Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Tạo dịch vụ trong Catalog → lập báo giá hỗn hợp (sản phẩm + dịch vụ) → chuyển thành hợp đồng → điền Bên B + mốc nghiệm thu → gửi hợp đồng (.docx) → tải bản đã ký lên → xuất hóa đơn theo từng đợt → xem bút toán kế toán.

Chuẩn bị trước

#Điều kiệnVì sao cần
1Đăng nhập GTG CRM, có quyền quản lý CRM (tạo sản phẩm, dịch vụ, báo giá, hợp đồng).Để thực hiện toàn bộ quy trình.
2Đã thiết lập Hệ thống tài khoản (CoA) + (để xuất hóa đơn) workspace cấu hình hóa đơn/ERP.Để hóa đơn được ghi vào sổ kế toán.
3Một liên hệ/công ty để làm khách hàng (Bên B).Hợp đồng cần có bên ký.

Bước 1 — Tạo dịch vụ trong Catalog

  1. Mở CRM → Catalog → Dịch vụ → Tạo.
  2. Tạo "Thiết kế website" — giá 20,000,000, tính phí Một lần. Lưu. Tiếp tục tạo "SEO theo tháng" — giá 5,000,000, Định kỳ → hàng tháng. Lưu.

✅ Kết quả mong đợi: Dịch vụ hiển thị trong Catalog ▸ Dịch vụ; mỗi dịch vụ có giá và chu kỳ tính phí. (Sản phẩm nằm trong Catalog ▸ Sản phẩm và cũng có thể đặt chu kỳ định kỳ.)

Tạo dịch vụ trong Catalog

Bước 2 — Lập báo giá hỗn hợp (sản phẩm + dịch vụ)

  1. Mở CRM → Sales → Báo giá (Quotations) → Tạo, chọn một liên hệ.
  2. Dòng 1: Loại = Dịch vụ → "Thiết kế website" (1). Dòng 2: Loại = Dịch vụ → "SEO theo tháng" (1). Dòng 3: Loại = Sản phẩm → "Giấy phép hosting" (số lượng 3).
  3. Lưu báo giá → Gửi → đánh dấu Đã chấp nhận (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Kết quả mong đợi: Mỗi dòng có thẻ Loại (Dịch vụ = xanh lá, Sản phẩm = xanh dương); dòng dịch vụ hiển thị chu kỳ. Tổng cộng của tất cả các dòng được tính. Khi ở trạng thái ACCEPTED, nút Convert to Contract sẽ xuất hiện.

Báo giá hỗn hợp sản phẩm + dịch vụ

Bước 3 — Chuyển báo giá → Hợp đồng

  1. Đưa báo giá về trạng thái Accepted (Đã chấp nhận): mở báo giá → Mark as Sent → Mark as Accepted (xác nhận).
  2. Trên dòng báo giá Accepted ở bảng Quotations, bấm biểu tượng Convert to Contract (nút hành động trên dòng — KHÔNG nằm trong drawer chi tiết; drawer chỉ có Convert to Order). Mở hợp đồng mới tạo ở Sales → Contracts.

✅ Kết quả mong đợi: Thông báo kèm số hợp đồng theo định dạng CTR-YYYYMM-NNNNN. Hợp đồng giữ nguyên kiểu/chu kỳ của từng dòng; tổng được tách thành tổng một lần và tổng theo tháng + VAT. Báo giá chuyển sang CONVERTED/ACCEPTED.

Chuyển báo giá thành hợp đồng

Bước 4 — Điền Bên B và mốc nghiệm thu

  1. Trong hợp đồng, mở phần Bên B (Party B) → chọn liên hệ/công ty; thông tin (tên pháp lý, MST, địa chỉ, người đại diện) sẽ tự động điền khi có dữ liệu làm giàu công ty.
  2. Đặt mốc nghiệm thu (Nghiệm thu) để làm cơ sở cho lịch thanh toán; (tùy chọn) bật song ngữ.

✅ Kết quả mong đợi: Bên B hiển thị trong hợp đồng; các mốc nghiệm thu tạo ra lịch thanh toán tương ứng.

Điền Bên B và mốc nghiệm thu

Bước 5 — Gửi hợp đồng cho khách (.docx)

  1. Mở chi tiết hợp đồng (nhấn dấu + / số hợp đồng để mở panel). Ở mục Documents (Tài liệu): nhấn Generate contract để tạo bản .docx, hoặc dùng Upload document để tải lên bản hợp đồng. Khi đã có tài liệu, mỗi tài liệu có nút Send / Download để gửi cho khách.

✅ Kết quả mong đợi: Hệ thống tạo/đính kèm tài liệu hợp đồng; nút Send (gửi email cho khách) và Download xuất hiện trên dòng tài liệu trong mục Documents.

