1. Käyttöoikeuksien hallinta

Vaihe 1: Kirjaudu sisään GTG CRM:ään

Kirjaudu sisään GTG CRM -tilillesi.

Vaihe 2: Avaa Asetukset-valikko

Katso vasemmalla olevaa valikkoa, vieritä alas loppuun ja klikkaa Asetukset.

Vaihe 3: Valitse Käyttöoikeudet

Asetukset-valikossa klikkaa Käyttöoikeudet. Ominaisuuksien käyttöoikeudet

2. Oletusroolien tarkastelu

GTG CRM tarjoaa valmiiksi 3 oletusroolia:

Järjestelmänvalvoja

Ominaisuus Arvo
Nimi Järjestelmänvalvoja
Oikeudet Kaikki oikeudet alustalla
Kuvaus Korkeimmat oikeudet, hallinnoi koko järjestelmää
Asetukset Automaattisesti kaikki asetus-oikeudet (alkaen 5/2026)

Markkinointipäällikkö

Ominaisuus Arvo
Nimi Markkinointipäällikkö
Oikeudet Markkinoinnin hallinta, raporttien katselu
Kuvaus Markkinointitiimin esimiehille

Markkinointihenkilöstö

Ominaisuus Arvo
Nimi Markkinointihenkilöstö
Oikeudet Markkinointitehtävien suorittaminen
Kuvaus Markkinointihenkilöstölle

Oletusroolit GTG CRM:ssä

3. Uuden roolin luominen

Vaihe 1: Klikkaa "Lisää rooli"

Klikkaa näytön oikeassa kulmassa painiketta "Lisää rooli".

Uuden roolin luominen

Vaihe 2: Nimeä rooli

Syötä nimi uudelle roolille (esim. "Myynti", "Tuki", "Varasto").

Vaihe 3: Lisää kuvaus (valinnainen)

Lyhyt kuvaus roolista helpottaa sen hallintaa myöhemmin.

Roolin nimen ja kuvauksen määrittäminen Esimerkki: - Nimi: Myynti - Kuvaus: Myyntihenkilöstö, asiakkaiden ja tilausten hallinta

4. Oikeuksien mukauttaminen

Oikeuksien rakenne

Jokaisella moduulilla on omat oikeutensa:

Moduuli
├── Luo (Luonti)
├── Näytä (Katselu)
├── Päivitä (Päivitys)
├── Poista (Poisto)
└── Muut erikoisoikeudet

Oikeuksien kytkeminen päälle/pois

Käytä kytkintä kytkeäksesi yksittäiset oikeudet päälle/pois: - Kytketty ON: Sallittu - Kytketty OFF: Ei sallittu

Oikeudet moduulin mukaan

Automaatiotyönkulku

Oikeus Konventio A Kuvaus
Luo AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE Luo uusi työnkulku
Näytä AUTOMATION_WORKFLOW_VIEW Näytä työnkulkujen luettelo ja tiedot
Päivitä AUTOMATION_WORKFLOW_UPDATE Muokkaa työnkulkua
Poista AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE Poista työnkulku

Laskeutumissivu

Oikeus Kuvaus
Create Luo uusi laskeutumissivu
Update Muokkaa laskeutumissivua
Publish Julkaise laskeutumissivu
Unpublish Poista julkaisusta
Delete Poista laskeutumissivu
Modify Custom Domain Aseta oma verkkotunnus

Markkinointi

Oikeus Kuvaus
View Social Posts Näytä sosiaalisen median julkaisut
Manage Campaigns Hallinnoi kampanjoita

CRM

Oikeus Convention A Kuvaus
View All Contacts CRM_VIEW_ALL_CONTACT Näytä kaikki yhteystiedot
View Object CRM_OBJECT_VIEW Näytä yhteystietojen tiedot

Sähköposti & Viestintä

Moduuli Oikeus
Email Luo, Lähetä, Näytä, Poista
Messaging Näytä, Vastaa, Hallinnoi

Laskutus

Oikeus Convention A Kuvaus
View Invoice BILLING_VIEW_INVOICE Näytä lasku
Add Payment Method BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD Lisää maksutapa

Asetukset / Työtila

Oikeus Convention A Kuvaus
Manage Users WORKSPACE_ACTION_USER Hallinnoi käyttäjiä
View Billing WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER Näytä laskutustiedot

Tallenna rooli

Kun olet muokannut tarpeisiisi sopivaksi, napsauta "Tallenna" luodaksesi roolin.

5. Määritä roolit käyttäjille

Vaihe 1: Avaa "Käyttäjien hallinta"

"Käyttäjäluettelo" sisältää kaikki työtilasi käyttäjät.

Vaihe 2: Etsi käyttäjä

Etsi haluamasi käyttäjä luettelosta.

Vaihe 3: Valitse rooli

Napsauta "Rooli"-sarakkeen pudotusvalikkoa avataksesi rooliluettelon.

Vaihe 4: Määritä rooli

Valitse sopiva rooli pudotusvalikosta. Rooli määritetään välittömästi.

Vaihe 5: Vahvistus

Tarkista, että rooli on määritetty oikein.

6. Hallinnoi rooleja

Muokkaa roolia

  1. Napsauta muokattavaa roolia
  2. Muuta oikeuksia
  3. Napsauta Tallenna

Poista rooli

  1. Napsauta poistettavaa roolia
  2. Napsauta Poista rooli
  3. Vahvista poisto

Huomautus: Oletusrooleja (Administrator, Marketing Manager, Marketing Staff) ei voi poistaa.

