Tämä opas käy läpi kirjanpidon koko elinkaaren GTG CRM:ssä uusimpien standardien mukaisesti: tilijärjestelmän oikean asetuksen alkaen Viranomaisen määräys 99/2025/TT-BTC (voimassa 01.01.2026 alkaen), päivittäisten automaattisten kirjauksien toiminnot, verovirastosta tulevien laskujen hallinta, käyttöomaisuuden ja poistojen kirjaus, aina eTax-XML-tiedostojen vientiin ja taloudellisten raporttien vientiin PDF/Excel. Jokainen alla oleva kohde on itsenäinen toimintavirta — voit lukea suoraan tarvitsemastasi osasta.
Vaatimukset: GTG CRM -tili on kirjautunut sisään; käyttäjällä on pääsy kirjanpitomoduuliin (katso kohde Käyttöoikeuksien hallinta artikkelin lopusta). Kirjanpito on oltava käytössä työtilan asetuksissa.
Osa 1: Alkuasetukset
Asetukset tarvitsee tehdä vain kerran. Kun ne on suoritettu, kaikki kirjaukset tapahtuvat automaattisesti näiden asetusten mukaisesti.
Vaihe 1: Ota kirjanpito käyttöön & Valitse standardi
Siirry kohtaan Asetukset → Kirjanpidon asetukset (Accounting Settings).
Aktivoi kytkin Kirjanpito (accounting_enabled) ja valitse sitten Kirjanpidon standardi (accounting_standard):
| Standardi | Soveltuu | Huomautus |
|---|---|---|
| TT99/2025 | Yritykset | Korvaa TT200 alkaen 01.01.2026 — pakollinen tilikaudelle 2026 |
| TT133/2016 | Liikkeenharjoittajat, PK-yritykset | Edelleen voimassa; voidaan siirtyä vapaaehtoisesti TT99:ään |
| TT200/2014 | Vanhempi kirjanpito | Käytetään vain tilikauden 2025 kirjanpitoon tai arkistointiin; ei käytetä vuodelle 2026 |
Tallenna. Standardi ja tilijärjestelmä lukitaan ensimmäisen kirjauksen jälkeen — valitse oikein alusta alkaen.
Vaihe 2: Luo tilijärjestelmä (Chart of Accounts)
Tilijärjestelmän luomiseen on kolme tapaa:
| Tapa | Milloin käytetään |
|---|---|
| Käytä maan mallia (Apply CoA Template) | Nopein — valitse VN (TT99/2025) tai yksi 11 maasta, järjestelmä luo valmiiksi kaikki tilit ja oletusarvoiset kirjaussäännöt |
| AI avustaa asetuksissa (Generate Accounting Setup) | AI ehdottaa tilikokonaisuutta, joka sopii yrityksen tyyppiin ja maahan, selittäen jokaisen valinnan |
| Tuo CSV (Import Chart of Accounts) | Sinulla on jo oma tilikokonaisuus aiemmasta ohjelmistosta, tuo se uudelleenkäyttöä varten |
Malliin soveltamisen jälkeen voit lisätä yksityiskohtaisia tilejä (alatilejä) tai muokata nimiä sisäisiin tarpeisiin — TT99/2025 sallii yritysten avata itse yksityiskohtia. Käytä Palauta (Reset) luodaksesi alusta uudelleen tarvittaessa (voidaan palauttaa vain ennen ensimmäistä kirjausta).
Vaihe 3: Tarkista kirjaussäännöt (Posting Rules)
Kirjaussäännöt määrittelevät, mikä tapahtuma synnyttää minkäkin kirjauksen (esim. myyntituotto → Velka TK 131 / Saama TK 511; kustannus → Velka TK 632 / Saama TK 156).
Kun maan malli on otettu käyttöön, yleisimmät säännöt on täytetty valmiiksi. Voit:
- Aktivoida/deaktivoida yksittäisiä sääntöjä Aktiivinen (Active) -kytkimellä menettämättä kirjauskonfiguraatiota.
