Guide pour l'émission de factures électroniques avec GTG CRM — de A à Z

Cet article fournit un guide détaillé, étape par étape, sur la façon de générer des factures électroniques (e-factures) à l'aide de GTG CRM — de la configuration initiale à la génération quotidienne de factures et à la gestion des erreurs.

Étape 0 : Préparation avant de commencer

Avant d'émettre une facture électronique, vous devez préparer :

Étape 1 : Configurer les informations de l'entreprise

Connectez-vous à GTG CRM → Paramètres → Informations sur l'entreprise :

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Nom de l'entreprise : ABC Company Limited

Numéro d'identification fiscale : 0123456789

Adresse : 123, rue Nguyen Van A, district 1, Hô Chi Minh-Ville

Téléphone : 028 1234 5678

Courriel : info@abc.com.vn

Représentant : Nguyen Van A

```

Étape 2 : Configurer le modèle de facture

Accédez à Gestion des factures → Paramètres des modèles :

1. Choisissez le type de facture :

• Factures de TVA (taux de TVA 5 %, 8 %, 10 %)
• Facture de vente (hors TVA)

1. Choisissez un modèle d'affichage :

• Logo de l'entreprise
• Informations de pied de page
• Notes par défaut

1. Configurer les symboles de facture :

• Exemple de notation : 1C24TAA (exemple)
• Le système génère automatiquement des numéros de facture consécutifs.

Étape 3 : Émettre manuellement les factures

Méthode 1 : Créer une nouvelle facture

1. Accédez à Factures → Créer une nouvelle facture
2. Saisir les informations de l'acheteur :

• Nom de l'entreprise/de la personne
• Numéro d'identification fiscale (s'il s'agit d'une entreprise)
• Adresse

1. Ajouter un produit/service :

• Nom du produit
• Unité de mesure
• Quantité
• Prix ​​unitaire
• Taux d'imposition (0 %, 5 %, 8 %, 10 %)

1. Vérifiez le montant total
2. Cliquez sur « Signer et émettre la facture »
3. Signature numérique à l'aide d'un jeton/d'une clé USB
4. La facture est envoyée à l'administration fiscale (si la facture électronique comporte un code) et transmise au client par courriel.

Méthode 2 : Émettre une facture à partir de la commande.

1. Accédez à Commandes → sélectionnez les commandes terminées
2. Cliquez sur « Émettre une facture »
3. Le système remplit automatiquement les informations de la commande :

• Informations sur l'acheteur (issues du CRM)
• Liste des produits (de la commande)
• Montant total

1. Vérifier → Signer et exporter

Étape 4 : Générer automatiquement les factures

Configurez l'automatisation pour que le système génère automatiquement les factures électroniques :

```

Déclencheur : Le statut de la commande passe à « Terminée »

↓

Action 1 : Créer une facture électronique (à partir des informations de la commande)

↓

Action 2 : Signature automatique (si un certificat HSM est disponible)

↓

Action 3 : Soumettre à l'administration fiscale

↓

Action 4 : Envoyer un courriel au client (joindre le PDF de la facture).

```

Remarque : La signature numérique automatique requiert un certificat HSM (module de sécurité matériel), différent d’un jeton USB standard. Contactez votre fournisseur de certificats pour obtenir un certificat de mise à niveau.

Étape 5 : Émettre des factures en masse

Lorsque vous devez émettre plusieurs factures simultanément :

1. Allez dans Commandes → sélectionnez plusieurs commandes (cochez la case)
2. Cliquez sur « Émettre des factures en masse »
3. Le système génère des factures pour toutes les commandes sélectionnées.
4. Examinez la liste des factures
5. Signer et exporter tout

Étape 6 : Gestion des erreurs

Facture avec nom/adresse incorrects (mais numéro d'identification fiscale et montant corrects) :

1. Saisissez la facture à corriger.
2. Sélectionnez « Signaler les erreurs »
3. Le système envoie des notifications aux autorités fiscales.
4. Il n'est pas nécessaire d'émettre une nouvelle facture.

Facture incorrecte avec un numéro d'identification fiscale (MST), un montant et un taux de taxe incorrects :

1. Saisissez la facture à corriger.
2. Sélectionnez « Émettre une facture de remplacement » ou « Émettre une facture d'ajustement ».
3. Veuillez saisir les informations correctes.
4. Signer et émettre les nouvelles factures.
5. L'ancienne facture porte la mention « Remplacée/Modifiée ».

Annuler la facture :

1. Sélectionnez la facture → « Annuler la facture »
2. Veuillez indiquer le motif de l'annulation.
3. Le système envoie une notification d'annulation à l'administration fiscale.

Étape 7 : Rapports et gestion

Tableau de bord de facturation fourni :

• Nombre total de factures émises (par jour/mois/année)
• Revenus totaux provenant des factures
• Factures par statut (émises, annulées, ajustées)
• Exporter au format Excel/PDF pour envoyer au comptable.

Conclure ###

La fonctionnalité de facturation électronique de GTG CRM simplifie l'ensemble du processus : de la saisie des informations commerciales à la création et à la signature électronique des factures, en passant par leur transmission aux autorités fiscales, leur gestion et leur consultation ultérieure. Grâce à sa connexion directe aux commandes, aux produits et aux données clients, vous pouvez créer des factures rapidement, réduire la saisie manuelle de données et minimiser les erreurs.

Associée à l'automatisation, cette solution permet aux entreprises de mettre en place un processus automatisé : validation de la commande → création de la facture → signature électronique → envoi au client. Ce processus permet de gagner du temps, de garantir la conformité réglementaire et de simplifier la gestion des factures au quotidien.

FAQ

Q : De combien de crédits ai-je besoin pour émettre une facture ?

A : Le coût d'émission des factures électroniques dépend de la formule choisie. Avec la formule Basique (199 000 crédits/mois, 80 000 crédits), vous pouvez émettre des milliers de factures par mois.

Q : Acceptez-vous les factures en devises étrangères ?

R : Oui. GTG CRM prend en charge l'émission de factures en VND et en devises étrangères (USD, EUR, etc.) avec le taux de change.

Q : Que se passe-t-il si Internet tombe en panne ?

A: Les factures électroniques nécessitent une connexion internet pour être envoyées aux autorités fiscales. Vous pouvez créer une facture provisoire hors ligne, puis la signer et l'émettre lorsque vous aurez accès à internet.

Q : Comment les clients reçoivent-ils leurs factures ?

R : Par courriel (PDF en pièce jointe) ou consultez-le en ligne à l'aide du code de recherche figurant sur la facture.