1. CRM:n käyttö

Vaihe 1: Kirjaudu GTG CRM:ään

Kirjaudu sisään GTG CRM -tilillesi.

Vaihe 2: Avaa Yhteystiedot-valikko

Napsauta vasemmassa valintapalkissa kohtaa "Yhteystiedot".

Ominaisuuden käyttö

Pääkäyttöliittymä

Näet luettelon kaikista järjestelmän yhteyshenkilöistä (asiakkaista).

2. Yhteystietoluettelon tarkastelu

Näytettävät tiedot

Yhteystietoluettelo sisältää tietopilareita:

Tiedot Kuvaus
Nimi Asiakkaan nimi
Sähköposti Sähköpostiosoite
Puhelinnumero Yhteyspuhelinnumero
Maa Asiakkaan maa
Tila Uusi, Käsittelyssä, Muunnettu...
Lähde Facebook, Zalo, Laskeutumissivu...
Vastuuhenkilö Vastuussa oleva työntekijä

Yhteystietoluettelo

Automaattinen datalähde

Yhteystiedot kerätään automaattisesti CRM:ään seuraavista lähteistä: - Facebook Messenger - Asiakas viestii Fanpage-sivulle - Gmail - Asiakas lähettää sähköpostia - Laskeutumissivu - Asiakas täyttää lomakkeen, lähettää viestin Live Chat -palvelun kautta

3. Uuden yhteyshenkilön luominen

Milloin luoda manuaalisesti?

Kun asiakas tulee lähteestä, jota GTG CRM ei pysty keräämään automaattisesti (puhelu, tapaaminen kasvotusten...).

Vaihe 1: Napsauta "Luo yhteyshenkilö"

Napsauta "Luo yhteyshenkilö" -painiketta ruudun oikeassa kulmassa.

Uuden yhteyshenkilön luominen

Vaihe 2: Syötä tiedot

Täytä asiakastiedot: - Etunimi ja Sukunimi (pakollinen) - Sähköposti (pakollinen) - Puhelinnumero - Osoite - Maa - Huomautukset

Tietojen syöttö Vinkki: Mitä yksityiskohtaisempia tietoja syötät, sitä helpompi niitä on hallita myöhemmin!

Vaihe 3: Tallenna yhteyshenkilö

Napsauta "Tallenna" lisätäksesi yhteyshenkilön luetteloon.

4. Tietojen tuonti CSV-tiedostosta

Milloin tuoda?

Kun sinulla on jo valmiina asiakastietotiedosto (Excelistä, vanhasta järjestelmästä...).

Vaihe 1: Valmistele CSV-tiedosto

CSV-tiedoston on oltava oikeassa muodossa:

Pakolliset sarakkeet Kuvaus
email Sähköpostiosoite
firstName Etunimi
lastName Sukunimi
phone Puhelinnumero
address Osoite

Vaihe 2: Napsauta "Tuo tietoja"

Napsauta "Tuo tietoja" -painiketta työkalupalkissa.

Tietojen tuonti

Vaihe 3: Valitse CSV-tiedosto

Napsauta "Valitse tiedosto" ja valitse valmisteltu CSV-tiedosto.

Tiedoston valinta

Vaihe 4: Vahvista tuonti

Tarkista tiedot ja napsauta "Tuo" viimeistelläksesi.

Huomautus: Sähköpostisarake on PAKOLLINEN CSV-tiedostossa.

5. Näytettävien sarakkeiden mukauttaminen

Vaihe 1: Avaa sarakkeiden asetukset

Napsauta "Muokkaa sarakkeita" työkalupalkissa. Sarakkeiden mukauttaminen

Vaihe 2: Lisää uusi sarake

Valitse sarakkeet, jotka haluat näyttää: - Valitse sarake, jonka haluat näyttää - Poista valinta sarakkeesta, jota et tarvitse

Uusien näyttösarakkeiden valinta

Vaihe 3: Tallenna asetukset

Napsauta "Tallenna" ottaaksesi muutokset käyttöön.

