Käyttöohje – GTG CRM Käyttöoikeudet

1. Käyttöoikeuksiin pääsy

Vaihe 1: Kirjaudu GTG CRM:ään

Kirjaudu GTG CRM -tilillesi.

Vaihe 2: Avaa Asetukset-valikko

Katso vasemmanpuoleisesta valikosta, vieritä alas viimeiseen ja napsauta Asetukset (Settings).

Vaihe 3: Valitse Käyttöoikeudet

Napsauta Asetukset-valikossa Käyttöoikeudet.

2. Oletusroolien tarkastelu

GTG CRM tarjoaa 3 oletusroolia:

Järjestelmänvalvoja (Administrator)

Ominaisuus	Arvo
Nimi	Järjestelmänvalvoja (Administrator)
Oikeudet	Kaikki oikeudet alustalla
Kuvaus	Korkein oikeus, hallitsee koko järjestelmää
Asetukset	Automaattisesti kaikki asetusoikeudet (alkaen 5/2026)

Markkinointipäällikkö (Marketing Manager)

Ominaisuus	Arvo
Nimi	Markkinointipäällikkö (Marketing Manager)
Oikeudet	Markkinointi, raporttien tarkastelu
Kuvaus	Markkinointitiimin esimiehelle

Markkinointityöntekijä (Marketing Staff)

Ominaisuus	Arvo
Nimi	Markkinointityöntekijä (Marketing Staff)
Oikeudet	Markkinointitehtävien suorittaminen
Kuvaus	Markkinointityöntekijälle

3. Uuden roolin luominen

Vaihe 1: Napsauta "Lisää rooli"

Napsauta näytön oikeassa kulmassa painiketta "Lisää rooli".

Vaihe 2: Nimeä rooli

Syötä uuden roolin nimi (esim. "Myynti", "Tuki", "Varasto").

Vaihe 3: Lisää kuvaus (Valinnainen)

Lyhyt kuvaus roolista helpottaa myöhempää hallintaa.

Esimerkki: - Nimi: Myynti - Kuvaus: Myyntihenkilö, asiakkaiden ja tilausten hallinta

4. Käyttöoikeuksien muokkaaminen

Oikeuksien rakenne

Jokaisella moduulilla on omat oikeutensa:

Moduuli
├── Luo (Create)
├── Näytä (View)
├── Päivitä (Update)
├── Poista (Delete)
└── Muut erikoisoikeudet

Oikeuksien kytkeminen päälle/pois

Käytä kytkimiä kytkeäksesi kunkin oikeuden päälle/pois: - Päälle: Sallittu - Pois: Ei sallittu

Oikeudet moduuleittain

Automaatiotyönkulku (Automation Workflow)

Oikeus	Convention A	Kuvaus
Luo	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Uuden työnkulun luominen
Näytä	AUTOMATION_WORKFLOW_VIEW	Työnkulkujen luettelon ja tietojen tarkastelu
Päivitä	AUTOMATION_WORKFLOW_UPDATE	Työnkulun muokkaaminen
Poista	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Työnkulun poistaminen

Kohdesivu (Landing Page)

Oikeus	Kuvaus
Luo	Uuden kohdesivun luominen
Päivitä	Kohdesivun muokkaaminen
Julkaise	Kohdesivun julkaiseminen
Poista julkaisu	Kohdesivun poistaminen julkaisusta
Poista	Kohdesivun poistaminen
Muokkaa mukautettua verkkotunnusta	Oman verkkotunnuksen määrittäminen

Markkinointi (Marketing)

Oikeus	Kuvaus
Katso sosiaalisen median julkaisuja	Sosiaalisen median julkaisujen tarkastelu
Hallitse kampanjoita	Kampanjoiden hallinta

CRM

Oikeus	Convention A	Kuvaus
Katso kaikki yhteystiedot	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Kaikkien yhteystietojen tarkastelu
Katso kohde	CRM_OBJECT_VIEW	Yhteystietojen tietojen tarkastelu

