Käyttöopas Kirjanpito- & Sähköisen Laskutusjärjestelmän

Tämä opas käy läpi koko kirjanpitokierron GTG CRM:ssä uusimpien standardien mukaisesti: tilikartan oikeanlainen asennus Tietyn säädöksen 99/2025/TT-BTC (voimassa 01/01/2026) mukaisesti, päivittäisten automaattisten kirjauksien hoitaminen, verovirastosta tulevien ostolaskujen hallinta, käyttöomaisuuden ja poistojen kirjaaminen, XML-tiedoston vienti eTaxiin ja tilinpäätösraporttien vienti PDF/Excel-muodossa. Jokainen alla oleva kohta on itsenäinen toimintokulku — voit lukea suoraan tarvitsemaasi osaan.

Vaatimukset: Kirjautunut GTG CRM -tili; käyttäjällä on oltava oikeudet kirjanpitomoduulin käyttöön (katso ohjeen lopusta käyttöoikeudet). Kirjanpito on oltava aktivoitu työtilan asetuksissa.

Osa 1: Alkuasetukset

Asetukset tarvitsee tehdä vain kerran. Kun ne on tehty, kaikki kirjaukset tapahtuvat automaattisesti tämän määrityksen mukaisesti.

Vaihe 1: Aktivoi Kirjanpito & Valitse Standardi

Mene kohtaan Asetukset → Kirjanpidon asetukset (Accounting Settings).

Aktivoi kytkin Kirjanpito (accounting_enabled) ja valitse sitten Kirjanpidon standardi (accounting_standard):

Standardi	Soveltuu	Huomautus
TT99/2025	Yritykset	Korvaa TT200:n 01/01/2026 alkaen — pakollinen tilikaudelle 2026
TT133/2016	Kotitalousyritykset, PK-yritykset	Edelleen voimassa; voi vapaaehtoisesti siirtyä TT99:ään
TT200/2014	Vanha kirjanpito	Käytetään vain tilikauden 2025 kirjanpitosulkuun tai arkistointiin; ei käytetä vuonna 2026

Tallenna. Standardi ja tilikartta lukitaan ensimmäisen kirjauksen jälkeen — valitse oikein heti alussa.

Vaihe 2: Laadi Tilikartta (Chart of Accounts)

Tilikartan laatimiseen on kolme tapaa:

Tapa	Milloin käyttää
Käytä maan mukaista mallia (Apply CoA Template)	Nopein — valitse VN (TT99/2025) tai yksi 11 maasta, järjestelmä laatii valmiiksi kaikki tilit ja oletusarvoiset kirjaussäännöt
AI auttaa asetuksissa (Generate Accounting Setup)	AI ehdottaa sopivaa tilikarttaa yritysmuodon ja maan mukaan, selittää jokaisen valinnan
Tuo CSV (Import Chart of Accounts)	Sinulla on jo oma tilikarttasi aiemmasta ohjelmistosta, tuo se uudelleenkäyttöä varten

Malliin soveltamisen jälkeen voit lisätä alatilejä tai muokata nimiä sisäisiin tarpeisiin — TT99/2025 sallii yritysten avata alatilejä. Käytä Reset-toimintoa laatiaksesi kaiken uudelleen alusta tarvittaessa (resetointi onnistuu vain ennen ensimmäistä kirjausta).

Vaihe 3: Tarkista Kirjaussäännöt (Posting Rules)

Kirjaussäännöt määrittävät, mitkä tapahtumat synnyttävät minkäkin kirjauksen (esim. myyntitulot → Debet tilille 131 / Kredit tilille 511; ostohyvitykset → Debet tilille 632 / Kredit tilille 156).

Maakohtaisen mallin soveltamisen jälkeen yleisimmät säännöt on täytetty valmiiksi. Voit:

• Aktivoida/deaktivoida kunkin säännön Active-kytkimellä menettämättä tilimäärityksiä.
• Muokata Debet/Kredit-tilejä kussakin säännössä, jos yrityksellä on oma tilikartta.