Käytännön esimerkkejä

Esimerkki 1: Luo rooli "Myynti"

Tavoite: Myyjien tulee pystyä hallinnoimaan asiakkaita, lähettämään viestejä ja sähköposteja.

Myönnetyt oikeudet: - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Viestintä: Kaikki - Sähköposti: Kaikki - Automaatio: AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, Näytä, Muokkaa - Laskeutumissivu: Luo, Muokkaa, Julkaise, Näytä - Markkinointi: Vain Näytä

Ei myönnetyt oikeudet: - AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE - Laskeutumissivun poisto - Markkinointikampanjoiden hallinta

Esimerkki 2: Luo rooli "Tuki"

Tavoite: Tukipalvelun työntekijöiden tulee pystyä vain katsomaan viestejä ja vastaamaan asiakkaille.

Myönnetyt oikeudet: - Viestintä: Näytä, Vastaa - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Sähköposti: Vain Näytä

OIKEUDET, JOITA EI MYÖNNETÄ: - Kaikki muut oikeudet

Esimerkki 3: Luo rooli "Talous"

Tavoite: Kirjanpitäjä hallinnoi laskuja ja maksutapoja.

Myönnetyt oikeudet: - BILLING_VIEW_INVOICE — Näytä laskut - BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD — Lisää maksutapa - WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER — Näytä laskutustiedot

7. Convention A - Oikeuden nimi DOMAIN_ACTION_OBJECT (Uusi 5/2026)

Kaikki GTG CRM:n oikeuksien nimet on standardoitu Convention A — DOMAIN_ACTION_OBJECT -käytännön mukaisesti.

Convention A -oikeuksien nimen lukeminen

BILLING_VIEW_INVOICE
   │       │      │
   │       │      └── Kohde (Object): INVOICE (lasku)
   │       └── Toiminto (Action): VIEW (katso/näytä)
   └── Toimialue (Domain): BILLING (laskutus)

Oikeuksien nimet toimialueittain

Toimialue Oikeuden nimi Merkitys
BILLING_ BILLING_VIEW_INVOICE Näytä laskut
BILLING_ BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD Lisää maksutapa
WORKSPACE_ WORKSPACE_ACTION_USER Hallinnoi työtilan käyttäjiä
WORKSPACE_ WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER Näytä työtilan laskutustiedot
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE Luo automaatiotyönkulku
AUTOMATION_ AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE Poista automaatiotyönkulku
CRM_ CRM_OBJECT_VIEW Näytä CRM-kohde
CRM_ CRM_VIEW_ALL_CONTACT Näytä kaikki yhteystiedot

Miksi uudelleennimeäminen?

Aiemmin oikeuksien nimet olivat epäjohdonmukaisia: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING — näitä oli vaikea löytää ja tarkastaa, kun työtilassa oli paljon oikeuksia.

Convention A ratkaisee tämän: - Ryhmittely toimialueen mukaan → BILLING_ -alkuiset oikeudet löytyvät heti, kaikki laskutukseen liittyvät oikeudet - Johdonmukaiset toiminnot → VIEW tarkoittaa aina katselua, CREATE aina luomista - Helppo tarkastus → toimialueen nimen kirjoittaminen suodattaa kaikki asiaan liittyvät oikeusryhmät

8. Järjestelmänvalvoja pääsee automaattisesti asetuksiin

Järjestelmänvalvojille myönnetään erilliset WORKSPACE_* -oikeudet, jotta he pääsevät Asetukset-valikkoon.

Järjestelmänvalvojilla on automaattisesti kaikki Asetukset-oikeudet — niitä ei tarvitse erikseen myöntää.

Tärkeät huomautukset

Parhaat käytännöt

  1. Vähimpien oikeuksien periaate: Myönnä roolille vain tarvittavat oikeudet
  2. Säännöllinen tarkastus: Tarkista oikeudet, kun työntekijä vaihtaa tehtävää
  3. Varmuuskopio ennen poistamista: Kirjaa roolin asetukset ylös ennen sen poistamista
  4. Oikeuksien testaus: Kirjaudu sisään määritetyllä tilillä testataksesi käytännössä

Tietoturva

  • Vain järjestelmänvalvojat voivat hallinnoida oikeuksien jakoa
  • Älä jaa järjestelmänvalvojan tilejä
  • Kaikista oikeuksien muutoksista kirjataan automaattisesti loki

UKK

K: Voiko yhdelle henkilölle myöntää useita rooleja?

V: Tällä hetkellä jokaiselle käyttäjälle voidaan myöntää vain yksi rooli.

K: Vaikuttaako uusi rooli välittömästi?

V: Kyllä, rooli otetaan käyttöön välittömästi sen jälkeen, kun se on määritetty.

K: Voiko oikeuksia peruuttaa?

V: Voit määrittää minkä tahansa toisen roolin milloin tahansa.

K: Missä Convention A -oikeuksien nimet näkyvät?

V: Asetukset → Oikeuksien jako -käyttöliittymässä jokainen oikeuskytkin näyttää nimensä Convention A -käytännön mukaisesti, jotta haku on helpompaa.

Yhteenveto

GTG CRM:n Oikeuksien jako -ominaisuuden avulla:

  • Laajenna turvatiimiä – jokainen tekee vain oikean osan työstään
  • Tärkeiden tietojen käyttöoikeuksien hallinta
  • Convention A – standardoidut käyttöoikeusnimet, helppo tarkastaa domainin mukaan
  • Järjestelmänvalvojalla on automaattisesti asetukset – ei enää virheellisiä konfiguraatioita
  • Ammattimainen toiminta kuin suuressa yrityksessä