Gửi hợp đồng dạng .docx cho khách
ℹ️ Lưu ý: Mục Documents của hợp đồng có Generate contract + Upload document; sau khi có tài liệu, mỗi dòng tài liệu hiển thị Send / Download. Hãy điền Bên B (Bước 4) trước khi Generate contract; nếu chưa có Bên B, bạn vẫn có thể dùng Upload document để tải lên bản hợp đồng.

Bước 6 — Tải bản đã ký lên

  1. Sau khi khách ký và gửi lại, ở mục Documents nhấn Upload document → chọn tệp (loại Signed copy) → xác nhận. (Gợi ý ngay bên dưới: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Kết quả mong đợi: Tệp đã ký được đính kèm (Type Signed copy) cùng thời điểm ký; hợp đồng tự chuyển sang ACTIVE/Ongoing và Signed at được điền. Bảng Billing (lịch thanh toán) + nút Issue invoice xuất hiện (chưa sinh bút toán).

Tải bản hợp đồng đã ký

Bước 7 — Xuất hóa đơn từng đợt

  1. Trên hợp đồng đang hiệu lực, trong bảng Billing, nhấn Issue invoice ở đợt cần xuất → hộp Issue invoice mở ra với 3 lựa chọn: Issue now / Save as draft / Mark paid now (kèm chú thích: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → chọn một tùy chọn rồi xác nhận.

✅ Kết quả mong đợi: Hóa đơn cho đợt thanh toán được xuất qua luồng ERP/hóa đơn; đợt đó gắn với hóa đơn vừa xuất; trạng thái thanh toán được cập nhật.

⚠️ Điều kiện tiên quyết: Việc xuất hóa đơn yêu cầu workspace đã cấu hình hóa đơn điện tử / kết nối nhà cung cấp dịch vụ thuế. Nếu chưa kết nối, hộp Issue invoice vẫn hiển thị bản xem trước nhưng bước xuất sẽ chưa thực hiện được. Sau khi kết nối hóa đơn điện tử, đợt thanh toán sẽ xuất hóa đơn và tự sinh bút toán (Bước 8).
Xuất hóa đơn cho đợt thanh toán

Bước 8 — Xem bút toán kế toán

  1. Mở Management (Quản lý) → Accounting (Kế toán) → Journal Entries (Sổ cái / Bút toán).

✅ Hasil yang diharapkan: Saat faktur diterbitkan, sistem otomatis membuat jurnal penyeimbang: Debit Piutang Usaha (131) / Kredit Pendapatan (511) / Kredit PPN Keluaran (workspace yang baru mengatur sistem akun Vietnam mencatat ke akun 33311 PPN Keluaran, termasuk kelompok 3331. Workspace yang sudah ada sebelumnya tetap menggunakan akun yang dipakai baris ini). Saat pembayaran dicatat: Debit Kas (111/112) / Kredit Piutang Usaha (131).

ℹ️ Catatan: Jurnal pendapatan kontrak (Debit 131 / Kredit 511 / Kredit 3331) hanya muncul setelah faktur berhasil diterbitkan, yaitu setelah faktur elektronik terhubung (lihat Langkah 7).
Jurnal pendapatan kontrak di buku besar

Tabel referensi cepat hasil yang diharapkan

TindakanHasil yang akan Anda lihat
Membuat layanan (Langkah 1)Layanan di Katalog ▸ Layanan + harga + siklus
Penawaran campuran (Langkah 2)Label Jenis pada setiap baris; ACCEPTED → tombol Convert to Contract
Convert (Langkah 3)CTR-2026-… ; total dibagi sekali bayar / per bulan; penawaran CONVERTED
Pihak B + penerimaan (Langkah 4)Pihak B terisi otomatis; jadwal pembayaran berdasarkan tahapan
Kirim (.docx) (Langkah 5)Email .docx ke klien; SENT
Unggah dokumen yang sudah ditandatangani (Langkah 6)Penandatangan + waktu; SIGNED → ACTIVE; jadwal pembayaran dibuat
Terbitkan faktur (Langkah 7)Pratinjau → konfirmasi → faktur untuk termin tersebut diterbitkan
Buku besar (Langkah 8)Jurnal Debit 131 / Kredit 511+3331; pembayaran Debit 111 / Kredit 131

Catatan

  • Penawaran → Pesanan tetap hanya menyalin baris produk (layanan termasuk dalam kontrak), sesuai desain.
  • Impor katalog produk mendukung format spreadsheet apa pun (AI memetakan kolom secara otomatis); impor layanan adalah fitur berikutnya dalam roadmap.
  • PPN: jika pajak diatur 0%, PPN sesuai negara workspace (misalnya 10% untuk Vietnam) tetap dapat diterapkan dari paket harga. Ini adalah perilaku yang sudah ada.