Διαχείριση αποδείξεων πληρωμών χωρίς μετρητά για την Οικογενειακή Επιχείρηση Ομάδα 3

Από το 2026, σύμφωνα με την Απόφαση 3389, οι επιχειρήσεις (με έσοδα άνω των 3 δισεκατομμυρίων VND/έτος) πρέπει να εκπληρώνουν τις φορολογικές τους υποχρεώσεις με τη μέθοδο της δήλωσης και να πληρούν αυστηρότερους όρους διαχείρισης αποδείξεων. Συγκεκριμένα, η διαχείριση αποδείξεων πληρωμών χωρίς μετρητά δεν είναι μόνο υποχρεωτική απαίτηση, αλλά και προϋπόθεση για την έκπτωση φόρων και την αναγνώριση εύλογων δαπανών.

Σύμφωνα με το διάταγμα 01/2021, η επιχείρηση ορίζεται ως ένας οργανισμός που ιδρύεται από ιδιώτη ή μέλη μιας οικογένειας και είναι υπεύθυνος απεριόριστα με ολόκληρη την περιουσία του. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα έσοδα - είτε από προσωπικό είτε από επιχειρηματικό λογαριασμό - θεωρούνται έσοδα της επιχείρησης. Επομένως, ο διαχωρισμός και η διαχείριση των αποδείξεων πληρωμών χωρίς μετρητά γίνονται εξαιρετικά σημαντικά για τη διασφάλιση της διαφάνειας και της συμμόρφωσης με τη φορολογική νομοθεσία.

Κύρια Χαρακτηριστικά

• Κεντρική διαχείριση αποδείξεων πληρωμών με μεταφορά, κάρτα, ηλεκτρονικό πορτοφόλι
• Γρήγορη αναζήτηση ανά χρονικό διάστημα, αντισυμβαλλόμενο, ποσό
• Ασφαλής αποθήκευση ηλεκτρονικών αποδείξεων, εύκολη ανάκτηση όποτε χρειάζεται
• Αυτόματη συμφωνία με λογιστικά βιβλία και φορολογικές δηλώσεις
• Ειδοποίηση ελλείψεων σε υποχρεωτικές αποδείξεις για συναλλαγές άνω του ορίου που έχει οριστεί
• Λεπτομερείς στατιστικές αναφορές ανά μήνα, τρίμηνο, έτος για φορολογικές δηλώσεις
• Υψηλή ασφάλεια με δικαιώματα πρόσβασης και αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας

Λεπτομερής Οδηγός Χρήσης

Βήμα 1: Ρύθμιση Επιχειρηματικού Τραπεζικού Λογαριασμού

Όπως αναφέρθηκε, καθώς η επιχείρηση είναι υπεύθυνη απεριόριστα με ολόκληρη την περιουσία της, το άνοιγμα ξεχωριστού λογαριασμού για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι το πρώτο σημαντικό βήμα.

1. Πλοηγηθείτε στην ενότητα Διαχείριση Αποδείξεων στο GTG CRM
2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις → Τραπεζικοί Λογαριασμοί
3. Εισαγάγετε τις πληροφορίες: Όνομα τράπεζας, αριθμός λογαριασμού, όνομα δικαιούχου
4. Επισημάνετε αυτόν τον λογαριασμό ως "Κύριος Επιχειρηματικός Λογαριασμός"

Βήμα 2: Σύνδεση Πηγών Δεδομένων Πληρωμών

Το GTG CRM υποστηρίζει αυτόματη συγχρονισμό από διάφορες πηγές:

1. Σύνδεση Internet Banking: Εισαγάγετε το API key ή συνδεθείτε μέσω Open Banking
2. Σύνδεση Ηλεκτρονικού Πορτοφολιού: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Εισαγωγή αρχείου κίνησης: Υποστηρίζει μορφές Excel, PDF από τράπεζες

Μετά τη σύνδεση, το σύστημα συγχρονίζει αυτόματα το ιστορικό συναλλαγών και ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο.

Βήμα 3: Καταχώρηση και Ταξινόμηση Αποδείξεων

Για κάθε συναλλαγή πληρωμής χωρίς μετρητά, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε τη συναλλαγή από τη λίστα αυτόματου συγχρονισμού
2. Ταξινόμηση: Επιχειρηματική δαπάνη, Προσωπική δαπάνη, Έσοδο
3. Συνημμένη απόδειξη: Τιμολόγιο, σύμβαση, απόδειξη πληρωμής (ανεβάστε εικόνα/PDF)
4. Σημειώσεις: Σκοπός πληρωμής, σχετιζόμενο πρόσωπο

Σημαντική Σημείωση: Σύμφωνα με τους κανονισμούς, μόνο οι δαπάνες με πλήρεις αποδείξεις πληρωμών χωρίς μετρητά μπορούν να αναγνωριστούν ως εκπεστέες δαπάνες κατά τον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος από επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Βήμα 4: Συμφωνία με Λογιστικά Βιβλία

Το σύστημα πραγματοποιεί αυτόματη συμφωνία μεταξύ:

• Αποδείξεων πληρωμών χωρίς μετρητά
• Ταμείου μετρητών
• Βιβλίου εξόδων - εσόδων
• Φορολογικής δήλωσης

Εάν εντοπιστούν αποκλίσεις, το σύστημα θα ειδοποιήσει άμεσα για έγκαιρη διόρθωση.