6. Suodattimien käyttö

6.1 Suodatus päivämäärän mukaan

Katso asiakkaita aikavälin mukaan: - Tänään - Tämän päivän uudet asiakkaat - Eilen - Eilisen asiakkaat - Viimeiset 7 päivää - Tämä kuukausi - Mukautettu - Valitse aikaväli

Suodatus ajan mukaan

6.2 Suodatus tilan mukaan

  • Uusi - Uusi asiakas
  • Käsittelyssä - Käsittelyssä
  • Muunnettu - Muunnettu
  • Menetetty - Menetetty asiakas

Suodatus tilan mukaan

6.3 Lisäsuodattimet

Vaihe 1: Napsauta "Lisäsuodattimet"

Lisäsuodattimien käyttö Vaihe 2: Valitse suodatettava kenttä (Osoite, Tuote, Lähde...) Suodatettavan kentän valinta Vaihe 3: Syötä etsittävä arvo

Esimerkki: Etsi asiakas piiristä 5 - Valitse: Osoite - Syötä: piiri 5

Etsihaun arvon syöttö

6.4 Useiden suodattimien yhdistäminen

  • Osoite = piiri 5 JA
  • Ostettu tuote = Paita

7. Yhteystietojen muokkaaminen

Napsauta yhteyshenkilön nimeä avataksesi yksityiskohtaisen sivun.

Täällä voit muokata: - Henkilötiedot - Osoite - Puhelinnumero - Huomautukset - Tila

Yhteystietojen muokkaaminen

8. Vastuuhenkilön määrittäminen

Tarkoitus

Asiakkaan määrittäminen vastuulliselle työntekijälle: - Selkeä työnjako - Suorituskyvyn seuranta - Hoitotyön päällekkäisyyden välttäminen

Vaihe 1: Avaa Yhteystiedon yksityiskohdat

Napsauta muokattavaa yhteyshenkilöä.

Vaihe 2: Valitse Vastuuhenkilö

Napsauta "Vastuuhenkilö"-kohdassa valitaksesi työntekijän.

Vaihe 3: Vaihda Vastuuhenkilöä

Jos haluat vaihtaa toiselle henkilölle: 1. Napsauta nykyisen vastuuhenkilön nimeä 2. Valitse uusi henkilö luettelosta 3. Tallenna muutokset

Vastuuhenkilön asetukset

9. Tiedostojen ja linkkien liittäminen Tehtävään

Jokaiseen CRM:n Tehtävään voidaan liittää tiedostoja Asset Managerista ja ulkoisia linkkejä - kaikki liittyvät asiakirjat ovat suoraan tehtävässä, ei tarvitse etsiä muualta.

9.1 Yhteystiedon Tehtävään pääsy

Vaihe 1: Napsauta yhteyshenkilön nimeä avataksesi yksityiskohtaisen sivun.

Vaihe 2: Valitse "Tehtävät"-välilehti yhteyshenkilön yksityiskohtaisella sivulla.

Vaihe 3: Napsauta "Luo Tehtävä" tai avaa olemassa oleva Tehtävä.

9.2 Tiedostojen liittäminen Asset Managerista

Vaihe 1: Tehtävälomakkeessa etsi kohta "Liitetyt asiakirjat".

Vaihe 2: Napsauta "Lisää tiedosto".

Vaihe 3: Valitse tiedosto Asset Managerista: - Hae tiedostoa nimen perusteella - Tai selaa hakemistoittain - Tuetaan kaikkia tiedostotyyppejä: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Vaihe 4: Napsauta "Valitse" liittääksesi tiedoston tehtävään.

Tulos: Tiedosto ilmestyy tehtävään nimen, tiedostotyypin ja koon kanssa.

Käyttöesimerkki:

Tehtävä: "Lähetä Q3-tarjous asiakkaalle Nguyen Thi B"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Ulkoisten linkkien liittäminen

Vaihe 1: Tehtävälomakkeessa etsi kohta "Linkit".

Vaihe 2: Napsauta "Lisää linkki".

Vaihe 3: Syötä tiedot: - URL: Liitä osoite tähän (Google Drive, Google Sheets, Figma, verkkosivu...) - Otsikko: Näytettävä nimi linkille (esim. "Toukokuun raportti")

Vaihe 4: Napsauta "Lisää" tallentaaksesi linkin.

Käyttöesimerkki:

Tehtävä: "Uuden laskeutumissivun suunnittelun tarkistus"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Asiakkaan briiffi → https://docs.google.com/...
  🔗 Kilpailijoiden vertailusivu → https://example.com/...