- Muokata velka-/saatatilejä kussakin säännössä, jos yrityksellä on oma tilikokonaisuus.
Vaihe 4: Konfiguroi tuottojen kirjaus
Valitse Kirjanpidon asetukset -valikosta Tuottojen kirjauspiste (revenue_recognition_point):
- LASKU (oletus): kirjaus tapahtuu laskun luonnin yhteydessä. Sopii useimmille vähittäiskaupan ja palveluyrityksille.
- TOIMITUS: kirjaus tapahtuu tavaroiden toimituksen/varastosta poiston yhteydessä. Käytetään, kun sopimus määrittelee omistusoikeuden siirtymisen todellisen toimituksen hetkellä.
Järjestelmä täsmäyttää automaattisesti tuotot samaan kauteen kuuluvien myyntikatteiden (COGS) kanssa.
Osa 2: Päivittäinen Toiminta
Vaihe 5: Automaattiset Kirjaukset — Tilaukset, Laskut, Hyvitykset
Kun olet määrittänyt asetukset, sinun ei tarvitse kirjata tavallisia liiketoimia manuaalisesti:
- Valmiit tilaukset → järjestelmä luo myynti- ja kulukirjaukset.
- Sähköisen laskun luonti → vastaava kirjautuminen valitun kirjauspäivän mukaisesti.
- Sähköisen laskun peruutus (S-Invoice/Viettel tai MISA kautta) → järjestelmä luo automaattisesti peruutusmerkinnän, jolloin kirjanpito ja lasku täsmäävät aina.
- Maksun palautus, takuumaksujen palautus, tavaroiden palautus → kirjaus oikean tyyppisestä liiketoimesta, kulukirjauksen peruutus osittain (jos palautat 3/10 tuotteesta, vain näiden 3 tuotteen kulukirjaus peruuntuu).
Siirry kohtaan Kirjanpito → Päiväkirja (Journal Entries) tarkastellaksesi, suodattaaksesi ja täsmäyttääksesi kaikki kirjaukset päivän, jakson tai tilinumeron mukaan.
Vaihe 6: Ostolaskut — GDT-yhteys & Kirjanpidon Lajittelu
GTG CRM muodostaa suoran yhteyden verohallinnon (GDT) sähköisten laskujen järjestelmään, vetäen automaattisesti kaikki yrityksen ostolaskut — yksi yhteys kattaa kaikki toimittajat.
Vaihe 6.1 — GDT-tilin yhdistäminen
Siirry kohtaan Asetukset → Veroviranomaisyhteys (Tax Authority Connection).
- Syötä verotunnistenumerosi (MST) ja salasanasi portaalissa hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Valitse aikaväli, jonka historian haluat hakea (Backfill history).
- Paina Test & Connect — järjestelmä vahvistaa ja yhdistää muutamassa sekunnissa. Tila näyttää Connected onnistuessaan.
Tietoturvahuomautus: Suositellaan luomaan alicontt (sub-account), jolla on vain "Laskujen tarkastus" -oikeudet pääkäyttäjän sijaan.
Vaihe 6.2 — Ostolaskujen synkronointi
Paina Sync now tai anna järjestelmän synkronoida automaattisesti aikataulun mukaisesti. Synkronoinnin jälkeen siirry kohtaan ERP → Laskujen Hallinta → Ostot (Incoming) tarkastellaksesi kaikkia ostolaskuja.
