CRM-käyttöopas

1. CRM:n käyttö

Vaihe 1: Kirjaudu sisään GTG CRM:ään

Kirjaudu sisään GTG CRM -tilillesi.

Vaihe 2: Avaa Yhteystiedot-valikko

Napsauta vasemmanpuoleisesta valikkopalkista "Yhteystiedot".

Pääkäyttöliittymä

Näet luettelon kaikista järjestelmän yhteyshenkilöistä (asiakkaista).

2. Näytä yhteystietoluettelo

Näytettävät tiedot

Yhteystietoluettelo näyttää tietopalkit:

Tiedot	Kuvaus
Nimi	Asiakkaan nimi
Sähköposti	Sähköpostiosoite
Puhelinnumero	Yhteysnumero
Maa	Asiakkaan maa
Tila	Uusi, Käynnissä, Muunnettu...
Lähde	Facebook, Zalo, Laskeutumissivu...
Vastuuhenkilö	Vastuussa oleva työntekijä

Automaattinen datalähde

Yhteystiedot siirtyvät automaattisesti CRM:ään seuraavista lähteistä: - Facebook Messenger - Asiakas lähettää viestin fanisivulle - Gmail - Asiakas lähettää sähköpostia - Laskeutumissivu - Asiakas täyttää lomakkeen, lähettää viestin Live Chatin kautta

3. Luo uusi yhteystieto

Milloin manuaalinen luonti on tarpeen?

Kun asiakas tulee lähteestä, jota GTG CRM ei pysty automaattisesti hakemaan (puhelu, henkilökohtainen tapaaminen...).

Vaihe 1: Napsauta "Luo yhteystieto"

Napsauta "Luo yhteystieto" -painiketta näytön oikeassa yläkulmassa.

Vaihe 2: Syötä tiedot

Täytä asiakkaan tiedot: - Etunimi ja sukunimi (pakollinen) - Sähköposti (pakollinen) - Puhelinnumero - Osoite - Maa - Huomautukset

Vinkki: Mitä tarkemmin syötät tiedot, sitä helpompi niitä on hallita myöhemmin!

Vaihe 3: Tallenna yhteystieto

Napsauta "Tallenna" lisätäksesi yhteystiedon luetteloon.

4. Tuo data CSV:stä

Milloin tarvitset tuonnin?

Kun sinulla on jo asiakasdatalähde (Excelistä, vanhasta järjestelmästä...).

Vaihe 1: Valmistele CSV-tiedosto

CSV-tiedoston on oltava oikeassa muodossa:

Pakollinen sarake	Kuvaus
email	Sähköpostiosoite
firstName	Etunimi
lastName	Sukunimi
phone	Puhelinnumero
address	Osoite

Vaihe 2: Napsauta "Tuo data"

Napsauta "Tuo data" -painiketta työkalupalkissa.

Vaihe 3: Valitse CSV-tiedosto

Napsauta "Valitse tiedosto" ja valitse valmisteltu CSV-tiedosto.

Vaihe 4: Vahvista tuonti

Tarkista tiedot ja napsauta "Tuo" viimeistelläksesi.

Huomautus: Sähköpostisarake on PAKOLLINEN CSV-tiedostossa.

5. Mukauta näytettäviä sarakkeita

Vaihe 1: Avaa sarakeasetukset

Napsauta työkalurivillä olevaa "Muokkaa sarakkeita".

Vaihe 2: Lisää uusia sarakkeita

Valitse näytettävät sarakkeet: - Valitse haluamasi sarakkeet - Poista valinta sarakkeista, joita et tarvitse

Vaihe 3: Tallenna asetukset

Napsauta "Tallenna" muutosten käyttöönottoa varten.

6. Suodattimien käyttö

6.1 Suodatus päivämäärän mukaan

Katsele asiakkaita ajanjaksoittain: - Tänään - Tämän päivän uudet asiakkaat - Eilen - Eilisen asiakkaat - Viimeiset 7 päivää - Tämä kuukausi - Mukautettu - Valitse ajanjakso

6.2 Suodatus tilan mukaan

• New - Uusi asiakas
• In Progress - Käsittelyssä
• Converted - Muunnettu
• Lost - Menetetty asiakas

6.3 Lisäsuodatus

Vaihe 1: Napsauta "Lisäsuodatus"

Vaihe 2: Valitse suodatettava kenttä (Osoite, Tuote, Lähde...) Vaihe 3: Anna etsittävä arvo

Esimerkki: Etsi asiakas piiristä 5 - Valitse: Osoite - Anna: piiri 5

6.4 Useiden suodattimien yhdistäminen

• Osoite = piiri 5 JA
• Ostettu tuote = Paita

7. Yhteyshenkilön muokkaaminen

Napsauta yhteyshenkilön nimeä avataksesi sen tiedot.