9.4 Liitteiden tarkastelu ja hallinta

Kun tehtävä avataan, kaikki liitetyt tiedostot ja linkit näkyvät alaosassa:

Tyyppi Näyttö Toiminnot
Tiedosto Tiedostotyypin kuvake + nimi + koko Katso, Lataa, Poista
Linkki Kuvake + otsikko + verkkotunnus Avaa linkki, Poista

9.5 Käyttövinkkejä

  • Tarjouspyyntö: Liitä PDF-tiedosto "Lähetä tarjous" -tehtävään
  • Sopimus: Liitä DOCX-sopimus "Allekirjoita sopimus" -tehtävään
  • Suunnittelu: Liitä Figma-linkki "Hyväksy suunnittelu" -tehtävään
  • Raportti: Liitä Google Sheets -linkki "Tarkista numerot" -tehtävään
  • Tuotekuvat: Liitä JPG/PNG "Vahvista kuva" -tehtävään

10. Mukautetut objektit

10.1 Mikä on Mukautettu objekti?

Mukautettu objekti mahdollistaa yrityksille omien datatyyppien luomisen Yhteystietojen lisäksi - esimerkiksi: Sopimukset, Projektit, Takuupyynnöt, Ajanvaraukset...

Jokaisella Mukautetun objektin tyypillä voi olla erilaisia mukautettuja kenttiä ja ne voivat linkittyä CRM:n yhteyshenkilöihin.

10.2 Mukautetun objektin tyypin luominen

Vaihe 1: Siirry kohtaan Asetukset → Mukautetut objektit.

Vaihe 2: Napsauta "Luo uusi".

Vaihe 3: Anna tyypin nimi (esim. "Sopimus") ja lisää tarvittavat kentät: - Teksti (Text) - Numero (Number) - Päivämäärä (Date) - Pudotusvalikko (valitse luettelosta) - Valintaruutu

Vaihe 4: Napsauta "Tallenna" luodaksesi uuden tyypin.

10.3 Mukautetun objektin tietueiden lisääminen Yhteystietoon

Vaihe 1: Avaa yhteyshenkilön yksityiskohtainen sivu.

Vaihe 2: Valitse vastaava Mukautettu objekti -välilehti (esim. "Sopimus").

Vaihe 3: Napsauta "Lisää tietue".

Vaihe 4: Täytä konfiguroitujen kenttien tiedot.

Vaihe 5: Napsauta "Tallenna".

10.5 Esimerkki Mukautetun objektin käytöstä

Esimerkki 1: Sopimus

Tyyppi: Sopimus
Kentät: Sopimusnumero, Sopimuksen päivämäärä, Arvo, Tila, Vanhenemispäivä
→ Linkitetty asiakasyhteyshenkilöön

Esimerkki 2: Takuupyyntö

Tyyppi: Takuu
Kentät: Tuotekoodi, Ostopäivä, Takuuaika, Tila
→ Linkitetty ostaneeseen yhteyshenkilöön

Esimerkki 3: Ajanvaraus

Tyyppi: Konsultointiajanvaraus
Kentät: Ajanvarauspäivä, Paikka, Konsultoiva työntekijä, Huomautukset
→ Linkitetty konsultoituun yhteyshenkilöön

Yritysyhteyshenkilöiden hallinta

Automaattinen luokittelu

Yhteyshenkilöt, joilla on yrityksen sähköpostialue, luokitellaan automaattisesti "Yrityksiksi":

  • abc@fpt.com.vn → Yritys
  • xyz@gtgcrm.com → Yritys
  • user@gmail.com → Yksityishenkilö

Pääsy

Napsauta "Yritykset"-valikkoa sivupalkissa nähdäksesi B2B-luettelon.

Käyttövinkkejä

Pitäisi tehdä

  1. Syötä täydelliset tiedot - Helppo etsiä ja hallita
  2. Päivitä tila - Tiedät, missä vaiheessa asiakas on
  3. Tee täydelliset huomautukset - Kirjoita tärkeät tiedot ylös
  4. Selkeä tehtävänjako - Jokaisella asiakkaalla on 1 vastuuhenkilö
  5. Käytä suodattimia - Etsi asiakasryhmiä nopeasti
  6. Liitä tiedostoja Tehtäviin - Tärkeät asiakirjat aina käden ulottuvilla

Ei pitäisi tehdä

  1. Jätä sähköposti tyhjäksi - Sähköposti on pakollinen tunnistekenttä
  2. Syötä päällekkäisiä tietoja - Tarkista ennen uuden luomista
  3. Älä päivitä tietoja - Vanhentuneet tiedot eivät ole tarkkoja

Yhteenveto

GTG CRM:n CRM auttaa sinua:

  • Keräämään asiakkaita automaattisesti kaikista kanavista
  • Luomaan ja tuomaan yhteyshenkilöitä helposti
  • Muokkaamaan näyttösarakkeita joustavasti
  • Hakemaan edistyneillä suodattimilla
  • Muokkaamaan tietoja nopeasti
  • Määrittämään vastuuhenkilön selkeästi
  • Liittämään Asset Managerin tiedostoja ja ulkoisia linkkejä Tehtäviin