Jokainen lasku näyttää selkeästi lähdetiedon ja asiakirjan tilan:
| Tila | Merkitys | Toiminto |
|---|---|---|
| Tax Authority / XML+PDF | Lasku on verohallinnon hyväksymä (CQT-koodi) — GDT on toimittanut riittävät tiedot ja alkuperäisen tiedoston | Valmis kirjanpidon lajitteluun |
| Tax Authority / Needs Document | Lasku ilman koodia (telekommunikaatio, pankki) — GDT toimittaa tiedot, mutta ei alkuperäistä tiedostoa | Lataa tiedosto toimittajalta ja lataa se sitten |
| Email / Needs Document | Havaittu ilmoitussähköpostin kautta, liitetiedostoa ei vielä ole | Lataa tiedosto tai käytä toimittajan latauslinkkiä |
Vaihe 6.3 — Tiedoston lataus koodittomiin laskuihin
Etsi rivit, joiden tila on "Needs Document" (yleensä telekommunikaatio-, sähkö- ja pankkilaskut). Paina Download↗ (from provider) avataksesi toimittajan portaalin valmiilla hakukoodilla, lataa tiedosto ja paina sitten Upload liittääksesi sen laskuun.
Vaihe 6.4 — Kirjanpidon lajittelu
Kun laskussa on riittävät tiedot ja asiakirjat, avaa lasku ja suorita lajittelu:
- Tarkista summa, ostoon sisältyvä arvonlisävero ja toimittaja.
- Tee kirjaus kirjanpitoon (input VAT → tili 133; kulut → vastaava tili kulutyypin mukaan).
- Ostolaskut liitetään CRM:n asiakkaisiin/toimittajiin, ja velat ovat selkeät kunkin kumppanin mukaan.
Vaihe 7: Käyttöomaisuuden & Poistojen Hallinta
Käyttöomaisuusmoduuli (Fixed Assets) hallitsee koko omaisuuden elinkaarta ja luo automaattisesti poistokirjaukset pääkirjaan.
Vaihe 7.1 — Uuden käyttöomaisuuden lisääminen
Siirry kohtaan Kirjanpito → Käyttöomaisuus → + Uusi.
- Valitse Luokka — esimerkiksi "Koneet ja laitteet", "Kuljetusvälineet", "Aineettomat hyödykkeet". Järjestelmä täyttää automaattisesti: oletuskirjanpitotilit (hankintameno, poistot, kulut), ehdotetun käyttöiän ja poistomenetelmän.
- Syötä Hyödykkeen nimi, Hankintameno, Arvioitu jäännösarvo, Käyttöönoton päivämäärä.
- Valitse Poistomenetelmä: Tasapoisto (Straight-line), Vähenevä saldo (Declining-balance) tai Tuotantoon perustuva (Units-of-production).
- Paina Tallenna — hyödyke luodaan tilassa LUONNOS ja näyttää arvioidun kuukausittaisen poistosumman.
Vaihe 7.2 — Hyödykkeen aktivointi ja poistoluettelon tarkastelu
Avaa juuri luotu hyödyke → paina Aktivoi. Tila muuttuu tilaan AKTIIVINEN ja järjestelmä luo välittömästi täydellisen poistoluettelon (rivit = käyttöiän mukaiset jaksot), jokainen jakso tilassa ENNUSTETTU.
Vaihe 7.3 — Poistojen kirjaaminen
Paina Suorita poistot kirjaaksesi manuaalisesti, tai kytke automaatio päälle, jotta järjestelmä suorittaa sen automaattisesti kuun alussa (katso vaihe 11).
Kun suoritetaan, järjestelmä kirjaa kaikki erääntyneet jaksot (mukaan lukien edelliset erät, joita ei ole kirjattu aktivointipäivästä lähtien). Jokainen jakso muuttuu tilaan Kirjattu ja luo tasapainottavan kirjauksen:
- Debet tilille 6274 (Materiaalisten käyttöomaisuuserien poistokulut) — tai vastaava tili hyödyketyypin mukaan
- Kredit tilille 2141 (Materiaalisten käyttöomaisuuserien kertynyt poisto)
Saman jakson uudelleensuorittaminen palauttaa vanhan kirjauksen — ei luo päällekkäisiä kirjauksia.