Vaihe 4: Määritä Tulojen kirjaaminen

Valitse kohdasta Kirjanpidon asetukset Tulojen kirjauspiste (revenue_recognition_point):

• INVOICE (oletus): kirjataan laskun laatimisen yhteydessä. Sopii useimmille vähittäiskaupan ja palveluyrityksille.
• DELIVERY: kirjataan tavaran toimituksen/varaston uloskirjauksen yhteydessä. Käytetään, kun sopimus määrittää omistusoikeuden siirtymisen varsinaisen toimituksen yhteydessä.

Järjestelmä täsmäyttää tulot ostohyvityksiin samalla kaudella automaattisesti.

Osa 2: Päivittäinen Toiminta

Vaihe 5: Automaattiset Kirjaukset — Tilaukset, Laskut, Rahapalautukset

Kun asetukset on tehty, sinun ei tarvitse kirjata tavallisia tapahtumia käsin:

• Valmiit tilaukset → järjestelmä synnyttää myyntitulo- ja ostohyvityskirjaukset.
• Sähköisen laskun laatiminen → vastaava kirjaus valitun kirjauspisteen mukaisesti.
• Sähköisen laskun peruutus (S-Invoicen/Viettel tai MISAn kautta) → järjestelmä synnyttää automaattisesti peruutusrivin, päiväkirja ja laskut pysyvät aina yhdenmukaisina.
• Maksujen palautus, ennakkomaksujen palautus, tavaroiden palautus → oikean tyyppiset kirjaukset, ostohyvityksen peruutus kunkin osan mukaan (jos palautetaan 3/10 tuotetta, ostohyvitys peruutetaan vain näiden 3 tuotteen osalta).

Mene kohtaan Kirjanpito → Päiväkirja (Journal Entries) nähdäksesi, suodattaaksesi ja täsmäyttääksesi kaikki kirjaukset päivän, kauden tai tilinumeron mukaan.

Vaihe 6: Ostolaskut — GDT-yhteys & Kirjanpidon lajittelu

GTG CRM yhdistyy suoraan Veroviraston (GDT) sähköiseen laskutusjärjestelmään, vetäen automaattisesti kaikki yrityksen ostolaskut — yksi yhteys, kaikki toimittajat kattava.

Vaihe 6.1 — Yhdistä GDT-tili

Mene kohtaan Asetukset → Veroviraston yhteys (Tax Authority Connection).

1. Syötä Veronumero (MST) ja salasana portista hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Valitse ajanjakso, jolta haluat historialliset tiedot (Backfill history).
3. Paina Test & Connect — järjestelmä varmistaa ja yhdistää muutamassa sekunnissa. Tila näkyy Connected onnistuessaan.

Tietoturvahuomautus: suositellaan luomaan alatilejä (sub-account), joilla on vain "Laskujen haku" -oikeudet, eikä käyttämään pääkäyttäjätiliä.

Vaihe 6.2 — Synkronoi ostolaskut

Paina Sync now tai anna järjestelmän synkronoida automaattisesti aikataulun mukaisesti. Synkronoinnin jälkeen mene kohtaan ERP → Laskujen hallinta → Ostot (Incoming) nähdäksesi kaikki ostolaskut.

