Hallintaa käteisettömien maksutositteiden yrityksille Ryhmä 3

Vuodesta 2026 alkaen päätöksen 3389 mukaisesti ryhmän 3 yritykset (liikevaihto yli 3 miljardia dongia/vuosi) joutuvat noudattamaan verovelvoitteita ilmoitusmenetelmällä ja täyttämään tiukemmat tositteiden hallintaa koskevat ehdot. Erityisesti käteisettömien maksutositteiden hallinta ei ole vain pakollinen vaatimus, vaan myös edellytys verovähennyksille ja kohtuullisten kulujen kirjaamiselle.

Asetuksen 01/2021 mukaisesti yritys on yhteisö, jonka yksityishenkilö tai kotitalouden jäsenet perustavat ja joka on rajoittamattomasti vastuussa koko omaisuudellaan. Tämä tarkoittaa, että kaikki tulot – olipa ne sitten henkilökohtaiselta tai yritystililtä – katsotaan yrityksen tuloiksi. Siksi käteisettömien maksutositteiden erottaminen ja hallinta on erittäin tärkeää läpinäkyvyyden ja verolainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi.

Pääominaisuudet

• Keskitetty hallinta tilisiirtomaksujen, korttimaksujen ja sähköisten lompakoiden tositteille
• Nopea haku aikavälin, maksunsaajan ja summan mukaan
• Sähköinen tositteiden tallennus turvallisesti, helppo hakea tarvittaessa
• Automaattinen täsmäytys kirjanpitosihteiden ja veroilmoitusten kanssa
• Puutteiden varoitus pakollisista tositteista säädetyn kynnysarvon ylittävissä tapahtumissa
• Tilastoraportointi yksityiskohtaisesti kuukausi-, vuosineljännes- ja vuositasolla verotusta varten
• Korkea tietoturva käyttöoikeuksien ja automaattisten varmuuskopioiden avulla

Yksityiskohtaiset käyttöohjeet

Vaihe 1: Yrityspankkitilin perustaminen

Kuten edellä mainittiin, koska yritys on rajoittamattomasti vastuussa koko omaisuudellaan, erillisen tilin avaaminen yritystoiminnalle on tärkeä ensimmäinen askel.

1. Siirry GTG CRM:n Tositteiden hallinta -moduuliin
2. Valitse Asetukset → Pankkitilit
3. Syötä tiedot: Pankin nimi, tilinumero, tilin haltija
4. Merkitse tämä tili "Pääyritystiliksi"

Vaihe 2: Maksutietolähteiden yhdistäminen

GTG CRM tukee automaattista synkronointia useista lähteistä:

1. Internet-pankkiyhteyden yhdistäminen: Syötä API-avain tai yhdistä Open Bankingin kautta
2. Sähköisen lompakon yhdistäminen: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Tiliotteiden tiedostojen tuonti: Tukee Excel-, PDF-muotoja pankista

Yhdistämisen jälkeen järjestelmä synkronoi automaattisesti tapahtumahistorian ja päivittyy reaaliaikaisesti.

Vaihe 3: Tositteiden kirjaaminen ja luokittelu

Jokaiselle käteisettömälle maksutapahtumalle suorita seuraavat toimet:

1. Valitse tapahtuma automaattisesti synkronoidusta luettelosta
2. Luokittelu: Liiketoimintakulut, Henkilökohtaiset kulut, Tulot
3. Liitä liittyvät tositteet: Laskut, sopimukset, kuitit (lataa kuva/PDF)
4. Muistiinpanot: Maksun tarkoitus, osapuoli

Tärkeä huomautus: Säännösten mukaan vain ne kulut, joille on täydelliset käteisettömät maksutositteet, voidaan kirjata vähennyskelpoisiksi kuluiksi henkilökohtaisesta yritysverosta laskettaessa.

Vaihe 4: Täsmäytys kirjanpitosihteiden kanssa

Järjestelmä täsmäyttää automaattisesti seuraavat:

• Käteisettömät maksutositteet
• Kassakirja
• Kulujen ja tulojen kirja
• Veroraportointilomake

Jos havaitaan eroavaisuuksia, järjestelmä varoittaa välittömästi korjaamista varten.

Vaihe 5: Raporttien vienti veroviranomaisille

Kun verotusasiakirjat tai verotus on toimitettava:

1. Siirry Raportit → Maksutositteiden raportit
2. Valitse raportointijakso: Kuukausi, Vuosineljännes, Vuosi
3. Valitse raporttityyppi: Yksityiskohtainen luettelo käteisettömistä tapahtumista; Yhteenvetoraportti osapuolen mukaan; Vähennyskelpoisten kulujen raportti
4. Vie PDF/Excel-tiedosto yhdessä skannattujen alkuperäisten tositteiden kanssa

Vaihe 6: Tallennus ja haku

Kaikki tositteet tallennetaan sähköisesti:

• Tallennusaika: Vähintään 10 vuotta (lainsäädännön mukaisesti)
• Salaus: Pankkitason tietoturva
• Haku: Useilla kriteereillä (päivämäärä, summa, osapuoli, kulutyyppi)
• Varmuuskopiointi: Automaattinen päivittäin

Käytön edut

• 100 % noudattaminen käteisettömien maksutositteiden säännöksiä vuodesta 2026 alkaen
• Vähennyskelpoisten kulujen maksimointi verolaskennassa, laillinen tuloveron vähennys
• 70 % ajansäästö täsmäytyksessä ja raportoinnissa verrattuna manuaaliseen työhön
• Talousläpinäkyvyys, verotarkastusten riskien välttäminen puuttuvien tositteiden vuoksi
• Yrityksen kassavirran reaaliaikainen seuranta, tukee oikea-aikaista päätöksentekoa

Tärkeät huomautukset

Yritysten luokittelusta

Ryhmän 3 yritykset (liikevaihto yli 3 miljardia/vuosi) on otettava käyttöön ilmoitusmenetelmä vuodesta 2026 alkaen. Tämä tarkoittaa:

• Täydellinen ilmoitus tuloista ja kuluista (ei enää prosenttiosuutta kuten kiinteässä menettelyssä)
• Kaikista kuluista on oltava laskut ja tositteet
• Vain käteisettömillä maksutositteilla olevat kulut voidaan kirjata

Rajoittamattomasta vastuusta

Erityishuomautus: Yritykset ovat rajoittamattomasti vastuussa koko omaisuudellaan. Siksi:

• Kaikkia pankkitilejä (henkilökohtaisia + yritystä) pidetään yrityksen tuloina
• Selkeä erottelu yritys- ja henkilökohtaisten tapahtumien välillä on tarpeen
• Erillisen tilin avaamista yritystoiminnalle suositellaan

Yrityksen rajoituksista

• Yksityishenkilö voi perustaa vain yhden yrityksen
• Ei voi samanaikaisesti olla yksityisen yrityksen omistaja
• Ei voi olla vastuunalainen yhtiömies kommandiittiyhtiössä

GTG CRM:n avulla käteisettömien maksutositteiden hallinta on helppoa, tarkkaa ja 100-prosenttisesti lakien mukaista. Valmistaudu nyt vuoden 2026 muutoksiin!