Vaihe 7.4 — Olemassa olevien hyödykkeiden luettelon tuonti (Import)
Jos yrityksellä on jo käyttöomaisuuskirja, siirry kohtaan Käyttöomaisuus → Tuonti:
- Lataa CSV/Excel: tiedosto voi olla missä tahansa sarakeasettelussa — AI tunnistaa automaattisesti ja ehdottaa sarakkeiden vastaavuutta (esim. sarake "Hankintameno" → kenttä Cost, "Ostopäivämäärä" → Acquisition date). Tarkista ja säädä vastaavuutta ennen vahvistamista.
- Ostolaskusta: valitse järjestelmässä oleva ostolasku — hyödykkeelle täytetään automaattisesti nimi, hankintameno, ostopäivämäärä, toimittaja.
- AI lukee dokumentteja: liitä sopimus- tai PDF-laskutiedosto (tekstimuodossa, ei skannattu) — AI poimii ja täyttää kentät etukäteen.
Vaihe 7.5 — Hyödykkeen luovutus
Avaa hyödyke → Luovuta → Myynti (tai Poisto), syötä todellinen saatu arvo ja luovutuspäivämäärä. Esikatsele luovutusvoittoa/tappiota ennen vahvistamista. Vahvistuksen jälkeen järjestelmä:
- Muuttaa tilan tilaan LUOVUTETTU, sulkee poistoluettelon.
- Luovutusjakso luodaan: hankintamenon kirjaus poistuu (Kredit tililtä 2112), kertyneet poistot kirjaus poistuu (Debet tililtä 2141), luovutusvoitto/tappio kirjataan (tililtä 711 tai tililtä 811).
Osa 3: Raportit & Tiedostojen vienti
Vaihe 8: Reaaliaikaisten talousraporttien tarkastelu
Siirry kohtaan Kirjanpito → Raportit, valitse jakso ja katso heti:
- Tuloslaskelma (B02-DN) — liikevaihto, myytyjen tuotteiden kustannukset, bruttokate, nettotulos jaksolta.
- Tase (B01-DN) — varat = velat + oma pääoma. Tämä on virallinen lomakkeen nimi TT99/2025:n mukaisesti, korvaten vanhan nimen "Tasekirjanpito".
- Koetase (Trial Balance) — tilien saldot jakson lopussa, tarkista debet/kredit-tasapaino ennen tilien sulkemista.
- ALV-ilmoitus — arvonlisäveron sisään- ja uloskirjaus valmiina verokaudelle.
Kaikki raportit lasketaan pääkirjan tositteista – ei tarvitse yhdistellä Excelistä tai odottaa yleiskirjanpitäjää kuukauden lopussa.
Vaihe 9: Vie raportit PDF- ja Excel-muotoon
Valitse mistä tahansa raportista Export ▾ ja valitse muoto:
- PDF: luo tulostettavan dokumentin yrityksen logolla, allekirjoituksella ja leimalla. Käytetään pankille (lainahakemukset vaativat leimattuja tilinpäätöksiä), tilintarkastajalle, johtoryhmälle tai sijoittajille.
- Excel (XLSX): selkeästi jäsennelty taulukkotiedosto – kirjanpitäjä voi pivotoida, summata lisää ja vertailla ajanjaksoja. Luvut ja valuuttamuotoilu noudattavat Vietnamin paikallisia asetuksia.
Kaikki käytettävissä olevat raportit (B01-DN, B02-DN, Trial Balance, VAT, Profit & Loss, AR/AP aging, Cash Position) tukevat molempia muotoja.
Vaihe 10: Vie XML-tiedosto veroviranomaisille (BCTC, VAT, CIT, PIT)
GTG CRM luo valmiin XML-tiedoston HTKK/eTax XSD:n mukaisesti – lataa se ja lähetä suoraan sähköiseen veroportaaliin ilman uudelleensuorittamista.
