Hướng Dẫn Quản Lý Nhà Hàng & Quán Cà Phê Trên GTG CRM - Từng Bước, Từ Thực Đơn Đến Sổ Sách
Bài này hướng dẫn bạn dựng một quán hoàn chỉnh trên GTG CRM và chạy một ca bán thật, từ tạo món, gắn công thức, nhập nguyên liệu, đến bán tại quầy/phục vụ bàn và xem sổ sách tự lên. Làm theo đúng thứ tự; mỗi bước có kết quả mong đợi để bạn tự kiểm.
Chuẩn bị một lần (Admin làm 1 lần cho mỗi workspace)
1. Bật kế toán
Finance & HR → Accounting → Chart of Accounts → Load Template → chọn Vietnam (VAS TT99/2025).
✅ Hiện "Template applied: 176 accounts…" và 3 automation bán hàng đã bật (ghi doanh thu, ghi giá vốn, ghi thu tiền).
2. Tạo kho
Operations → Warehouse Management → Warehouses → + CREATE → điền tên "Kho chính", người liên hệ, địa chỉ → CREATE.
✅ Kho chính xuất hiện trong danh sách kho.
3. Trỏ POS về kho
Sales & CRM → Catalog → F&B Menu → thẻ "Set up F&B" → Outlet (POS store) → chọn Kho chính → Set as store.
✅ Hiện "Store set" (dấu tích xanh).
4. Thêm bàn (nếu phục vụ tại bàn)
F&B Menu → Add sample tables.
✅ Bàn T1–T5 xuất hiện.
Phần A: Tạo món pha tại chỗ + công thức (ví dụ: cà phê sữa)
5. Tạo món bán
Catalog → Product Hub → CREATE: Tên "Cà phê sữa", For sale ON, For production ON, VAT "8", Giá bán "35000", Product type "Finished good", Stock unit "Piece (pcs)" → CREATE.
✅ "Cà phê sữa" là Finished good, giá ₫35.000.
6. Tạo nguyên liệu
Product Hub → CREATE (mỗi nguyên liệu): "Cà phê hạt" (Raw material, đơn vị "Gram"), "Sữa đặc" (Raw material, đơn vị "Millilitre"), để For sale OFF, For production ON.
✅ Hai nguyên liệu Active, tồn 0.
7. Khai quy đổi đơn vị
Mở từng nguyên liệu → Manufacturing → Unit conversions: "Cà phê hạt" 1 "Kilogram" = 1000 "Gram"; "Sữa đặc" 1 "Box" = 1000 "Millilitre".
✅ Mua 1 kg cộng 1000 g tồn; 1 thùng cộng 1000 ml.
8. Tạo công thức
Operations → Manufacturing → Bills of Materials → Create BOM cho "Cà phê sữa" → thêm 2 thành phần (cà phê hạt + sữa đặc, định lượng theo ly) → Create.
✅ Công thức gắn với "Cà phê sữa".
Phần B: Nhập nguyên liệu vào kho
9. Mua hàng
Operations → Warehouse Management → Purchase Orders → tạo PO cho `Cà phê hạt` + `Sữa đặc` với giá nhập → gửi.
✅ PO ở trạng thái chờ nhận.
10. Nhận hàng (stock-in)
Nhận theo PO → tồn kho tăng, và giá vốn = giá nhập thực tế.
✅ Tồn "Cà phê hạt"/"Sữa đặc" > 0.
Phần C: Bán một ly tại quầy
11. Mở POS
("pos.dev"/ ứng dụng bán hàng) → đăng nhập bằng tài khoản Thu ngân.
12. Bán
Chọn "Cà phê sữa" → (tuỳ chọn) chọn mức đường → Thu tiền (Cash) → in hoá đơn.
✅ Hoá đơn in ra; giao dịch ghi nhận.
13. Kiểm tồn & sổ
Quay lại portal: tồn `Cà phê hạt`/`Sữa đặc` giảm đúng định lượng công thức (backflush); Accounting → Journal → có 3 bút toán (thu tiền, doanh thu, giá vốn).
✅ Tồn giảm đúng; 3 bút toán cân đối.
Phần D: Phục vụ tại bàn + màn hình bếp (dine-in)
14. Mở tab bàn
Trên POS chọn bàn `T1` → thêm món → Fire (đẩy bếp).
✅ Tab `T1` mở, món đã đẩy.
15. Bếp xử lý (KDS)
Đăng nhập tài khoản Bếp → màn hình bếp → chuyển ticket Mới → Đang làm → Sẵn sàng.
✅ Trạng thái ticket đổi theo thao tác.
16. Thu tiền & đóng bàn
Thu ngân thu tiền tab `T1` → đóng bàn.
✅ Bàn `T1` trống trở lại; sổ ghi nhận như Phần C.
Phần E: Tuỳ chọn tính phí & trả món (nâng cao)
17. Add-on tính phí
(Quản lý) F&B Menu → nhóm tuỳ chọn → thêm add-on "+1 shot espresso" gắn nguyên liệu → lưu. Khi bán add-on: tính thêm tiền + trừ đúng nguyên liệu.
✅ Add-on cộng tiền và trừ kho.
18. Trả món / hoàn tiền
(Quản lý) chọn giao dịch → Return: hàng bán lại được → nhập lại kho; món đã pha → hoàn tiền, ghi hao hụt.
✅ Sổ chỉnh đúng theo loại trả.
> Sẵn sàng mở quán của bạn? Bắt đầu miễn phí, không cần thẻ.
> 👉 Đăng ký: https://gtgcrm.com/vi/signup
Xem tổng quan tính năng: [Quản lý nhà hàng & quán cà phê](/vi/features/nha-hang-cafe-gtg-crm).
