See juhend viib teid läbi GTG CRM-i kogu raamatupidamisringi vastavalt uusimatele standarditele: alates õige kontode süsteemi seadistamisest vastavalt Direktiivile 99/2025/TT-BTC (kehtib alates 01.01.2026), igapäevaste automaatsete kirjenduste käitamisest, maksudameti sissetulevate arvete haldamisest, põhivarade ja amortisatsiooni arvestusest, kuni eTax esitamiseks XML-i väljastamiseni ja finantsaruannete väljastamiseni PDF/Exceli. Iga allolev üksus on iseseisev toimingute voog – saate lugeda otse vajalikku jaotisse.
Nõuded: Sisselogitud GTG CRM konto; kasutajal on juurdepääs Raamatupidamise moodulile (vt jaotist Õiguste määramine artikli lõpus). Raamatupidamine peab olema lubatud tööruumi seadetes.
Osa 1: Esialgne Seadistus
Seadistamine tuleb teha ainult üks kord. Pärast selle lõpetamist töötavad kõik kirjendid selle konfiguratsiooni kohaselt automaatselt.
1. samm: Raamatupidamise lubamine & Standardi valimine
Minge Seaded → Raamatupidamise seaded (Accounting Settings).
Lülitage sisse lüliti Raamatupidamine (accounting_enabled) ja seejärel valige Raamatupidamisstandard (accounting_standard):
| Standard | Kohaldub | Märkus |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Ettevõtted | Asendab TT200 alates 01.01.2026 – kohustuslik 2026. majandusaastaks |
| TT133/2016 | Füüsilisest isikust ettevõtjad, VKEd | Endiselt kehtiv; võib vabatahtlikult üle minna TT99-le |
| TT200/2014 | Vana aasta raamatupidamine | Kasutatakse ainult FY2025 sulgemiseks või arhiveerimiseks; mitte 2026. aastaks |
Salvestage. Standard ja kontode süsteem lukustatakse pärast esimest kirjendust – valige kohe alguses õige.
2. samm: Kontode süsteemi (Chart of Accounts) loomine
Kontode süsteemi loomiseks on kolm võimalust:
| Meetod | Millal kasutada |
|---|---|
| Rakenda riigipõhist malli (Apply CoA Template) | Kiireim – valige VN (TT99/2025) või üks 11 riigist, süsteem loob valmis kõik kontod ja vaikimisi kirjendamise reeglid |
| AI abiga seadistamine (Generate Accounting Setup) | AI pakub välja sobiva kontode komplekti vastavalt tüübile ja riigile, selgitades iga valikut |
| CSV import (Import Chart of Accounts) | Teil on olemas oma kontode komplekt eelmisest tarkvarast, importige see uuesti kasutamiseks |
Pärast malli rakendamist saate lisada alamkontosid (sub-account) või muuta nimesid vastavalt sisevajadusele – TT99/2025 võimaldab ettevõtetel ise üksikasjalikult avada. Kasutage vajadusel funktsiooni Reset uuesti loomiseks (reset on võimalik ainult enne esimest kirjendust).
3. samm: Kirjendamise reeglite (Posting Rules) kontrollimine
Kirjendamise reeglid määravad, millised sündmused milliseid kirjendeid loovad (näiteks: müügitulu → Deebet konto 131 / Kreedit konto 511; omahinnad → Deebet konto 632 / Kreedit konto 156).
Pärast riigipõhise malli rakendamist on levinumad reeglid juba täidetud. Saate:
- Lülitage iga reegel sisse/välja lüliti Active abil, ilma et konfiguratsiooni (konto määramist) kaotaksite.
- Muutke Deebet/Kreedit kontosid igal reeglil, kui ettevõttel on oma kontode komplekt.
4. samm: Tulu arvestuse seadistamine
Valige Raamatupidamise seaded alt Tulu arvestuspunkt (revenue_recognition_point):
- INVOICE (vaikimisi): arvestatakse arve väljastamisel. Sobib enamikule jaemüügi- ja teenindusettevõtetele.
- DELIVERY: arvestatakse kauba üleandmisel/laost väljastamisel. Kasutatakse, kui leping sätestab kontrolli üleandmise tegelikul kauba üleandmise hetkel.
Süsteem ühendab automaatselt tulu sama perioodi omakuludega (COGS).