Βήμα 5: Εξαγωγή Αναφορών για την Εφορία

Όταν χρειάζεται να υποβάλετε φορολογικά έντυπα ή δήλωση:

1. Πλοηγηθείτε στο Αναφορές → Αναφορά Αποδείξεων Πληρωμών
2. Επιλέξτε την περίοδο αναφοράς: Μήνας, Τρίμηνο, Έτος
3. Επιλέξτε τον τύπο αναφοράς: Λεπτομερής κατάλογος συναλλαγών χωρίς μετρητά. Συνοπτική αναφορά ανά αντισυμβαλλόμενο. Αναφορά εκπεστέων δαπανών.
4. Εξαγωγή σε αρχείο PDF/Excel μαζί με σαρωμένα πρωτότυπα αποδείξεων

Βήμα 6: Αποθήκευση και ανάκτηση

Όλα τα αποδεικτικά στοιχεία αποθηκεύονται ηλεκτρονικά με:

• Διάρκεια αποθήκευσης: Τουλάχιστον 10 έτη (σύμφωνα με τη νομοθεσία)
• Κρυπτογράφηση: Ασφάλεια τραπεζικού επιπέδου
• Αναζήτηση: Με πολλαπλά κριτήρια (ημερομηνία, ποσό, αντικείμενο, είδος εξόδου)
• Αντίγραφα ασφαλείας: Αυτόματα καθημερινά

Οφέλη χρήσης

• 100% συμμόρφωση με τους κανονισμούς για αποδεικτικά στοιχεία πληρωμών χωρίς μετρητά από το 2026
• Μεγιστοποίηση εκπεστέων δαπανών για τον υπολογισμό φόρων, μείωση των οφειλόμενων φόρων εισοδήματος φυσικών προσώπων νόμιμα
• Εξοικονόμηση 70% του χρόνου συμφωνίας, σύνταξης εκθέσεων σε σύγκριση με τη χειρωνακτική εργασία
• Οικονομική διαφάνεια, αποφυγή κινδύνου φορολογικού ελέγχου λόγω έλλειψης αποδεικτικών στοιχείων
• Παρακολούθηση ταμειακών ροών επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, υποστήριξη έγκαιρης λήψης αποφάσεων

Σημαντικές σημειώσεις

Σχετικά με την κατάταξη των ατομικών επιχειρήσεων

Ατομικές επιχειρήσεις Ομάδας 3 (έσοδα άνω των 3 δισεκατομμυρίων/έτος) πρέπει να εφαρμόζουν τη μέθοδο δήλωσης από το 2026. Αυτό σημαίνει:

• Πρέπει να δηλώνουν πλήρως έσοδα, έξοδα (δεν ισχύει πλέον ποσοστό % όπως στη μέθοδο κατ' αποκοπή)
• Πρέπει να έχουν πλήρη τιμολόγια, αποδεικτικά στοιχεία για όλες τις δαπάνες
• Μόνο οι δαπάνες με αποδεικτικά στοιχεία πληρωμών χωρίς μετρητά θα καταγράφονται

Σχετικά με την απεριόριστη ευθύνη

Ειδική σημείωση: Οι ατομικές επιχειρήσεις ευθύνονται απεριόριστα με ολόκληρη την περιουσία τους. Επομένως:

• Όλοι οι τραπεζικοί λογαριασμοί (προσωπικοί + επιχειρηματικοί) θεωρούνται έσοδο της επιχείρησης
• Χρειάζεται σαφής διαχωρισμός μεταξύ επιχειρηματικών και προσωπικών συναλλαγών
• Συνιστάται άνοιγμα ξεχωριστού λογαριασμού για επιχειρηματικές δραστηριότητες

Σχετικά με τα όρια των ατομικών επιχειρήσεων

• Ένα άτομο μπορεί να ιδρύσει μόνο 01 ατομική επιχείρηση
• Δεν μπορεί να είναι ταυτόχρονα ιδιοκτήτης ατομικής επιχείρησης
• Δεν μπορεί να είναι εταίρος εταιρείας ομόρρυθμης

Με το GTG CRM, η διαχείριση αποδεικτικών στοιχείων πληρωμών χωρίς μετρητά γίνεται απλή, ακριβής και 100% συμμορφούμενη με τη νομοθεσία. Προετοιμαστείτε τώρα για τις αλλαγές από το 2026!