Täällä voit muokata: - Henkilökohtaiset tiedot - Osoite - Puhelinnumero - Muistiinpanot - Tila

8. Vastuullisen henkilön määrittäminen

Tarkoitus

Asiakkaiden antaminen vastuullisille työntekijöille, jotta: - Työnjako on selkeä - Suorituskykyä seurataan - Hoidon päällekkäisyyttä vältetään

Vaihe 1: Avaa yhteyshenkilön tiedot

Napsauta jaettavaa yhteyshenkilöä.

Vaihe 2: Valitse vastuullinen henkilö

"Vastuullinen henkilö" -kohdassa napsauta valitaksesi työntekijän.

Vaihe 3: Vaihda vastuullista henkilöä

Jos sinun on siirrettävä se toiselle henkilölle: 1. Napsauta nykyisen vastuullisen henkilön nimeä 2. Valitse uusi henkilö luettelosta 3. Tallenna muutokset

9. Tiedostojen ja linkkien liittäminen tehtävään

Jokainen CRM:n tehtävä voi liittää tiedostoja Asset Managerista ja ulkoisia linkkejä - kaikki asiaankuuluvat asiakirjat ovat suoraan tehtävässä, eikä niitä tarvitse etsiä muualta.

9.1 Siirry yhteyshenkilön tehtävään

Vaihe 1: Napsauta yhteyshenkilön nimeä avataksesi sen tiedot.

Vaihe 2: Valitse "Tehtävät"-välilehti yhteyshenkilön tietosivulta.

Vaihe 3: Napsauta "Luo tehtävä" tai avaa olemassa oleva tehtävä.

9.2 Tiedostojen liittäminen Asset Managerista

Vaihe 1: Tehtävän lomakkeessa etsi kohta "Liitteet".

Vaihe 2: Napsauta "Lisää tiedosto".

Vaihe 3: Valitse tiedosto Resurssienhallinnasta: - Etsi tiedosto nimen perusteella - Tai selaa hakemistoittain - Tukee kaikkia tiedostotyyppejä: PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, MP4...

Vaihe 4: Napsauta "Valitse" liittääksesi tiedoston tehtävään.

Tulos: Tiedosto ilmestyy tehtävään nimen, tiedostotyypin ja koon kanssa.

Sovellusesimerkki:

Tehtävä: "Lähetä Q3-tarjous asiakkaalle Nguyen Thi B"
  📎 bao-gia-q3-2026.pdf (245 KB)
  📎 bang-gia-san-pham.xlsx (38 KB)

9.3 Ulkoisten linkkien liittäminen

Vaihe 1: Tehtävä-lomakkeessa etsi kohta "Linkit".

Vaihe 2: Napsauta "Lisää linkki".

Vaihe 3: Syötä tiedot: - URL: Liitä osoite tähän (Google Drive, Google Sheets, Figma, verkkosivusto...) - Otsikko: Linkin näyttämisnimi (esimerkiksi: "Kuukausiraportti toukokuu")

Vaihe 4: Napsauta "Lisää" tallentaaksesi linkin.

Sovellusesimerkki:

Tehtävä: "Uuden laskeutumissivun suunnittelun tarkistus"
  🔗 Figma Design → https://figma.com/...
  🔗 Asiakkaan briiffi → https://docs.google.com/...
  🔗 Kilpailijoiden vertailusivu → https://example.com/...

9.4 Liitteiden katselu ja hallinta

Kun tehtävä avataan, kaikki liitteet ja linkit näkyvät alla:

Tyyppi	Näyttö	Toiminnot
Tiedosto	Tiedostotyypin kuvake + nimi + koko	Katso, Lataa, Poista
Linkki	Kuvake + otsikko + verkkotunnus	Avaa linkki, Poista

9.5 Käyttövinkkejä

• Tarjoukset: Liitä PDF-tiedosto tehtävään "Lähetä tarjous"
• Sopimukset: Liitä sopimuksen DOCX tehtävään "Allekirjoita sopimus"
• Suunnittelu: Liitä Figma-linkki tehtävään "Hyväksy suunnittelu"
• Raportit: Liitä Google Sheets -linkki tehtävään "Tarkista tiedot"
• Tuotekuvat: Liitä JPG/PNG-tiedosto tehtävään "Vahvista kuva"

10. Mukautetut objektit

10.1 Mitä ovat mukautetut objektit?

Mukautetut objektit antavat yrityksille mahdollisuuden luoda omia datatyyppejä yhteystietojen (Contact) lisäksi – esimerkiksi: Sopimukset, Projektit, Takuupyynnöt, Tapaamiset...