Jokainen lasku näyttää selvästi lähteen ja asiakirjan tilan:

Tila	Merkitys	Toimenpide
Tax Authority / XML+PDF	Lasku varustettu viranomaiskoodilla — GDT on toimittanut riittävästi tietoja ja alkuperäisen tiedoston	Valmis kirjanpidon lajitteluun
Tax Authority / Needs Document	Lasku ilman koodia (teleoperaattori, pankki) — GDT toimittaa tiedot, mutta ei alkuperäistä tiedostoa	Lataa tiedosto toimittajalta ja lataa se järjestelmään
Email / Needs Document	Havaittu sähköpostista, ei vielä liitetiedostoa	Lataa tiedosto tai käytä latauslinkkiä toimittajalta

Vaihe 6.3 — Lataa tiedosto koodittomille laskuille (codeless)

Etsi rivit, joiden tila on "Needs Document" (yleensä teleoperaattori-, sähkö- tai pankkilaskut). Paina Download↗ (from provider) avataksesi toimittajan portaalin valmiilla hakukoodilla, lataa tiedosto ja paina sitten Upload liittääksesi sen laskuun.

Vaihe 6.4 — Kirjanpidon lajittelu

Kun laskulla on riittävästi tietoja ja asiakirjoja, avaa lasku ja suorita lajittelu:

• Tarkista summa, arvonlisävero (VAT) ja toimittaja.
• Kirjaa kirjanpitoon (input VAT → Tili 133; kulut → vastaava tili kulutyypin mukaan).
• Ostolaskut yhdistetään asiakkaaseen/toimittajaan CRM:ssä, ja velat ovat selkeät kunkin kumppanin osalta.

Vaihe 7: Käyttöomaisuus & Poistot

Käyttöomaisuusmoduuli (Fixed Assets) hallitsee omaisuuden koko elinkaarta ja synnyttää automaattisesti poistokirjaukset päiväkirjaan.

Vaihe 7.1 — Lisää uusi käyttöomaisuus

Mene kohtaan Kirjanpito → Käyttöomaisuus → + New.

1. Valitse Luokka (Category) — esim. "Koneet ja laitteet", "Kuljetusvälineet", "Aineettomat hyödykkeet". Järjestelmä täyttää automaattisesti: oletustilit (hankintameno, poistot, poistokulut), ehdotettu käyttöaika ja poistomenetelmä.
2. Syötä Omaisuuden nimi, Hankintameno (Cost), Jäännösarvo (Salvage value), Käyttöönottopäivä.
3. Valitse Poistomenetelmä: Lineaarinen (Straight-line), Vähenevä saldoluku (Declining-balance) tai Tuotantoperusteinen (Units-of-production).
4. Paina Save — omaisuus luodaan tilassa DRAFT ja näyttää arvioidun kuukausittaisen poistosumman.

Vaihe 7.2 — Aktivoi käyttöomaisuus & katso poistoaikataulu

Avaa juuri luotu käyttöomaisuus → paina Activate. Tila muuttuu tilaan ACTIVE ja järjestelmä luo heti täydellisen poistoaikataulun (rivien määrä = käyttöajan mukainen määrä jaksoja), jokainen jakso tilassa PROJECTED.

Vaihe 7.3 — Kirjaa poistot

Paina Run depreciation kirjaksesi manuaalisesti tai aktivoi automaatio, jolloin järjestelmä suorittaa sen automaattisesti kuukauden alussa (katso Vaihe 11).

Kun suoritus tapahtuu, järjestelmä kirjaa kaikki erääntyneet jaksot (mukaan lukien aiemmat jaksojen kirjaamattomuudet käyttöönoton päivämäärästä lähtien). Jokainen jakso muuttuu tilaan POSTED ja synnyttää tasapainottavan kirjauksen:

• Debet tilille 6274 (Muu käyttöomaisuus, poistot) — tai vastaava tili omaisuustyypin mukaan
• Kredit tilille 2141 (Muu käyttöomaisuus, kertyneet poistot)

Saman jakson uudelleen suoritus palauttaa vanhan kirjauksen — se ei luo kaksoiskappaletta.