Osa 2: Igapäevane Tegevus
Samm 5: Automaatsed Kanded — Tellimused, Arved, Tagasimaksed
Pärast seadistamist ei pea te tavaliste tehingute jaoks käsitsi kirjutama:
- Tellimused täidetud → süsteem loob müügi- ja omahinnakanded.
- Välja antud e-arve → vastav kanne vastavalt valitud arvestusajale.
- Tühistatud e-arve (S-Invoice/Viettel või MISA kaudu) → süsteem loob automaatselt pöördkanded, pearaamat ja arved jäävad alati omavahel sobima.
- Maksete tagasimakse, ettemaksu tagasimakse, kauba tagastamine → õige tehingutüübi kanne, omahinnakande pöördumised iga osa kohta (kui tagastate 3/10 toodet, siis pööratakse ainult nende 3 toote omahind).
Minge jaotisse Raamatupidamine → Päevaraamat (Journal Entries), et vaadata, filtreerida ja võrrelda kõiki kandeid kuupäeva, perioodi või kontonumbri järgi.
Samm 6: Sissetulevad Arved — GDT Ühendus & Raamatupidamise Sorteerimine
GTG CRM ühendub otse Maksuameti (GDT) e-arvesüsteemiga, tõmmates automaatselt kõik ettevõtte sissetulevad arved — üks ühendus katab kõik tarnijad.
Samm 6.1 — GDT konto ühendamine
Minge jaotisse Seaded → Maksuameti Ühendus (Tax Authority Connection).
- Sisestage oma käibemaksukood (MST) ja konto parool portaalis hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Valige ajaperiood, mille ajalugu soovite alla laadida (Backfill history).
- Vajutage Test & Connect — süsteem kinnitab ja ühendub mõne sekundiga. Kui see õnnestub, kuvatakse olek Connected.
Turvameeldetuletus: soovitame luua alamkonto (sub-account), millel on ainult õigus „Arvete otsimine“, mitte peamine konto.
Samm 6.2 — Sissetulevate arvete sünkroonimine
Vajutage Sync now või laske süsteemil automaatselt sünkroonida vastavalt ajakavale. Pärast sünkroonimist minge jaotisse ERP → Arvete Halda → Sissetulevad (Incoming), et vaadata kõiki sissetulevaid arveid.
Iga arve kuvab selgelt allika ja dokumendi oleku:
| Olek | Tähendus | Tegevus |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Arve koos CQT koodiga — GDT on esitanud piisavalt andmeid ja algfaili | Valmis raamatupidamiseks sorteerimiseks |
| Tax Authority / Needs Document | Arve ilma koodita (telekommunikatsioon, pangandus) — GDT pakub andmeid, kuid algfaili pole | Laadige fail tarnijalt alla ja laadige see üles |
| Email / Needs Document | Avastatud teate e-posti teel, manustatud fail puudub | Laadige fail üles või kasutage tarnija allalaadimislinki |
Samm 6.3 — Failide üleslaadimine koodita arvete jaoks
Otsige rida olekuga „Needs Document“ (tavaliselt telekommunikatsiooni-, elektri-, pangandusarved). Vajutage Download↗ (from provider), et avada tarnija portaal eelnevalt täidetud otsingukoodiga, laadige fail alla ja seejärel vajutage Upload, et see arvega siduda.
Samm 6.4 — Raamatupidamise sorteerimine
Kui arvel on piisavalt andmeid ja dokumente, avage arve ja tehke sorteerimine:
- Kontrollige summat, sisendkäibemaksu, tarnijat.
- Registreerige pearaamatusse (sisendkäibemaks → konto 133; kulud → vastav konto kululiigi järgi).
- Sissetulevad arved on seotud CRM-i kliendi/tarnijaga, võlgnevused on iga partneri kohta selged.
Samm 7: Põhivara & Amortisatsioon
Põhivara (Fixed Assets) moodul haldab vara kogu elutsüklit ja loob automaatselt amortisatsioonikanded pearaamatusse.
Sammal 7.1 — Uue vara lisamine
Minge aadressile Raamatupidamine → PõHIVARAD → + Uus.
- Valige Kategooria – nt „Masinad ja seadmed”, „Mootorsõidukid”, „Immateriaalsed varad”. Süsteem täidab automaatselt: vaikekonto (soetusmaksumus, akumuleeritud kulum, kulud), soovitatav kasutusiga ja amortisatsioonimeetod.
- Sisestage Vara nimi, Soetusmaksumus (Cost), Jääkväärtus (Salvage value), Kasutuselevõtu kuupäev.