Sähköposti ja viestit (Email & Messaging)

Moduuli	Oikeus
Sähköposti	Luo, Lähetä, Näytä, Poista
Viestit	Näytä, Vastaa, Hallitse

Laskutus (Billing)

Oikeus	Convention A	Kuvaus
Katso laskuja	BILLING_VIEW_INVOICE	Laskujen tarkastelu
Lisää maksutapa	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Maksutavan lisääminen

Asetukset / Työtila (Settings / Workspace)

Oikeus	Convention A	Kuvaus
Hallitse käyttäjiä	WORKSPACE_ACTION_USER	Käyttäjien hallinta
Katso laskutustietoja	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Laskutustietojen tarkastelu

Tallenna rooli

Kun olet muokannut, napsauta "Tallenna" luodaksesi roolin.

5. Roolien määrittäminen käyttäjille

Vaihe 1: Avaa "Käyttäjien hallinta"

"Käyttäjäluettelo" sisältää kaikki työtilan käyttäjät.

Vaihe 2: Hae käyttäjää

Etsi käyttäjä, jolle haluat määrittää oikeudet, luettelosta.

Vaihe 3: Valitse rooli

Napsauta "Rooli" -sarakkeessa olevaa pudotusvalikkoa avataksesi rooliluettelon.

Vaihe 4: Määritä rooli

Valitse sopiva rooli pudotusvalikosta. Rooli määritetään välittömästi.

Vaihe 5: Vahvista

Tarkista, että rooli on määritetty oikein.

6. Roolien hallinta

Roolin muokkaaminen

1. Napsauta muokattavaa roolia
2. Muuta käyttöoikeuksia
3. Napsauta Tallenna

Roolin poistaminen

1. Napsauta poistettavaa roolia
2. Napsauta Poista rooli
3. Vahvista poisto

Huomautus: Oletusrooleja (Järjestelmänvalvoja, Markkinointipäällikkö, Markkinointityöntekijä) ei voi poistaa.

Käytännön esimerkkejä

Esimerkki 1: Luo rooli "Myynti"

Tavoite: Myyntihenkilön on voitava hallita asiakkaita, viestiä ja lähettää sähköposteja.

Myönnetyt oikeudet: - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Viestit: Kaikki - Sähköposti: Kaikki - Automaatio: AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE, Näytä, Päivitä - Kohdesivu: Luo, Päivitä, Julkaise, Näytä - Markkinointi: Vain Näytä

Ei myönnetyt oikeudet: - AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE - Poista kohdesivu - Hallitse markkinointikampanjoita

Esimerkki 2: Luo rooli "Tuki"

Tavoite: Tukityöntekijän on voitava vain tarkastella viestejä ja vastata asiakkaille.

Myönnetyt oikeudet: - Viestit: Näytä, Vastaa - CRM: CRM_VIEW_ALL_CONTACT, CRM_OBJECT_VIEW - Sähköposti: Vain Näytä

Ei myönnetyt oikeudet: - Kaikki muut oikeudet

Esimerkki 3: Luo rooli "Talous"

Tavoite: Kirjanpitäjän on voitava hallita laskuja ja maksutapoja.

Myönnetyt oikeudet: - BILLING_VIEW_INVOICE — Laskujen tarkastelu - BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD — Maksutavan lisääminen - WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER — Laskutustietojen tarkastelu

7. Convention A – Oikeuksien nimet DOMAIN_ACTION_OBJECT (Uusi 5/2026)

Kaikki GTG CRM:n oikeuksien nimet on yhtenäistetty Convention A – DOMAIN_ACTION_OBJECT -mukaisesti.

