Kasutusjuhend: Teenuste müük ja lepingud GTG CRM-is

Mida saate selle juhendi järel teha

Looge teenus kataloogis → koostage segapakkumine (tooted + teenused) → teisendage lepinguks → täitke osapool B + vastuvõtmise tähtajad → saatke leping (.docx) → laadige üles allkirjastatud koopia → väljastage arve osade kaupa → vaadake raamatupidamiskirjendeid.

Ettevalmistused

#	Tingimus	Miks seda vaja on
1	Logige sisse GTG CRM, teil peab olema CRM-i haldamise õigus (toodete, teenuste, pakkumiste, lepingute loomine).	Kogu protsessi läbiviimiseks.
2	Kontode süsteem (CoA) on seadistatud + (arvete väljastamiseks) tööruum, mis konfigureerib arved/ERP.	Et arved jõuaksid raamatupidamisregistritesse.
3	Klient (osapool B) on kontakt/ettevõte.	Leping vajab allakirjutajat.

1. samm – teenuse loomine kataloogis

1. Avage CRM → Kataloog → Teenused → Loo.
2. Looge "Veebisaidi kujundus" – hind 20 000 000, tasu Ühekordne. Salvestage. Looge veel "SEO kuus" – hind 5 000 000, Korduv → igakuiselt. Salvestage.

✅ Oodatud tulemus: Teenus asub jaotises Kataloog ▸ Teenused; igal teenusel on hind + arveldussükl. (Tooted asuvad jaotises Kataloog ▸ Tooted ja neid saab samuti seadistada korduvaks.)

2. samm – segapakkumise koostamine (tooted + teenused)

1. Avage CRM → Müük → Pakkumised (Quotations) → Loo, valige kontakt.
2. Rida 1: Tüüp = Teenus → "Veebisaidi kujundus" (1). Rida 2: Tüüp = Teenus → "SEO kuus" (1). Rida 3: Tüüp = Toode → "Hostingi litsents" (kogus 3).
3. Salvestage pakkumine → Saada → märkige Aktsepteeritud (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Oodatud tulemus: Igal real on tüübi silt (Teenus = roheline, Toode = sinine); teenuse rida näitab tsüklit. Kõigi ridade kogusumma. Kui ACCEPTED, kuvatakse nupp Teisenda lepinguks.

3. samm – pakkumise teisendamine lepinguks

1. Viige pakkumine olekusse Aktsepteeritud (Accepted): avage pakkumine → Märgi saadetuks (Mark as Sent) → Märgi aktsepteerituks (Mark as Accepted) (kinnitage).
2. Klõpsake aktsepteeritud pakkumise real jaotises Pakkumised (Quotations) ikooni Teisenda lepinguks (Convert to Contract) (tegevusnupp real – MITTE detailvaates; vaates on ainult Teisenda tellimuseks (Convert to Order)). Avage uus leping jaotises Müük → Lepingud (Contracts).

✅ Oodatud tulemus: Teavitus/tulemus koos lepingunumbriga vormingus CTR-YYYYMM-NNNNN. Leping säilitab iga rea tüübi/tsükli; summa jaguneb ühekordseks summaks ja igakuiseks summaks + KM. Pakkumine muutub olekusse KONVERTEERITUD/AKSEPTEERITUD (CONVERTED/ACCEPTED).

4. samm – osapoole B ja vastuvõtmise tähtajade täitmine

1. Avage lepingus jaotis Osapool B (Party B) → valige kontakt/ettevõte; teave (juriidiline nimi, KMKR, aadress, esindaja) täidetakse automaatselt, kui ettevõtte andmed on rikastatud.
2. Seadistage vastuvõtmise tähtajad (Nghiệm thu) maksegraafiku määramiseks; (valikuline) lubage kahekeelne.

✅ Oodatud tulemus: Osapool B kuvatakse lepingus; vastuvõtmise tähtajad loovad vastavad maksetähtajad.

Sammal 5 — Lepingu saatmine kliendile (.docx)

1. Avage lepingu üksikasjad (klõpsake paneeli avamiseks nuppu + / lepingu number). Jaotises Documents (Dokumendid): klõpsake nuppu Generate contract (.docx-faili loomiseks) või kasutage nuppu Upload document lepingu manustamiseks. Kui dokument on olemas, on igal dokumendil nupp Send / Download selle kliendile saatmiseks.