- Valige Amortisatsioonimeetod: lineaarne (Straight-line), jääksumma meetod (Declining-balance) või toodanguühikud (Units-of-production).
- Vajutage Salvesta – vara luuakse olekuga MUSTAND (DRAFT) ja kuvatakse hinnanguline igakuine amortisatsioonimäär.
Sammal 7.2 — Vara aktiveerimine ja amortisatsiooni ajakava vaatamine
Avage just loodud vara → vajutage Aktiveeri (Activate). Oleks muutub AKTIIVNE (ACTIVE) ja süsteem loob koheselt täieliku amortisatsiooni ajakava (read = kasutusaja järgi), iga periood olekuga PROGNOOSITUD (PROJECTED).
Sammal 7.3 — Amortisatsiooni registreerimine
Vajutage Käivita amortisatsioon (Run depreciation) käsitsi registreerimiseks või lülitage automaatika sisse, et süsteem töötab automaatselt iga kuu alguses (vt Samm 11).
Käivitamisel registreerib süsteem kõik tähtajaga perioodid (sh eelmised perioodid, mida pole aktiveerimiskuupäevast alates registreeritud). Iga periood muutub POSTITATUD (POSTED) ja loob tasakaalustava kannu:
- Debet konto 6274 (Põhivara amortisatsioonikulu) — või vastav konto vara tüübi järgi
- Kreedit konto 2141 (Põhivara akumuleeritud kulum)
Sama perioodi uuesti käivitamine tagastab vana kande — topeltkandeid ei looda.
Sammal 7.4 — Olemasolevate varade loendi importimine (Import)
Kui ettevõttel on juba varaarvestus, minge aadressile Põhivara → Import:
- CSV/Exceli üleslaadimine: fail võib olla mis tahes tulpide struktuuriga – tehisintellekt tuvastab automaatselt ja pakub tulpide vastendamist (nt tulp „Soetusmaksumus” → väli Cost, „Ostukuupäev” → Acquisition date). Vaadake ja kohandage vastendamist enne kinnitamist.
- Ostuarvetest: valige süsteemis juba olev ostuarve – varad täidetakse automaatselt nime, soetusmaksumuse, ostukuupäeva ja tarnijaga.
- AI dokumentide lugemine: lisage leping või PDF-arve (tekstivormingus, mitte skannitud) – tehisintellekt ekstraheerib ja täidab väljad.
Sammal 7.5 — Vara võõrandamine
Avage vara → Võõrandada (Dispose) → Müük (Sale) (või Mahakandmine (Write-off)), sisestage tegelik taaskasutatud väärtus ja võõrandamise kuupäev. Enne kinnitamist vaadake üle võõrandamise kasum/kahjum. Pärast kinnitamist süsteem:
- Muudab olekut VÕÕRANDATUD (DISPOSED), sulgeb amortisatsiooni ajakava.
- Loob võõrandamise kande: kustutab soetusmaksumuse (Kreedit konto 2112), kustutab akumuleeritud kulum (Debet konto 2141), registreerib võõrandamise tulu/kulu (konto 711 või 811).
Osa 3: Aruanded ja faili eksport
Sammal 8: Finantsaruannete reaalajas vaatamine
Minge aadressile Raamatupidamine → Aruanded, valige periood ja vaadake kohe:
- Kasumiaruanne (B02-DN) – müügitulu, omahinnad, brutokasum, puhaskasum perioodi kohta.
- Finantsseisundi aruanne (B01-DN) – varad = kohustised + omakapital. See on ametlik vormi nimetus vastavalt TT99/2025, asendades vana nimetuse „Bilanss”.
- Tunnistusbilanss (Trial Balance) – kontode saldod perioodi lõpus, kontrollides debeti/kreediti tasakaalu enne pearaamatu sulgemist.
- Käibemaksu deklaratsioon – käibemaksu kokkuvõte sisendist ja väljundist, mis on valmis deklareerimiseks.
Kõik aruanded arvutatakse otse pearaamatu tehingutest — pole vaja Excelist kokku panna ega kuu lõppu pearaamatupidajat oodata.
9. samm: Ekspordi aruanded PDF-i ja Excelisse
Mis tahes aruande puhul klõpsake nuppu Ekspordi ▾ ja valige vorming:
- PDF: Loob prinditava dokumendi, millel on ettevõtte päis, allkiri ja tempel. Seda kasutatakse pankadele (laenu taotlemiseks on vaja allkirjastatud ja tembeldatud finantsaruandeid), audiitoritele, juhatusele või investoritele saatmiseks.