Convention A -oikeuksien nimien lukeminen

BILLING_VIEW_INVOICE
   │       │      │
   │       │      └── Kohde: INVOICE (lasku)
   │       └── Toiminto: VIEW (katselu)
   └── Toimialue: BILLING (laskutus)

Oikeuksien nimien taulukko toimialueittain

Toimialue	Oikeuden nimi	Merkitys
BILLING_	BILLING_VIEW_INVOICE	Laskujen tarkastelu
BILLING_	BILLING_ADD_PAYMENT_METHOD	Maksutavan lisääminen
WORKSPACE_	WORKSPACE_ACTION_USER	Työtilan käyttäjien hallinta
WORKSPACE_	WORKSPACE_VIEW_BILLING_MEMBER	Työtilan laskutustietojen tarkastelu
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_CREATE	Automaatiotyönkulun luominen
AUTOMATION_	AUTOMATION_WORKFLOW_DELETE	Automaatiotyönkulun poistaminen
CRM_	CRM_OBJECT_VIEW	CRM-kohteen tarkastelu
CRM_	CRM_VIEW_ALL_CONTACT	Kaikkien yhteystietojen tarkastelu

Miksi nimeäminen muutettiin?

Aiemmin oikeuksien nimet olivat epäjohdonmukaisia: SEND_EMAIL, CREATE_LANDING_PAGE, VIEW_BILLING – vaikea löytää ja tarkastaa, kun työtilassa oli monia oikeuksia.

Convention A ratkaisee tämän: - Ryhmittely toimialueittain → BILLING_ hakemalla löytyvät kaikki laskutukseen liittyvät oikeudet - Johdonmukainen toiminto → VIEW tarkoittaa aina katselua, CREATE aina luomista - Helppo auditointi → toimialueen nimen kirjoittamalla suodatetaan kaikki liittyvät oikeusryhmät

8. Järjestelmänvalvoja pääsee automaattisesti asetuksiin

Järjestelmänvalvojalle annetaan lisää erillisiä WORKSPACE_* -oikeuksia, jotta hän pääsee asetuksiin.

Järjestelmänvalvojalla on automaattisesti kaikki asetusoikeudet – ei tarvitse lisätä erikseen.

Tärkeitä huomioita

Parhaat käytännöt

1. Vähimpien oikeuksien periaate: Myönnä roolille vain tarvittavat oikeudet
2. Säännöllinen tarkastus: Tarkista oikeudet uudelleen, kun työntekijä vaihtaa tehtävää
3. Varmuuskopio ennen poistoa: Kirjaa roolin konfiguraatio ylös ennen poistamista
4. Testaa oikeuksia: Kirjaudu sisään määritetyllä tilillä testataksesi käytännössä

Tietoturva

• Vain Järjestelmänvalvoja saa hallita käyttöoikeuksia
• Älä jaa Järjestelmänvalvojan tiliä
• Kaikki käyttöoikeuksien muutokset kirjataan lokiin automaattisesti

FAQ

K: Voiko yhdelle henkilölle määrittää useita rooleja?

V: Tällä hetkellä jokaiselle käyttäjälle voidaan määrittää vain yksi rooli.

K: Vaikuttaako uusi rooli heti?

V: Kyllä, rooli otetaan käyttöön heti sen määrittämisen jälkeen.

K: Voiko oikeuksia palauttaa?

V: Kyllä, voit määrittää toisen roolin milloin tahansa.

K: Missä Convention A -oikeuksien nimet näkyvät?

V: Asetukset → Käyttöoikeudet -näkymässä jokainen oikeuskytkin näyttää Convention A -nimen helppoa hakua varten.

Yhteenveto

GTG CRM:n Käyttöoikeudet-ominaisuuden avulla:

• Laajenna tiimiä turvallisesti – jokainen tekee vain oman osuutensa
• Tärkeiden tietojen käyttöoikeuksien hallinta
• Convention A – standardoidut, helposti auditoitavat oikeuksien nimet toimialueittain
• Järjestelmänvalvojalla automaattisesti asetukset – ei enää virheellisiä konfiguraatioita
• Ammattimainen toiminta suurten yritysten tapaan