XML-vientiä tukevat raportit:
| Raportti | Lomakkeen koodi | Ilmoituskausi |
|---|---|---|
| Arvonlisäveroilmoitus | 01/GTGT | Neljännesvuosittain |
| Tilinpäätös (BCTC) | B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN | Tilikausi |
| Yhteisöveroilmoitus | 03/TNDN | Tilikausi |
| Henkilöverotuksen veroilmoitus | 05/QTT-TNCN | Tilikausi |
Toimenpiteet:
- Siirry kohtaan Kevät → Raportit → Veroraportit (Tax Reports).
- Valitse raporttityyppi ja ilmoituskausi.
- Tarkista luvut näytöltä – indikaattorit on yhdistetty automaattisesti pääkirjasta TT99/2025 -standardin mukaisesti.
- Paina Export XML → lataa .xml-tiedosto.
- Kirjaudu sisään osoitteessa thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) tai avaa HTKK desktop, tuo juuri lataamasi XML-tiedosto.
- Tarkista viimeisen kerran veroviranomaisen ohjelmistossa ja lähetä.
XML-tiedosto noudattaa Vietnamilaisen veroviraston voimassa olevaa XSD-versiota ja on yhteensopiva iTaxViewer-ohjelman kanssa rakenteen tarkistamiseksi ennen lähetystä.
Osa 4: Kirjanpidon automatisointi
Vaihe 11: Ota automatisointi käyttöön
Siirry kohtaan Kirjanpito → Asetukset → Kirjanpidon automaatiot (Accounting Automations), ota käyttöön prosessit tarpeesi mukaan:
| Automaatio | Tehtävä |
|---|---|
| Automaattinen lasku tilauksesta | Luo ja lähetä sähköinen lasku automaattisesti, kun tilaus on valmis |
| Myyntitulosyksikkö | Myyntitulosyksikkö, kun lasku on lähetetty |
| Myyntikustannusyksikkö (COGS) | COGS-yksikkö varaston luovutuksen yhteydessä |
| Hyvitysten / palautusten käsittely | Automaattinen hyvitys- ja myyntikustannusten kumoamisyksikkö |
Mitä tulee käyttöomaisuuteen, siirry kohtaan Kirjanpito → Käyttöomaisuus → Automaatiot (nappi työkalupalkissa):
| Automaatio | Tehtävä |
|---|---|
| Tallenna kuukausittainen poisto kirjanpitoon | Kuukauden 1. päivänä, kirjaa automaattisesti edellisen kuukauden poistot kaikille AKTIIVISILLE käyttöomaisuuserille |
| Tallenna käyttöomaisuuden luovutus kirjanpitoon | Luo automaattisesti luovutusyksikkö, kun käyttöomaisuuserä on luovutettu |
| Tallenna käyttöomaisuuden uudelleenarvostus kirjanpitoon | Luo automaattisesti uudelleenarvostusyksikkö, kun käyttöomaisuuserä on arvostettu uudelleen (opt-in) |
Jokaisen automaation Debet/Kredit-kirjaukset voidaan säätää suoraan "Create Journal Entry" -solmussa työnkulussa – ei tarvetta ohjelmointiin, yksi paikka konfiguraatiolle.
Kirjanpidon oikeudet
Kirjanpitomoduuliin pääsyä hallitaan käyttöoikeuksilla. Ota yhteyttä workspace-omistajaan tai järjestelmänvalvojaan saadaksesi:
| Oikeus | Toiminto |
|---|---|
ACCOUNTING_VIEW_COA | Näytä tilikartta |
ACCOUNTING_MANAGE_COA | Lisää/muokkaa tilejä |
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL | Näytä kirjanpitopäiväkirja |
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL | Luo manuaalisia kirjauksia |
ACCOUNTING_VIEW_REPORT | Näytä taloudelliset raportit ja vie tiedostoja |
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS | Määritä kirjanpidon asetukset |
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD | Sulje/avaa kirjanpitokausi |
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET | Hallinnoi käyttöomaisuutta |
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION | Kirjaa poistot |
Workspace-omistajilla ja järjestelmänvalvojilla on oletusarvoisesti kaikki yllä olevat oikeudet.
Dokumentti kuuluu GTG CRM:lle
