Guía de Usuario del Módulo de Contabilidad y Facturación Electrónica

Introducción

Esta guía le ayuda a configurar y operar el Sistema de Contabilidad de Doble Entrada en GTG CRM: desde la activación de la función, la creación del Plan de Cuentas, la configuración del reconocimiento de ingresos, hasta la visualización de informes financieros y la habilitación de la automatización contable.

Requisitos: cuenta de GTG CRM iniciada; usuario con acceso al módulo de Contabilidad (ver sección de Permisos al final del artículo).

Funciones Principales

• Activar/desactivar Contabilidad para el espacio de trabajo
• Plan de Cuentas multinacional
• Asientos contables y Reglas de contabilización
• Configuración del reconocimiento de ingresos (FACTURA / ENTREGA)
• Informes de P&L, Balance General, Declaración de IVA
• Automatización contable sin código

Guía de Uso

Paso 1: Activar Contabilidad y Seleccionar Estándar

Vaya a Configuración → Configuración de Contabilidad (Accounting Settings).

1. Active el interruptor Contabilidad (accounting_enabled).
2. Seleccione el Estándar contable (accounting_standard) — por ejemplo, VAS TT200 o TT133.
3. Guarde.

Paso 2: Crear el Plan de Cuentas (Chart of Accounts)

Hay 3 maneras:

Manera	Cuándo usar
Aplicar plantilla por país (Apply CoA Template)	La más rápida — seleccione VN o 1 de 11 países, el sistema crea un conjunto de cuentas predefinido
AI para asistencia en configuración (Generate Accounting Setup)	La IA sugiere un conjunto de cuentas según su tipo de negocio y país
Importar CSV (Import Chart of Accounts)	Si ya tiene su propio conjunto de cuentas, impórtelo

Puede añadir/editar cada cuenta, o Restablecer para crear de nuevo desde cero.

Paso 3: Comprobar las Reglas de Contabilización (Posting Rules)

Las reglas de contabilización definen qué transacciones se registran en qué cuentas (por ejemplo, ingresos por ventas → Cuenta 511, costo de ventas → Cuenta 632).

• Active/desactive cada regla con el interruptor Active — la desactivación no elimina la configuración de asientos ya realizada.
• Cada regla genera asientos contables automáticos de Débito — Crédito.

Paso 4: Configurar el Reconocimiento de Ingresos

En Configuración de Contabilidad, seleccione el punto de reconocimiento de ingresos (revenue_recognition_point):

• FACTURA (por defecto): se reconoce al emitir la factura.
• ENTREGA: se reconoce al entregar el bien / despachar el almacén.

Paso 5: Operación Diaria — Asientos Automáticos

Después de la configuración, no necesita registrar manualmente:

• Pedido completado → el sistema genera asientos de ingresos + costo de ventas.
• Emisión de factura electrónica → asiento contable correspondiente.
• Cancelación de factura electrónica (S-Invoice/MISA) → inversión automática de asientos.
• Reembolsos / devoluciones de mercancía → asientos de devolución + inversión del costo de ventas por partes.

Puede ir a Libro Diario (Journal Entries) para ver, filtrar y conciliar todos los asientos contables.

Paso 6: Ver Informes Financieros

Vaya a la sección Informes de Contabilidad:

• Resultado del Ejercicio (P&L) — seleccione el período → vea ingresos, costo de ventas, beneficios.
• Balance General — activos = pasivos + patrimonio neto.
• Declaración de IVA — resumen listo para la presentación del período fiscal.

Paso 7: Habilitar Automatización Contable (Opcional)

Vaya a la sección Automatización Contable, active los procesos que necesite (facturación automática, generación de asientos, reconocimiento de ingresos, devoluciones/reembolsos).

• La configuración de Débito/Crédito se ajusta directamente en el nodo "Create Journal Entry".
• Active según sus necesidades — no es obligatorio habilitar todo.

Permisos

El acceso al módulo de Contabilidad está controlado por los permisos del espacio de trabajo. Póngase en contacto con el propietario del espacio de trabajo o el administrador para obtener permisos de visualización de informes, registro de asientos o configuración de contabilidad.

Beneficios

• Configuración única, operación automática
• Libros contables siempre coherentes con facturas y pedidos
• Informes financieros en tiempo real, listos para liquidación y declaración fiscal
• Expansión multinacional según sea necesario

Documentación propiedad de GTG CRM