✅ Oodatav tulemus: Süsteem loob/manustab lepingudokumendi; Dokumendid-jaotises kuvatakse dokumendirida kohta nupud Send (saada e-kiri kliendile) ja Download.

ℹ️ Märkus: Lepingu jaotises Documents on valikud Generate contract + Upload document; pärast dokumendi olemasolu kuvatakse iga dokumendirida kohta valikud Send / Download. Palun täitke jaotis Bên B (Samm 4) enne nuppu Generate contract klõpsamist; kui osapoolt B pole veel olemas, saate lepingu manustamiseks siiski kasutada nuppu Upload document.

Samm 6 — Allkirjastatud koopia üleslaadimine

1. Pärast seda, kui klient on allkirjastanud ja tagasi saatnud, klõpsake jaotises Documents nuppu Upload document → valige fail (tüüp Signed copy) → kinnitage. (Vihje allpool: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Oodatav tulemus: Allkirjastatud fail on manustatud (tüüp Signed copy) koos allkirjastamise ajaga; leping läheb automaatselt üle ACTIVE/Ongoing ja väljad Signed at täidetakse. Kuvatakse tabel Billing (maksegraafik) + nupp Issue invoice (kandeid veel ei looda).

Samm 7 — Arvete väljastamine etappide kaupa

1. Kehtiva lepingu jaotises Billing klõpsake vajaliku etapi kohta nuppu Issue invoice → avaneb aken Issue invoice kolme valikuga: Issue now / Save as draft / Mark paid now (koos märkusega: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → valige ja kinnitage.

✅ Oodatav tulemus: Makseetapi arve väljastatakse ERP/arve süsteemi kaudu; see etapp seostatakse väljastatud arvega; makse olek värskendatakse.

⚠️ Eeldus: Arvete väljastamine nõuab, et tööruum oleks konfigureeritud e-arvetega / ühendatud maksuametiga. Kui ühendust pole, kuvatakse aknas Issue invoice eelvaade, kuid väljastamise samm ei õnnestu. Pärast e-arvega ühendamist väljastatakse etapi eest arve ja luuakse automaatselt kanded (Samm 8).

Samm 8 — Raamatupidamislike kannete vaatamine

1. Avage Management (Halduse) → Accounting (Raamatupidamise) → Journal Entries (Kanded).

✅ Oodatav tulemus: Arve väljastamisel luuakse automaatselt tasakaalustav kanne: Deebet Nõuded (131) / Kreedit Tulu (511) / Kreedit Käibemaks (3331). Makse registreerimisel: Deebet Raha (111/112) / Kreedit Nõuded (131).

ℹ️ Märkus: Lepingu tulude kanne (Deebet 131 / Kreedit 511 / Kreedit 3331) ilmub alles pärast arve edukat väljastamist — see tähendab pärast e-arvega ühendamist (vt Samm 7).

Kiirjuhend oodatavatele tulemustele

Toiming	Teiepoolt nähtav tulemus
Teenuse loomine (1. samm)	Teenus kategoorias ▸ Teenused + hind + tsükkel
Hübriidpakkumine (2. samm)	Iga rea tüübisilt; ACCEPTED → nupp Convert to Contract
Teisendamine (3. samm)	CTR-2026-… ; ühekordne/igakuine kogusumma; pakutud hind TEISENDATUD
Hankija + vastuvõtmine (4. samm)	Hankija täidetud; maksegraafik vastavalt etappidele
Saatmine (.docx) (5. samm)	Saada .docx klientidele; SENT
Allkirjastatud koopia allalaadimine (6. samm)	Allakirjutanu + aeg; SIGNED → ACTIVE; maksegraafiku loomine
Arve väljastamine (7. samm)	Eelvaade → kinnitus → väljastatud arve perioodi kohta
Pearaamat (8. samm)	Deebet 131/Kreedit 511+3331; makse Deebet 111/Kreedit 131

Märkused

• Pakkumine → Tellimus kopeerib endiselt ainult tooterida (teenus kuulub lepingusse) — vastavalt disainile.
• Tootekataloogi importimine toetab mis tahes tabelarvuti vormingut (AI kaartide veerge automaatselt); teenuste importimine on järgmine funktsioon teekaardil.
• KM: kui maks on 0%, võib töökoha riigi KM (nt 10% VN) siiski hinnakomplektist rakenduda — see on olemasolev käitumine.