Guide d'utilisation du module Comptabilité et Facturation électronique

Introduction

Ce guide vous aide à configurer et à exploiter le Module de Comptabilité en partie double dans GTG CRM : de l'activation de la fonctionnalité, à la construction du Plan Comptable, à la configuration de la reconnaissance des revenus, jusqu'à la consultation des rapports financiers et à l'activation de l'automatisation comptable.

Prérequis : un compte GTG CRM connecté ; un utilisateur ayant accès au module Comptabilité (voir la section Permissions à la fin de l'article).

Fonctionnalités Principales

• Activer/désactiver la Comptabilité pour l'espace de travail
• Plan comptable (Chart of Accounts) multi-pays
• Écritures & Règles comptables
• Configuration de la reconnaissance des revenus (FACTURE / LIVRAISON)
• Rapports P&L, Bilan, Déclaration de TVA
• Automatisation comptable sans code

Guide d'Utilisation

Étape 1 : Activer la Comptabilité & Sélectionner les Normes

Aller à Paramètres → Paramètres Comptables (Accounting Settings).

1. Activer le commutateur Comptabilité (accounting_enabled).
2. Sélectionner la Norme comptable (accounting_standard) — par exemple, VAS TT200 ou TT133.
3. Enregistrer.

Étape 2 : Construire le Plan Comptable (Chart of Accounts)

Il y a 3 méthodes :

Méthode	Quand l'utiliser
Appliquer un Modèle de Plan Comptable (Apply CoA Template)	Le plus rapide — choisir le Vietnam ou 1 des 11 pays, le système génère un ensemble de comptes prédéfini
IA pour l'aide à la configuration (Generate Accounting Setup)	L'IA suggère un ensemble de comptes selon votre type d'entreprise & votre pays
Importer un CSV (Import Chart of Accounts)	Vous avez déjà votre propre plan comptable, importez-le

Vous pouvez ajouter/modifier chaque compte, ou Réinitialiser pour repartir de zéro.

Étape 3 : Vérifier les Règles Comptables (Posting Rules)

Les règles comptables définissent quelle transaction est enregistrée dans quel compte (par exemple : revenus de vente → Compte 511, coût des ventes → Compte 632).

• Activer/désactiver chaque règle avec le commutateur Active — la désactivation ne supprime pas la configuration des écritures déjà faite.
• Chaque règle génère une écriture équilibrée Débit — Crédit automatiquement.

Étape 4 : Configurer la Reconnaissance des Revenus

Dans les Paramètres Comptables, sélectionner le Point de reconnaissance des revenus (revenue_recognition_point) :

• FACTURE (par défaut) : reconnu à l'émission de la facture.
• LIVRAISON : reconnu à la livraison / sortie de stock.

Étape 5 : Exploitation Quotidienne — Écritures Automatiques

Après la configuration, vous n'avez pas besoin de tenir un registre manuel :

• Commande complétée → le système génère les écritures pour les revenus + le coût des ventes.
• Émission d'une facture électronique → écriture correspondante.
• Annulation d'une facture électronique (S-Invoice/MISA) → inversion automatique des écritures.
• Remboursement / Retour de marchandise → écriture de remboursement + inversion du coût des ventes pour chaque partie.

Vous pouvez aller dans le Journal des Écritures (Journal Entries) pour consulter, filtrer et rapprocher toutes les écritures.

Étape 6 : Consulter les Rapports Financiers

Aller à la section Rapports Comptables :

• Compte de Résultat (P&L) — sélectionner la période → voir les revenus, le coût des ventes, le bénéfice.
• Bilan — actifs = passifs + capitaux propres.
• Déclaration de TVA (VAT) — résumé prêt pour la période de déclaration.

Étape 7 : Activer l'Automatisation Comptable (Optionnel)

Aller dans le menu Automatisation Comptable, activer les processus dont vous avez besoin (facture automatique, génération d'écritures, reconnaissance des revenus, remboursements/retours).

• La configuration des écritures Débit/Crédit se fait directement sur le nœud "Create Journal Entry".
• Activer selon vos besoins — il n'est pas obligatoire de tout activer.

Permissions

L'accès au module Comptabilité est contrôlé par les permissions de l'espace de travail. Contactez le propriétaire de l'espace de travail / l'administrateur pour obtenir les droits de consultation des rapports, d'enregistrement des écritures ou de configuration des paramètres comptables.

Avantages

• Configuration unique, exploitation automatique
• Les registres correspondent toujours aux factures et aux commandes
• Rapports financiers en temps réel, prêts pour le règlement & la déclaration
• Extension multi-pays si nécessaire

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