion dem richtigen Konto zu, legen Sie einmalig wiederverwendbare Abgleichregeln fest, die ähnliche Zeilen automatisch vorschlagen, sehen Sie Abgleichübersichten und Berichte und aktivieren Sie die Option, automatisch ausgleichende Einträge zu buchen. Geld ⇄ Rechnung ⇄ Hauptbuch werden zu einem Kreislauf geschlossen.
Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind
| Alte Methode | Folge |
|---|---|
| Bankauszüge manuell abgleichen, in Excel eingeben | Stunden pro Monat Verlust, leichte Eingabefehler, keine Rückverfolgung möglich |
| Nicht wissen, welche Geldbewegung zu welcher Rechnung gehört | Ungenauigkeiten bei Forderungen und Verbindlichkeiten, übersehene oder doppelte Einnahmen |
| Buchhaltung getrennt von der Bank führen | Daten stimmen nicht überein, schwierig bei Steuerprüfungen zu erklären |
| Schwierige Trennung von COD-Zahlungen/Rückerstattungen von Plattformen/Spediteuren | Unklarheit, ob der Betrag vollständig erhalten wurde, komplizierter COD-Abgleich |
GTG CRM fasst alles in einer einzigen Datenquelle zusammen: jede Banktransaktion wird direkt dem Buchhaltungskonto und (wo zutreffend) der Rechnung zugeordnet, und es werden automatisch ausgleichende Einträge generiert.
Hauptmerkmale
1. Transaktionen dem richtigen Konto zuordnen
Wählen Sie für jede Zeile auf dem Kontoauszug, was sie darstellt: Umsatz, Gebühr, interne Überweisung, Bargeld-Bank, COD usw. Das System ordnet die Transaktion dem richtigen Buchhaltungskonto (GL-Konto) zu.
- Funktion: Transaktionen → entsprechende Buchhaltungskonten zuordnen.
- Vorteil: Jeder eingezahlte/abgebuchte Cent hat eine klare „Adresse“ in den Büchern.
2. Wiederverwendbare Abgleichregeln — einmal einrichten, automatisch abgleichen
Erstellen Sie Regeln basierend auf Beschreibung/Partner/Betrag: ähnliche Transaktionen werden automatisch richtig zugeordnet. Neue Regeln werden sofort aktiviert und sofort angewendet.
- Funktion: Wiederverwendbare Abgleichregeln.
- Vorteil: Jeder nächste Monat ist einfacher als der vorherige — wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert.
3. Vorschläge basierend auf Regeln — Sie müssen nur noch genehmigen
Ihre eingerichteten Regeln werden automatisch Vorschläge für die Zuordnung ähnlicher Transaktionen machen — Sie müssen sie nur noch prüfen und genehmigen. Je mehr Sie das System nutzen, desto mehr Situationen werden von den Regeln abgedeckt, und desto schneller wird der Abgleich. Sie behalten immer die endgültige Entscheidung.
- Funktion: Vorschläge zur Transaktionszuordnung basierend auf Regeln (Sie genehmigen).
- Vorteil: Schnelle Bearbeitung wiederkehrender Zeilen bei voller Kontrolle.
ℹ️ Abgleich und Vorschläge durch Regeln sind kostenlos. Bald verfügbar: Ein KI-Assistent, der Erklärungen auch für völlig neue Transaktionen vorschlägt.
4. Abgleichübersicht + Berichte
Überblick: wie viel abgeglichen, wie viel noch offen, wo die Differenz liegt. Exportieren Sie Abgleichberichte zur Archivierung und Erklärung.
- Funktion: Abgleich-Dashboard + Berichte.
- Vorteil: Mit einem Blick wissen Sie, ob die Bücher mit der Bank übereinstimmen.
5. Automatische Buchung ausgleichender Einträge (optional)
Aktivieren Sie die Option „in Bücher eintragen“: Geschäftsvorfälle wie Zuordnungen / Überweisungen / Bargeld-Bank / COD generieren automatisch korrekte ausgleichende Buchungen nach Buchhaltungsstandards. Wenn Sie eine Transaktion entkoppeln, wird die Buchung rückgängig gemacht.
- Funktion: Automatische Buchung ausgleichender Einträge aus abgeglichenen Transaktionen.
- Vorteil: Abgleich und Buchung sind eine Aufgabe, nicht zwei — die Daten sind immer konsistent.
Vorteile für Unternehmen
| Funktion | Praktischer Vorteil für Sie |
|---|---|
| Zuordnung + Abgleichregeln | Reduziert Stunden manueller Kontoauszugsverfolgung pro Monat |
| Vorschläge basierend auf Regeln | Schnelle Bearbeitung wiederkehrender Zeilen, weniger Fehler |
| Abgleichübersicht + Berichte | Schnellerer Abschluss der Bücher, vorbereitete Unterlagen für Steuerprüfungen |
| Automatische Buchung von Einträgen | Hauptbuch stimmt immer mit der Bank überein, keine Abweichungen |
| COD-Abgleich | Genaues Wissen, ob das Geld für Waren vollständig erhalten wurde |
Für wen ist das geeignet?
- Buchhalter / Chefbuchhalter, die ihre Bücher schnell abschließen und sicherstellen müssen, dass die Daten mit der Bank übereinstimmen.
- Geschäftsinhaber/Gewerbetreibende, die das Buchhaltungspaket in GTG CRM nutzen und die Geldflüsse kontrollieren möchten.
- COD-Verkäufer, die den Erhalt von Geldern von Plattformen/Spediteuren abgleichen müssen.
- Kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Abhängigkeit von separater Buchhaltungssoftware reduzieren möchten.
Wie fange ich an?
Gehen Sie in den Bereich Buchhaltung ▸ Bankabgleich, laden Sie den Kontoauszug hoch oder verbinden Sie Ihr Bankkonto und beginnen Sie mit der Zuordnung. Benötigen Sie detailliertere Schritte? Lesen Sie den Artikel Benutzerhandbuch: Bankabgleich in GTG CRM, und lesen Sie zur besseren Übersicht der gesamten Buchhaltung den Artikel Doppelte Buchhaltung direkt im CRM.
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