Funktionsübersicht
Am Monatsende öffnen Sie Ihren Kontoauszug und beginnen, jede Zeile durchzugehen: Ist dieser Betrag vom Kunden für welche Rechnung bezahlt? Ist das eine Gebühr, eine interne Überweisung oder ist das zurückgezahlte COD vom Marktplatz? Dann öffnen Sie Excel und tippen manuell, um die Bücher mit der Bank abzugleichen. Das dauert einen halben Tag, ist fehleranfällig, und jedes Mal, wenn Sie gefragt werden: „Woher kommt dieses Geld?“, geraten Sie ins Schwitzen.
Damit ist ab heute Schluss. GTG CRM verwandelt Ihren Kontoauszug in einen Abgleichbereich direkt in Ihrem Buchhaltungssystem: klassifizieren Sie jede Transaktion dem richtigen Konto zu, legen Sie einmalige Abgleichregeln fest, die für ähnliche Zeilen automatisch Vorschläge machen, sehen Sie Abgleichübersichten und Berichte und aktivieren Sie die Option zur automatischen Verbuchung von Ausgleichsbuchungen. Geld ⇄ Rechnung ⇄ Hauptbuch werden zu einem Kreislauf geschlossen.
Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind
| Alte Vorgehensweise | Konsequenzen |
|---|---|
| Manuelle Überprüfung von Kontoauszügen und Eingabe in Excel | Stundenlanger Aufwand pro Monat, leicht zu übersehende Fehler, keine Rückverfolgbarkeit |
| Unklarheit, welche Geldbewegung zu welcher Rechnung gehört | Ungenauigkeiten bei Forderungen und Verbindlichkeiten, übersehene oder doppelte Einnahmen |
| Buchhaltung getrennt von der Bankführung | Nicht übereinstimmende Salden, Schwierigkeiten bei Steuerprüfungen |
| Schwierige Zuordnung von zurückgezahltem COD von Marktplätzen/Lieferdiensten | Unklarheit über vollständige Gutschriften, komplexer COD-Abgleich |
GTG CRM bündelt alles in einer einzigen Datenquelle: Jede Banktransaktion wird direkt mit dem Buchhaltungskonto und (falls zutreffend) mit der Rechnung verknüpft und generiert automatisch Ausgleichsbuchungen.
Besondere Merkmale
1. Transaktionen dem richtigen Konto zuordnen
Wählen Sie für jede Zeile auf Ihrem Kontoauszug, um was es sich handelt: Umsatz, Gebühr, interne Überweisung, Bargeld-Bank, COD usw. Das System weist die Transaktion dem richtigen Buchhaltungskonto (GL-Konto) zu.
- Funktion: Transaktionszuordnung → entsprechendes Buchhaltungskonto.
- Nutzen: Jeder Euro, der ein- oder ausgeht, hat eine klare „Adresse“ in den Büchern.
2. Wiederverwendbare Abgleichregeln – einmal einstellen, automatisch abgleichen
Erstellen Sie Regeln nach Beschreibung/Partner/Betrag: Ähnliche Transaktionen werden in Zukunft automatisch korrekt zugeordnet. Neue Regeln werden sofort aktiviert und angewendet.
- Funktion: Wiederverwendbare Abgleichregelsätze.
- Nutzen: Jeden Monat einfacher als den Vormonat – wiederholende Aufgaben werden automatisiert.
3. Vorschläge für den Abgleich nach Regeln – Sie müssen nur noch bestätigen
Die von Ihnen definierten Regeln schlagen automatisch die Zuordnung vor für ähnliche Transaktionen – Sie müssen sie nur noch überprüfen und bestätigen. Je mehr Sie das System nutzen, desto mehr Situationen decken Ihre Regeln ab und desto schneller wird der Abgleich. Sie behalten stets die endgültige Kontrolle.
- Funktion: Abgleichvorschläge für Transaktionen basierend auf Regeln (von Ihnen zu bestätigen).
- Nutzen: Schnelle Bearbeitung wiederkehrender Einträge bei voller Kontrolle.
ℹ️ Der Abgleich und die Vorschläge basierend auf Regeln sind kostenlos. Demnächst verfügbar: Ein KI-Assistent, der Erklärungen auch für völlig neue Transaktionen vorschlägt.
4. Abgleichübersicht + Berichte
Erhalten Sie einen Überblick: Wie viel wurde abgeglichen, wie viel ist noch offen, wo gibt es Differenzen. Exportieren Sie Abgleichberichte zur Archivierung und zur Erläuterung.
- Funktion: Abgleich-Dashboard + Berichte.
- Nutzen: Auf einen Blick sehen, ob das Konto mit der Bank abgeglichen ist.
5. Automatische Buchung von Ausgleichsbuchungen (optional)
Aktivieren Sie die Option "In Buchhaltung aufnehmen": Transaktionen für Klassifizierung / Überweisung / Bargeld-Bank / COD generieren automatisch Ausgleichsbuchungen nach den korrekten Rechnungslegungsstandards. Wenn eine Transaktion gelöscht wird, wird die Buchung rückgängig gemacht.
- Funktion: Automatische Buchung von Buchungen aus abgeglichenen Transaktionen.
- Nutzen: Abgleich und Buchung sind eine Aufgabe, nicht zwei — die Zahlen sind immer konsistent.
Vorteile für Unternehmen
| Funktion | Praktischer Nutzen für Sie |
|---|---|
| Klassifizierung + Abgleichregeln | Einsparung von Stunden manueller Kontoauszugsprüfung jeden Monat |
| Abgleichvorschläge nach Regeln | Schnelle Bearbeitung wiederkehrender Zeilen, Reduzierung von Fehlern |
| Abgleich-Dashboard + Berichte | Schneller Abschluss der Buchhaltung, vorbereitete Unterlagen für Steuerprüfungen |
| Automatische Buchung von Buchungen | Das Hauptbuch stimmt immer mit der Bank überein, keine Abweichungen |
| COD-Abgleich | Genau wissen, ob das Geld für Waren vollständig erhalten wurde |
Für Wen geeignet?
- Buchhalter / Hauptbuchhalter, die eine schnelle Buchhaltung und einen bankkonformen Saldo benötigen.
- Unternehmensleiter / Kleinunternehmer, die das Buchhaltungspaket in GTG CRM nutzen und den Cashflow kontrollieren möchten.
- COD-Verkäufer, die Geld von Plattformen / Transportunternehmen abgleichen müssen.
- Mittlere Unternehmen, die ihre Abhängigkeit von separater Buchhaltungssoftware verringern möchten.
Wie fange ich an?
Gehen Sie zu Buchhaltung ▸ Bankabgleich, laden Sie den Kontoauszug hoch oder verbinden Sie Ihr Bankkonto und beginnen Sie dann mit der Klassifizierung. Benötigen Sie detaillierte Schritte? Sehen Sie sich den Artikel Anleitung: Bankabgleich auf GTG CRM an und lesen Sie den Artikel Doppelte Buchführung direkt im CRM, um das Gesamtbild der Buchhaltung zu verstehen.
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