Vaihe 7.4 — Tuo olemassa olevat käyttöomaisuuserät (Import)

Jos yrityksellä on jo käyttöomaisuusrekisteri, mene kohtaan Käyttöomaisuus → Import:

• Lataa CSV/Excel: tiedoston sarakenmuoto voi olla mikä tahansa — AI tunnistaa ja ehdottaa sarakkeiden yhdistämistä (esim. "Hankintameno"-sarake → Cost-kenttä, "Ostöpäivä" → Acquisition date). Tarkista ja muokkaa yhdistämistä ennen vahvistusta.
• Ostolaskusta: valitse jo järjestelmässä oleva ostolasku — omaisuus täytetään automaattisesti nimellä, hankintamenolla, ostopäivällä, toimittajalla.
• AI lukee asiakirjoja: liitä sopimus tai laskun PDF (tekstimuotoinen, ei skannattu) — AI poimii ja täyttää kentät valmiiksi.

Vaihe 7.5 — Käyttöomaisuuden myynti

Avaa käyttöomaisuus → Dispose → Sale (tai Write-off), syötä todellinen myyntihinta ja myyntipäivä. Tarkastele myyntivoittoa/tappiota ennen vahvistusta. Vahvistuksen jälkeen järjestelmä:

• Muuttaa tilan tilaan DISPOSED, sulkee poistoaikataulun.
• Synnyttää myyntikirjauksen: poistaa hankintamenon (Kredit tilille 2112), poistaa kertyneet poistot (Debet tilille 2141), kirjaa myyntitulon/kulun (Tili 711 tai Tili 811).

Osa 3: Raportointi & Tiedostojen vienti

Vaihe 8: Tarkastele Reaaliaikaisia Tilinpäätösraportteja

Mene kohtaan Kirjanpito → Raportit, valitse kausi ja tarkastele heti:

• Tuloslaskelma (B02-DN) — myynti, ostohyvitykset, bruttokate, nettotulos kausittain.
• Tase (B01-DN) — varat = velat + oma pääoma. Tämä on virallinen lomakkeen nimi TT99/2025 mukaan, korvaten vanhan nimen "Tilinpäätös".
• Koetase (Trial Balance) — tilien saldot kauden lopussa, tasapainon tarkistus Debet/Kredit ennen kirjanpitosulkua.
• Arvonlisäveroilmoitus — myynti- ja ostoverojen yhteenveto valmiina verokautta varten.

Kaikki raportit lasketaan todellisista kirjauksista päiväkirjassa — ei tarvitse yhdistää Excelistä tai odottaa pääkirjanpitäjää kuukauden loppuun.

Vaihe 9: Vie Raportit PDF- & Excel-muodossa

Missä tahansa raportissa, paina Export ▾ ja valitse muoto:

• PDF: luo tulostettavan asiakirjan, yrityksen otsikon, allekirjoituksen ja leiman. Käytetään pankille (lainahakemus vaatii allekirjoitetun ja leimatun tilinpäätöksen), tilintarkastajille, johtoryhmälle tai sijoittajille.
• Excel (XLSX): selkeästi rakenteellinen taulukkolaskentatiedosto — kirjanpitäjä voi pivotoida, tehdä lisäyhteenvetoja, vertailla kausia. Luvut ja valuuttamuoto noudattavat Vietnamin asetuksia (locale).

Kaikki saatavilla olevat raportit (B01-DN, B02-DN, Koetase, VAT, Tulosraportti, AR/AP aging, Cash Position) tukevat molempia muotoja.

Vaihe 10: Vie XML-tiedostot Verovirastoon (BCTC, VAT, CIT, PIT)

GTG CRM luo valmiiksi XML-tiedostoja HTKK/eTax XSD:n mukaisesti — lataat ne ja lataat ne suoraan sähköisen veroportaalin, ilman uudelleensyöttöä.