Jokaisella mukautetun objektin tyypillä voi olla erilaisia mukautettuja kenttiä ja ne voidaan linkittää CRM:n yhteyshenkilöihin.

10.2 Mukautetun objektin tyypin luominen

Vaihe 1: Siirry kohtaan Asetukset → Mukautetut objektit.

Vaihe 2: Napsauta "Luo uusi".

Vaihe 3: Anna tyypin nimi (esimerkiksi: "Sopimus") ja lisää tarvittavat kentät: - Teksti (Text) - Numero (Number) - Päivämäärä (Date) - Pudotusvalikko (valitse luettelosta) - Valintaruutu (Checkbox)

Vaihe 4: Napsauta "Tallenna" luodaksesi uuden tyypin.

10.3 Mukautetun objektin tietueen lisääminen yhteyshenkilöön

Vaihe 1: Avaa yhteyshenkilön yksityiskohtainen sivu.

Vaihe 2: Valitse vastaava Mukautettu objekti -välilehti (esimerkiksi: "Sopimus").

Vaihe 3: Napsauta "Lisää tietue".

Vaihe 4: Täytä konfiguroidut kentät.

Vaihe 5: Napsauta "Tallenna".

10.5 Mukautetun objektin käyttöesimerkkejä

Esimerkki 1: Sopimus

Tyyppi: Sopimus
Kentät: Sopimusnumero, Allekirjoituspäivä, Arvo, Tila, Vanhenemispäivä
→ Linkitetty asiakkaan yhteyshenkilöön

Esimerkki 2: Takuupyyntö

Tyyppi: Takuu
Kentät: Tuotekoodi, Ostöpäivä, Takuuaika, Tila
→ Linkitetty ostajan yhteyshenkilöön

Esimerkki 3: Tapaaminen

Tyyppi: Neuvotteluaika
Kentät: Aikamäärä, Sijainti, Neuvottelija, Muistiinpanot
→ Yhdistä neuvoteltuun kontaktiin

Yrityskontaktien hallinta

Automaattinen luokittelu

Yrityksen domainin omaavat kontaktit luokitellaan automaattisesti nimikkeellä "Yritys":

• abc@fpt.com.vn → Yritys
• xyz@gtgcrm.com → Yritys
• user@gmail.com → Yksityishenkilö

Pääsy

Napsauta valikkoa "Yritys" sivupalkissa nähdäksesi B2B-luettelon.

Käyttöohjeita

Suositeltavaa

1. Syötä kaikki tiedot - Helpottaa hakua ja hallintaa
2. Päivitä tila - Tiedät asiakkaan vaiheen
3. Kirjaa kaikki muistiin - Merkitse tärkeät tiedot
4. Määritä vastuuhenkilö selkeästi - Jokaisella asiakkaalla on yksi vastuuhenkilö
5. Käytä suodattimia - Löydä asiakasryhmät nopeasti
6. Liitä tiedostoja tehtäviin - Tärkeät asiakirjat aina käden ulottuvilla

Ei suositeltavaa

1. Jätä sähköpostikenttä tyhjäksi - Sähköposti on pakollinen kenttä tunnistamista varten
2. Syötä kaksoiskappaleita - Tarkista ennen uusien luomista
3. Älä päivitä - Vanhentuneet tiedot eivät ole tarkkoja

Yhteenveto

GTG CRM:n CRM auttaa sinua:

• Keräämään asiakkaita automaattisesti kaikista kanavista
• Luomaan ja tuomaan kontakteja helposti
• Mukauttamaan näyttösarakkeita joustavasti
• Etsimään edistyneillä suodattimilla
• Muokkaamaan tietoja nopeasti
• Määrittämään vastuuhenkilön selkeästi
• Liittämään Asset Manager -tiedostoja ja ulkoisia linkkejä tehtäviin