- Excel (XLSX): Selge struktuuriga tabelarvutusfail — pearaamatupidaja saab seda pöörata, täiendavalt kokku panna, perioodide vahel võrrelda. Numbrilised ja valuuta vormingud järgivad Vietnami lokaali.
Kõik praegu saadaolevad aruanded (B01-DN, B02-DN, Proovibilanss, Käibemaks, Kasumiaruanne, AR/AP vanus, Rahaseis) toetavad mõlemat vormingut.
10. samm: Ekspordi XML-i maksukohustuslaste esitamiseks (BCTC, Käibemaks, CIT, PIT)
GTG CRM loob XML-faili vastavalt HTKK/eTax-i XSD-le — saate selle alla laadida ja otse elektroonilisele maksupordile üles laadida, ilma et peaksite numbreid uuesti sisestama.
XML-i ekspordiga toetatud aruanded:
| Aruanne | Vormi number | Deklaratsiooni periood |
|---|---|---|
| Käibemaksudeklaratsioon | 01/GTGT | Kvartali kohta |
| Aasta finantsaruanne (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Finantsaasta |
| Ettevõtte tulumaksu deklaratsioon | 03/TNDN | Finantsaasta |
| Füüsilise isiku tulumaksu deklaratsioon | 05/QTT-TNCN | Finantsaasta |
Tegevusetapid:
- Minge jaotisse Raamatupidamine → Aruanded → Maksude deklaratsioonid (Tax Reports).
- Valige aruande tüüp ja deklaratsiooni periood.
- Kontrollige ekraanil olevaid andmeid — väljad on automaatselt pearaamatust vastendatud vastavalt TT99/2025 standardile.
- Klõpsake nuppu Ekspordi XML → laadige alla fail
.xml. - Logige sisse aadressile thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) või avage HTKK desktop, importige allalaaditud XML-fail.
- Kontrollige viimati maksutarkvaras ja esitage.
XML-fail vastab Maksuameti praegusele XSD versioonile, ühildub iTaxVieweriga, et kontrollida struktuuri enne esitamist.
Osa 4: Raamatupidamise automatiseerimine
11. samm: Lülitage automatiseerimine sisse
Minge jaotisse Raamatupidamine → Seaded → Raamatupidamise automatiseerimine (Accounting Automations), lülitage vajadusel protsessid sisse:
| Automatiseerimine | Funktsioon |
|---|---|
| Automaatne arve tellimusest | Arve automaatne loomine ja väljastamine, kui tellimus on täidetud |
| Tulude tehingu loomine | Tulude tehingud, kui arve on väljastatud |
| Väikese hinna tehingu loomine (COGS) | COGS-i tehingud laost väljastamisel |
| Tagasimaksete / kaupade tagastamise töötlemine | Automaatsed tagasimakse ja hinna tagastamise tehingud |
Põhivara puhul minge jaotisse Raamatupidamine → Põhivara → Automatiseerimine (Automation) (nupp tööriistaribal):
| Automatiseerimine | Funktsioon |
|---|---|
| Post monthly depreciation | Iga kuu 1. kuupäeval eelneva kuu amortisatsiooni automaatne registreerimine KÕIGILE AKTIIVSETELE põhivaradele |
| Record asset disposal to ledger | Likvideerimistehingu automaatne loomine, kui vara on likvideeritud |
| Record asset revaluation to ledger | Uuesti hindamise tehingu automaatne loomine, kui vara on uuesti hinnatud (valikuline) |
Iga automatiseerimise DEBET/KREEDIT kontode määramine on otse muudetav töövoo "Create Journal Entry" sõlmes — pole vaja programmeerida, kõik konfiguratsioonid ühes kohas.
Raamatupidamise õigused
Juhtimis mooduliga on ligipääs kontrollitud õigustega. Võtke ühendust tööruumi omaniku või administraatoriga, et saada:
| Õigus | Funktsioon |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Näita kontode süsteemi |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Lisage/muutke kontosid |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Vaadake päeviku kannete raamatut |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Looge käsitsi kannete |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Vaadake finantsaruandeid ja eksportige faile |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Konfigureerige raamatupidamise seaded |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Sulge/ava raamatupidamisperioodid |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Halda põhivarad |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Kanda amortisatsiooni |
Tööruumi omanikud ja administraatorid saavad vaikimisi kõik ülaltoodud õigused.
Dokument GTG CRM kuuluvuses