Raportit, joista voi viedä XML:n:

Raportti	Lomakkeen koodi	Verokausi
Arvonlisäveroilmoitus	01/GTGT	Neljännesvuosittain
Vuosittainen tilinpäätös (BCTC)	B01-DN + B02-DN + B03-DN + B09-DN	Tilikausi
Yhteisöveroilmoitus	03/TNDN	Tilikausi
Henkilöverotuksen tilinpäätösilmoitus	05/QTT-TNCN	Tilikausi

Toteutusvaiheet:

1. Mene kohtaan Kirjanpito → Raportit → Veroilmoitukset (Tax Reports).
2. Valitse raporttityyppi ja verokausi.
3. Tarkista luvut näytöllä — tiedot on kartoitettu automaattisesti päiväkirjasta TT99/2025-standardin mukaisesti.
4. Paina Export XML → lataa tiedosto .xml.
5. Kirjaudu sisään osoitteeseen thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) tai avaa HTKK desktop, tuo ladattu XML-tiedosto.
6. Tarkista viimeisen kerran veroviranomaisen ohjelmistossa ja lähetä.

XML-tiedostot noudattavat Veroviraston nykyisen version XSD:tä, ovat yhteensopivia iTaxViewer-ohjelman kanssa rakenteen tarkistamiseksi ennen lähetystä.

Osa 4: Kirjanpidon automaatio

Vaihe 11: Aktivoi automaatio

Mene kohtaan Kirjanpito → Asetukset → Kirjanpidon automaatiot (Accounting Automations), aktivoi prosessit tarpeen mukaan:

Automaatio	Vaikutus
Automaattinen laskutus tilauksista	Luo ja lähetä sähköinen lasku automaattisesti, kun tilaus on valmis
Myyntitulo-kirjausten synnytys	Myyntitulokirjaus, kun lasku on lähetetty
Ostohyvityskirjausten synnytys (COGS)	Ostohyvityskirjaus varastosta uloskirjauksen yhteydessä
Maksujen palautus / tavaranpalautus käsittely	Automaattinen palautus- ja ostohyvityksen peruutus kirjaus

Käyttöomaisuuden osalta mene kohtaan Kirjanpito → Käyttöomaisuus → Automations (painike työkalurivillä):

Automaatio	Vaikutus
Post monthly depreciation	Kuun 1. päivä, kirjaa automaattisesti edellisen kuukauden poistot kaikelle AKTIIVISELLE omaisuudelle
Record asset disposal to ledger	Luo automaattisesti myyntikirjauksen, kun omaisuuserä myydään
Record asset revaluation to ledger	Luo automaattisesti uudelleenarvostuskirjauksen, kun omaisuuserä arvostetaan uudelleen (opt-in)

Jokaisen automaation Debet/Kredit-määritykset muokataan suoraan työnkulun "Create Journal Entry"-solmussa — ohjelmointia ei tarvita, yksi paikka määrityksille.

Kirjanpidon Käyttöoikeudet

Kirjanpitomoduulin käyttöä valvotaan erillisillä oikeuksilla. Ota yhteyttä työtilan omistajaan tai järjestelmänvalvojaan saadaksesi oikeudet:

Oikeus	Toiminto
ACCOUNTING_VIEW_COA	Tilikartan katselu
ACCOUNTING_MANAGE_COA	Tilien lisääminen/muokkaaminen
ACCOUNTING_VIEW_JOURNAL	Päiväkirjojen katselu
ACCOUNTING_CREATE_JOURNAL	Manuaalisten kirjauksien luonti
ACCOUNTING_VIEW_REPORT	Tilinpäätösraporttien katselu ja tiedostojen vienti
ACCOUNTING_MANAGE_SETTINGS	Kirjanpidon asetusten määrittäminen
ACCOUNTING_MANAGE_PERIOD	Kirjanpitokauden sulkeminen/avaaminen
ACCOUNTING_MANAGE_ASSET	Käyttöomaisuuden hallinta
ACCOUNTING_POST_DEPRECIATION	Poistojen kirjaaminen

Työtilan omistajilla ja järjestelmänvalvojilla on oletuksena kaikki oikeudet.

Dokumentti kuuluu GTG CRM:lle